Zielgerichtet Besprechungen vor-, nachbereiten
Zielgerichtet Besprechungen vor-, nachbereiten
Zielgerichtet Besprechungen vor-, nachbereiten
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<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />
Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren<br />
<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />
BURW Oktober 2000 Seite 1<br />
Qü<br />
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Qü<br />
<strong>Zielgerichtet</strong> <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />
Inhaltsverzeichnis<br />
Seite<br />
Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3<br />
Vorbereitung Begriffsabgrenzung 4<br />
Themen und Inhalte 6<br />
Teilnehmer 8<br />
Programmaufstellung 10<br />
Tagungsort und Terminfestlegung 12<br />
Tagungsraum, Bewirtung 14<br />
Nachbereitung Protokoll 16<br />
Sachliche und teilnehmeorientierte Nachbereitung<br />
Dokumentation 20<br />
Abrechnungen 22<br />
Trainingsaufgaben Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln 24<br />
Programmablauf entwerfen 26<br />
Tagungskorrespondenz führen 28<br />
Fallstudie Praxis GmbH <strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>bereiten, <strong>nachbereiten</strong>,<br />
abrechnen<br />
Seite 2 Oktober 2000 BURW<br />
18<br />
30
Leittexte, Leitfragen<br />
<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong><br />
QÜ<br />
Leittexte, Leitfragen 1. Haben Sie schon an Tagungen oder Seminaren teilgenommen?<br />
Berichten Sie. Welcher Aufwand wurde von Seiten der<br />
Organisatoren betrieben?<br />
2. Angenommen, Sie werden zu einer Konferenz eingeladen.<br />
Welche Informationen erwarten Sie auf dem Einladungsschreiben?<br />
3. Ihre Abteilung hält eine Besprechung anlässlich des<br />
anstehenden Betriebsfestes. Halten Sie eine Protokollführung für<br />
sinnvoll? Wer sollte Ihrer Meinung nach das Protokoll führen und<br />
welche Inhaltspunkte sollte dieses haben?<br />
4. Wozu dient die Vor- bzw. Nachbereitung von <strong>Besprechungen</strong>?<br />
BURW Oktober 2000 Seite 3<br />
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IITV<br />
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Vorbereitung<br />
Begriffsabgrenzung<br />
1. Zu welchen Zwecken werden <strong>Besprechungen</strong> einberufen?<br />
2. Sie werden zu einem Seminar eingeladen, mit welcher Art von Veranstaltung haben Sie<br />
zu rechnen?<br />
Seite 4 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Begriffsabgrenzung<br />
Besprechung, Sitzung, Konferenz, Seminar, Tagung - immer<br />
handelt es sich um Zusammenkünfte von mehreren Personen, die<br />
im Rahmen einer Zielsetzung Informationen austauschen. Jedoch<br />
bestehen Unterschiede.<br />
Besprechung Die Besprechung ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen zum<br />
Gedankenaustausch, meist innerbetrieblich ohne Tagesordnung.<br />
Sitzung Die Sitzung ist im Wesentlichen dadurch gekennzeichnet, dass<br />
bestimmte formelle Regelungen eingehalten werden<br />
(Tagesordnung, Vorschriften nach Gesetzen, Satzungen,<br />
Gesellschaftsverträge etc.).<br />
Konferenz Nimmt der Teilnehmerkreis größeren Umfang an und ist ein Leitthema<br />
bestimmt, spricht man von einer Konferenz.<br />
IITV<br />
Seminar Ein Seminar hat stets Schulungscharakter auf höherer Ebene. Die<br />
Teilnehmerzahl ist begrenzt, Teilnehmer kommen von innerhalb<br />
(intern) oder außerhalb des Betriebes (extern).<br />
Tagung Eine Tagung ist meist mit einem Seminar zu vergleichen, jedoch bei<br />
größerem Teilnehmerkreis und entsprechendem technischen und<br />
sachlichen Aufwand.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 5<br />
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IITV<br />
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Vorbereitung<br />
Themen, Inhalte<br />
1. Warum ist es notwendig, für Sitzungen und Tagungen Themen und Inhalte zu planen?<br />
2. Wie soll die Auswahl von Fachreferenten erfolgen? Erstellen Sie hierzu eine Check-Liste.<br />
Seite 6 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Themen, Inhalte<br />
Tagungsthemen und<br />
Referenten<br />
Tagungsthemen und<br />
Referenten (2)<br />
Sitzungen und Tagungen bedürfen einer Vorbereitung, die den<br />
Erfordernissen angepasst ist und den jeweiligen Zielen entspricht.<br />
So muss auf jeden Fall eine Checkliste erstellt werden.<br />
Eine sorgfältige Planung trägt wesentlich zum Erfolg der<br />
Veranstaltung bei.<br />
IITV<br />
Zuerst müssen Themen und Inhalte festgelegt werden. Dies wird in<br />
der Regel von den zuständigen Fachabteilungen durchgeführt.<br />
Für Tagungen empfiehlt es sich, ein Rahmenthema zu stellen und<br />
zu diesem Thema Fachreferenten zu gewinnen. Je nachdem<br />
welchen Umfang und welchen Stellenwert die Tagung einnimmt,<br />
wird man unternehmensinterne bzw. unternehmensexterne, auch<br />
entsprechend hochkarätige Referenten verpflichten. Häufig wird ein<br />
besonders kompetenter und fachlich attraktiver Hauptredner und<br />
eine Reihe von weiteren Referenten gewählt. Nun muss mit den<br />
Personen Kontakt aufgenommen und abgeklärt werden, ob diese<br />
Fachleute den Auftrag übernehmen können und wollen. Mögliche<br />
Termine werden festgehalten. Honorar<strong>vor</strong>stellungen sollten genannt<br />
werden. Haben sich die Partner über diese Punkte geeinigt, wird<br />
den Referenten eine grobe inhaltliche und evtl. genaue zeitliche<br />
Vorgabe über den Vortrag zugeleitet.<br />
Daraufhin entwerfen die verpflichteten Redner ihren Vortrag und<br />
geben ihn zur thematischen Abgleichung an die planende Stelle.<br />
Nun kann auch die zeitliche Abfolge der Vorträge einer Sitzung oder<br />
Tagung bestimmt werden. Das Ergebnis ist die Reihenfolge der<br />
Tagesordnungspunkte, wobei Pausen und Pufferzeiten<br />
berücksichtigt werden müssen.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 7<br />
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IITV<br />
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Was versteht man unter der Multiplikatorfunktion von Seminarteilnehmern?<br />
Vorbereitung<br />
Teilnehmer<br />
Seite 8 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Teilnehmer<br />
Neben den Referenten muss der eigentliche Teilnehmerkreis<br />
bestimmt werden.<br />
Wer sind diese Teilnehmer?<br />
Grundsätzlich sollen Personen teilnehmen,<br />
• deren Aufgabenbereich durch die angeschnittenen Themen<br />
unmittelbar betroffen ist,<br />
• die über sachdienliche Informationen verfügen,<br />
IITV<br />
• die diese Informationen für ihre Aufgabenstellung benötigen.<br />
Hier kann jedoch ein Zielkonflikt auftreten zwischen dem Bestreben,<br />
die obengenannten Kriterien zu erfüllen und der Notwendigkeit den<br />
Teilnehmerkreis zahlenmäßig zu begrenzen. Dann sind zusätzliche<br />
Kriterien heranzuziehen, so können z. B. bestimmte Teilnehmer<br />
Multiplikatorfunktion übernehmen, oder es wird nur ab einer<br />
bestimmten Hierarchie-Ebene eingeladen. Manchmal müssen<br />
bestimmte Personen an einer Tagung oder Sitzung teilnehmen,<br />
andere sind nur erwünscht.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 9<br />
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IITV<br />
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Vorbereitung<br />
Programmaufstellung<br />
Warum ist es sinnvoll, das Tagungsprogramm bereits mit der Einladung zu versenden?<br />
Seite 10 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Programmaufstellung<br />
Titelseite Auf dem Titelblatt des Programms werden Veranstalter und<br />
Veranstaltung, Konferenzort und Konferenzzeit sowie der<br />
Teilnehmerkreis genannt.<br />
Programmablauf Das Tagesprogramm enthält weiterhin den Programmablauf der<br />
Tagung mit der zeitlichen Einordnung der einzelnen<br />
Veranstaltungen, Anfang und Ende der Vorträge und Arbeitskreise,<br />
Zeiten für gemeinsames Mittagessen und Kaffeepausen.<br />
Referentenliste Die Referenten der Vorträge werden <strong>vor</strong>gestellt, z. B. mit Foto,<br />
Namen, Titel, Funktion, Bereich, Firma, Ort, Land.<br />
Allgemeine<br />
Informationen<br />
Sie enthalten An- und Abreisemöglichkeiten, evtl. einen<br />
Anfahrtsplan oder Stadtplan, Öffentliche Verkehrsmittel,<br />
Parkmöglichkeiten, Freizeitmöglichkeiten, das Angebot an<br />
kulturellen und sonstigen Veranstaltungen, Anschrift und<br />
Telefonnummer des Tagungshauses, Modalitäten der<br />
Kostenregulierung, Übernachtungsmöglichkeiten und<br />
Rahmenprogramm.<br />
Beilagen Wenn nötig, werden dem Programm zusätzliche Unterlagen<br />
beigefügt, wie z. B. Zeichnungen, Tabellen, Muster, Prospekte.<br />
IITV<br />
Häufig wird das Tagungsprogramm der Einladung beigelegt. Die<br />
Einladung sollte zusätzlich noch auf den Anmeldeschluss hinweisen<br />
und eine Rückantwortkarte für die Anmeldung inklusive einer<br />
Unterkunftsregelung enthalten.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 11<br />
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IITV<br />
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Vorbereitung<br />
Tagungsort, Terminfestlegung<br />
1. Nennen Sie Gründe dafür, dass Tagungen in außerbetrieblichen Räumen abgehalten<br />
werden.<br />
2. Welche Bereiche müssen bei der Terminfestlegung abgestimmt werden?<br />
Seite 12 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Tagungsort, Terminfestlegung<br />
Tagungsort -<br />
innerbetrieblich<br />
Tagungsort -<br />
außerbetrieblich<br />
IITV<br />
Soll eine Besprechung, Sitzung oder Tagung im eigenen Hause des<br />
Unternehmens stattfinden, ist festzustellen, ob ein Konferenzraum<br />
entsprechender Größe und Ausstattung zum <strong>vor</strong>gesehenen Termin<br />
frei ist. Es muss gleichzeitig die be<strong>vor</strong>stehende Veranstaltung im<br />
Belegungsplan eingetragen werden.<br />
Soll eine Besprechung, Sitzung oder Tagung außerbetrieblich stattfinden,<br />
muss ein Tagungslokal gefunden werden. Spezielle<br />
Tagungshotels bieten die dafür ausgestatteten Räumlichkeiten an,<br />
ermöglichen gleichzeitig die Unterbringung und Bewirtung der<br />
Teilnehmer und verfügen meistens über zusätzliche Einrichtungen<br />
wie Swimmingpool, Tennisplätze, Sauna, Fitnessraum.<br />
Auch hier muss geklärt werden, ob Räumlichkeiten und<br />
Bettenkapazitäten für die zu planende Veranstaltung ausreichen<br />
und der gewünschte Termin realisiert werden kann.<br />
Terminfestlegung Die Terminfestlegung muss rechtzeitig erfolgen, was von Ausmaß<br />
und Bedeutung der Veranstaltung abhängig ist. Bei großen<br />
Tagungen werden Termine schon Monate <strong>vor</strong>her veröffentlicht,<br />
damit die potentiellen Teilnehmer ihre Planung danach ausrichten<br />
können. Die wesentliche organisatorische Aufgabe ist es, die<br />
betriebsinternen Termin<strong>vor</strong>stellungen mit den Fachreferenten und<br />
dem Veranstaltungshotel abzustimmen und in Einklang zu bringen.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 13<br />
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IITV<br />
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Vorbereitung<br />
Tagungsraum, Bewirtung<br />
1. Nach welchen Kriterien wird man die Sitzordnung einer Besprechung festlegen?<br />
2. Warum werden bei Tagungen verschiedene Medien wie Overheadprojektoren, Flipchart,<br />
Videoanlagen eingesetzt?<br />
Seite 14 Oktober 2000 BURW
Vorbereitung<br />
Tagungsraum, Bewirtung<br />
Tagungsraum Die angenehme Gestaltung des Tagungsraumes ist mit ein<br />
wichtiger Faktor für den Erfolg der Veranstaltung. Beleuchtung und<br />
Belüftung müssen stimmen und auch das Umfeld, z. B.:<br />
ausreichende Garderoben, Hinweisschilder, ausreichende<br />
Parkplätze, ist wichtig.<br />
Sitzordnung Entsprechend der angemeldeten Teilnehmerzahl ist eine<br />
Sitzordnung für den Tagungsraum zu entwerfen und dafür zu<br />
sorgen, dass diese realisiert werden kann. Tische und Stühle sind in<br />
geeigneter Anzahl zu beschaffen und termingerecht aufzustellen.<br />
Aspekte der Sitzordnung (Teilnehmerbesonderheiten) sind zu<br />
beachten.<br />
Technische<br />
Voraussetzungen<br />
IITV<br />
Es ist abzuklären, in wieweit Overheadprojektor, Flipchart,<br />
Videorecorder, Mikrofon mit Lautsprecheranlage, Filmprojektor,<br />
Verdunklungen benötigt werden. Diese Geräte müssen dann zum<br />
gewünschten Termin beschafft werden. Um Pannen zu vermeiden,<br />
sollten die Geräte kurz <strong>vor</strong> der Veranstaltung auf ihre<br />
Funktionsfähigkeit hin überprüft werden. Für Overheadprojektoren<br />
sind Ersatzglühbirnen, Blankofolien und Folienstifte, für drahtlose<br />
Mikrofonanlagen sind Ersatzbatterien bereitzuhalten.<br />
Teilnehmerunterlagen Für die Teilnehmer sind Namensschilder, Arbeitsunterlagen,<br />
Schreibunterlage und Notizpapier, gegebenenfalls Aschenbecher,<br />
Werbegeschenke bereitzustellen.<br />
Bewirtung Während des Verlaufs einer Tagung sollten nichtalkoholische<br />
Getränke bereitstehen, so dass deren Beschaffung keine unnötige<br />
Unruhe verursacht.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 15<br />
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IITV<br />
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Worin besteht der Unterschied von Ergebnisprotokoll und normalem Protokoll?<br />
Nachbereitung<br />
Protokoll<br />
Seite 16 Oktober 2000 BURW
Nachbereitung<br />
Protokoll<br />
Ergebnis- oder<br />
Kurzprotokoll<br />
Ergebnis- oder<br />
Kurzprotokoll (2)<br />
Um den Verlauf von <strong>Besprechungen</strong> und Sitzungen sowie deren<br />
Ergebnisse festzuhalten, ist es erforderlich, ein Protokoll<br />
anzufertigen.<br />
In vielen Fällen ist es ausreichend, lediglich die einzelnen<br />
Ergebnisse oder Vereinbarungen zu notieren. Es werden nur solche<br />
Aussagen schriftlich fixiert, die für die Zukunft Informationswert<br />
besitzen. Man spricht von Ergebnis- oder Kurzprotokollen.<br />
Soll nachvollziehbar sein, wie es zum Ergebnis einer Besprechung<br />
gekommen ist, wird ein ausführliches Protokoll benötigt.<br />
Funktionen des Besprechungsprotokolls:<br />
• Betroffene, verhinderte Nicht-Teilnehmer oder andere<br />
interessierte Personen können nachträglich informiert werden.<br />
• Anhand des Besprechungsprotokolls kann die Einhaltung der<br />
Vereinbarungen und Termine überprüft werden.<br />
• Es enthält Informationen darüber, wer welche Aufgaben bis<br />
wann zu erledigen hat.<br />
• Das Protokoll dokumentiert dauerhaft die Informationen der<br />
Besprechung.<br />
IITV<br />
Bei längeren Tagungen eigenen Protokollführer bestimmen. Es ist<br />
jedoch nicht empfehlenswert, den Hauptbetroffenen damit zu<br />
betrauen. Der Besprechungsleiter sollte die in das Protokoll<br />
aufzunehmenden Ergebnisse jeweils genau formulieren.<br />
Andererseits sollte der Protokollführer den Besprechungsleiter<br />
unterstützen, indem er auf noch fehlende Maßnahmen hinweist, z.<br />
B. dass noch Termine zu vereinbaren sind.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 17<br />
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IITV<br />
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Nachbereitung<br />
Sachliche, teilnehmerorientierte Nachbereitung<br />
Welcher Phase des Vier-Phasen-Modells ist die Nachbereitung einer Besprechung<br />
zuzuordnen? Erklären Sie anhand der Durchführung einer Tagung auch die übrigen<br />
Phasen des Modells.<br />
Seite 18 Oktober 2000 BURW
Nachbereitung<br />
Sachliche, teilnehmerorientierte Nachbereitung<br />
Eine Nachbereitung von <strong>Besprechungen</strong> ist erforderlich, um deren<br />
Effektivität und damit auch die Zufriedenheit der Teilnehmer zu<br />
verbessern.<br />
Sachliche Faktoren • Standen die organisatorischen Rahmenbedingungen im<br />
Einklang mit den Erwartungen der Teilnehmer?<br />
Teilnehmerorientierte<br />
Argumente<br />
• Haben notwendige Unterlagen gefehlt?<br />
• War der Teilnehmerkreis richtig gewählt?<br />
• Ist das Protokoll richtig erstellt worden?<br />
• Haben alle Teilnehmer die Besprechung mitgetragen?<br />
• Waren alle Teilnehmer auf die Besprechung ausreichend<br />
<strong>vor</strong>bereitet?<br />
IITV<br />
• Haben alle Teilnehmer die gefassten Ergebnisse akzeptiert?<br />
• Ist es zu Konflikten gekommen?<br />
Es ist teilweise schwierig, die in der Checkliste angeregten<br />
Informationen zu beschaffen. Häufig beantwortet der<br />
verantwortliche Besprechungsleiter die Fragen aus seiner u. U.<br />
subjektiven Sicht. Bei Konferenzen, Seminaren, Tagungen ist es<br />
durchaus üblich, dass am Ende der Veranstaltung Fragebögen an<br />
die Teilnehmer verteilt werden, die zu einer Manöverkritik<br />
auffordern. So können auch Meinungen festgestellt werden, die<br />
nicht offen <strong>vor</strong>getragen wurden.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 19<br />
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IITV<br />
images/burw0509.gif<br />
Nennen Sie mögliche Interessensgründe für die Dokumentation einer Tagung.<br />
Nachbereitung<br />
Dokumentation<br />
Seite 20 Oktober 2000 BURW
Nachbereitung<br />
Dokumentation<br />
Bei Tagungen von größerer Bedeutung und höherer Teilnehmerzahl<br />
wird häufig eine Dokumentation herausgegeben. Die Herausgabe<br />
erfolgt zum Teil als Buch oder buchähnlich.<br />
Form Bei nicht der Geheimhaltung unterliegenden Sachverhalten, die<br />
allgemein auf Interesse stoßen, erscheinen<br />
Tagungsdokumentationen sogar im Buchhandel.<br />
Bei Tagungen, die mehr Schulungscharakter haben, wird die<br />
Dokumentation den Teilnehmern häufig zu Beginn ausgehändigt,<br />
damit sich die Teilnehmer besser auf die Inhalte konzentrieren<br />
können und nicht genötigt sind mitzuschreiben. Bei sonstigen<br />
Tagungen wird eine Dokumentation meist erst nachträglich erstellt,<br />
besonders dann, wenn der Inhalt von Podiumsdiskussionen oder<br />
Arbeitskreisen eingearbeitet werden soll.<br />
Inhalt Eine Dokumentation enthält meist:<br />
• Titel, Ort, Zeit, Veranstalter;<br />
• Inhaltsverzeichnis;<br />
• Inhalte (Vorträge, Diskussionen, Arbeitskreise);<br />
• Verzeichnis der Teilnehmer;<br />
• Stichwortverzeichnis;<br />
• Programmablauf.<br />
IITV<br />
BURW Oktober 2000 Seite 21<br />
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IITV<br />
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Nachbereitung<br />
Abrechnungen<br />
Nennen Sie Beispiele innerbetrieblich zu erbringender Leistungen im Zusammenhang mit<br />
Tagungen, für die kalkulatorische Kosten ermittelt werden müssen.<br />
Seite 22 Oktober 2000 BURW
Nachbereitung<br />
Abrechnungen<br />
Ist eine Tagung durchgeführt, so ist meist eine umfangreiche<br />
finanzielle Abrechnung erforderlich.<br />
Abrechnung Abgerechnet wird in der Hauptsache mit<br />
Gesamtkostenermittlung<br />
• Teilnehmern (Verrechnung der Tagungs- bzw.<br />
Teilnahmegebühr);<br />
• Hotels, Gaststätten (Bezahlung für Übernachtungen,<br />
Saalmieten, Benutzung von Medien, Bewirtung);<br />
IITV<br />
• Referenten (Überweisung von Honoraren, meist verbunden mit<br />
Dank für Aufgabenübernahme).<br />
Die Abwicklung von Tagungen erfolgt häufig unter Einsatz des<br />
Personalcomputers. Entweder werden auf der Basis von integrierter<br />
Standardsoftware entsprechende Eigenanwendungen erstellt<br />
(Teilnehmerverwaltung und Abrechnung in der Datenbank,<br />
Schriftverkehr über Textverarbeitung), oder es werden die im<br />
Handel erhältlichen PC-Programme für die Seminarverwaltung<br />
verwendet, die auch die Durchführung der Abrechnung wesentlich<br />
erleichtern.<br />
Unter kostenrechnerischen Gesichtspunkten ist es zusätzlich<br />
erforderlich, die gesamten Kosten der Veranstaltung zu ermitteln.<br />
Zu den Aufwendungen müssen noch die kalkulatorischen Kosten für<br />
innerbetrieblich erbrachte Leistungen hinzugerechnet werden, um<br />
zu den Gesamtkosten zu gelangen.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 23<br />
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TA<br />
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Trainingsaufgaben<br />
Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln<br />
Seite 24 Oktober 2000 BURW
Trainingsaufgaben<br />
Protokoll<strong>vor</strong>druck entwickeln<br />
Aufgabenstellung Entwickeln Sie einen Vordruck für ein Besprechungsprotokoll.<br />
Der Vordruck soll folgende Elemente enthalten:<br />
• Titel Besprechungsprotokoll;<br />
• Datum der Besprechung;<br />
• Absender;<br />
• Adressaten;<br />
• Kurzinformation: Sie erhalten hiermit das Protokoll der oben<br />
genannten Besprechung.<br />
• Die Spalten: Nummer der Tagesordnungspunkte; Inhalt;<br />
Ergebnis; Termin; Vermerke.<br />
Arbeitsschritte • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die<br />
Aufgabenstellung.<br />
• Überlegen Sie zunächst, wie der Vordruck aussehen soll.<br />
• Arbeiten Sie mit der Tabellenfunktion im<br />
Textverarbeitungsprogramm.<br />
• Gestalten Sie Ihr Blatt übersichtlich z. B. durch Rahmen,<br />
Her<strong>vor</strong>hebungen, Schattierungen.<br />
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, machen Sie einen Ausdruck und<br />
übertragen Sie an den Tutor, falls Sie Telelerner sind.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 25<br />
TA<br />
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TA<br />
images/burw0512.gif<br />
Trainingsaufgaben<br />
Programmablauf entwerfen<br />
Seite 26 Oktober 2000 BURW
Trainingsaufgaben<br />
Programmablauf entwerfen<br />
Aufgabenstellung Schreiben Sie den Programmablauf für eine zweitägige Tagung.<br />
Beginn am ersten Tag mit einer Begrüßung um 10 Uhr (1/2 Stunde),<br />
anschließend ein Vortrag.<br />
Am zweiten Tag ist der Beginn der Veranstaltung bereits um 9 Uhr,<br />
am Vormittag sind zwei Vorträge, unterbrochen durch eine<br />
halbstündige Kaffeepause.<br />
Mittagessen ist jeweils von 12:30 Uhr bis 14:00 Uhr.<br />
Am Nachmittag des ersten Tages finden zwei Arbeitskreise statt, die<br />
um 17:30 Uhr enden, dazwischen eine halbstündige Kaffeepause.<br />
Abendessen ist für 19:00 Uhr <strong>vor</strong>gesehen.<br />
Am zweiten Tag ist nach dem Mittagessen nur noch ein Arbeitskreis<br />
mit Ende 15:30 Uhr, anschließend Abreise.<br />
Arbeitsschritte • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und entwerfen Sie das<br />
Konzept für den Programmablauf.<br />
• Arbeiten Sie mit der Tabellenfunktion im<br />
Textverarbeitungsprogramm.<br />
• Benutzen Sie die Rahmensymbole, variieren Sie die Linien- und<br />
Schriftart und verwenden Sie Schattierungen, um Ihr Blatt<br />
übersichtlich und ansprechend zu gestalten.<br />
• Machen Sie einen Ausdruck von Ihrem Arbeitsergebnis und<br />
speichern Sie es. Wenn Sie Telelerner sind, übertragen Sie das<br />
Ergebnis an den Tutor.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 27<br />
TA<br />
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TA<br />
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Trainingsaufgaben<br />
Tagungskorrespondenz führen<br />
Seite 28 Oktober 2000 BURW
Trainingsaufgaben<br />
Tagungskorrespondenz führen<br />
Aufgabenstellung Für eine betriebswirtschaftliche Tagung wurde Prof. Dr. Kleinkunst<br />
als Hauptreferent gewonnen. Er hat sich bereit erklärt, über das<br />
Thema “Mitarbeiterpotenziale nutzen” einen ca. einstündigen<br />
Vortrag zu halten. Dies wurde bereits telefonisch mit ihm vereinbart.<br />
Entwerfen Sie einen Brief an den Professor, in dem Sie ihn an diese<br />
Abmachung erinnern und ihn um die Abgabe seines<br />
Vortragskonzeptes bis zum 19..-06-30 bitten.<br />
Arbeitsschritte • Entwerfen Sie mit Hilfe der Textverarbeitung einen Brief an<br />
Prof. Kleinkunst.<br />
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen<br />
Sie es ggf. an den Teletutor.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 29<br />
TA<br />
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TF<br />
images/burw0514.gif<br />
Fallstudie Praxis GmbH<br />
<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong>, abrechnen<br />
Seite 30 Oktober 2000 BURW
Fallstudie Praxis GmbH<br />
<strong>Besprechungen</strong> <strong>vor</strong>-, <strong>nachbereiten</strong>, abrechnen<br />
Aufgabenstellung Pressekonferenz zur Vorstellung des Jahresabschlusses 19...<br />
Wir halten es auch in diesem Jahr für zweckmäßig, den<br />
Jahresabschluss des Jahres 1999 zum Anlass zu nehmen, die<br />
Vertreter der regionalen Presse im Rahmen unserer<br />
Öffentlichkeitsarbeit zu einer Pressekonferenz einzuladen.<br />
Die Teilnehmer sind zeitgerecht einzuladen, wobei der<br />
Personenkreis aus der letztjährigen Teilnehmerliste zu übernehmen<br />
ist. Die Veranstaltung soll in Abstimmung mit dem Dresdener Hof<br />
am 22. April 2000, 18:30 Uhr, dort im Blauen Saal stattfinden.<br />
Warmes Buffet, wie gewohnt, ist <strong>vor</strong>zusehen, Getränke nach Wahl.<br />
Vorgesehene Tagesordnung: Begrüßung der Gäste durch<br />
Dr. Schmidt-Weigand, Vorstellung des Jahresabschlusses durch<br />
Dipl.-Kfm. Heinz-Thilo Sachse, Referat Umweltkonzept der Praxis<br />
GmbH durch Herbert Ecker, danach Konferenzrunde. Im Anschluss<br />
wird das Buffet eröffnet.<br />
gez. Dr. Schmidt-Weigand<br />
1. Entwerfen Sie den Serienbrief für die Einladung der Teilnehmer.<br />
2. Laden Sie auch unsere Herren Sachse und Ecker ein, mit der<br />
Bitte, den <strong>vor</strong>gesehenen Beitrag zu übernehmen.<br />
3. Bestellen Sie im "Dresdner Hof", wie gewünscht, den Raum,<br />
Bewirtung etc.<br />
4. Jeder Teilnehmer soll als Aufmerksamkeit unseres Hauses den<br />
Bildband "Unsere Heimat", erschienen im Verlagshaus Meyer-Diehl,<br />
Landsberg, zum Preis von 38,00 DM zzgl. MwSt. erhalten. Bitte wie<br />
üblich in unserer Buchhhandlung am Dom bestellen.<br />
5. Fertigen Sie eine Checkliste über die Unterlagen, die Sie zur<br />
Abrechnung der Pressekonferenz brauchen.<br />
Arbeitsschritte • Bearbeiten Sie mit Hilfe der Textverarbeitung die Fallstudie.<br />
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen<br />
Sie es ggf. an den Teletutor.<br />
BURW Oktober 2000 Seite 31<br />
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