JobRouter - Avantum.de

Vom Einkauf bis zur Bezahlung – 

über die Erziehung von 

Lieferanten, Grundlagen zur 

Kostenreduzierung und 

Standortsicherung durch 

Automatisierung 

Peter Oberließen 

24. April 2008

Das Unternehmen 

Ernst & Young mit Hauptsitz in Stuttgart ist eines der großen deutschen 

Prüfungs- und Beratungsunternehmen und das deutsche 

Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global. Im Bereich 

Steuerberatung ist Ernst & Young die Nummer Eins unter den deutschen 

Kanzleien. 

Ernst & Young beschäftigt rund 6.033 Mitarbeiter an 21 Standorten und 

erzielte im Geschäftsjahr 2006/2007 einen Umsatz von 

1,08 Mrd. Euro. Ernst & Young gehört damit zu den drei großen 

deutschen Prüfungs- und Beratungsunternehmen. 

Das Dienstleistungsangebot umfasst Wirtschaftsprüfung, prüfungsnahe 

Beratung, Risiko- und Managementberatung, Steuerberatung sowie 

Transaktions- und Immobilienberatung. Ernst & Young ist der Partner 

sowohl großer als auch mittelständischer Unternehmen. Die rund 

130.000 Mitarbeiter von Ernst & Young Global erzielten im Geschäftsjahr 

2006/2007 einen Umsatz von 21,1 Mrd. US$. 

09.05.2008 Seite 2 Ernst & Young

Ausgangssituation im Accounting - 

Organigramm 

Accounting 

51 FTE 

General Ledger 

16 FTE 

Accounts Payables 

14 FTE 

Accounts Receivables 

11 FTE 

Travel Expenses 

7 FTE 

Project Office 

3 FTE 

Controlling 

23 FTE 

09.05.2008 Seite 3 Ernst & Young 

Germany Finance 

Regional Controlling 

Service Line 

Controlling 

CBS Controlling 

Accounts & Clients 

Reporting & Data 

Procurement 

9 FTE 

Contract Mgmt. & 

Purchasing Analysis 

Sourcing 

Operations 

Other 

12 FTE

Gegenstand des Projektes: 

P2P = Procurement to Payment 

Bedarfsanforderung 

Bestellung 


Wareneingang 

/ 

Leistung 

Rechnungseingang 

Approval 

und 

Buchung 

der 

Rechnung 

Zahllauf

Ausgangssituation und Anlässe für das Projekt 

Mangelnde Transparenz über den Beschaffungsprozess 

Hoher Anteil an dezentralen Bestellungen 

Hohes „Independence“-Risiko 

Große, unübersichtliche Anzahl von Lieferanten 

Unzufriedenheit der Lieferanten 

Hoher (Personal-) Aufwand im Accounting durch fehlerhafte Rechnungen 

und nicht erkennbare Besteller 

Langwieriger Freigabe-Prozess von Rechnungen, viele Mahnungen und 

Skontoverluste 


Was wollten wir mit dem Projekt erreichen? 

Independence Compliance 

P2P-Vorgang klarer strukturieren 

Das Einkaufsprofil schärfen 

Einkaufs-Prozesse optimieren 

Mehr Transparenz über P2P-Prozess inkl. KPIs 

AP-Prozesse optimieren 

Drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit pro Rechnung 

AP kontrolliert Prozess ab Posteingang Rechnung 

Implementierung AP-Workflow 

Lieferanten-Erziehung 

Cashflow steuern 

Was wollten wir (noch) nicht angehen? 

Lieferanten-Portfolio ändern 

Einkaufsvolumen senken 

Einkaufseffektivität der Fachbereiche verbessern 

…aber Grundlagen schaffen, um diese Ziele mittelfristig angehen zu können 


Was waren die besonderen 

Herausforderungen? 

21 Niederlassungen in Deutschland 

450 Partner und 1.200 Senior Manager/Manager 

Einbindung vieler Mitarbeiter, um eine große Akzeptanz zu erzeugen 

Alle Mitarbeiter können bestellen 

Große Anzahl von Lieferant (6.500) 

Keine einheitlichen, klaren Approval-Regelungen 

Kein gemeinsamer Prozess, keine gemeinsame Standards 


Bei der Analyse wurden alle wesentlichen 

Elemente im P2P-Prozess betrachtet 

Einkauf 

Organisation 

Zusammenarbeit mit Office Support 

Bestellvorgänge 

Lieferanten- und Artikelportfolio 

P2P-Prozess 

Anzahl manueller Prozessschritte 

Controllingfähigkeit 

AP-Bereich 

Bearbeitungszeit pro Rechnung 

Approval 

Independence 


Das Projektteam – Projektorganisation 

Functional Lead 

Functional 

Team Members 


Procurement 

Procurement 

Team Members 

Project Sponsor 

Project Manager 

Technical Lead 

Technical 

Team Members 

Core-Team 

Change Management 

Lead 

Change Management 

Team Members

Das 1. „P“ 


Einkauf 

Bestellung 


Wareneingang 

/ 

Leistung 


Approval 

und 

Buchung 


Rechnung 

Zahllauf

Was haben wir im 1. „P“ gemacht? 

Beschaffungs-Summary 

Wer beschafft was, wie und für wie viel? 

Loom (das interne Einkaufssystem) 

Katalog aufgeräumt 

Approval-Regelung angepasst 

Autosource erweitert 

(Nach-) Schulung 

Special Request abschalten und durch „Bestellungs-Templates“ ersetzten 

Einführung eines KPI-Reportings für Procurement 

Erstellung einer Datenbank mit allen Lieferanten- und 

Rechnungsinformationen zur weiteren Analyse 

Analysen starten jetzt auf Basis AP-Workflow 


Das 2. „P“ 


Bestellung 


Wareneingang 

/ 

Leistung 

Accounts Payables 


Approval 

und 

Buchung 


Rechnung 

Zahllauf

Auswahl-Prozess AP-Workflow 

Beginn Oktober 2005 

Erstellung eines umfangreiches Lastenheft inkl. erster Prozess- 

Entwicklung 

5 Anbieter in erster und 2 Anbieter in zweiter Runde 

Besuch bei Referenz-Kunden 

Entscheidung durch Leadership-Team Mai 2006 

Beginn der Konzeption und Einführung November 2006 

Go Live im August 2007 


Auswahl-Prozess AP-Workflow 

November 

Oktober 2005 2005 – April Mai 2006 

2006 

Beginn Entscheidung 

durch Leadership- 

Team Mai 2006 

Erstellung 

eines 

Umfangreiche 

s Lastenheftes 

inkl. erster 

Prozess- 

Entwicklung 

5 Anbieter in 

erster und 2 

Anbieter in 

zweiter Runde 

….. Besuch bei 

Referenz- 

Kunden 


Juni – 

Oktober 

2006 

….. 

November 2006 

Beginn der 

Konzeption 

und 

Einführung 

Dezember 

2006 – 

Juli 2007 

….. 

August 2007 

Go Live

Change Management Rahmen – Zielsetzung 

Praxistauglichkeit der Lösungen 

Akzeptanz bei den Stakeholdern 

Schnelle und effiziente Realisierung der Optimierungspotenziale 

Sicherstellen der Einhaltung der Policies 

Bewusstsein schaffen für Bedeutung der Independence Regeln 

Einkaufs- und Zahlungsprozess für alle (relevanten) Mitarbeiter 

transparent machen 


Change Management Rahmen – die 

wesentlichen Eckpfeiler 

Frühzeitige Einbindung der Stakeholder 

Frühzeitige Einbindung der Lieferanten / Vorabgespräche mit Key- 

Lieferanten 

Emailkommunikation mit dreistufiger “Absenderebene” 

Testkonzept zur Funktionalität und Usability 

Pilotierung der Einführung der neuen Prozesse und frühzeitige 

Einbindung des „Piloten“ in die Gesamtkonzeption 

Schulungskonzept für Office Support und AP, „Medienkonzept“ für die 

Kunden des P2P-Prozesses (z.B. QRC, Präsentationen, Kurz-Policies) 

Funktionale & technische Hilfestellung nach Einführung (FSD/IT Service 

Desk) 


Was haben wir heute erreicht? 

53.000 Rechnung seit Go-live verarbeitet 

3.300 verschiedene User im System gewesen 

7.800 verschiedene Vendoren (inkl. Bewerber) 

Prozess und Applikation haben große Akzeptanz im Unternehmen 

gefunden 

Interne Transparenz ist enorm gestiegen 

Ressourcen in Accounts Payables wurden um 3 FTE ( ~25%) reduziert 


Was sind unsere Learnings aus dem Projekt? 

2-phasige Pilotphase war sehr hilfreich 

Wir haben uns für das richtige Produkt entschieden 

Schulungen wurden nur wenig in Anspruch genommen 

User ignorieren zu Beginn z. T. den neuen Prozess 

User stellen aber auch viele Fragen 

Dadurch hohes Support-Aufkommen zu Beginn, was durch genügend 

Ressourcen unterstützt werden muss 

Lieferanten-Erziehung ging leichter als erwartet 

Datenanalyse für Procurement zunächst ungewohnt 


Wie geht es nun weiter? 

Erweiterung des AP-Workflows um Spezialbereiche, wie z. B. „Global 

Settlement“, „Area Rechnungen“ 

Prozess in der Area als Best Practice anerkannt Einführung in der 

Schweiz in 2008 (läuft gerade) 

Procurement 

Datenanalyse zwecks Identifikation von Konsolidierungspotentialen und 

Verhandlung von Rahmenverträgen 

KPIs auf solider Grundlage verbessern 


Und so sieht das AP Workflow-System aus 


AP Workflow - Ablauf 

1. Eingangsrechnungen 

2. SmartFix 

3. JobRouter 

a) AP Worklist 

b) Procurement Worklist 

c) Requester 

d) Approver 

e) Reporting 

4. Statutory Tool 


Eingangsrechnungen 

Alle Lieferanten/Dienstleister angeschrieben 

Rechnungseingang zentral in Stuttgart 

Tagesaktuelles Einscannen von Rechnungen, Gutschriften, Bewerber- 

Reisekosten und Mahnungen 


SmartFix (1/2) 

Vergleicht mit Hilfe „OCR“ 

eingescannte 

Rechnungen mit 

vorhandenen Daten. 

Zeigt eingescannte 

Rechnung parallel zu den 

erkannten Daten an. 

Selbstlernend, erkennt 

Textpositionen zur 

Optimierung der 

automatischen 

Identifizierung. 

Arbeitet in zwei 

Durchläufen: 

1. Durchlauf: Vendor- 

Erkennung und Seiten- 

Trennung 


SmartFix (2/2) 

2. Durchlauf: Empfänger- und 

Detailerkennung. 

Kann Rechnungstypen 

(z.B. Gutschriften und 

Mahnungen) 

unterscheiden. 

AP Mitarbeiter („Verifier“) 

optimiert Erkennung und 

nimmt bei Bedarf weitere 

Kennzeichnung der 

Rechnung vor (z.B. 

Reisespesen, GSP). 

Anhand erkannter und 

ausgewählter Daten wird 

nachfolgender Ablauf 

bestimmt. 


JobRouter 

Der JobRouter ist ein 

web-basierte Workflow 

Anwendung. 

Wird sowohl von den 

Endanwendern als auch 

von AP und vom 

Procurement genutzt. 


JobRouter – AP Worklist 

In der AP Worklist können Gründe 

einzeln abgearbeitet werden. 

Bei Bedarf können auch Vorgänge 

stillgelegt werden. 


JobRouter – Benachrichtigung 

Als Absender erscheint „Ernst & Young AP Workflow“, im Subject wird der Vendor, das 

Rechnungsdatum und der Betrag aufgeführt und der Mailinhalt enthält sowohl die zu 

tätigende Aufgabe (hier: die des Approvers) als auch den Link zur Rechnung im AP 

Workflow. 


Anwenderrolle (in dem Fall „Approver“ = Genehmigender) 

Mit Klick auf „Link zur Rechnung/Gutschrift“ wird die 

Rechnung im AP Workflow geöffnet

JobRouter – Allg. Zugang und Inbox 

Alternativer Zugang über „MyWebApplications“, wo alle zu bearbeitenden Vorgänge 

sichtbar sind. 

Die Inbox enthält alle zu bearbeitenden Vorgänge, die über den AP Workflow in der Rolle 

des Requesters oder Approvers zugewiesen wurden. 

Um einen Vorgang zu bearbeiten einfach auf den Vorgang klicken. 

Sobald der Vorgang erfolgreich bearbeitet wurde, verschwindet die Rechnung aus der 

Inbox, kann aber jederzeit inkl. des aktuellen Status in dem Ordner „Completed“ 

angezeigt werden. 


JobRouter – 

Rechnungsbearbeitung als Requester 


Rechnungsdetails 

Management-Kontierung 

eingeben 

Approver vom System 

ermitteln lassen 

Optionale Informationen oder 

Attachment einfügen 

„Save and Send“ drücken

JobRouter – Rechnungsdetails 

Rechnungsdetails (Empfänger, Vendor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und 

Rechnungsbeträge) werden angezeigt 

Eingescanntes Rechnungsdokument und ggf. vorhandene Attachments können 

aufgerufen werden 







eingeben 







Step 1: Eintragen der Management-Kontierung 

Zur Auswahl der Kontierung in dem Bereich Management Distribution auf das Lookup- 

Symbol klicken und in der darauf hin erscheinenden Suchmaske das gewünschte 

Engagement (Chargeable bzw. Authorized Project), den Activity Code oder den 

Codeblock auswählen. 


JobRouter – Step 1: Eintragen von mehreren 

Management-Kontierungen 

Der Rechnungsbetrag kann auf mehrere Engagements/Codeblocks aufgeteilt werden. Die 

Summe der einzelnen Nettobeträge muss am Ende dem Netto-Rechnungsbetrag 

entsprechen. 







eingeben 







Step 2: Auswahl eines Approvers 

Mit Hilfe des Buttons „Select Approvers (or Approve)“ ermittelt das System, welche 

Person(en) laut der im System hinterlegten Approval Matrix die Rechnung genehmigen 

müssen und schlägt eine effiziente Lösung vor (soweit eindeutig bestimmbar). 

Falls der Rechnungsbetrag auf mehrere Kontierungen aufgeteilt wurde, wird der Approver 

auf Basis des höchsten Absolutbetrages ermittelt. 

Falls der Requester auch gleichzeitig ein möglicher Approver wäre, wird gleich die 

Möglichkeit des Approvals („Yes/No“) angeboten. 







eingeben 






JobRouter - Step 3: Hinzufügen von Zusatzinformationen, 

z.B. Kommentare, Attachments oder Zahlsperren 

Im Feld „Comment“ können beliebige Kommentare einfügt werden, die für spätere 

Workflow-Schritte hilfreich sein können. 

Es können optional Attachments hinzugefügt werden (verpflichtend in bestimmten Fällen 

wie Catering Rechnungen). 

Mit Hilfe der Checkbox „Payment on hold“ wird die Rechnung mit einer Zahlsperre 

versehen. 

Rechnungen können beim Requester in einem Warteschritt versetzt werden (Invoice on 

Hold) 







eingeben 






JobRouter – Step 4: 

Eingabe speichern und an Approver senden 

Über den Button „Save and Send“ werden die Eingaben gespeichert und der Vorgang 

wird an den (ersten) Approver weitergeleitet. 


JobRouter: Rechnungsapproval… 

Im oberen Teil des Bildschirms sind 

alle wichtigen Informationen zur 

Rechnung, inklusive der vom 

Requester ausgewählten 

Management-Kontierung, sichtbar 

In dem Bereich Approve Invoice 

wird durch Auswahl der Option 

„YES“ die Genehmigung zur 

Buchung und Bezahlung der 

Rechnung gegeben. 

Falls für das Rechnungsapproval 

noch ein weiteres Einverständnis 

einer weiteren Person benötigt, wird 

Ihnen in diesem Bereich angezeigt, 

wer die Rechnung als zweiter 

Approver erhält. Diese zweite 

Person kann innerhalb des von der 

Approval Matrix vorgegebenen 

Rahmen geändert werden. 


JobRouter: … oder Ablehnung 

Natürlich kann die Genehmigung auch abgelehnt werden – dieses erfolgt mit Auswahl der 

Antwortoption „NO“. 

Dabei muss dann aus der Drop-down-Liste „Reasons for non-approval“ der 

entsprechenden Grund ausgewählt werden. 

Beim Ablehnen des Approvals geht die Rechnung nach Abschluss dieses Schrittes 

zurück zum Requester 


JobRouter – Step 2 und 3: Hinterlegen von 

Zusatzinformationen / Speichern und Weiterleiten 

Im Feld „Comment“ können beliebige Kommentare eingesehen, geändert oder einfügt 

werden. 

Die Rechnung kann mit einer Zahlsperre versehen werden. 

Über den Button „Save and Send“ werden die Eingaben gespeichert und der Vorgang 

wird an folgende Personen/Gruppen weitergeleitet: 

Entweder an den nächsten Approver. 

Oder an die Buchhaltung, sofern das letzte Appoval erfolgt ist. 

Oder zurück an den Requester, wenn der Vorgang abgelehnt wurde. 



Zusatzfunktion: Completed Folder 

In dem Completed Folder sind alle Vorgänge in Echtzeit mit der aktuellen Statusangabe 

aufgelistet, die selber bearbeitet wurden. Es kann dort der Verlauf einer Rechnung bis hin 

zur Zahlung verfolgt werden. Der Rechnungsstatus wird wie folgt angezeigt: 

Bei der Rechnung sind noch nicht alle Schritte im AP Workflow abgeschlossen 

Die Rechnung liegt der Buchhaltung kontiert und genehmigt vor 

Die Rechnung wurde in einem Zahllauf berücksichtigt (mit Hinweis auf entsprechendes 

Zahllaufdatum und -Betrag) 


Statutory Tool – Voucher Search 

Enthält Abfragemöglichkeiten (inklusive Daten aus GFIS) 


Statutory Tool – Buchungsablauf 

Vorgänge werden um Account ergänzt, Steuersatz wird überprüft und Paygroup wird 

aktualisert. 

Danach wird der Vorgang finalized und nach GFIS übertragen. 


Fragen? 


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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