Leitfaden für die Anfrage-Bearbeitung über mORE DIRECT

Leitfaden für die Anfrage-Bearbeitung über mORE DIRECT
Sehr geehrter Hotellier,
seit der Einführung von mORE DIRECT im September 2007 steht Tagungskunden ein integriertes
Web-Tool im Extranet auf www.meetingmasters.de zur Verfügung, mit dem Hotels direkt angefragt
werden können. Ab sofort setzen auch die Kundenbetreuer von meetingmasters.de mORE DIRECT
bei ihrer täglichen Arbeit ein. Das bedeutet, die gesamte Anfrage- und Angebotsabwicklung erfolgt
zukünftig nur noch webbasiert.
Um Ihnen den Umgang mit mORE DIRECT zu erleichtern, haben wir den folgenden Leitfaden mit
einer Beispielanfrage als Hilfestellung verfasst.
Angebotsabwicklung mit mORE DIRECT
Sobald ein Kunde / Kundenbetreuer eine Anfrage an Ihr Hotel richtet, erhalten Sie eine
Benachrichtigung per E-Mail.
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Sie gelangen zur Anfrage, indem Sie zunächst auf den angegeben Link klicken.
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Login
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Anschließend loggen Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten in mORE DIRECT ein.
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint eine übersichtliche Tabelle mit den wichtigsten
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Eckdaten der Veranstaltung. Angezeigt werden Veranstaltungszeitraum, sowie die für die
jeweiligen Teil-Zeiträume benötigten Zimmer und Tagungsräume. Falls Sie zum gewünschten
Zeitraum die angefragten Kapazitäten nicht mehr anbieten können, steht Ihnen hier bereits die
Möglichkeit zur Verfügung, die Anfrage mit 3 Klicks abzusagen.
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Um sich die Tagungsanfrage im Detail ansehen zu können, muss die Checkbox „Details
anzeigen“ markiert sein. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche „Weiter“.
Der Bildschirm zeigt nun die vollständige Anfrage im Bearbeitungsmodus an. Sie haben jetzt die
Möglichkeit, Ihr Angebot zu den angefragten Leistungen abzugeben.
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Anfragebearbeitung
Für die vorliegende Beispielveranstaltung „Sales Meeting 2009“ werden Leistungen für den
Gesamtzeitraum 05.10.09 bis 08.10.09 angefragt (bitte beachten Sie den Screen-Shot auf der
folgenden Seite).
In Zeitraum 1 (05.10.09, „Voranreise“) werden nur Übernachtungen für die Voranreise benötigt.
Zeitraum 2 („Tagung / Übernachtung“) läuft vom 06.10.09 bis 07.10.09. Für beide Tage werden
identische Leistungen benötigt. Der letzte Tag im Veranstaltungszeitraum ist der 08.10.09 („Tagung /
Abreise“).
Für jeden Teil-Zeitraum werden die jeweils benötigten Leistungen angefragt. Zuerst geben Sie
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– sofern vorhanden – den Preis für die Tagungspauschale ein. Dieser gilt pro Person und
Tag. Wenn Getränke in der Tagungspauschale enthalten sind, wird die entsprechende Checkbox
markiert. Sofort öffnet sich ein weiteres Eingabefeld, in dem nach Art und Umfang der enthaltenen
Getränke gefragt wird.
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Alle Positionen, die in der Tagungspauschale enthalten sind, werden durch Aktivieren des
nachstehenden Kontrollkästchens gekennzeichnet.
Zu jedem Tagungsraum, der in der Anfrage benötigt wird, kann die Größe und die
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Beschaffenheit des Raumes angegeben werden. Dazu wählen Sie einen Eintrag aus der
Auswahlliste. Wenn die in Ihrem Hotel vorhandenen Tagungsräume über das Content-Management-
System von meetingmasters.de eingepflegt sind, erscheinen diese automatisch zusätzlich im
Auswahlmenü. So können Sie, wenn Sie möchten, einen ganz konkreten Raum Ihres Hotels anbieten.
Durch Klicken auf die Pfeile , die sich links neben den einzelnen Positionen befinden,
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öffnet sich ein Freitextfeld für Bemerkungen. In unserem Beispiel wird gefragt, ob im
Tagungsraum Poster aufgehängt werden dürfen. Um auf solche Fragen antworten zu können bzw.
Bemerkungen zu den einzelnen Positionen abgeben zu können, klickt man einfach auf den jeweiligen
Pfeil.
Für allgemeine Bemerkungen zum gesamten Angebot steht Ihnen das Eingabefenster im
unteren Bildschirmbereich zur Verfügung.
Das Optionsdatum geben Sie ebenfalls im unteren Drittel des Formulars ein. Hier wird
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zunächst automatisch das vom Kunden / Kundenbetreuer gewünschte Optionsdatum
übernommen. Wenn Sie nur in 2. Option anbieten können oder das Angebot freibleibend ist, aktivieren
Sie bitte die jeweilige Checkbox. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Anfrage
komplett abzusagen.
Am unteren Bildschirmrand können Sie Ihrem Angebot eine Datei hinzufügen. Im Beispiel fügt
das Hotel den Raumplan des angebotenen Raumes „Amphitheater“ hinzu.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um die gewünschte Datei mit dem Windows-Explorer
(Dateibrowser) in ihrem Verzeichnis auf Ihrer lokalen Festplatte oder auf einem der angeschlossenen
Netzlaufwerke zu finden.
Nachdem Sie den Button „Weiter“ betätigt haben, schließen Sie das Dialogfenster erst, wenn die Datei
vollständig hochgeladen wurde. Beachten Sie bitte, dass die Upload-Dateien eine Größe von 2 MB
nicht überschreiten dürfen.
Wenn der Datei-Upload beendet ist und Sie zur Eingabemaske zurückgekehrt sind, betätigen
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Sie bitte den Button „Weiter“ am unteren Bildschirmrand, um zur Zusammenfassung Ihres
Angebotes zu gelangen.
In dem nun erscheinenden Abschlussbildschirm (bitte beachten Sie den Screen-Shot auf der
folgenden Seite) wird das abgegebene Angebot noch einmal dargestellt.
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Ihre Bemerkungen werden dabei blau hervorgehoben.
Im unteren Drittel des Bildschirmes wird eine Tabelle angezeigt, in der alle Aktionen und
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Bemerkungen von beiden Kommunikationspartnern detailliert dargestellt werden. Angaben
aus dem allgemeinen Bemerkungsfeld und die hochgeladene Datei werden hier eingefügt. In unserem
Beispiel erscheint die Bemerkung: Anbei der Raumplan zum angebotenen Raum „Amphitheater.“ und
die hochgeladene Datei RaumplanAmphitheater.pdf.
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Provisionsvereinbarung
Die meisten Hotels verfügen über eine Provisionsvereinbarung mit meetingmasters.de, die sich nach
dem jeweils gebuchten Leistungspaket richtet. In diesem Beispiel ist das Hotel mit dem
Leistungspaket „Deluxe 2008“ im Werbe- und Vertriebssystem von meetingmasters.de vertreten.
Sollten Sie bisher noch kein Leistungspaket bei meetingmasters.de abgeschlossen haben und damit
auch nicht über eine feste Provisionsregelung verfügen, akzeptieren Sie die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen, um die Angebots-Erstellung abzuschließen. Sollten Sie diesbezüglich
Einwände haben, können Sie diese in einem Freitextfeld mitteilen.
Überprüfen Sie Ihre Angaben abschließend noch einmal sorgfältig. Wenn Sie noch Änderungen
vornehmen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche „Zurück“ am Bildschirmende, aktualisieren Ihre
Eingaben und kehren über die Taste „Weiter“ wieder hierher zurück. Anschließend klicken Sie auf den
Button „Angebot absenden“ am Fuß des Bildschirmes, um Ihr Angebot abzugeben.
Der Kunde / Kundenbetreuer erhält nun Ihr Angebot. Sie empfangen wieder eine E-Mail, sobald auf
Ihr Angebot reagiert wird.
Nachverhandlung
In unserer Beispielanfrage möchte der Kundenbetreuer das Angebot nachverhandeln. Sie erhalten
eine
E-Mail, die den Link zur Nachverhandlungsanfrage enthält. Klicken Sie auf den Link und loggen Sie
sich wie zuvor mit Ihren Zugangsdaten in mORE DIRECT ein. Die Nachverhandlungsanfrage des
Kunden / Kundenbetreuers öffnet sich wieder übersichtlich in einem Fenster.
HINWEIS:
Um die Nachverhandlungsanfrage abzulehnen, klicken Sie auf den Button „Nachverhandlungen
ablehnen“ im unteren Bildschirmbereich.
Der Kunde / Kundenbetreuer hat die Möglichkeit, zu jeder Position im Angebot einen
Änderungswunsch zu formulieren. Dazu kann er sowohl Text in das jeweilige Bemerkungsfeld
eingeben als auch einen Preisvorschlag im dazugehörigen Eingabefenster eintragen.
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In unserem Beispiel möchte der Kundenbetreuer ein günstigeres Angebot für die
Tagungspauschale erzielen, da die Budgetvorgabe seines Kunden bei maximal 60,00 EUR
pPT liegt. Das elektronische Formular öffnet automatisch das Bemerkungsfeld, damit Sie auf den
Wunsch reagieren können.
Im Beispiel ist das Hotel mit dem geänderten Preis einverstanden. Der Preis für die
Tagungspauschale beträgt jetzt 60,00 EUR pPT anstatt der zuvor angebotenen 62,00 EUR pPT.
Nachdem Sie noch einmal alle übrigen Angaben überprüft haben, betätigen Sie die Taste „Weiter“ am
unteren Bildschirmrand, um zum Abschlussbildschirm zu gelangen.
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Der Abschlussbildschirm (bitte beachten Sie den Screen-Shot auf der folgenden Seite) zeigt noch
einmal die Zusammenfassung des neuen Angebotes an.
Jeder Kommentar und jede Aktion der beiden Kommunikationspartner werden im Formular
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dargestellt, so dass der gesamte Anfrageprozess jederzeit nachvollziehbar ist. Auch
Verhandlungsdetails (Preisänderungen, Änderungswünsche) werden genau abgebildet, so dass eine
hohe Transparenz gewährleistet wird. mORE DIRECT ist somit voll revisionsfähig.
Sollten Sie an dieser Stelle noch Änderungen vornehmen wollen, betätigen Sie die Schaltfläche
„Zurück“ am unteren Bildschirmrand, so dass das Formular wieder im Bearbeitungsmodus ist.
Nehmen Sie dann die gewünschten Aktualisierungen vor und kehren Sie über die Taste „Weiter“
wieder hierher zurück.
Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind und die Zusammenfassung noch einmal überprüft haben, klicken
Sie auf die Schaltfläche „Angebot absenden“, um das zweite (nachverhandelte) Angebot abzugeben.
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Zusage
In unserem Anwendungsbeispiel entscheidet sich der Kunde für das Hotel. Angenommen, es handelt
sich um Ihr Hotel. Dann wird Ihnen von mORE DIRECT eine E-Mail mit den vollständigen
Kontaktdaten des Kunden zugesendet. Darin werden Sie gebeten, sich mit dem Kunden direkt in
Verbindung zu setzen, um mit den Detailabsprachen zu beginnen und schließlich den
Veranstaltungsvertrag abzuschließen. Wenn Sie auf den Link in der E-Mail klicken, gelangen Sie zu
dem von Ihnen zuletzt abgegebenen und vom Kunden zugesagten Angebot.
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Bei Ansicht des zugesagten Angebotes wird nun auch im Formular der Ansprechpartner mit
allen Kontaktdetails angezeigt.
In der Tabelle mit allen Bemerkungen (aus dem allgemeinen Bemerkungsfeld) und Aktionen
werden ältere Einträge automatisch ausgeblendet.
Bei Klicken auf „Ältere Einträge ausblenden“ erscheinen wieder alle Einträge.
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Verwaltung der mORE DIRECT-Anfragen – auf einen Blick
Anhand des Anwendungsbeispiels wurde erklärt, wie die webbasierte Angebotsabwicklung über
mORE DIRECT funktioniert.
Sie können sich jederzeit über den Status Ihrer abgegebenen Angebote und eingegangenen Anfragen
informieren, indem Sie sich in das System von mORE DIRECT einloggen. Dazu geben Sie
www.meetingmasters.de in Ihren Browser ein, gehen in den Bereich „Hotel Account“ (oben rechts in
der Primärnavigation) und loggen sich in dem dort erscheinenden Login-Fenster mittels Ihrer
persönlichen Zugangsdaten ein.
Die Anfrage bzw. das Angebot „wandert“ während des Dialogs mit dem Kunden / Kundenbetreuer in
der linksseitigen Sekundärnavigation von Bereich zu Bereich, je nachdem in welchem
Bearbeitungsstatus es sich gerade befindet.
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Im Bereich „Anfragen“ werden die Anfragen abgelegt, die noch nicht bearbeitet wurden.
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Auch nachverhandelte Anfragen werden hier abgelegt, solange sie nicht bearbeitet wurden.
Sie werden dann als „Nachverhandlungsanfrage“ bezeichnet.
Der Bereich „Angebote auf 2. Option“ enthält diejenigen Angebote, die Sie nur in zweiter Option
anbieten konnten.
Der Bereich „Abgegebene Angebote“ enthält die von Ihnen abgegebenen Angebote, auf die noch
nicht seitens Kunde / Kundenbetreuer reagiert wurde.
Unter „Zusagen“ werden alle zugesagten Angebote archiviert. Jede zugesagte Veranstaltung kann
jederzeit geöffnet werden, um den Dialog zwischen Ihnen und dem Kunden / Kundenbetreuer
nachvollziehen zu können.
Dementsprechend werden im Bereich „Absagen“ die abgesagten Veranstaltungsanfragen zur
Ansicht archiviert.
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Haben Sie noch Fragen? Benötigen Sie irgendwelche
Unterstützung? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Sie erreichen uns an jedem Werktag von 8.00 – 18.00 Uhr
unter 0651 145789-00
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