Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren

Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren
Bürowirtschaftliche Arbeitsabläufe gestalten, organisieren
Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren
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Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren
Inhaltsverzeichnis
Seite
Qualifizierungsziele Leittexte, Leitfragen 3
Organisationanweisungen
Organisationshandbuch
Organisationsanweisungenerstellen
Organisationsrichtlinien 4
Stellenbeschreibung 6
Stellenbesetzungsplan 8
Funktionendiagramm 10
Aufgaben 12
Aufbau 14
Form 16
Gliederung 18
Stellenbeschreibung erstellen 20
Dienstanweisungen erstellen 22
Ergänzung zu Dienstanweisung erstellen 24
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Leittexte, Leitfragen
Planmäßig Bürotätigkeiten organisieren
QÜ
Leittexte, Leitfragen 1. Nennen Sie spontan die Inhaltspunkte, die Ihrer Meinung nach in
einer Stellenbeschreibung berücksichtigt werden müssen.
2. Wählen Sie einen Arbeitsplatz in Ihrem Ausbildungsbetrieb und
erstellen Sie eine Stellenbeschreibung für diesen.
3. Eine strikte Organisation, mit durch Stellenbesetzungsplänen
genau voneinander abgegrenzten Aufgabenbereichen, schafft klare
Verhältnisse. Können Sie sich speziell in kleineren Betrieben
hierdurch Nachteile vorstellen?
4. Sind in Ihrem Ausbildungsbetrieb organisatorische Regelungen
schriftlich fixiert?
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Organisationsanweisungen
Organisationsrichtlinien
1. Welchem Zweck dienen Organisationsrichtlinien?
2. Ist es empfehlenswert für die Veröffentlichung von Organisationsrichtlinien ein Formular
zu verwenden?
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Organisationsanweisungen
Organisationsrichtlinien
Die organisatorischen Regelungen werden im Betrieb veröffentlicht
und allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich gemacht.
Anweisungen Dies geschieht durch die Herausgabe einer Organisationsrichtlinie,
einer Arbeitsanweisung, einer Organisationsmitteilung oder
Dienstanweisung. Inhaltlich sind diese Anweisungen im
Wesentlichen identisch.
Änderungen
kennzeichnen
IITV
Die in der Anweisung enthaltenen Richtlinien sind über ein
Nummernsystem zu ordnen, so dass sie leicht aufgefunden werden
können. Aus dem Herausgabedatum ist ersichtlich, wann die
Richtlinie entstanden ist; das Gültigkeitsdatum gibt den Zeitraum für
die Wirksamkeit der Richtlinie an. Ein Verteiler dient dazu
festzulegen, wer die Organisationsrichtlinie erhalten soll. Ihr Inhalt
sollte verständlich, eindeutig und vollständig sein. Schließlich muss
die Anweisung die Unterschriften des zuständigen Bereichsleiters
und des Organisationsleiters tragen. Manchmal enthält sie auch die
Unterschrift eines Vorstandsmitglieds.
Häufig werden alte Anweisungen vollständig oder teilweise durch
neue ersetzt. Deswegen ist es notwendig zu kennzeichnen, an
welcher Stelle neue Organisationsrichtlinien alte ersetzen. Jede
Änderung im organisatorischen Ablauf muss auch in den
Organisationsrichtlinien berücksichtigt werden.
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IITV
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Organisationsanweisungen
Stellenbeschreibung
Worin liegt der Vorteil, wenn Stellenbeschreibungen keine persönlichen Daten des
Stelleninhabers enthalten?
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Organisationsanweisungen
Stellenbeschreibung
Inhalt der
Stellenbeschreibung
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In der Stellenbeschreibung werden die Merkmale einer Stelle
ausgewiesen. Sie dient zur Dokumentation der Aufbauorganisation,
sie vermittelt dem Stelleninhaber die Leistungserfordernisse und
Ziele der Stelle, sie ist Grundlage für die Stellenbesetzung und dient
der Objektivierung der Gehaltsstrukturen.
Eine Stellenbeschreibung enthält den Namen der Stelle und die
Einordnung in die Betriebshierarchie. Dazu gehören Über- und
Unterstellungen, die Abteilungszugehörigkeit und die
Kennzeichnung der Stelle als Stab- oder Linienstelle. Die einzelnen
Aufgaben des Stelleninhabers sind genau beschrieben und die
Verantwortungen genannt. Die durch die Stelle anzustrebenden
Ziele sind möglichst genau in ihrem Umfang festzulegen. Alle
Anforderungen an den Stelleninhaber bezüglich Fähigkeiten,
Fachkenntnissen und Erfahrungen sind in der Stellenbeschreibung
festzuhalten.
Normalerweise enthält eine Stellenbeschreibung keine persönlichen
Daten des Stelleninhabers. Das bedingt jedoch, dass
Stellenbesetzungspläne geführt werden.
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IITV
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1. Unter welchen Voraussetzungen ist ein Stellenbesetzungsplan zu erstellen?
2. Welche Informationen enthält ein Stellenbesetzungsplan?
Organisationsanweisungen
Stellenbesetzungsplan
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Organisationsanweisungen
Stellenbesetzungsplan
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Ein Stellenbesetzungsplan wird notwendig, wenn im
Organisationsplan der Stelleninhaber nicht genannt wird und die
Stellenbeschreibung keine persönlichen Daten enthält. So wird in
einem Stellenbesetzungsplan die personelle Besetzung der in
einem Betrieb vorhandenen Stellen festgehalten.
Der Stellenbesetzungsplan enthält mindestens die
Stellenbezeichnung und den Namen des Stelleninhabers. Darüber
hinaus kann er die hierarchische Stufe der Stelle, den Stellvertreter
des Stelleninhabers, die Zahl der direkt und indirekt unterstellten
Mitarbeiter und das Eintrittsdatum des Stelleninhabers in das
Unternehmen enthalten.
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IITV
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Organisationsanweisungen
Funktionendiagramm
1. Überlegen Sie, in welcher Weise ein Funktionendiagramm erweitert werden kann.
2. Welche Nachteile bringt ein Funktionendiagramm mit sich?
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Organisationsanweisungen
Funktionendiagramm
Durch ein Funktionendiagramm werden über eine Matrix Aufgaben
und Funktionen einer Stelle zugeordnet. In den Spalten werden die
Stellen und in den Zeilen die Aufgaben aufgeführt. Als Schnittpunkt
zwischen Zeile und Spalte wird die Art der Aufgabe gekennzeichnet.
Man verwendet dafür ein Symbol, meist einen Buchstaben oder ein
Zeichen. So können z. B. folgende Buchstaben verwendet werden:
• P Planung (Entscheidungsvorbereitung)
• E Entscheidung
• A Ausführung
• K Kontrolle
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• X Gesamtfunktion
Auf diese Art und Weise kann man äußerst platzsparend und
übersichtlich Stellen, Aufgaben und Kompetenzen zuordnen und
darstellen.
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Organisationshandbuch
Aufgaben
1. Was versteht man unter einem Organisationshandbuch?
2. Welche möglichen Zielsetzungen verfolgt das Unternehmen mit der Einführung eines
Organisationshandbuches?
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Organisationshandbuch
Aufgaben
Im Organisationshandbuch sind alle allgemein gültigen
organisatorischen Regelungen, die sich auf die Aufbau- und
Ablauforganisation beziehen, zusammengefasst.
Das Organisationshandbuch hat folgende zentrale Aufgaben zu
erfüllen:
• Es ist ein aktuelles Nachschlagewerk, mit dem schnell
Informationen gewonnen werden können.
• Es dient der Offenlegung der Unternehmensziele und der
Unternehmensphilosophie.
• Es ermöglicht die Unterweisung für alte und neue Mitarbeiter.
• Es ermöglicht die Sicherung und Weiterentwicklung aller
organisatorischer Regelungen und Vorschriften.
• Es unterstützt die Durchführung eines bestimmten
Führungsstils.
• Es dient als Grundlage für die Revision.
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Organisationshandbuch
Aufbau
1. Wie kann ein Organisationshandbuch aufgebaut sein?
2. Sie suchen den Stellenbesetzungsplan Ihres Unternehmens. Wo müssen Sie im
Organisationshandbuch suchen?
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Organisationshandbuch
Aufbau
Die meisten Organisationshandbücher haben einen einheitlichen
Aufbau und beginnen mit einer Einleitung, die neben einem Vorwort
und dem Inhaltsverzeichnis eine Benutzeranleitung enthält.
Es folgt ein sogenannter allgemeiner Teil, der die
Unternehmensziele, die Unternehmenspolitik, die
Geschäftsgrundsätze, die Geschäftsordnung und die
Arbeitsordnung erklärt.
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In einem dritten Teil wird die Aufbaustruktur erläutert. Hier sind
Organisationspläne, Stellenbeschreibungen, Funktionendiagramme
und Unterschriftenregelungen zusammengefasst.
Der vierte Teil enthält die Darstellung der Ablauforganisation, also
die Arbeitsablaufdarstellungen, ferner z. B. die Reise- und
Spesenordnung, die Kassenordnung oder die Benutzerordnung des
Rechenzentrums.
Im Anhang sind Formularverzeichnisse, Richtlinien über das
Vordruckwesen, Raum- und Wegpläne, Sachwortverzeichnis und
Änderungsnachweis zu finden.
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1. Warum werden Organisationshandbücher in der Lose-Blatt-Form geführt?
2. Welchen Zweck verfolgt man mit der einheitlichen Gestaltung von
Organisationshandbüchern?
Organisationshandbuch
Form
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Organisationshandbuch
Form
Auch für die äußere Form von Organisationshandbüchern haben
sich einheitliche Gestaltungsrichtlinien herausgebildet.
• Lose-Blatt-Form als Ringbuch mit Signalfarben;
• A4-Format, vorzugsweise hoch;
• einheitliches Klassifizierungssystem, überwiegend eine
dekadische Nummerierung nach Sachgebieten und
Informationsarten;
• einheitlicher Blattkopf oder einheitliche Blattgestaltung;
• Einsatz von farblich unterschiedlichen Papieren, um die
Suchvorgänge zu erleichtern.
Der Aufbau und die Pflege eines Organisationshandbuches
verursacht relativ hohe Kosten. Aber nur ein
Organisationshandbuch, das den laufenden Veränderungen
angepasst wird, dient dazu das angestrebte Ziel zu erreichen.
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Organisationshandbuch
Gliederung
Wann ist es sinnvoll, eine Untergliederung des Organisationshandbuches in einzelne
Handbücher vorzunehmen?
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Organisationshandbuch
Gliederung
Aufgrund des erheblichen Umfangs und der Vielgestaltigkeit von
Organisationshandbüchern kann es sinnvoll sein, diese in einzelne
Handbücher weiter zu untergliedern, z. B. in ein:
• Handbuch für das Gesamtunternehmen
• Handbuch für einzelne Unternehmensbereiche
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• Handbuch für einzelne Arbeitsabläufe
Dadurch wird das Organisationshandbuch übersichtlich und dient
den Mitarbeitern als klare Informationsgrundlage. Dies hilft ferner,
die ständig steigende Informationsflut mit ihren negativen
Auswirkungen einzudämmen.
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Trainingsaufgaben
Stellenbeschreibung erstellen
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Trainingsaufgaben
Stellenbeschreibung erstellen
Aufgabenstellung: Erstellen Sie auf der Grundlage der Stellenausschreibung (s. Grafik)
für den/die Leiter/in Textverarbeitung eine Stellenbeschreibung. Sie
erhalten zusätzliche Informationen. Die Stelle gehört zur
Hauptabteilung Kaufmännische Verwaltung und ist direkt dem Leiter
der Abteilung Organisation unterstellt. Der Stelleninhaber wird durch
die stellvertretende Leiterin der Abteilung Textverarbeitun vertreten.
Dem Leiter der Abteilung sind sieben Mitarbeiter unterstellt. Der
Stelleninhaber sollte Hauptschulabschluss, eine Ausbildung als
Bürokaufmann und PC-Kenntnisse besitzen.
Arbeitsschritte: • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die
Aufgabenstellung.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es an den Teletutor, falls Sie Telelerner sind.
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Trainingsaufgaben
Dienstanweisungen erstellen
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Trainingsaufgaben
Dienstanweisungen erstellen
In die Dienstanweisung eines Bürobetriebes sollen die Regelungen
über das betriebliche Vorschlagswesen aufgenommen werden.
Aufgabenstellung: Erstellen Sie diesen Abschnitt der Dienstanweisung und gehen Sie
nach folgender Gliederung vor:
Betriebliches Vorschlagswesen
1. Zielsetzung
2. Teilnehmerkreis
3. Inhalt der Verbesserungsvorschläge
4. Höhe der Prämien (Sie sollen in Höhe von DM 20,00 bis DM
1.000,00 steuerfrei bezahlt werden.)
Arbeitsschritte: • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und erstellen Sie die
Dienstanweisung.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es ggf. an den Teletutor.
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Trainingsaufgaben
Ergänzung zur Dienstanweisung erstellen
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Trainingsaufgaben
Ergänzung zur Dienstanweisung erstellen
Ausgangssituation: Die Unternehmensleitung beschließt in Zusammenarbeit mit dem
Betriebsrat, dass in Zukunft der Faschingsdienstag, an dem bisher
gearbeitet wurde, dienstfrei gehalten werden soll. Die Mitarbeiter
haben dafür ein Gleitzeitminus in Höhe von vier Stunden
hinzunehmen, das anderweitig eingearbeitet werden muss. Für die
Entgegennahme von Lieferungen und Telefongesprächen ist es
allerdings notwendig, dass ein Notdienst eingerichtet wird. Es ist
eine entsprechende Ergänzung für die Dienstanweisung
anzufertigen.
Aufgabestellung: Erstellen Sie diese Dienstanweisung und entwerfen Sie eine
Vorgehensweise zur Bestimmung des Notdienstes.
Arbeitsschritte: • Starten Sie Ihre Textverarbeitung und bearbeiten Sie die
Aufgabenstellung.
• Speichern Sie Ihr Ergebnis, drucken Sie es aus und übertragen
Sie es ggf. an den Teletutor.
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