Anleitung zur Nutzung des Prüfungsservers Sprachen - Bayerischer ...

Kurzeinführung in die Nutzung des Prüfungsservers für Sprachen
Inhalt
- Fassung Juli 2012 -
Inhalt........................................................................................................................... 1
1. Login .................................................................................................................... 2
2. Alternativer Zugang.............................................................................................. 2
3. Startseite.............................................................................................................. 3
3.1 Menüpunkt Aktionen..................................................................................... 3
3.2 Aktion Neuer Prüfungstermin ........................................................................ 4
3.3 Aktion Posten wechseln ................................................................................ 5
4. Menüpunkt meine vhs.......................................................................................... 6
4.1 Prüfungsverantwortliche/-r............................................................................. 6
4.2 Ändern der Prüfungsart oder des Prüfungstermins ....................................... 8
4.3 Ausfallen einer Prüfung ............................................................................... 10
4.4 Übersicht ausgefallener Termine................................................................. 12
4.5 Nicht abgeschlossene Prüfungen................................................................ 13
4.6 Ohne Teilnehmeranzahl .............................................................................. 13
5. Einlesen Prüfungen aus Verwaltungsprogramm ................................................ 16
6. Menüpunkt Prüfungssuche ................................................................................ 19
7. Menüpunkt Terminsuche.................................................................................... 20
8. Menüpunkt Sprachen......................................................................................... 21
9. Menüpunkt Prüfungen........................................................................................ 22
10. Menüpunkt Niveaustufen ................................................................................... 23
11. Kontakt............................................................................................................... 24
11.1 Prüfungsbeauftragte................................................................................. 24
11.2 Prüfungskompetenzzentrum .................................................................... 24
11.3 Kontakt..................................................................................................... 24
12. Einbürgerungstest.............................................................................................. 25
13. Wie bemerken Sie an Ihrer vhs, dass sich Interessent/-innen für Ihre Prüfungen
gefunden haben?...................................................................................................... 26
1

1. Login
Nach Ihrer Anmeldung im Portal mit Benutzernamen und Kennwort klicken Sie bitte
rechts oben auf den Menüpunkt Prüfungsserver Sprachen.
2. Alternativer Zugang
Nach Anmeldung im Portal klicken Sie bitte auf den Menüpunkt InfoSystem.
Im InfoSystem finden Sie den Bereich Sprachprüfungen ganz rechts:
Die Startseite des Prüfungsservers öffnet sich in einem neuen Fenster:
Obiges Fenster öffnet sich, falls Sie sich nicht eingeloggt haben –es sind keine
Berechtigungen bzw. Posten zu sehen. Als normaler Besucher der Website können
Sie nach Prüfungen und Terminen suchen.
2

3. Startseite
3.1 Menüpunkt Aktionen
Das Menü Aktionen wird Ihnen auf der Startseite (Home) nur dann angeboten, wenn
Sie über die notwendige Berechtigung verfügen – Ihre Berechtigungen finden Sie
unter dem „Herzen“:
3

3.2 Aktion Neuer Prüfungstermin
Bei ausreichender Berechtigung finden Sie z.B. die Aktion Neuer Prüfungstermin.
Links wählen Sie bitte die Prüfung aus, rechts geben Sie die wenigen erforderlichen
Daten ein bzw. wählen diese aus und klicken abschließend auf „Speichern“:
4

3.3 Aktion Posten wechseln
Auf der Startseite des Prüfungsservers für Sprachen finden Sie die Möglichkeit, Ihre
verschiedenen Posten wechseln zu können. Z.B. sind Sie Mitarbeiter/-in einer vhs
und einer BAG. Mit jedem Posten sind unterschiedliche Berechtigungen verbunden,
die Sie erst durch einen Wechsel entsprechend einsetzen können.
Sie klicken auf den bisher angezeigten Posten, hier z.B. Erlangen.
Die Auswahlliste öffnet sich und Sie sehen Ihre weiteren Posten angeboten. Sie
wählen den Posten aus, den Sie benötigen, hier z.B. bvv.
Diese Auswahl erscheint zwar schon in der Auswahlliste, aber Sie müssen diese
Aktion noch mit einem Klick auf den Button Posten wechseln bestätigen. Erst damit
wird der Wechsel durchgeführt und die entsprechenden Berechtigungen stehen
Ihnen zur Verfügung.
5

4. Menüpunkt meine vhs
Ihre aktuellen Termine werden Ihnen unter dem Menüpunkt meine vhs angezeigt:
Unter dem Menüpunkt meine vhs können Sie als eine mögliche Aktion für Ihre vhs
eine/n Prüfungsverantwortliche/n festlegen. Für die Interessenten (Ihre Kunden =
Besucher/-innen der Homepage) fungiert ein/e Prüfungsverantwortliche/r als Ansprechpartner/-in.
Bei Interesse an einer bestimmten Prüfung kann man eine Mail an
die hinterlegten Ansprechpartner/-innen schicken und in direkten Kontakt treten, um
weitere Informationen zu erhalten.
4.1 Prüfungsverantwortliche/-r
Jede vhs kann unter meine vhs Prüfungsverantwortliche in drei Schritten festlegen:
1. Sie wählen eine/n Mitarbeiter/-in Ihrer vhs als Prüfungsverantwortliche/n aus:
6

2. Jeder einzelnen Sprache, z.B. Englisch, kann ein/e Mitarbeiter/in als
Prüfungsverantwortliche/r bzw. Ansprechpartner/-in zugewiesen bzw. mit der
angebotenen Aktion Entfernen auch wieder gelöscht werden:
Eine neues Fenster öffnet sich und ein/e Prüfungsverantwortliche/r kann ausgewählt
und mit Speichern übernommen werden:
3. Außerdem kann zusätzlich für jede einzelne Sprachprüfung ein/e Mitarbeiter/-in
als Prüfungsverantwortliche/r bzw. Ansprechpartner/-in ausgewählt werden:
Eine neues Fenster öffnet sich zur Auswahl der entsprechenden Mitarbeiter/-innen
für eine bestimmte Prüfung:
7

4.2 Ändern der Prüfungsart oder des Prüfungstermins
Die Prüfungstermine Ihrer vhs können Sie momentan jederzeit ändern. Hierzu
müssen Sie aber über ausreichende Berechtigungen verfügen, die Ihnen im Info-
System von den Leiter/-innen einer vhs vergeben werden. Sind für einen Prüfungstermin
bereits die Prüfungsunterlagen verschickt worden, sind weitere Änderungen
nur noch über die Prüfungszentrale des bvv möglich.
Suchen Sie bitte den Prüfungstermin auf, den Sie ändern möchten. Ändern ist durch
Anwählen dieses kleinen Symbols auf der linken Seite möglich:
Wenn Sie einen neuen Prüfungstermin anlegen wollen, klicken Sie bitte auf
folgenden Button auf der linken Seite:
Um einen Prüfungstermin zu ändern, klicken Sie bitte auf folgenden Button auf der
rechten Seite:
Bitte beachten Sie, dass der Button daneben für die Löschung eines Prüfungstermins
vorgesehen ist:
8

Beispiel zum Ändern der Art der Prüfung:
Beispiel, wenn Sie den Prüfungstermin ändern wollen:
9

4.3 Ausfallen einer Prüfung
Eine geplante Prüfung findet nicht statt. Sie rufen die betreffende Prüfung auf und
möchten diese als ausgefallen kennzeichnen.
Sie klicken auf den Button und ein neues Fenster öffnet sich:
Sie haben folgende Möglichkeiten in diesem Fenster:
Termin auf Ausfall setzen: Der geplante Prüfungstermin findet nicht statt und
soll entsprechend markiert werden.
Löschen: Die aufgerufene Prüfung soll gelöscht werden.
Abbruch: Das aufgerufene Fenster wird geschlossen und Sie kehren zum
vorherigen zurück.
10

Sie wollen die aufgerufene Prüfung als ausgefallen kennzeichnen – gehen wir in
unserem Beispiel weiter.
Sie klicken auf den Button und erhalten ein neues Fenster:
Der rot markierte Bereich zeigt das Ergebnis der gerade vorgenommenen Aktion: Die
betreffende Prüfung wird als ausgefallen gekennzeichnet.
Wenn Sie den Button benutzen, wird die betreffende Prüfung
unwiederbringlich gelöscht.
Stellt sich heraus, dass diese Eingabe ein Fehler war, d.h. die Prüfung findet doch
statt, kann dies in diesem Fenster noch geändert werden. Sie klicken auf den
Button und ein neues Fenster öffnet sich:
11

Sie sehen die betreffende Prüfung und bestätigen den Vorgang mit einem Klick auf
den Button . Mit dieser Eingabe kehren Sie zum ursprünglichen Fenster der
aufgerufenen Prüfung zurück.
Wenn Sie die Prüfung doch nicht reaktivieren wollen, gehen Sie auf den Button
und verlassen das Fenster damit. Sie kehren zum vorigen Fenster zurück.
4.4 Übersicht ausgefallener Termine
Sie möchten die ausgefallenen Prüfungstermine Ihrer Volkshochschule in Erfahrung
bringen. Benutzen Sie die angebotene Aktion und klicken mit
der Maus darauf. Ein neues Fenster öffnet sich und Sie erhalten die gewünschte
Übersicht:
Sie können auswählen, ob Sie ausschließlich aktuelle Prüfungen sehen wollen oder
alle vorhandenen.
Im obigen Beispiel ist das entsprechende Häkchen nicht gesetzt und Sie können alle
bisher ausgefallenen Prüfungen Ihrer Volkshochschule sehen, die im System
hinterlegt worden sind.
12

4.5 Nicht abgeschlossene Prüfungen
Sie möchten die noch nicht abgeschlossenen Prüfungen Ihrer Volkshochschule
sichten und klicken dafür auf . Ein neues Fenster öffnet
sich:
Dieser Ausschnitt zeigt nur die erste Zeile und nicht die vollständige Liste, die Ihnen
sonst natürlich präsentiert wird.
Eine Prüfung gilt als nicht abgeschlossen, solange das Prüfungsprotokoll fehlt, das
Sie an die Prüfungszentrale zu Händen von Frau Pedack schicken sollen.
Die Prüfungszentrale sendet eine E-Mail zur Erinnerung an den
Prüfungsverantwortlichen der betreffenden Prüfung, falls Sie dieser Pflicht noch nicht
nachgekommen sind.
4.6 Ohne Teilnehmeranzahl
Nach erfolgter Prüfung können Sie die tatsächliche Teilnehmeranzahl eintragen.
Klicken Sie bitte auf den Punkt bei den Aktionen. Ein neues
Fenster öffnet sich:
13

Sie sehen die Prüfungen, die noch ohne Teilnehmer aufgeführt werden. Um dies zu
ändern, wählen Sie die Prüfung aus, die Sie ergänzen möchten. Die Prüfung wird in
einem neuen Fenster gezeigt:
Das hier gewählte Beispiel ist eine Schwedisch-Prüfung, die schon im Januar 2011
abgehalten worden ist. Sie möchten die Teilnehmeranzahl nachtragen und klicken
auf . Ein neues Fenster öffnet sich:
14

In dem Feld neben Teilnehmer tragen Sie bitte die Gesamtanzahl der Prüflinge ein.
In dem Feld neben Wiederholer können Sie die Anzahl derjenigen eintragen, die zu
dieser Prüfung erneut angetreten sind.
Damit Ihre Änderung auch durchgeführt wird, klicken Sie bitte auf den Button
. Wenn Sie dieses Fenster ohne Änderungen durchzuführen verlassen
möchten, klicken Sie auf den Button .
15

5. Einlesen Prüfungen aus Verwaltungsprogramm
Sie organisieren die Prüfungen Ihrer Volkshochschule mit Hilfe eines
Verwaltungsprogramms und möchten diese Prüfungen in das System des bvv
einlesen.
Zuerst erstellen Sie eine Export-Datei Ihrer Prüfungen im Verwaltungsprogramm und
speichern diese ab.
Sie klicken auf die angebotene Aktion im Fenster
meine vhs (hier am Beispiel der Volkshochschule Aschaffenburg):
Ein neues Fenster öffnet sich:
Sie klicken auf den Button und der Datei-Explorer öffnet sich. Wählen
Sie bitte die vorher abgespeicherte Export-Datei aus.
16

In unserem Beispiel sehen Sie die Datei neben dem Button und können
damit überprüfen, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben.
Die ausgewählte Datei können Sie nun auf den bvv-Sprachenprüfungsserver laden
lassen, indem Sie auf den Button klicken.
17

In unserem Beispiel ist die Liste kurz, die Sie sehen. Ihre Daten sehen natürlich
anders aus.
Als Nächstes klicken Sie auf den Button , um den Import durchzuführen. In
unserem Beispiel sehen Sie, dass die Prüfungen einzeln aufgeführt werden.
Prüfungen, die schon im System vorhanden sind, werden gefunden und bleiben
erhalten. Die neu hinzugefügten Prüfungen sind noch unbekannt und werden neu
angelegt, wie Sie unserem kleinen Beispiel entnehmen können.
18

Bitte überprüfen Sie nach dem abgeschlossenen Datei-Import, ob die Prüfungen
korrekt synchronisiert worden sind.
Jede Prüfung wird mit dem dazugehörigen Link aufgeführt. Damit gelangen Sie
direkt zu jeder Prüfung, die Sie kontrollieren wollen.
6. Menüpunkt Prüfungssuche
Mit Hilfe des Menüpunktes Prüfungssuche können Sie gezielt nach vorhandenen
Prüfungen in den vorhandenen Sprachen suchen. Sie gehen auf Prüfungssuche
und folgendes Fenster öffnet sich:
Sie erhalten im Ergebnis sämtliche Prüfungen, die für diese Sprache (hier Deutsch)
und dieses Niveau (hier B2) angeboten werden:
Für vier der angezeigten Prüfungen sind Termine vorhanden, die abgefragt werden
könn(t)en.
19

7. Menüpunkt Terminsuche
Im Menüpunkt Terminsuche können Sie gezielt nach vorhandenen
Prüfungsterminen für eine bestimmte Sprache suchen. Sie klicken auf den
Terminsuche und folgendes Fenster öffnet sich:
Ergebnis einer
Die Suche kann direkt im Ergebnis-Fenster noch verfeinert oder geändert werden.
20

8. Menüpunkt Sprachen
Im Menüpunkt Sprachen finden Sie sämtliche Sprachen, für die Prüfungen abgelegt
werden können:
21

9. Menüpunkt Prüfungen
Im Menüpunkt Prüfungen finden Sie die angebotenen Prüfungen der verfügbaren
Prüfungsinstitutionen:
Sie können genauere Informationen erhalten, wenn Sie auf das betreffende
Prüfungsinstitut klicken. Ein neues Fenster öffnet sich, hier wurde als Beispiel die
IHK Madrid ausgewählt:
22

10. Menüpunkt Niveaustufen
Die Niveaustufen entsprechen dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen
(GER). Varianten wie C2+ oder A2/B1 werden unter den Basisstufen gefunden.
23

11. Kontakt
11.1Prüfungsbeauftragte
Prüfungsbeauftragte sind Personen, die bayernweit für eine Sprache als
Ansprechpartner für die vhs-en erreichbar sind. Diese Liste ist nur eingeloggten
Personen zugänglich und öffnet sich, sobald Sie auf Prüfungsbeauftragte klicken.
11.2Prüfungskompetenzzentrum
Mit den Prüfungskompetenzzentren für Sprachen wird ein vernetztes und
differenziertes Angebot an Sprachprüfungen an bayerischen Volkshochschulen
sicher gestellt. Die Prüfungskompetenzzentren bieten regelmäßig Prüfungen und
Vorbereitungskurse an. Als regionale Kompetenzzentren beraten sie interessierte
Kundinnen und Kunden sowie Firmen und Institutionen. Die
Prüfungskompetenzzentren sind vom bayerischen Volkshochschulverband
akkreditiert.
Bitte beachten Sie: Die Prüfungskompetenzzentren werden bei den einzelnen
Prüfungen aufgelistet. Klicken Sie dazu einfach auf das Logo.
11.3Kontakt
Besucher der Website können direkt mit dem bvv Kontakt aufnehmen:
Ansprechpartnerin ist Frau Barbara Pedack, die per E-Mail und Telefon erreicht
werden kann.
24

12. Einbürgerungstest
Unter dem Menüpunkt Sprachen finden Sie am Ende der Aufzählung das Stichwort
Einbürgerungstest. Diese Prüfung kann an vhs-en abgelegt werden, um die
erforderlichen Voraussetzungen für eine Einbürgerung zu erlangen. Das zugehörige
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) finden Sie unter dem Menüpunkt
Prüfungen.
25

13. Wie bemerken Sie an Ihrer vhs, dass sich Interessent/-innen für
Ihre Prüfungen gefunden haben?
Der Interessent / die Interessentin an einer Sprachprüfung soll Kontakt mit der vhs
aufnehmen können. Hierfür bitten wir Sie neben der Eingabe der Prüfungstermine
auch Ihre Prüfungsverantwortlichen zu hinterlegen, wie oben gezeigt.
Externe Besucher/-innen des Prüfungsservers wählen die Sprachprüfung aus, die für
sie von Interesse ist und erhalten mit Klick auf die ausgewählte Prüfung ein Kontaktformular,
das sie mit ihren Daten befüllen und absenden.
Das Kontaktformular, Beispiel:
Hinweis: Wenn Sie selber (als angemeldete Nutzer/-innen) eine Prüfung auswählen,
werden im Kontaktformular Ihre Daten gleich voreingestellt – Sie müssen nur noch
auf „Absenden“ klicken.
Die hinterlegten Prüfungsverantwortlichen erhalten eine E-Mail mit den im
Kontaktformular eingetragenen Daten, Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich für die Prüfung: telc Deutsch A1 / Start Deutsch 1
am: 29.01.2011.
Bitte nehmen Sie mit mir Kontakt auf.
Krusche, Hella (TEST !)
Telefon: 089 51080-34
Mobil: 0171 7817126
E-Mail: hella.krusche@vhs-bayern.de
Bitte adressieren Sie Ihre Mitteilung an die Interessent/-innen anhand der im
Kontaktformular angegeben Adresse, klicken Sie nicht einfach auf ‚Antworten’.
26