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Zielgerichtet Besprechungen vor-, nachbereiten

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<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />

Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren<br />

<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />

BURW Oktober 2000 Seite 1<br />

Qü<br />

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5<br />

Qü<br />

<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />

Inhaltsverzeichnis<br />

Seite<br />

Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3<br />

Vorbereitung Begriffsabgrenzung 4<br />

Themen und Inhalte 6<br />

Teilnehmer 8<br />

Programmaufstellung 10<br />

Tagungsort und Terminfestlegung 12<br />

Tagungsraum, Bewirtung 14<br />

Nachbereitung Protokoll 16<br />

Sachliche und teilnehmeorientierte Nachbereitung<br />

Dokumentation 20<br />

Abrechnungen 22<br />

Trainingsaufgaben Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln 24<br />

Programmablauf entwerfen 26<br />

Tagungskorrespondenz führen 28<br />

Fallstudie Praxis GmbH <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>bereiten, <strong>nachbereiten</strong>,<br />

abrechnen<br />

Seite 2 Oktober 2000 BURW<br />

18<br />

30


Leittexte, Leitfragen<br />

<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />

QÜ<br />

Leittexte, Leitfragen 1. Haben Sie schon an Tagungen oder Seminaren teilgenommen?<br />

Berichten Sie. Welcher Aufwand wurde von Seiten der<br />

Organisatoren betrieben?<br />

2. Angenommen, Sie werden zu einer Konferenz eingeladen.<br />

Welche Informationen erwarten Sie auf dem Einladungsschreiben?<br />

3. Ihre Abteilung hält eine Besprechung anlässlich des<br />

anstehenden Betriebsfestes. Halten Sie eine Protokollführung für<br />

sinnvoll? Wer sollte Ihrer Meinung nach das Protokoll führen und<br />

welche Inhaltspunkte sollte dieses haben?<br />

4. Wozu dient die Vor- bzw. Nachbereitung von <strong>Besprechungen</strong>?<br />

BURW Oktober 2000 Seite 3<br />

5


5<br />

IITV<br />

images/burw0501.gif<br />

Vorbereitung<br />

Begriffsabgrenzung<br />

1. Zu welchen Zwecken werden <strong>Besprechungen</strong> einberufen?<br />

2. Sie werden zu einem Seminar eingeladen, mit welcher Art von Veranstaltung haben Sie<br />

zu rechnen?<br />

Seite 4 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Begriffsabgrenzung<br />

Besprechung, Sitzung, Konferenz, Seminar, Tagung - immer<br />

handelt es sich um Zusammenkünfte von mehreren Personen, die<br />

im Rahmen einer Zielsetzung Informationen austauschen. Jedoch<br />

bestehen Unterschiede.<br />

Besprechung Die Besprechung ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen zum<br />

Gedankenaustausch, meist innerbetrieblich ohne Tagesordnung.<br />

Sitzung Die Sitzung ist im Wesentlichen dadurch gekennzeichnet, dass<br />

bestimmte formelle Regelungen eingehalten werden<br />

(Tagesordnung, Vorschriften nach Gesetzen, Satzungen,<br />

Gesellschaftsverträge etc.).<br />

Konferenz Nimmt der Teilnehmerkreis größeren Umfang an und ist ein Leitthema<br />

bestimmt, spricht man von einer Konferenz.<br />

IITV<br />

Seminar Ein Seminar hat stets Schulungscharakter auf höherer Ebene. Die<br />

Teilnehmerzahl ist begrenzt, Teilnehmer kommen von innerhalb<br />

(intern) oder außerhalb des Betriebes (extern).<br />

Tagung Eine Tagung ist meist mit einem Seminar zu vergleichen, jedoch bei<br />

größerem Teilnehmerkreis und entsprechendem technischen und<br />

sachlichen Aufwand.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 5<br />

5


5<br />

IITV<br />

images/burw0502.gif<br />

Vorbereitung<br />

Themen, Inhalte<br />

1. Warum ist es notwendig, für Sitzungen und Tagungen Themen und Inhalte zu planen?<br />

2. Wie soll die Auswahl von Fachreferenten erfolgen? Erstellen Sie hierzu eine Check-Liste.<br />

Seite 6 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Themen, Inhalte<br />

Tagungsthemen und<br />

Referenten<br />

Tagungsthemen und<br />

Referenten (2)<br />

Sitzungen und Tagungen bedürfen einer Vorbereitung, die den<br />

Erfordernissen angepasst ist und den jeweiligen Zielen entspricht.<br />

So muss auf jeden Fall eine Checkliste erstellt werden.<br />

Eine sorgfältige Planung trägt wesentlich zum Erfolg der<br />

Veranstaltung bei.<br />

IITV<br />

Zuerst müssen Themen und Inhalte festgelegt werden. Dies wird in<br />

der Regel von den zuständigen Fachabteilungen durchgeführt.<br />

Für Tagungen empfiehlt es sich, ein Rahmenthema zu stellen und<br />

zu diesem Thema Fachreferenten zu gewinnen. Je nachdem<br />

welchen Umfang und welchen Stellenwert die Tagung einnimmt,<br />

wird man unternehmensinterne bzw. unternehmensexterne, auch<br />

entsprechend hochkarätige Referenten verpflichten. Häufig wird ein<br />

besonders kompetenter und fachlich attraktiver Hauptredner und<br />

eine Reihe von weiteren Referenten gewählt. Nun muss mit den<br />

Personen Kontakt aufgenommen und abgeklärt werden, ob diese<br />

Fachleute den Auftrag übernehmen können und wollen. Mögliche<br />

Termine werden festgehalten. Honorar<strong>vor</strong>stellungen sollten genannt<br />

werden. Haben sich die Partner über diese Punkte geeinigt, wird<br />

den Referenten eine grobe inhaltliche und evtl. genaue zeitliche<br />

Vorgabe über den Vortrag zugeleitet.<br />

Daraufhin entwerfen die verpflichteten Redner ihren Vortrag und<br />

geben ihn zur thematischen Abgleichung an die planende Stelle.<br />

Nun kann auch die zeitliche Abfolge der Vorträge einer Sitzung oder<br />

Tagung bestimmt werden. Das Ergebnis ist die Reihenfolge der<br />

Tagesordnungspunkte, wobei Pausen und Pufferzeiten<br />

berücksichtigt werden müssen.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 7<br />

5


5<br />

IITV<br />

images/burw0503.gif<br />

Was versteht man unter der Multiplikatorfunktion von Seminarteilnehmern?<br />

Vorbereitung<br />

Teilnehmer<br />

Seite 8 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Teilnehmer<br />

Neben den Referenten muss der eigentliche Teilnehmerkreis<br />

bestimmt werden.<br />

Wer sind diese Teilnehmer?<br />

Grundsätzlich sollen Personen teilnehmen,<br />

• deren Aufgabenbereich durch die angeschnittenen Themen<br />

unmittelbar betroffen ist,<br />

• die über sachdienliche Informationen verfügen,<br />

IITV<br />

• die diese Informationen für ihre Aufgabenstellung benötigen.<br />

Hier kann jedoch ein Zielkonflikt auftreten zwischen dem Bestreben,<br />

die obengenannten Kriterien zu erfüllen und der Notwendigkeit den<br />

Teilnehmerkreis zahlenmäßig zu begrenzen. Dann sind zusätzliche<br />

Kriterien heranzuziehen, so können z. B. bestimmte Teilnehmer<br />

Multiplikatorfunktion übernehmen, oder es wird nur ab einer<br />

bestimmten Hierarchie-Ebene eingeladen. Manchmal müssen<br />

bestimmte Personen an einer Tagung oder Sitzung teilnehmen,<br />

andere sind nur erwünscht.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 9<br />

5


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IITV<br />

images/burw0504.gif<br />

Vorbereitung<br />

Programmaufstellung<br />

Warum ist es sinnvoll, das Tagungsprogramm bereits mit der Einladung zu versenden?<br />

Seite 10 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Programmaufstellung<br />

Titelseite Auf dem Titelblatt des Programms werden Veranstalter und<br />

Veranstaltung, Konferenzort und Konferenzzeit sowie der<br />

Teilnehmerkreis genannt.<br />

Programmablauf Das Tagesprogramm enthält weiterhin den Programmablauf der<br />

Tagung mit der zeitlichen Einordnung der einzelnen<br />

Veranstaltungen, Anfang und Ende der Vorträge und Arbeitskreise,<br />

Zeiten für gemeinsames Mittagessen und Kaffeepausen.<br />

Referentenliste Die Referenten der Vorträge werden <strong>vor</strong>gestellt, z. B. mit Foto,<br />

Namen, Titel, Funktion, Bereich, Firma, Ort, Land.<br />

Allgemeine<br />

Informationen<br />

Sie enthalten An- und Abreisemöglichkeiten, evtl. einen<br />

Anfahrtsplan oder Stadtplan, Öffentliche Verkehrsmittel,<br />

Parkmöglichkeiten, Freizeitmöglichkeiten, das Angebot an<br />

kulturellen und sonstigen Veranstaltungen, Anschrift und<br />

Telefonnummer des Tagungshauses, Modalitäten der<br />

Kostenregulierung, Übernachtungsmöglichkeiten und<br />

Rahmenprogramm.<br />

Beilagen Wenn nötig, werden dem Programm zusätzliche Unterlagen<br />

beigefügt, wie z. B. Zeichnungen, Tabellen, Muster, Prospekte.<br />

IITV<br />

Häufig wird das Tagungsprogramm der Einladung beigelegt. Die<br />

Einladung sollte zusätzlich noch auf den Anmeldeschluss hinweisen<br />

und eine Rückantwortkarte für die Anmeldung inklusive einer<br />

Unterkunftsregelung enthalten.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 11<br />

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5<br />

IITV<br />

images/burw0505.gif<br />

Vorbereitung<br />

Tagungsort, Terminfestlegung<br />

1. Nennen Sie Gründe dafür, dass Tagungen in außerbetrieblichen Räumen abgehalten<br />

werden.<br />

2. Welche Bereiche müssen bei der Terminfestlegung abgestimmt werden?<br />

Seite 12 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Tagungsort, Terminfestlegung<br />

Tagungsort -<br />

innerbetrieblich<br />

Tagungsort -<br />

außerbetrieblich<br />

IITV<br />

Soll eine Besprechung, Sitzung oder Tagung im eigenen Hause des<br />

Unternehmens stattfinden, ist festzustellen, ob ein Konferenzraum<br />

entsprechender Größe und Ausstattung zum <strong>vor</strong>gesehenen Termin<br />

frei ist. Es muss gleichzeitig die be<strong>vor</strong>stehende Veranstaltung im<br />

Belegungsplan eingetragen werden.<br />

Soll eine Besprechung, Sitzung oder Tagung außerbetrieblich stattfinden,<br />

muss ein Tagungslokal gefunden werden. Spezielle<br />

Tagungshotels bieten die dafür ausgestatteten Räumlichkeiten an,<br />

ermöglichen gleichzeitig die Unterbringung und Bewirtung der<br />

Teilnehmer und verfügen meistens über zusätzliche Einrichtungen<br />

wie Swimmingpool, Tennisplätze, Sauna, Fitnessraum.<br />

Auch hier muss geklärt werden, ob Räumlichkeiten und<br />

Bettenkapazitäten für die zu planende Veranstaltung ausreichen<br />

und der gewünschte Termin realisiert werden kann.<br />

Terminfestlegung Die Terminfestlegung muss rechtzeitig erfolgen, was von Ausmaß<br />

und Bedeutung der Veranstaltung abhängig ist. Bei großen<br />

Tagungen werden Termine schon Monate <strong>vor</strong>her veröffentlicht,<br />

damit die potentiellen Teilnehmer ihre Planung danach ausrichten<br />

können. Die wesentliche organisatorische Aufgabe ist es, die<br />

betriebsinternen Termin<strong>vor</strong>stellungen mit den Fachreferenten und<br />

dem Veranstaltungshotel abzustimmen und in Einklang zu bringen.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 13<br />

5


5<br />

IITV<br />

images/burw0506.gif<br />

Vorbereitung<br />

Tagungsraum, Bewirtung<br />

1. Nach welchen Kriterien wird man die Sitzordnung einer Besprechung festlegen?<br />

2. Warum werden bei Tagungen verschiedene Medien wie Overheadprojektoren, Flipchart,<br />

Videoanlagen eingesetzt?<br />

Seite 14 Oktober 2000 BURW


Vorbereitung<br />

Tagungsraum, Bewirtung<br />

Tagungsraum Die angenehme Gestaltung des Tagungsraumes ist mit ein<br />

wichtiger Faktor für den Erfolg der Veranstaltung. Beleuchtung und<br />

Belüftung müssen stimmen und auch das Umfeld, z. B.:<br />

ausreichende Garderoben, Hinweisschilder, ausreichende<br />

Parkplätze, ist wichtig.<br />

Sitzordnung Entsprechend der angemeldeten Teilnehmerzahl ist eine<br />

Sitzordnung für den Tagungsraum zu entwerfen und dafür zu<br />

sorgen, dass diese realisiert werden kann. Tische und Stühle sind in<br />

geeigneter Anzahl zu beschaffen und termingerecht aufzustellen.<br />

Aspekte der Sitzordnung (Teilnehmerbesonderheiten) sind zu<br />

beachten.<br />

Technische<br />

Voraussetzungen<br />

IITV<br />

Es ist abzuklären, in wieweit Overheadprojektor, Flipchart,<br />

Videorecorder, Mikrofon mit Lautsprecheranlage, Filmprojektor,<br />

Verdunklungen benötigt werden. Diese Geräte müssen dann zum<br />

gewünschten Termin beschafft werden. Um Pannen zu vermeiden,<br />

sollten die Geräte kurz <strong>vor</strong> der Veranstaltung auf ihre<br />

Funktionsfähigkeit hin überprüft werden. Für Overheadprojektoren<br />

sind Ersatzglühbirnen, Blankofolien und Folienstifte, für drahtlose<br />

Mikrofonanlagen sind Ersatzbatterien bereitzuhalten.<br />

Teilnehmerunterlagen Für die Teilnehmer sind Namensschilder, Arbeitsunterlagen,<br />

Schreibunterlage und Notizpapier, gegebenenfalls Aschenbecher,<br />

Werbegeschenke bereitzustellen.<br />

Bewirtung Während des Verlaufs einer Tagung sollten nichtalkoholische<br />

Getränke bereitstehen, so dass deren Beschaffung keine unnötige<br />

Unruhe verursacht.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 15<br />

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IITV<br />

images/burw0507.gif<br />

Worin besteht der Unterschied von Ergebnisprotokoll und normalem Protokoll?<br />

Nachbereitung<br />

Protokoll<br />

Seite 16 Oktober 2000 BURW


Nachbereitung<br />

Protokoll<br />

Ergebnis- oder<br />

Kurzprotokoll<br />

Ergebnis- oder<br />

Kurzprotokoll (2)<br />

Um den Verlauf von <strong>Besprechungen</strong> und Sitzungen sowie deren<br />

Ergebnisse festzuhalten, ist es erforderlich, ein Protokoll<br />

anzufertigen.<br />

In vielen Fällen ist es ausreichend, lediglich die einzelnen<br />

Ergebnisse oder Vereinbarungen zu notieren. Es werden nur solche<br />

Aussagen schriftlich fixiert, die für die Zukunft Informationswert<br />

besitzen. Man spricht von Ergebnis- oder Kurzprotokollen.<br />

Soll nachvollziehbar sein, wie es zum Ergebnis einer Besprechung<br />

gekommen ist, wird ein ausführliches Protokoll benötigt.<br />

Funktionen des Besprechungsprotokolls:<br />

• Betroffene, verhinderte Nicht-Teilnehmer oder andere<br />

interessierte Personen können nachträglich informiert werden.<br />

• Anhand des Besprechungsprotokolls kann die Einhaltung der<br />

Vereinbarungen und Termine überprüft werden.<br />

• Es enthält Informationen darüber, wer welche Aufgaben bis<br />

wann zu erledigen hat.<br />

• Das Protokoll dokumentiert dauerhaft die Informationen der<br />

Besprechung.<br />

IITV<br />

Bei längeren Tagungen eigenen Protokollführer bestimmen. Es ist<br />

jedoch nicht empfehlenswert, den Hauptbetroffenen damit zu<br />

betrauen. Der Besprechungsleiter sollte die in das Protokoll<br />

aufzunehmenden Ergebnisse jeweils genau formulieren.<br />

Andererseits sollte der Protokollführer den Besprechungsleiter<br />

unterstützen, indem er auf noch fehlende Maßnahmen hinweist, z.<br />

B. dass noch Termine zu vereinbaren sind.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 17<br />

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IITV<br />

images/burw0508.gif<br />

Nachbereitung<br />

Sachliche, teilnehmerorientierte Nachbereitung<br />

Welcher Phase des Vier-Phasen-Modells ist die Nachbereitung einer Besprechung<br />

zuzuordnen? Erklären Sie anhand der Durchführung einer Tagung auch die übrigen<br />

Phasen des Modells.<br />

Seite 18 Oktober 2000 BURW


Nachbereitung<br />

Sachliche, teilnehmerorientierte Nachbereitung<br />

Eine Nachbereitung von <strong>Besprechungen</strong> ist erforderlich, um deren<br />

Effektivität und damit auch die Zufriedenheit der Teilnehmer zu<br />

verbessern.<br />

Sachliche Faktoren • Standen die organisatorischen Rahmenbedingungen im<br />

Einklang mit den Erwartungen der Teilnehmer?<br />

Teilnehmerorientierte<br />

Argumente<br />

• Haben notwendige Unterlagen gefehlt?<br />

• War der Teilnehmerkreis richtig gewählt?<br />

• Ist das Protokoll richtig erstellt worden?<br />

• Haben alle Teilnehmer die Besprechung mitgetragen?<br />

• Waren alle Teilnehmer auf die Besprechung ausreichend<br />

<strong>vor</strong>bereitet?<br />

IITV<br />

• Haben alle Teilnehmer die gefassten Ergebnisse akzeptiert?<br />

• Ist es zu Konflikten gekommen?<br />

Es ist teilweise schwierig, die in der Checkliste angeregten<br />

Informationen zu beschaffen. Häufig beantwortet der<br />

verantwortliche Besprechungsleiter die Fragen aus seiner u. U.<br />

subjektiven Sicht. Bei Konferenzen, Seminaren, Tagungen ist es<br />

durchaus üblich, dass am Ende der Veranstaltung Fragebögen an<br />

die Teilnehmer verteilt werden, die zu einer Manöverkritik<br />

auffordern. So können auch Meinungen festgestellt werden, die<br />

nicht offen <strong>vor</strong>getragen wurden.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 19<br />

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IITV<br />

images/burw0509.gif<br />

Nennen Sie mögliche Interessensgründe für die Dokumentation einer Tagung.<br />

Nachbereitung<br />

Dokumentation<br />

Seite 20 Oktober 2000 BURW


Nachbereitung<br />

Dokumentation<br />

Bei Tagungen von größerer Bedeutung und höherer Teilnehmerzahl<br />

wird häufig eine Dokumentation herausgegeben. Die Herausgabe<br />

erfolgt zum Teil als Buch oder buchähnlich.<br />

Form Bei nicht der Geheimhaltung unterliegenden Sachverhalten, die<br />

allgemein auf Interesse stoßen, erscheinen<br />

Tagungsdokumentationen sogar im Buchhandel.<br />

Bei Tagungen, die mehr Schulungscharakter haben, wird die<br />

Dokumentation den Teilnehmern häufig zu Beginn ausgehändigt,<br />

damit sich die Teilnehmer besser auf die Inhalte konzentrieren<br />

können und nicht genötigt sind mitzuschreiben. Bei sonstigen<br />

Tagungen wird eine Dokumentation meist erst nachträglich erstellt,<br />

besonders dann, wenn der Inhalt von Podiumsdiskussionen oder<br />

Arbeitskreisen eingearbeitet werden soll.<br />

Inhalt Eine Dokumentation enthält meist:<br />

• Titel, Ort, Zeit, Veranstalter;<br />

• Inhaltsverzeichnis;<br />

• Inhalte (Vorträge, Diskussionen, Arbeitskreise);<br />

• Verzeichnis der Teilnehmer;<br />

• Stichwortverzeichnis;<br />

• Programmablauf.<br />

IITV<br />

BURW Oktober 2000 Seite 21<br />

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IITV<br />

images/burw0510.gif<br />

Nachbereitung<br />

Abrechnungen<br />

Nennen Sie Beispiele innerbetrieblich zu erbringender Leistungen im Zusammenhang mit<br />

Tagungen, für die kalkulatorische Kosten ermittelt werden müssen.<br />

Seite 22 Oktober 2000 BURW


Nachbereitung<br />

Abrechnungen<br />

Ist eine Tagung durchgeführt, so ist meist eine umfangreiche<br />

finanzielle Abrechnung erforderlich.<br />

Abrechnung Abgerechnet wird in der Hauptsache mit<br />

Gesamtkostenermittlung<br />

• Teilnehmern (Verrechnung der Tagungs- bzw.<br />

Teilnahmegebühr);<br />

• Hotels, Gaststätten (Bezahlung für Übernachtungen,<br />

Saalmieten, Benutzung von Medien, Bewirtung);<br />

IITV<br />

• Referenten (Überweisung von Honoraren, meist verbunden mit<br />

Dank für Aufgabenübernahme).<br />

Die Abwicklung von Tagungen erfolgt häufig unter Einsatz des<br />

Personalcomputers. Entweder werden auf der Basis von integrierter<br />

Standardsoftware entsprechende Eigenanwendungen erstellt<br />

(Teilnehmerverwaltung und Abrechnung in der Datenbank,<br />

Schriftverkehr über Textverarbeitung), oder es werden die im<br />

Handel erhältlichen PC-Programme für die Seminarverwaltung<br />

verwendet, die auch die Durchführung der Abrechnung wesentlich<br />

erleichtern.<br />

Unter kostenrechnerischen Gesichtspunkten ist es zusätzlich<br />

erforderlich, die gesamten Kosten der Veranstaltung zu ermitteln.<br />

Zu den Aufwendungen müssen noch die kalkulatorischen Kosten für<br />

innerbetrieblich erbrachte Leistungen hinzugerechnet werden, um<br />

zu den Gesamtkosten zu gelangen.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 23<br />

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TA<br />

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Trainingsaufgaben<br />

Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln<br />

Seite 24 Oktober 2000 BURW


Trainingsaufgaben<br />

Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln<br />

Aufgabenstellung Entwickeln Sie einen Vordruck für ein Besprechungsprotokoll.<br />

Der Vordruck soll folgende Elemente enthalten:<br />

• Titel Besprechungsprotokoll;<br />

• Datum der Besprechung;<br />

• Absender;<br />

• Adressaten;<br />

• Kurzinformation: Sie erhalten hiermit das Protokoll der oben<br />

genannten Besprechung.<br />

• Die Spalten: Nummer der Tagesordnungspunkte; Inhalt;<br />

Ergebnis; Termin; Vermerke.<br />

Arbeitsschritte • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die<br />

Aufgabenstellung.<br />

• Überlegen Sie zunächst, wie der Vordruck aussehen soll.<br />

• Arbeiten Sie mit der Tabellenfunktion im<br />

Textverarbeitungsprogramm.<br />

• Gestalten Sie Ihr Blatt übersichtlich z. B. durch Rahmen,<br />

Her<strong>vor</strong>hebungen, Schattierungen.<br />

• Speichern Sie Ihr Ergebnis, machen Sie einen Ausdruck und<br />

übertragen Sie an den Tutor, falls Sie Telelerner sind.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 25<br />

TA<br />

5


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TA<br />

images/burw0512.gif<br />

Trainingsaufgaben<br />

Programmablauf entwerfen<br />

Seite 26 Oktober 2000 BURW


Trainingsaufgaben<br />

Programmablauf entwerfen<br />

Aufgabenstellung Schreiben Sie den Programmablauf für eine zweitägige Tagung.<br />

Beginn am ersten Tag mit einer Begrüßung um 10 Uhr (1/2 Stunde),<br />

anschließend ein Vortrag.<br />

Am zweiten Tag ist der Beginn der Veranstaltung bereits um 9 Uhr,<br />

am Vormittag sind zwei Vorträge, unterbrochen durch eine<br />

halbstündige Kaffeepause.<br />

Mittagessen ist jeweils von 12:30 Uhr bis 14:00 Uhr.<br />

Am Nachmittag des ersten Tages finden zwei Arbeitskreise statt, die<br />

um 17:30 Uhr enden, dazwischen eine halbstündige Kaffeepause.<br />

Abendessen ist für 19:00 Uhr <strong>vor</strong>gesehen.<br />

Am zweiten Tag ist nach dem Mittagessen nur noch ein Arbeitskreis<br />

mit Ende 15:30 Uhr, anschließend Abreise.<br />

Arbeitsschritte • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und entwerfen Sie das<br />

Konzept für den Programmablauf.<br />

• Arbeiten Sie mit der Tabellenfunktion im<br />

Textverarbeitungsprogramm.<br />

• Benutzen Sie die Rahmensymbole, variieren Sie die Linien- und<br />

Schriftart und verwenden Sie Schattierungen, um Ihr Blatt<br />

übersichtlich und ansprechend zu gestalten.<br />

• Machen Sie einen Ausdruck von Ihrem Arbeitsergebnis und<br />

speichern Sie es. Wenn Sie Telelerner sind, übertragen Sie das<br />

Ergebnis an den Tutor.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 27<br />

TA<br />

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TA<br />

images/burw0513.gif<br />

Trainingsaufgaben<br />

Tagungskorrespondenz führen<br />

Seite 28 Oktober 2000 BURW


Trainingsaufgaben<br />

Tagungskorrespondenz führen<br />

Aufgabenstellung Für eine betriebswirtschaftliche Tagung wurde Prof. Dr. Kleinkunst<br />

als Hauptreferent gewonnen. Er hat sich bereit erklärt, über das<br />

Thema “Mitarbeiterpotenziale nutzen” einen ca. einstündigen<br />

Vortrag zu halten. Dies wurde bereits telefonisch mit ihm vereinbart.<br />

Entwerfen Sie einen Brief an den Professor, in dem Sie ihn an diese<br />

Abmachung erinnern und ihn um die Abgabe seines<br />

Vortragskonzeptes bis zum 19..-06-30 bitten.<br />

Arbeitsschritte • Entwerfen Sie mit Hilfe der Textverarbeitung einen Brief an<br />

Prof. Kleinkunst.<br />

• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen<br />

Sie es ggf. an den Teletutor.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 29<br />

TA<br />

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5<br />

TF<br />

images/burw0514.gif<br />

Fallstudie Praxis GmbH<br />

<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong>, abrechnen<br />

Seite 30 Oktober 2000 BURW


Fallstudie Praxis GmbH<br />

<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong>, abrechnen<br />

Aufgabenstellung Pressekonferenz zur Vorstellung des Jahresabschlusses 19...<br />

Wir halten es auch in diesem Jahr für zweckmäßig, den<br />

Jahresabschluss des Jahres 1999 zum Anlass zu nehmen, die<br />

Vertreter der regionalen Presse im Rahmen unserer<br />

Öffentlichkeitsarbeit zu einer Pressekonferenz einzuladen.<br />

Die Teilnehmer sind zeitgerecht einzuladen, wobei der<br />

Personenkreis aus der letztjährigen Teilnehmerliste zu übernehmen<br />

ist. Die Veranstaltung soll in Abstimmung mit dem Dresdener Hof<br />

am 22. April 2000, 18:30 Uhr, dort im Blauen Saal stattfinden.<br />

Warmes Buffet, wie gewohnt, ist <strong>vor</strong>zusehen, Getränke nach Wahl.<br />

Vorgesehene Tagesordnung: Begrüßung der Gäste durch<br />

Dr. Schmidt-Weigand, Vorstellung des Jahresabschlusses durch<br />

Dipl.-Kfm. Heinz-Thilo Sachse, Referat Umweltkonzept der Praxis<br />

GmbH durch Herbert Ecker, danach Konferenzrunde. Im Anschluss<br />

wird das Buffet eröffnet.<br />

gez. Dr. Schmidt-Weigand<br />

1. Entwerfen Sie den Serienbrief für die Einladung der Teilnehmer.<br />

2. Laden Sie auch unsere Herren Sachse und Ecker ein, mit der<br />

Bitte, den <strong>vor</strong>gesehenen Beitrag zu übernehmen.<br />

3. Bestellen Sie im "Dresdner Hof", wie gewünscht, den Raum,<br />

Bewirtung etc.<br />

4. Jeder Teilnehmer soll als Aufmerksamkeit unseres Hauses den<br />

Bildband "Unsere Heimat", erschienen im Verlagshaus Meyer-Diehl,<br />

Landsberg, zum Preis von 38,00 DM zzgl. MwSt. erhalten. Bitte wie<br />

üblich in unserer Buchhhandlung am Dom bestellen.<br />

5. Fertigen Sie eine Checkliste über die Unterlagen, die Sie zur<br />

Abrechnung der Pressekonferenz brauchen.<br />

Arbeitsschritte • Bearbeiten Sie mit Hilfe der Textverarbeitung die Fallstudie.<br />

• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen<br />

Sie es ggf. an den Teletutor.<br />

BURW Oktober 2000 Seite 31<br />

TF<br />

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