Veranstaltungs-Checkliste Musterausschreibung ... - DWWV

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Komprimierter Organisationsplan für nationale und internationale Wettkämpfe: Von Erich Bauer Administrative Wettkampforganisation: • Wettkampf rechtzeitig festlegen, bei EM/DM ca. 1-2 Jahre vorher, ansonsten bis spätestens 1. Oktober des Vorjahres. • Termin mit möglichen Ausweichtermin an die Geschäftsstelle des DWWV sowie Ressortleiter, wenn international auch an die IWSF / EAME. • Wettkampftitel evtl. mit Sponsorname nennen. • Vertrag mit Titelsponsor oder sonstigen Sponsoren abschließen, unbedingt schriftlich! • Ausschreibung an die Geschäftsstelle des DWWV, Ressortleiter, Chefschiedsrichter und übrige Jury, spätestens zwei Monate vor Wettkampfbeginn. • Sicherheitsleistung (Kaution) an DWWV überweisen, bei Cash-Prize-Competition auch an die IWSF-Gruppe EAME die Gebühr in SFR bezahlen. • Abschluss einer Ausrichterhaftpflichtversicherung unbedingt erforderlich (DWWV bietet Sonderarrangement an). (Mitglieder, Helfer bei Bezahlung bei Berufsgenossenschaft vers.) • Auswahl eines Schirmherrn. • Bildung eines Organisationsteam. • Einholen erforderlicher Genehmigungen 1. Gemeinde- oder Stadtverwaltung (Schankgenehmigung etc.) 2. Kreisverwaltung (Sportveranstaltung zur Kirchzeit etc.) 3. Polizeidienststelle (erhöhtes Verkehrsaufkommen, Straßenregelungen etc.) 4. Straßenbauamt (Werbetafeln, Fahnenmasten) 5. Gema (falls Musik verwendet wird) • Unterstützungsgesuche mit Terminmitteilung an: 1. DRK, mindestens zwei Rettungsfahrzeuge 2. DLRG (mit Boot und Schwimmbrettern) 3. Wettkampfarzt (Rettungsstelle) 4. Feuerwehr 52
• Zimmerreservierung für Offizielle, Läufer etc. • Einladungen an Wettkämpfer oder Vereine (bei internationalen Wettkämpfen, nur über den Ressortleiter / Geschäftsstelle, ca. 3 Monate vor dem Wettkampf, Erinnerungsschreiben an die Läufer, Lichtbilder und persönliche Informationen anfordern) • Spendenschreiben an: 1. Landrat 2. Bürgermeister 3. Geldinstitute und sonstige Sponsoren 4. Schirmherr 5. WFZ • Festlegung des sportlichen Ablaufs (Austragungsmodus in Absprache mit Chefschiedsrichter, z. B. Head-to-Head, Termin Siegerehrung etc.) • Organisation der Sachpreise: Gemeinde/Sponsoren/Broschüre etc. 53
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