Z E R T I F I Z I E R U N G S O R D N U N G - ZDH-Zert
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<strong>Zert</strong>ifizierungsstelle und wird in Übereinstimmung mit den<br />
betreffenden Leitlinien der DIN EN ISO 17021 aufgestellt.<br />
Der Auditplan wird dem Auftraggeber vorab mitgeteilt und<br />
die Daten zum Audit mit dem Auftraggeber abgestimmt.<br />
II.7.5 Auditdurchführung<br />
II.7.5.1 Erstzertifizierungs- Audit<br />
Das Erstzertifizierungs- Audit eines Managementsystems<br />
wird in 2 Stufen durchgeführt. Das Audit der Stufe 1 wird<br />
durchgeführt um:<br />
- die Managementsystem-Dokumentation des Auftraggebers<br />
zu auditieren,<br />
- den Standort und die standortspezifischen Bedingungen<br />
zu beurteilen sowie Diskussionen mit dem Personal des<br />
Auftraggebers zu führen, um die Bereitschaft für das Audit<br />
Stufe 2 zu ermitteln,<br />
- den Status und das Verständnis bezüglich der Anforderungen<br />
des Regelwerks insbesondere im Hinblick auf die<br />
Identifizierung von Schlüsselleistungen bzw. bedeutsamen<br />
Aspekten, Prozessen, Zielen zu bewerten,<br />
- notwendige Informationen bezüglich des Geltungsbereichs<br />
des Managementsystems, der Prozesse und<br />
des/der Standorts(e) sowie zugehörige gesetzliche und<br />
behördliche Aspekte und deren Einhaltung zu sammeln,<br />
- die Zuteilung der Ressourcen für Audits der Stufe 2 zu<br />
bewerten sowie die Einzelheiten und Schwerpunkte der<br />
Audits der Stufe 2 mit dem Auftraggeber abzustimmen,<br />
- zu beurteilen, ob die internen Audits und Managementbewertungen<br />
geplant und durchgeführt werden und der<br />
Kunde für das Audit der Stufe 2 bereit ist.<br />
In aller Regel werden mindestens Teile des Audits der<br />
Stufe1 beim Auftraggeber vor Ort durchgeführt. Die Auditfeststellungen<br />
aus der Stufe 1 werden dokumentiert und<br />
dem Auftraggeber einschließlich der Hinweise zu<br />
Schwachstellen, die während des Audits der Stufe 2 als<br />
Abweichungen eingestuft werden könnten, mitgeteilt.<br />
Bei der Ermittlung des Abstands zwischen Stufe 1 und<br />
Stufe 2 muss dem Auftraggeber ein ausreichender Zeitraum<br />
gewährt werden, um Schwachstellen, die während<br />
des Audits der Stufe 1 identifiziert wurden, zu beheben.<br />
Gegebenenfalls muss die <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle auch ihre<br />
Festlegungen für das Audit der Stufe 2 überarbeiten. Änderungen<br />
im Auditprogramm werden dem Auftraggeber<br />
schriftlich mitgeteilt. Der Zeitraum zwischen Audits der<br />
Stufe 1 und Stufe 2 darf maximal 6 Monate betragen.<br />
Audits der Stufe 2 finden ausschließlich vor Ort beim Auftraggeber<br />
statt. Audits der Stufe 2 umfassen gemäß<br />
Auditplan alle vom Auftraggeber beauftragten Regelwerke,<br />
Geltungsbereiche und Standorte. Wesentliche Feststellungen<br />
und Beobachtungen zum Managementsystem<br />
werden protokolliert und nach dem Audit vom leitenden<br />
Auditor im Auditbericht zusammengefasst und mit weiteren<br />
relevanten Informationen der <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle für<br />
die <strong>Zert</strong>ifikatsentscheidung zur Verfügung gestellt.<br />
II.7.5.2 <strong>Zert</strong>ifikatserteilung<br />
Der von der <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle benannte <strong>Zert</strong>ifizierungsausschuss<br />
entscheidet auf Grundlage der Aufzeichnungen<br />
und Informationen zu dem Audit über die Erteilung des<br />
<strong>Zert</strong>ifikates und ggf. über notwendige Folgemaßnahmen.<br />
Das <strong>Zert</strong>ifikat erlangt mit dem Zeitpunkt der positiven Entscheidung<br />
über die <strong>Zert</strong>ifikatserteilung seine Gültigkeit.<br />
Die Dauer der Gültigkeit eines <strong>Zert</strong>ifikates ist abhängig<br />
vom Regelwerk. Der Auftraggeber hat nach vollständigem<br />
Ausgleich der ihm gestellten Rechnungen einen Anspruch<br />
auf Erhalt des von der <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle zu erteilenden<br />
<strong>Zert</strong>ifikates.<br />
<strong>Zert</strong>ifizierungsordnung<br />
II.7.5.3 Überwachungstätigkeiten und Überwachungsaudit<br />
Überwachungstätigkeiten werden so geplant, dass die <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle<br />
hinreichendes Vertrauen in die<br />
Aufrechterhaltung der <strong>Zert</strong>ifizierung des Auftraggebers besitzt.<br />
Für die Aufrechterhaltung der <strong>Zert</strong>ifizierung sind<br />
zumindest jährliche Überwachungsaudits im 1. und 2. Folgejahr<br />
durchzuführen. Überwachungsaudits sind Vor-Ort-<br />
Audits, stellen aber nicht notwendigerweise vollständige<br />
Systemaudits dar. Das Datum des 1. Überwachungsaudits,<br />
das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr<br />
als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits der Stufe<br />
2 liegen. Alle weiteren Überwachungsaudits sind innerhalb<br />
einer Frist von 12 Monaten +/- 4 Wochen durchzuführen.<br />
Sollte der Auftraggeber sich nicht dem planmäßigen<br />
Überwachungsaudit unterziehen, gelten die Regelungen<br />
aus Kap. I.4.4. Auf Grundlage der Berichterstattung des<br />
leitenden Auditors sowie weiterer Informationen zum<br />
Überwachungsaudit entscheidet die <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle<br />
über die Aufrechterhaltung der <strong>Zert</strong>ifizierung.<br />
II.7.5.4 Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudit<br />
Das Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudit eines Managementsystems<br />
muss spätestens vor Ablauf der <strong>Zert</strong>ifizierung durchgeführt<br />
werden. Hierfür wird der Auftraggeber rechtzeitig von der<br />
<strong>Zert</strong>ifizierungsstelle vom Ablauf seiner <strong>Zert</strong>ifizierung informiert.<br />
Das Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudit ist in der Regel ein<br />
einstufiges Audit. Allerdings können erhebliche Veränderungen<br />
im Managementsystem des Auftraggebers sowie<br />
Änderung von gesetzlichen Rahmenbedingungen ein<br />
zweistufiges Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudit erfordern. Die Vorgehensweisen<br />
eines Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudits entsprechen<br />
denen eines Erstaudits der Stufe 2. Dabei beträgt der<br />
Zeitaufwand des Vor-Ort- Audits, bei unveränderten Vorgaben,<br />
ca. 2/3 des Aufwands des Erstzertifizierungs-<br />
Audits. Sollten während des Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudits Abweichungen<br />
identifiziert werden, so müssen die Fristen zur<br />
Umsetzung der Korrekturmaßnahmen vor Ablauf der <strong>Zert</strong>ifizierung<br />
liegen. Die <strong>Zert</strong>ifizierungsstelle behält sich vor,<br />
aus wichtigem Grund, ein Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudit auch<br />
nach Ablauf der <strong>Zert</strong>ifizierung zuzulassen. Auf Grundlage<br />
der Ergebnisse des Re- <strong>Zert</strong>ifizierungsaudits sowie der<br />
Ergebnisse aus der Bewertung des Systems über den<br />
vergangenen Zeitraum, einschließlich möglicher Beschwerden<br />
zum zertifizierten Auftraggeber, entscheidet die<br />
<strong>Zert</strong>ifizierungsstelle über die Erneuerung der <strong>Zert</strong>ifizierung.<br />
II.7.5.5 Zulassung von Trägern und Maßnahmen nach<br />
Recht der Arbeitsförderung<br />
Grundlage für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen<br />
nach Recht der Arbeitsförderung bilden die<br />
Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung – AZAV sowie<br />
die Empfehlungen des Beirats gemäß § 182 SGB III.<br />
II.8 Behandlung von Reglementabweichungen<br />
Ein Anspruch auf Erteilung des <strong>Zert</strong>ifikates besteht nicht.<br />
Die Erteilung eines <strong>Zert</strong>ifikates ist nur möglich, wenn die<br />
Funktionsfähigkeit des Managementsystems auf der Basis<br />
der festgelegten Anforderungen des Regelwerks nachgewiesen<br />
wurde. Sofern während eines Audits festgestellt<br />
wird, dass das Managementsystem nicht die Forderungen<br />
des Regelwerks erfüllt, ist der leitende Auditor verpflichtet,<br />
unverzüglich den Auftraggeber zu informieren. Dabei bestehen<br />
folgende Möglichkeiten:<br />
sofortige Umsetzung vereinbarter Korrekturmaßnahmen<br />
während des Audits,<br />
ZERTORDN Rev.: 29 Seite 5 von 7 <strong>ZDH</strong>-ZERT<br />
04.05.2012