Sachgerecht Bürotätigkeiten planen

Sachgerecht Bürotätigkeiten planen
Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren
Sachgerecht Bürotätigkeiten planen
QÜ
BURW Oktober 2000 Seite1
2

2
Qü
Sachgerecht Bürotätigkeiten planen
Inhaltsverzeichnis
Seite
Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3
Untersuchungsmethoden/Ist-Aufnahme
Befragung mündlich 4
Befragung schriftlich 6
Beobachtung 8
Arbeitszeitstudien 10
Selbstbeobachtung 12
Vier-Stufen-Methode Ist-Aufnahme 14
Fragebogen auswerten
Kritische Analyse 16
Entwicklung einer Soll-Konzeption 18
Verwirklichung der Soll-Konzeption 20
Bestand an Organisationsmitteln erfassen 22
Bestandstabelle ergänzen 24
Befragungsergebnisse erfassen 26
Seite2 Oktober 2000 BURW

Leittexte, Leitfragen
Sachgerecht Bürotätigkeiten planen
QÜ
Leittexte, Leitfragen 1. Um ein bestehendes System zu beurteilen und gegebenenfalls zu
verbessern, muss eine genaue Aufnahme des Ist-Zustandes
erfolgen. Begründen Sie diese Aussage.
2. Welche Maßnahmen, den Ist-Zustand zu erörtern, fallen Ihnen
spontan ein?
3. Untersuchen Sie einen der Ihnen während Ihrer Ausbildung in
Ihrem Ausbildungsbetrieb zugedachten Arbeitsplätze nach dem
Kriterium des Informationsaustausches mit anderen Abteilungen.
Wo bestehen Verbesserungsmöglichkeiten?
BURW Oktober 2000 Seite3
2

2
IITV
images/burw0201.gif
Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Befragung mündlich
Nennen Sie Gründe dafür, dass das standardisierte Interview eine häufig angewendete
organisatorische Untersuchungsmethode ist.
Seite4 Oktober 2000 BURW

Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Befragung mündlich
Mit der Befragung erreicht man die systematische Erfassung
sprachlich vermittelter Informationen. Mögliche Fehlerquellen liegen
im unterschiedlichen Sprachverständnis von Interviewer und
Interviewtem sowie in der Mehrdeutigkeit von gesprochenen
Worten.
Freies Interview Diese Interviewform verzichtet auf den Einsatz von Fragebogen. Es
ist lediglich das Gesprächsthema vorgegeben, der Interviewer kann
über die Art und Reihenfolge der Fragen frei entscheiden. Dies
macht es notwendig, dass der Interviewer hochqualifiziert ist und mit
dem Befragungsgegenstand bestens vertraut ist.
Standardisiertes
Interview
Teilstandardisiertes
Interview
IITV
Diese Interviewform basiert auf einem Fragebogen, der die
Formulierung und die Reihenfolge der Fragen sowie die
Antwortmöglichkeiten teilweise oder vollständig im voraus festlegt.
Der Interviewer hat die Aufgabe, die Fragen zu verlesen und die
Antworten der Befragten zu notieren.
Der Interviewer hat bei dieser Interviewform einen gewissen Leitfaden
durch eine Mindestzahl meist offener Fragen vorgegeben. Es
besteht die Möglichkeit, die Formulierung der Fragen der jeweiligen
Situation anzupassen.
BURW Oktober 2000 Seite5
2

2
IITV
images/burw0202.gif
Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Befragung schriftlich
1. Welche Vorteile bietet die schriftliche Befragung?
2. Welchen Zweck verfolgt die Ist-Aufnahme mit Hilfe eines Fragebogens?
3. Formulieren Sie drei mögliche Fragen eines Fragebogens zur Ist-Aufnahme eines
Büroarbeitsplatzes.
Seite6 Oktober 2000 BURW

Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Befragung schriftlich
Die schriftliche Befragungsform bedient sich standardisierter
Fragebogen, die vom Organisator ausgearbeitet wurden. Der
Befragte beantwortet die Fragen und gibt den Fragebogen zurück.
Fragebogen Die Beeinflussung durch den Interviewer ist bei der schriftlichen
Befragung ausgeschlossen. Die Fragebogenmethode ist
vergleichsweise billig. Eine Schwierigkeit liegt darin, die Fragen so
zu formulieren, dass sie auf den zu untersuchenden Arbeitsbereich
und Personenkreis zugeschnitten sind. Unter Umständen muss man
bei der Auswertung der Fragebogen vorsichtig vorgehen, da
Mitarbeiter die Fragebögen häufig gemeinsam ausfüllen und den
Ist-Zustand verfälschen.
Geschlossene Fragen in der Form von
Typische Arten von standardisierten Fragen:
• Alternativfragen als Ja-Nein-Frage oder Dialogfrage
IITV
• Mehrfachauswahlfragen mit einer unbegrenzten Anzahl von
Nennungen, einer begrenzten Anzahl von Nennungen oder als
Skalafrage
Offene Fragen in der Form von sogenannten W-Fragen (was, warum, welche ...).
Die Antworten werden vom Befragten frei formuliert.
BURW Oktober 2000 Seite7
2

2
IITV
images/burw0203.gif
Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Beobachtung
1. Warum wird bei der Durchführung der Multimomentaufnahme ein Rundgangsplan erstellt?
2. Erklären Sie die Vorteile der Multimomentaufnahme.
Seite8 Oktober 2000 BURW

Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Beobachtung
Dauerbeobachtung Bei der Methode der Dauerbeobachtung werden über einen
gewissen Zeitraum hinweg alle Arbeiten und Arbeitsgänge
kontinuierlich beobachtet. Diese Methode ist nur sehr begrenzt
anwendbar, so z. B. für einzelne Arbeitsplätze. Sie ist eine sehr
genaue Methode, ist allerdings für den Beobachter sehr
zeitaufwendig.
Multimomentaufnahme
Vorteile der
Multimomentaufnahme
Ein Verfahren, das die Nachteile der Dauerbeobachtung mildert, ist
die Multimomentaufnahme. Es werden dabei in bestimmten
zeitlichen Abständen die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter
aufgezeichnet. Die Multimomentaufnahme gibt Aufschluss darüber,
wie häufig bestimmte Ablaufarten während einer Untersuchungszeit
auftreten. Man schließt von der Häufigkeit des Vorkommens einer
bestimmten Tätigkeit innerhalb der Beobachtungsdauer auf den
prozentualen Anteil an der Gesamtzeit des Arbeitsablaufs.
• Beliebig viele Arbeitsplätze können beobachtet werden.
• Sie erstreckt sich über mehrere Tage oder Wochen. Das erhöht
die Wahrscheinlichkeit richtiger Ergebnisse.
• Die Auswertung ist relativ einfach.
• Zur Beobachtung sind nicht unbedingt Fachkenntnisse
erforderlich.
IITV
BURW Oktober 2000 Seite9
2

2
IITV
images/burw0204.gif
Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Arbeitszeitstudien
Überlegen Sie Beispiele für die Ablaufarten Tätigkeiten des Menschen und Unterbrechen
der Tätigkeit, die bei der Büroarbeit auftreten können.
Seite10 Oktober 2000 BURW

Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Arbeitszeitstudien
Arbeitszeitstudien sind eng mit dem Namen REFA (Verband für
Arbeitsstudien und Betriebsorganisation) verbunden. Untersucht
wird der Zeitbedarf, der zur Erreichung eines bestimmten
Ergebnisses aufgewendet werden muss.
Zeiten erfassen Grundgedanke ist, den Zeitverbrauch bei der Arbeit zu vermindern
und damit die Kosten zu senken.
Zur Analyse der einzelnen Arbeitsschritte werden die
Tätigkeitszeiten der Mitarbeiter und die Nutzungszeiten der
Betriebsmittel wie folgt erfasst:
• Die Haupttätigkeit dient planmäßig der unmittelbaren
Ausführung der Arbeitsaufgabe.
• Die Nebentätigkeit dient nur mittelbar der Ausführung der
Arbeitsaufgabe.
• Die zusätzliche Tätigkeit ist eine nicht planmäßige Tätigkeit.
• Das ablaufbedingte Unterbrechen umfasst das planmäßige
Warten auf betriebsbedingte Prozesse.
Zeiten erfassen (2) • Das störungsbedingte Unterbrechen tritt auf, wenn der
Mitarbeiter aufgrund technischer oder organisatorischer
Störungen warten muss.
• Beim erholungsbedingten Unterbrechen wird die durch eine
Tätigkeit aufgetretene Ermüdung wieder abgebaut.
• Das persönlich bedingte Unterbrechen wird durch den
Mitarbeiter selbst verursacht und ist nicht durch den
Arbeitsablauf bedingt.
IITV
BURW Oktober 2000 Seite11
2

2
IITV
images/burw0205.gif
Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Selbstbeobachtung
Welche Methode eignet sich zur Ist-Aufnahme von Bürotätigkeiten? Begründen Sie Ihre
Antwort.
Seite12 Oktober 2000 BURW

Untersuchungsmethoden / Ist-Aufnahme
Selbstbeobachtung
Über die Selbstbeobachtung und gleichzeitige Selbstaufschreibung
kann man Arbeits- und Zeitstudien durchführen, die auf einen
Beobachter verzichten.
Selbstbeobachtung Der Mitarbeiter beobachtet sich selbst und beschreibt dabei
• das Arbeitsverfahren
• die Arbeitsmethode
• die Arbeitsbedingungen
er erfasst
• die Einflussgrößen
• die Leistungsgrade
• die Ist-Zeiten einzelner Ablaufabschnitte
Als organisatorische Hilfe bietet sich der Einsatz eines
Aufnahmebogens an, der bereits nach den aufzunehmenden
Sachverhalten gegliedert ist.
IITV
Vorteile - Nachteile Diese Methode hat den Vorteil, dass sie mit geringem Aufwand
durchgeführt werden kann, hat aber erhebliche Nachteile. So muss
man davon ausgehen, dass über die Selbstaufschreibung
gewonnene Daten nicht genau der Realität entsprechen. Der
Mitarbeiter wird dazu neigen, leistungsorientierte Tätigkeitsbereiche
überzubewerten und tatsächliche Erholungs- und Leerlaufzeiten
verkürzt darzustellen. Außerdem wird er bei der Ist-Aufnahme die zu
erwartenden Soll-Werte in seine Darstellung miteinbeziehen.
BURW Oktober 2000 Seite13
2

2
IITV
images/burw0206.gif
Welche Probleme können bei der Erfassung des Ist-Zustandes auftreten?
Vier-Stufen-Methode
Ist-Aufnahme
Seite14 Oktober 2000 BURW

Vier-Stufen-Methode
Ist-Aufnahme
Erfassung des Ist-
Zustandes
Erfassung des Ist-
Zustandes (2)
Der Mensch kann aus den Erfahrungen der Vergangenheit und der
Gegenwart lernen und diese Erkenntnisse für die Zukunft umsetzen.
Für die Organisation bedeutet das, dass man durch die genaue Beobachtung
der Arbeitsabläufe in Büros die Mängel bisheriger
organisatorischer Lösungen feststellen und diese auf Grund
entsprechender Analysen positiv für die Zukunft verändern kann.
Man spricht von Planung.
Erster Schritt ist es, den tatsächlichen organisatorischen Zustand zu
erfassen. Das methodische Vorgehen hierzu wurde in den
vorausgegangenen Seiten bereits ausführlich dargestellt. Die
daraus gewonnenen Daten zeigen ausgewertet den bisherigen
Organisationsstand auf. Sie müssen die erforderlichen Kenntnisse
über die bestehende Situation liefern. Entscheidend ist dabei, dass
die Informationen vollständig erfasst sind. Davon ist die Qualität der
daraus abzuleitenden Maßnahmen in hohem Maße abhängig.
Welche Tatsachen müssen erfasst werden?
• die vorhandene Aufbaustruktur;
• die vorhandene Ablaufstruktur;
• die vorhandenen Sachmittel und deren Einsatz;
• die vorhandenen Fehlerquellen;
• die vorhandene personelle Besetzung;
• die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
IITV
BURW Oktober 2000 Seite15
2

2
IITV
images/burw0207.gif
Vier-Stufen-Methode
Kritische Analyse
1. Welche Einflüsse können die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft am
Arbeitsplatz Büro beeinträchtigen?
2. Die Mitarbeiter sollen bei der Planung eines Großraumbüros beteiligt werden. Warum ist
dieses Vorgehen sinnvoll?
Seite16 Oktober 2000 BURW

Vier-Stufen-Methode
Kritische Analyse
Die in der Ist-Aufnahme erfassten Daten sind nun einer kritischen
Analyse zu unterziehen. Dadurch sollen mögliche Schwachstellen in
den Organisationsstrukturen aufgezeigt werden.
Vor dem Hintergrund eines kooperativen Führungsstils bietet es
sich an, mitarbeiterbezogen zu handeln. Probleme und
Schwachstellen werden von den direkt Betroffenen aus ihrer Sicht
dargestellt. Dafür werden z. B. Diskussionsrunden eingerichtet. Das
Einbeziehen der Beteiligten verbessert gleichzeitig die Akzeptanz
späterer Lösungen.
Folgende Sachverhalte müssen durchleuchtet werden:
• sind die Aufgaben klar abgegrenzt und auf die Mitarbeiter
verteilt?
• sind die Arbeitsabläufe optimal geplant? (Durchlaufzeiten,
Wartezeiten, Störfaktoren)
IITV
• sind die Arbeitsräume und Arbeitsplätze einschließlich ihrer
technischen Ausstattung auf die jeweils zu leistende Arbeit
zugeschnitten?
Die Analyse deckt nicht nur Mängel auf, sondern führt auch schon
zu neuen Lösungsmöglichkeiten.
BURW Oktober 2000 Seite17
2

2
IITV
images/burw0208.gif
Vier-Stufen-Methode
Entwicklung einer Soll-Konzeption
Warum ist es aus büroorganisatorischer Sicht sinnvoll, die gleitende Arbeitszeit über eine
Kernarbeitszeit und eine Gleitspanne zu regeln?
Seite18 Oktober 2000 BURW

Vier-Stufen-Methode
Entwicklung einer Soll-Konzeption
Bei der Entwicklung der Soll-Konzeption ist die Frage zu
beantworten: Welche Lösungsalternativen gibt es unter
Berücksichtigung der definierten Ziele? Dies ist der kreative Teil des
Organisierens.
Problemfelder In der Büroorganisation sind für folgende Problemfelder Lösungen
aufzustellen:
• Umweltfaktoren positiv gestalten:
• Arbeitsplatz: ergonomisch, d.h. optimal dem Menschen
angepasst, aufgabengerecht, modern, ansprechend;
• Luft: warm, kalt, feucht, trocken, Lüftung, Geruch;
• Lärm: Schutz vor Lärmbelästigung;
• Licht: Naturlicht-Kunstlicht, viel/wenig Kontrast, Blendung,
Schatten.
• Das Büro als Raumproblem, Platz für den Einzelnen.
• Einzelbüro, Gruppenbüro, Großraumbüro;
• Der Arbeitsplatz: funktionsgerecht, Anordnung von Möbeln,
Geräten, Hilfsmitteln, Organisationsschreibtisch.
IITV
• Arbeitszeit: gleitende Arbeitszeit, Kernzeit.
Entwurf Als Abschluss dieser dritten Phase steht der konkrete Entwurf für
eine Soll-Konzeption. Mögliche Lösungsalternativen werden
bewertet und die beste ausgewählt, die dann in die Büropraxis
umgesetzt wird.
BURW Oktober 2000 Seite19
2

2
IITV
images/burw0209.gif
Vier-Stufen-Methode
Verwirklichung der Soll-Konzeption
1. Warum ist die Mitbestimmung eine gute Ausgangsgrundlage für die reibungslose
Verwirklichung von Reorganisationsmaßnahmen?
2. Die Speicherschreibmaschine einer Sekretärin soll durch einen PC ersetzt werden. Wie ist
diese Umorganisation der Arbeitsmittel vorzubereiten?
Seite20 Oktober 2000 BURW

Vier-Stufen-Methode
Verwirklichung der Soll-Konzeption
Abschließende Phase der Vier-Stufen-Methode ist die
Verwirklichung der in der dritten Phase erstellten Soll-Konzeption.
Schwierigkeiten Hierbei können Schwierigkeiten auftreten, wenn die Mitarbeiter von
den organisatorischen Neuregelungen überrollt werden. Häufig
stoßen solche Maßnahmen auf den Widerstand der Mitarbeiter, weil
eine Abneigung dagegen besteht, etwas Neues zu lernen und
flexibel zu reagieren. Die Betroffenen empfinden die Umstellung als
Belastung, möchten gerne ihre gewohnte Arbeitsweise beibehalten.
Mitarbeiter einbinden Dem kann frühzeitig entgegengewirkt werden, indem man bereits
von der ersten Phase an die Betroffenen zu Beteiligten macht. Über
eine konstruktive Mitarbeit und Mitbeteiligung in allen Phasen des
Planungsprozesses lässt sich eine hervorragende Akzeptanz
erreichen. Entscheidend ist, dass die Führungskräfte, Mitarbeiter
und der Betriebsrat rechtzeitig über die Einführung
organisatorischer Neuregelungen informiert werden. Ebenso ist es
erforderlich, notwendige Schulungs- und
Unterweisungsmaßnahmen rechtzeitig durchzuführen.
Möglichkeiten Für die Einführung organisatorischer Neuregelungen gibt es zwei
Möglichkeiten:
• vorläufig, d. h. es wird von vornherein die Möglichkeit einer
Änderung eingeplant;
IITV
• endgültig, d. h. eine dauerhafte Lösung, die jedoch auch eine
zeitlich begrenzte Probephase hat.
BURW Oktober 2000 Seite21
2

2
TA
images/burw0210.gif
Fragebogen auswerten
Bestand an Organisationsmitteln erfassen
Seite22 Oktober 2000 BURW

Fragebogen auswerten
Bestand an Organisationsmitteln erfassen
Ausgangssituation: In der Praxis GmbH wurde über einen Fragebogen eine
Organisationsuntersuchung durchgeführt. Ihnen liegen die bereits
zusammengefassten Ergebnisse der Fragebogenaktion der
einzelnen Abteilungen vor. Für die Frage 11 ergaben sich folgende
Resultate:
In der Abteilung Marketing sind ein Diktiergerät, zwei
Schreibmaschinen, zwei Fotokopierer und vier Personal-Computer
als Organisationsmittel vorhanden. Die Abteilung Finanzen besitzt
ein Diktiergerät und zwei Personal-Computer, die Abteilung
Rechnungswesen zwei Diktiergeräte, zwei Schreibmaschinen und
zwei Personal-Computer, die Abteilung Personalwesen ein
Diktiergerät, eine Schreibmaschine und zwei Personal-Computer,
die Abteilung Allgemeine Verwaltung zwei Diktiergeräte, zwei
Schreibmaschinen, einen Aktenvernichter. Im Bereich der
Geschäftsleitung sind ein Diktiergerät, eine Schreibmaschine und
zwei Personal-Computer vorhanden.
Aufgabenstellung: Entwickeln Sie eine Tabelle aus der der Bestand an
Organisationsmitteln in den einzelnen Abteilungen hervorgeht.
Arbeitsschritte: • Starten Sie Ihre Tabellenkalkulation und bearbeiten Sie die
Aufgabe.
• Legen Sie eine Tabelle an. Belegen Sie die Zeilen durch die
Abteilungen und die Spalten mit den verschiedenen
Organisationsmitteln.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es ggf. an den Teletutor.
BURW Oktober 2000 Seite23
TA
2

2
TA
images/burw0211.gif
Fragebogen auswerten
Bestandstabelle ergänzen
Seite24 Oktober 2000 BURW

Fragebogen auswerten
Bestandstabelle ergänzen
Ausgangssituation: In der Frage 12 des Fragebogens wird gefragt, ob die Mitarbeiter
den Bestand an Organisationsmitteln als ausreichend erachten.
Auch dafür liegen Ihnen die Ergebnisse vor.
In der Abteilung Marketing stimmen vier Mitarbeiter mit JA, fünf
Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Finanzen stimmen zwei
Mitarbeiter mit JA, ein Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung
Rechnungswesen stimmen drei Mitarbeiter mit JA, ein Mitarbeiter
mit NEIN, in der Abteilung Personalwesen stimmen zwei Mitarbeiter
mit JA, zwei Mitarbeiter mit NEIN, in der Abteilung Allgemeine
Verwaltung stimmen drei Mitarbeiter mit JA, zwei Mitarbeiter mit
NEIN.
Aufgabenstellung: Erweitern Sie die Tabelle für die Frage 11 um die Ergebnisse der
Frage 12. Geben Sie für die Ergebnisse der Frage 12 auch die
Prozentwerte an.
Arbeitsschritte: • Ergänzen Sie die von Ihnen bereits erstellte Tabelle nach den
obigen Angaben.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es , wenn Sie Telelerner sind, an den Tutor.
BURW Oktober 2000 Seite25
TA
2

2
TA
images/burw0212.gif
Fragebogen auswerten
Befragungsergebnisse erfassen
Seite26 Oktober 2000 BURW

Fragebogen auswerten
Befragungsergebnisse erfassen
Aufgabenstellung: Aufgrund der Antworten in Frage 11 und 12 soll nun versucht
werden, einen Zusammenhang herzustellen zwischen der
Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Organisationsmitteln und der
Ausstattung der Büroarbeitsplätze mit Personal-Computern.
Vergleichen Sie in einer Tabelle
• wie viel Prozent der Mitarbeiter mit einem Personal-Computer
arbeiten und
• wie viel Prozent der Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung
gestellten Organisationsmittel als ausreichend empfinden. Dies
sei ein Maß für die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
Arbeitsschritte: • Starten Sie Ihre Tabellenkalkulation und stellen Sie eine neue
Tabelle auf, in der die oben aufgeführten Zusammenhänge
dargestellt werden können.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es ggf. an den Teletutor.
BURW Oktober 2000 Seite27
TA
2