Version 2.03 vom 30.08.2011

Hinweise zum Update ADSYS Freiwilligendienste Version 2.03 30.08.2011
Hinweise zum Update ADSYS Freiwilligendienste Version 2.03
Im Folgenden werden alle Änderungen beschrieben, die seit der letzten Version 2.02 vom 31.05.2011
am Programmsystem ADSYS Freiwilligendienste vorgenommen worden sind:
Version 2.03 (30.08.2011):
Das Programm-Modul für alle Eingabe- und Selektions-Masken in ADSYS-Programmsystemen
wird von DSE zur Zeit grundlegend überarbeitet. Mit der Überarbeitung soll es in Zukunft möglich sein,
vertikal und horizontal scrollbare Masken zu erzeugen, um noch mehr Informationen in einer Eingabe-
und Selektions-Maske unterbringen zu können und nicht auf den sichtbaren Bereich begrenzt zu
bleiben. In diesem Zusammenhang taucht bereits jetzt ein vertikaler Scrollbalken auf, wenn die
Formularhöhe gegenüber der Standardgröße verkleinert wird. Es ist empfehlenswert, die Formularhöhe
wieder so zu korrigieren, dass der Scrollbalken verschwindet, weil sonst eventuell die Buttons
am unteren Formularrand aus dem sichtbaren Bereich verschwinden.
Mit diesem Update werden das Bankleitzahlen-Verzeichnis sowie die Verfahren zur Überprüfung
von Bankverbindungen aktualisiert.
In den Datenmasken für die Einsatzstellen-Daten (Einsatzstellen neu eingeben, ändern, sichten)
wurden zwei Änderungen vorgenommen:
- Die Beschriftung des Felds ZDS-Nummer wurde in EST-Nummer geändert.
- Bei der Neueingabe von Einsatzstellen wird nun wieder der korrekte Vorgabewert j für das
Feld Umlagenrechnung (j/n) erzeugt.
Die Druckvorlage 001 Platz-Stammdatenliste für die Programmfunktion Platz-Stammdatenlisten
(Menü Datenpflege / Einsatzplätze ) wurde um die Felder Überlappungszeit (Monate)
(Spalte Überl. ), Teilzeit-Dienst möglich (j/n) (Spalte Teilz. ) und Unterjährige Dienstzeit möglich
(j/n) (Spalte unterj. DZ ), die bereits mit dem letzten Update Version 2.02 neu eingeführt wurden,
erweitert und wird mit diesem Update neu ausgeliefert.
Im Menü Datenpflege / Einsatzplätze stehen 2 neue Programmfunktionen Platzsperre über
Einsatzstelle und Platzsperre blockweise zur Verfügung. Über diese Programmfunktionen
können Sperrzeiträume für Einsatzplätze blockweise angelegt bzw. aufgehoben werden. Nach der
Einsatzstellen-Einzelauswahl bzw. -Blockauswahl erscheinen die zugehörigen Plätze in Tabellenform.
Durch Mehrfachmarkierung können die gewünschten Plätze ausgewählt werden. Bei Markierung einer
Einsatzstelle werden automatisch alle zugehörigen Plätze der Einsatzstelle ausgewählt. Über den
Button Sperren kann für alle markierten Plätze ein Sperrzeitraum festgelegt werden. Über den
Button Entsperren kann für alle markierten Plätze der Sperrzeitraum aufgehoben werden. Alle
vorgenommenen Änderungen werden erst nach Betätigen des Buttons OK = Speichern endgültig
übernommen. Über den Button Abbruch werden die vorgenommenen Änderungen verworfen.
In den Datenmasken für die Dienstleistenden-Daten (Dienstleistende neu eingeben, ändern,
sichten) wurden zwei Änderungen vorgenommen:
- Es wurden neue Felder für die Eltern-Angaben bei Minderjährigen eingefügt. Auf der neuen
Bildschirm-Seite 4 befinden sich die Felder:
o Eltern1 Anrede + Vorname + Name
o Eltern1 Straße
o Eltern1 Land
o Eltern1 Plz
o Eltern1 Ort
o Eltern1 Telefon
o Eltern2 Anrede + Vorname + Name
o Eltern2 Straße
o Eltern2 Land
o Eltern2 Plz
o Eltern2 Ort
o Eltern2 Telefon
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Diese Felder werden insbesondere für den neuen Formschreiben-Vorgang Erstellung BFD-
Vereinbarung (siehe unten) benötigt. Die Felder müssen nur bei minderjährigen Freiwilligen
ausgefüllt werden. Bei zusammen lebenden Eltern müssen nur die Felder Eltern1 ... ausgefüllt
werden. Bei getrennt lebenden Eltern können beide Elternteile in den Feldern Eltern1 ... und
Eltern2 ... separat erfasst werden.
Die o.g. neuen Felder sind für alle Listen, Anschreiben und Formschreiben als Seriendruckfelder
verfügbar.
Durch diese neue Bildschirmseite 4 sind alle weiteren Bildschirmseiten jeweils um 1 Seite nach
hinten verschoben worden.
- Die Beschriftung des Felds PK
wurde in Freiwilligen-ID geändert. Außerdem wurde die
bisherige Funktion der PK-Prüfung entfernt. Hintergrund für diese Änderung ist, dass das BAFzA
für den BFD die Einführung einer neuen Freiwilligen-ID plant, die ähnlich der bisherigen PK für
den Zivildienst aufgebaut ist, aber keine Prüfziffer mehr enthalten soll.
Die Druckvorlagen 001 Stammdaten-Ausdruck und 901 Bewerber-Stammdaten-Ausdruck
für die Programmfunktion Stammdaten-Listen im Menü Datenpflege / Dienstleistende
wurden um die neuen Felder für die Eltern-Angaben in den Dienstleistenden-Daten (siehe oben)
erweitert und werden mit diesem Update neu ausgeliefert.
In der Selektionsmaske für die Programmfunktion Stammdaten-Listen im Menü Datenpflege
/ Dienstleistende wurde ein Fehler behoben, so dass die Funktion Letzte Eingaben jetzt
auch für das Feld Internet-Bewerbung (j/n) funktioniert.
Bei der Programmfunktion Dienstleistenden-Ausweise blockweise (Menü Datenpflege /
Dienstleistende ) wurde ein zusätzliches Selektionsfeld Nur Dienstleistende mit Foto
eingerichtet. Damit ist es möglich, gezielt nur für die Dienstleistenden Ausweise zu erstellen, für die
ein Foto hinterlegt ist.
Im Menü Datenpflege / Dienstleistende wurde eine neue Programmfunktion Dienstleistenden-
Gruppen-Zuordnung blockweise eingerichtet. Nach der Blockvorwahl der Einsatzstellen und der
Eingabe der gewünschten Selektionen erscheinen alle zugehörigen zugeordneten Dienstleistenden in
Tabellenform. In der Tabelle können die gewünschten Dienstleistenden markiert werden (Mehrfach-
Markierung möglich). Über den Button Gruppe wählen kann den markierten Dienstleistenden dann
die gewünschte Gruppe zugeordnet werden. Eine endgültige Speicherung der vorgenommenen
Gruppen-Zuordnungen erfolgt über den Button OK=Speichern . Über den Button Abbruch können
die vorgenommenen Änderungen verworfen werden.
Bei der Programmfunktion Seminarzuordnung erstellen im Menü Datenpflege / Seminar-
Daten wurde eine Korrektur vorgenommen, so dass eine eventuelle Meldung bzgl. der Überschreitung
der maximalen Teilnehmerzahl eines Seminars nicht mehr durch die Beschriftung der Checkbox
Nur Dienstleistende anzeigen, die bei Seminarbeginn im Dienst sind überdeckt wird.
Die Zuordnungs-Daten (Eingabe über Zuordnung ändern bei den Programmfunktionen Zuordnung
über Einsatzstelle und Zuordnung über Dienstleistende bzw. Zuordnung anlegen bei der
Programmfunktion Einplanung Dienstleistende im Menü Einsatzplatz-Zuordnung ) wurden um neue
Felder für die BFD-Vereinbarung erweitert. Im Einzelnen handelt es sich um die Felder:
- BFD-Vereinbarung (Checkbox)
- Vereinbarung erhalten (Checkbox)
- weitergeleitet am (Datumsfeld)
- angemahnt am (Datumsfeld)
Das Feld BFD-Vereinbarung wird durch den neuen Formschreiben-Vorgang Erstellung BFD-
Vereinbarung (siehe unten) gesetzt. Das Feld angemahnt am wird durch den neuen Formschreiben-
Vorgang Anforderung Vereinbarung (siehe unten) mit dem entsprechenden Mahndatum gefüllt. Die
beiden anderen neuen Felder müssen manuell bearbeitet werden. Alle o.g. neuen Felder stehen für
Listen, Anschreiben und Formschreiben als Seriendruckfelder zur Verfügung.
Die Programmfunktion Zuordnung über Einsatzstelle im Menü Einsatzplatz-Zuordnung
wurde in diversen Punkten überarbeitet:
- Im Zusammenhang mit der mit dem letzten Update Version 2.02 neu eingeführten
Überlappungsprüfung traten bei großen Einsatzstellen mit vielen Einsatzplätzen und einer
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Vielzahl von Dienstleistenden-Zuordnungen Performance-Probleme beim Einlesen der Plätze
und Zuordnungen auf. Diese Probleme wurden durch interne Programm-Modifikationen
weitestgehend beseitigt.
- Im Zusammenhang mit der Neuerfassung von Zuordnungen (bei Markierung einer Zeile ***
UNBELEGT *** ) kann nun über den Button Dienstleistenden erfassen eine Direkt-
Neuerfassung eines Dienstleistenden auf einem Einsatzplatz erfolgen. Mit Betätigung dieses
Buttons gelangt man in die Datenmaske Dienstleistende neu eingeben . Nach Abschluss der
Neuerfassung gelangt man direkt in die Erfassung der Zuordnungsdaten. Damit kann die
Neuerfassung von Dienstleistenden und die Erfassung der Einsatzplatzzuordnung in einem
Arbeitsgang erfolgen.
Bei den Programmfunktionen Einplanung Dienstleistende (Menü Einsatzplatz-Zuordnung ),
Freiplatzsuche (Menü Listen/Statistiken ) und Export freier Plätze (Menü Listen/Statistiken )
wurden 2 Änderungen vorgenommen:
- In den zugehörigen Selektionsmasken wurde ein Fehler korrigiert, so dass die Selektion nach
dem Feld Führerschein notwendig (j/n) nun wieder ordnungsgemäß funktioniert.
- Für die jeweilige Blockauswahl und Selektionsmaske ist nun die Speicherung und der Abruf von
Vorbelegungen möglich.
Für die Programmfunktion Zuordnungslisten Dienstleistende im Menü Listen/Statistiken
werden mit diesem Update 2 neue Druckvorlagen 907 Kurzliste Dienstleistende Vereinbarung
nicht erstellt und 908 Kurzliste Dienstleistende Ausweis nicht erstellt installiert. Über diese
Druckvorlagen können alle Dienstleistende gemäß den vorgewählten Selektionen in Listenform
ausgedruckt werden, für die noch keine Vereinbarung bzw. noch kein Ausweis erstellt wurde.
Bei der Programmfunktion Liste Verwendungsnachweis im Menü Listen/Statistiken wurde
ein Fehler (Endlos-Schleife) korrigiert, der dann auftrat, wenn als End-Monat des gewünschten
Zeitraums 12/9999 eingegeben wurde.
Die bereits mit dem letzten Update Version 2.02 eingerichtete neue Programmfunktion
Platzbelegungs-Statistik im Menü Listen/Statistiken wird mit diesem Update aktiviert. Nach
Vorauswahl der gewünschten Einsatzstellen können in der Selektionsmaske u.a. das gewünschte
Statistik-Format, die Beschriftung der Statistik sowie der Stichtag für die Statistik festgelegt werden.
- Beim Statistik-Format 001 Platzbelegungsstatistik Freiwilligendienste Übersicht wird
eine zusammengefasste Statistik nach Einsatzstellen-Arten, Aufgabengebieten, Dienstarten
(Platzdaten) und Dienstarten (Zuordnungsdaten) erstellt.
- Beim Statistik-Format 002 Platzbelegungsstatistik Freiwilligendienste Detailliste werden
die Aufgabengebiete pro Einsatzstellen-Art und (darunter pro Aufgabengebiet) die Dienstarten
(Platzdaten) ausgewertet. Das Statistik-Format 001 (s.o.) wird dabei automatisch als zweite Liste
mit erstellt.
- Beim Statistik-Format 003 Platzbelegungsstatistik Freiwilligendienste EST-Einzelliste
werden die Aufgabengebiete pro einzelner Einsatzstelle und (darunter pro Aufgabengebiet) die
Dienstarten (Platzdaten) ausgewertet. Das Statistik-Format 001 (s.o.) wird dabei automatisch als
zweite Liste mit erstellt.
In allen Auswertungen werden die Anzahl der Plätze, der Prozentanteil der Plätze an der Gesamtzahl,
die Anzahl der gesperrten Plätze, die Anzahl der belegten Plätze, der Prozentanteil der belegten
Plätze an der Gesamtanzahl der belegten Plätze, die Belegungsquote (Prozentanteil der belegten
Plätze an der Gesamtanzahl der Plätze), die Anzahl der Dienstleistenden sowie die Anzahl der
Überlappungen ausgewiesen. Eine Besonderheit bietet die Auswertung nach Dienstarten
(Zuordnungsdaten) beim Statistik-Format 001: Über diese Auswertung ist z.B. ermittelbar, wie viele
Dienstleistende in den Dienstarten FSJ und BFD zum Stichtag im Dienst sind. Diese Statistik kann
somit als Berechnungsgrundlage für das Kopplungs-Modell dienen.
Noch ein Hinweis zum Eingabefeld Beschriftung der Statistik in der vorgeschalteten
Selektionsmaske: Die hier eingegebene Bezeichnung erscheint im Kopf der Liste (pro Seite). Über
den Editor für Parameter-Dateien (im Menü System ) kann durch Anklicken des + -Zeichens vor
dem Eintrag Platzbelegungsstatistik die Datei beschriftungfwdplatzbelegung.dat bearbeitet werden,
über die Vorgaben für die Auswahl im Feld Beschriftung der Statistik hinterlegt werden können.
Für die Programmfunktion Abfragen Freiwilligendienste im Menü Listen/Statistiken wurde
eine neue Abfrage Liste Ansprechpersonen nach Selektionsgruppen eingerichtet. Über diese
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Abfrage können nach Vorgabe der entsprechenden Selektionsgruppe(n) alle dieser/n
Selektionsgruppe(n) zugeordneten Ansprechpersonen der Einsatzstellen tabellarisch mit Angabe der
Einsatzstelle, der Ansprechperson und der E-Mail-Adresse der Ansprechperson aufgelistet und
optional auch gedruckt werden.
Die Druckvorlage 002 Liste Seminare mit Teilnehmerzahlen für die Abfrage Liste Seminare
mit Teilnehmerzahlen (Menüpunkt Listen/Statistiken / Abfragen Freiwilligendienste ) wurde bzgl.
des Listentitels ( Seminare statt Lehrgänge ) korrigiert und wird mit diesem Update neu ausgeliefert.
Für die Programmfunktion Abfragen Freiwilligendienste im Menü Listen/Statistiken wurde
eine neue Abfrage Übersicht Vereinbarungen eingerichtet. Über diese Abfrage können je nach
den gewählten Selektionen alle Dienstleistenden tabellarisch aufgelistet und optional auch
ausgedruckt werden, für die in einem wählbaren Zeitraum Vereinbarungen (wahlweise auch nur BFD-
Vereinbarungen) erstellt bzw. noch nicht erstellt worden sind.
Bei der Abwicklung von Formschreiben wurde eine Korrektur vorgenommen, so dass auch bei
Formschreiben für Dienstleistende mit unvollständigen Zuordnungsdaten (z.B. fehlender
Schlüssel für Kurs/Jahrgang bei Übernahme von Zivildienstleistenden-Daten) kein Laufzeitfehler
mehr auftreten kann.
Bei allen blockweisen Formschreiben-Erstellungen stehen jetzt die zusätzlichen Selektionsfelder
Datum Vereinbarung (von-bis) und BFD-Vereinbarung (j/n) zur Verfügung.
Mit diesem Update stehen im Menü Formschreiben neue Formschreiben-Vorgänge Erstellung
BFD-Vereinbarung (im Untermenü Dienstbeginn ) und Anforderung Vereinbarung (im Untermenü
Anforderung von Unterlagen ) zur Verfügung. Alles Nähere zu diesen neuen Formschreiben-
Vorgängen finden Sie in der beiliegenden Anleitung zur Änderung von Formschreiben Update
ADSYS Freiwilligendienste Version 2.03 .
Bei der Programmfunktion Fehlzeiten sichten im Menü Abrechnung / Fehlzeiten wurde ein
Fehler behoben: Bei Vorliegen einer Fehlzeiten-Überschneidung wird in diesem Sichtmodus nun der
OK-Button nicht mehr gesperrt, weil sonst kein Verlassen des Formulars möglich ist.
Die Selektionsmaske für die Programmfunktionen Dienstleistenden-Anschreiben blockweise
bzw. Dienstleistenden-E-Mails blockweise im Menü Textverarbeitung wurde um die
zusätzlichen Selektionsfelder
erweitert.
Internet-Bewerbung (j/n) und Bewerbung bearbeitet (j/n)
Nur für Anwender des Zusatzmoduls Web-Anwendungen (bzw. Internet-Bewerbung ):
Bei der Programmfunktion des Webdaten-Imports im Zusammenhang mit dem Download von
Internet-Bewerbungen wurden zwei mögliche Probleme beseitigt:
- Über Browser-Add-Ons ist es möglich, bestimmte persönliche Daten (Name, Adresse, Telefonnummer,
E-Mail-Adresse etc.) automatisch in das Formular für die Internet-Bewerbung zu
übernehmen. Dabei trat bei einem Anwender bereits in mehreren Fällen das Problem auf, dass in
das Feld Land eine zu lange Bezeichnung (z.B. Deutschland statt D ) übernommen wurde,
was dann beim Import der Bewerbungsdaten in ADSYS Freiwilligendienste zu einem Laufzeitfehler
führte, weil der Feldinhalt zu lang ist.
- Bei den Anwendern, bei denen ein Upload von Bewerber-Dokumenten möglich ist, wird die Länge
der Dateinamen (bisher) nicht begrenzt. Wenn die Dateinamen mehr als 60 Zeichen umfassen,
führte dies beim Import der Bewerberdaten in ADSYS Freiwilligendienste ebenfalls zu einem
Laufzeitfehler.
Beide o.g. Probleme wurden von uns kurzfristig behoben und das korrigierte Programm-Modul wurde
allen Anwendern des Zusatzmoduls Web-Anwendungen (bzw. Internet-Bewerbung ) bereits am
11.07.2011 zur Vorab-Installation per E-Mail zugesandt. Mit dem jetzigen Update von ADSYS
Freiwilligendienste wird dieses korrigierte Programm-Modul nun automatisch installiert, so dass eine
separate Installation (gemäß der Anleitung in der o.g. E-Mail) nicht mehr erforderlich ist.
Die über den Menüpunkt Hilfe verfügbare Online-Hilfe wurde überarbeitet und wird mit diesem
Update neu ausgeliefert. Folgende Ergänzungen und Aktualisierungen wurden vorgenommen:
- Überarbeitung des Teils Allgemeine Einführung :
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- Überarbeitung Kapitel Datensatz-Blockauswahl und Selektion / Selektion nach Textschlüsseln
- Überarbeitung Kapitel Textverarbeitung / Anschreiben Sonstige Adressen einzeln
- Überarbeitung Kapitel E-Mail-Versand / E-Mail-Versand einzeln
- Überarbeitung Kapitel E-Mail-Versand / E-Mail-Versand blockweise
- Überarbeitung des Teils Laufende Arbeiten :
- Überarbeitung Kapitel Internet-Bewerbung FSJ / Bedienung
- Überarbeitung des Teils Menü-Übersicht :
- Überarbeitung Kapitel Datenpflege Einsatzstellen / Einsatzstellen-Stammblätter
- Überarbeitung Kapitel Datenpflege Dienstleistende / Dienstleistende löschen (blockweise)
- Überarbeitung Kapitel Datenpflege Dienstleistende / Adressetiketten über Seminar
- Überarbeitung Kapitel Datenpflege Seminar-Daten / Seminarzuordnung erstellen
- Überarbeitung Kapitel Einsatzplatz-Zuordnung / Zuordnung über Einsatzstelle
- Überarbeitung Kapitel Einsatzplatz-Zuordnung / Zuordnung von Dienstleistenden ändern
- Überarbeitung Kapitel Listen/Statistiken / Zuordnungslisten Dienstleistende
- Überarbeitung Kapitel Listen/Statistiken / Seminar-Teilnehmerlisten
- Überarbeitung Kapitel Listen/Statistiken / Freiplatzsuche
- Überarbeitung Kapitel Listen/Statistiken / Abfragen Freiwilligendienste / Liste Seminare mit
Teilnehmerzahlen
- Überarbeitung Kapitel Formschreiben
- Neues Kapitel Formschreiben / Seriendruckfelder für Fehlzeiten
- Überarbeitung Kapitel Formschreiben / Dienstbeginn / Willkommensbrief
- Überarbeitung Kapitel Formschreiben / Freie Formschreiben / Freies Formschreiben über
Seminar
Am Ende der Update-Prozedur erfolgt eine Datenbankumrechnung. Diese ist wegen struktureller
Erweiterungen von Datenbank-Tabellen sowie der Aktualisierung der Bankleitzahlen-
Tabelle notwendig. Der gesamte Prozess kann einige Minuten dauern und darf keinesfalls
unterbrochen werden!
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Dipl. Math. Andreas Dumke
und Monika Weber
Jägertorstraße 60 a
64291 Darmstadt
Tel.: 06151/373777
Fax: 06151/370165
E-Mail: info@dse-software.de
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