Sachgerecht Protokolle anfertigen

Sachgerecht Protokolle anfertigen 

Kaufmännischen Schriftverkehr gestalten, formulieren 


IKTX Oktober 2000 Seite 1 

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Seite 2 Oktober 2000 IKTX


Inhaltsverzeichnis 

Seite 

Protokollgestaltung Protokoll 4 

Protokollarten 6 

Tagesordnung 8 

Protokollrahmen 10 

Protokollaufnahme 12 

Protokollführung Ergebnis-, Beschlussprotokoll 14 

Kurzprotokoll 16 

Ausführliches Protokoll 18 

Wörtliches Protokoll 20 

Protokoll gestalten Tagesordnung festlegen 22 

Protokollrahmen erstellen 24 

Ergebnisprotokoll schreiben 26 

Fallstudie Praxis GmbH Besprechung protokollieren 28 


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1. Nennen Sie weitere Anlässe, bei denen ein Protokoll geschrieben wird. 

Protokollgestaltung 

Protokoll 



Protokoll 

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Bereits die Rechtsnotariatsordnung des 16. Jahrhunderts empfahl, 

während einer Verhandlung ein Protokoll aufzunehmen, Zeit, Ort 

und die betroffenen Personen anzugeben und die Richtigkeit des 

Protokolls durch die Unterschrift aller Beteiligten beglaubigen zu 

lassen. 

Der Ursprung des Wortes Protokoll geht auf das mittellateinische 

"protokollum" und weiter auf das mittelgriechische "protokollao" 

zurück. Dieser zusammengesetzte Begriff bezeichnete ursprünglich 

ein erstes (protos) Blatt, welches der amtlichen Papyrusrolle 

"vorgeleimt" (kollao) war. Es enthielt Informationen über Entstehung, 

Verfasser und Inhalt des Papyrus. 

Und heute? Das Protokoll unserer Zeit wird definiert als förmliche 

Niederschrift, Tagungsbericht und Beurkundung einer Aussage oder 

Verhandlung. Es ist übersichtlich zu gliedern und nachträglich allen 

Beteiligten zuzustellen. 

Die wesentliche Bedeutung des Protokolls liegt in seiner Funktion 

als Beweismittel. Durch die handschriftliche Gegenzeichnung des 

Sitzungsleiters und des Protokollführers wird das Protokoll als 

objektiver Bericht anerkannt und ist somit eine Urkunde, die in 

bestimmten Auseinandersetzungen Rechtswirksamkeit besitzt. 


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1. Beschreiben Sie die Unterschiede zwischen Kurz- und wörtlichem Protokoll. 


Protokollarten 



Protokollarten 

Protokolle richten sich in Inhalt und Darstellung nach den 

Anforderungen und dem Verwendungszweck. Auf Grund ihrer 

Ausführlichkeit werden in der Praxis folgende Protokollarten 

unterschieden: 

Ergebnisprotokoll Ist die knappste Form einer Niederschrift. 

Das Ergebnis- oder auch Beschlussprotokoll hält lediglich die 

Beschlüsse und Aufgaben fest. Entwicklungsstufen, Begründungen 

und Meinungen der Gesprächsteilnehmer werden nicht aufgezeigt. 

Kurzprotokoll Das Kurzprotokoll ist ein erweitertes Ergebnisprotokoll. Es enthält 

eine Zusammenfassung des Gesprächsablaufes sowie wichtige 

Wortmeldungen. Beiträge sind auf das Wichtigste gekürzt. 

Beschlüsse werden wörtlich wiedergegeben. 

Ausführliches 

Protokoll 

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Das ausführliche oder auch Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf der 

Veranstaltung mit allen Entwicklungsstufen der Ergebnisfindung 

vollständig und in allen Einzelheiten wieder. Alle wesentlichen 

Beiträge zur Sache werden vom Protokollführer in eigenen Worten 

wiedergegeben. Dadurch erhält das ausführliche Protokoll einen 

lückenlosen und beweiskräftigen Charakter. Redner werden 

namentlich genannt. Beschlüsse sind am Ende des P. deutlich 

dargestellt. 

Wörtliches Protokoll Das wörtliche oder vollständige Protokoll ist eine eindeutige 

Wiedergabe des Gesprochenen, bietet den höchsten 

Dokumentationswert und hat somit die stärkste Beweiskraft. Kommt 

für die gschäftlichen Besprechungen wegen seines Umfangs kaum 

in Frage. 


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Tagesordnung 

1. Begründen Sie ein frühzeitiges Versenden der Tagesordnung. Frühzeitig, aber nicht zu 

früh - Wann genau ist das? Erstellen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine 

Tagesordnung als Maske. 



Tagesordnung 

In der Planungsphase, spätestens aber vor Beginn der 

Veranstaltung, werden die zu besprechenden Punkte in einer 

Tagesordnung festgehalten. Sie dient allen Beteiligten als 

Orientierungshilfe und wird in der Regel bereits mit dem 

Einladungsschreiben versandt. 

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Für den Protokollführer ist die Tagesordnung unerlässlich, um sich 

auf die Besprechungspunkte einstellen zu können und gegebenfalls 

Hintergrundinformationen zusammenzutragen. Eine gute 

Vorbereitung erleichert die Protokollführung, Missverständnisse auf 

Grund mangelnder Sachkenntnis oder schlechter Akustik werden 

eher vermieden. 

Sofern keine anderen Regelungen (Statuten) gelten, stimmen die 

Teilnehmer zu Beginn der Veranstaltung über die Beibehaltung der 

Tagesordnungspunkte ab. Änderungswünsche bzgl. der 

Reihenfolge und der Themenauswahl müssen im Protokoll 

festgehalten werden. Gleiches gilt für ein vorzeitiges Beenden der 

Tagung, wenn noch nicht alle Tagesordnungspunkte vollständig 

abgearbeitet wurden. Eine Unterbrechung oder ein Vertagen 

einzelner Punkte ist mit Angabe des Grundes im Protokoll 

festzuhalten. 


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Protokollrahmen 

1. Umschreiben Sie durch die fünf W-Fragen die Angaben, die der Protokollkopf enthalten 

muss. Erstellen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm einen Protokollrahmen als 

Maske und speichern Sie ihn. 



Protokollrahmen 

Die äußere Form eines Protokolls wird durch den Protokollrahmen 

festgelegt. Für eine übersichtliche Gestaltung hat sich in der Praxis 

folgender Aufbau durchgesetzt: 

Protokollkopf Der Kopfteil muss so gestaltet sein, dass er verschiedenen 

Suchkriterien gerecht wird, um ein späteres schnelles Auffinden zu 

gewährleisten. Ausserdem enthält er die Bezeichnung "Protokoll" 

und die für alle Beteiligten notwendigen Vorabinformationen über: 

• Thema 

• Datum, Beginn und Ende 

• Ort 

• Teilnehmer 

• Tagesordnungspunkte 

Protokollkern Der Protokolltext enthält, je nach Festlegung der Protokollart, 

Angaben über den Verlauf und die Ergebnisse der Veranstaltung 

und wird zunächst nach den Tagesordnungspunkten gegliedert. 

Diese werden anschließend nach der zeitlichen Reihenfolge 

und/oder den sachlichen Gesichtspunkten geordnet und durch 

Absätze und Hervorhebungen übersichtlich dargestellt. 

Protokollschluss Der Protokollschluss garantiert für die Richtigkeit und Vollständigkeit 

des Inhalts durch: 

• Ort, Datum der Ausfertigung 

• Unterschrift des Vorsitzenden 

• Unterschrift des Protokollführers 

• Anlagen 

• Verteiler 

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Protokollaufnahme 

1. Welche Anforderungen werden an einen/e Protokollanten/-in gestellt? Welche Hilfsmittel 

würden Sie für die Protokollaufnahme einsetzen? Entwickeln Sie Ihre persönliche 

Checkliste für die Vorbereitung einer Protokollaufnahme, wenn Sie als einziger 

verantwortlicher Protokollant tätig werden sollen. 



Protokollaufnahme 

Da das Protokoll einen dokumentarischen, öffentlichen Charakter 

besitzt, werden hohe Anforderungen an die Protokollaufnahme 

gestellt. Der Protokollführer oder Protokollant muss in der Lage 

sein, Wesentliches in übersichtlicher und sachlicher Knappheit 

wiedergeben zu können. 

Anforderungen Die Protokollaufnahme erfordert ein hohes Maß an Konzentration, 

Sachkompetenz und Schreibfähigkeit. Unabdingbar sind folgende 

Fähigkeiten: 

• sich an Vorgänge und Ereignisse gut zu erinnern 

• Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden 

• gute stenografische Schreibleistung 

Protokollaufnahme Die Protokollaufnahme muss in jedem Fall vorbereitet werden. 

Folgende Gesichtspunkte sind zu beachten: 

• Einstimmen auf das Thema durch "Querlesen" der Protokolle 

vorangegangener Besprechungen 

• Kenntnisnahme der Tagungsordnung 

• Einprägen der Teilnehmer durch Erstellen eines Sitzplans 

• Verwenden von Kurzzeichen für die Teilnehmer 

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• Nummerieren und Einteilen der verwendeten Blätter. 

Technische Hilfsmittel für die Erstellung eines guten Protokolls sind 

die Kurzschrift und das Tonband; letzteres wird vor Gericht als 

Beweismittel allerdings nicht anerkannt. 


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Protokollführung 

Ergebnis-, Beschlussprotokoll 

1. Formulieren Sie folgende direkte Rede in indirekte Rede und Redebericht um: Frau Stark: 

Der Einrichtung eines DTP-Arbeitsplatzes stimme ich zu. 

Gestalten Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Maske Ergebnis- 

/Beschlussprotokoll. Speichern Sie diese und drucken Sie sie aus. Für das 

Maschinenschreiben bitte einen Vordruck, der auf Kopierbasis vervielfältigt und handoder 

maschinenschriftlich ausgefüllt werden kann. 



Ergebnis-, Beschlussprotokoll 

Wesentliche 

Aussagen 

Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll stellt hohe sprachliche 

Anforderungen an den Protokollführer. In kürzester Zeit müssen die 

Kernaussagen herausgearbeitet und mit eigenen Worten 

unmissverständlich wiedergegeben werden. 

Wesentliche Aussagen erkennt man an: 

• dem Tonfall 

• veränderter Stimmführung 

• erhöhter Lautstärke 

• veränderter Sprechgeschwindigkeit 

• Einleitungsformulierungen 

Form Da der Textumfang des Ergebnisprotokolls relativ gering ist, 

empfiehlt sich die Verwendung eines selbsterstellten Vordrucks. 

Eingebettet in Protokollkopf und -schluss enthält der Protokollkern: 

• Beschlüsse 

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• Aufgaben 

Sprache Die Aussagen der Teilnehmer werden in Form eines Berichtes 

wiedergegeben. Der Gesprächsinhalt wird, ohne die direkte oder 

indirekte Rede zu gebrauchen, gekürzt und in der Zeitform der 

Gegenwart formuliert. 


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Kurzprotokoll 

1. Nach welchem Kriterium werden die Wortmeldungen eines Kurzprotokolls gegliedert? 

Rufen Sie den Protokollrahmen auf und gestalten Sie ihn um zu einer Maske 

Kurzprotokoll. Schreiben Sie die Formulierung des TOP 2 an die richtige Stelle, 

speichern Sie dies unter dem neuen Namen und drucken Sie das Beispiel aus. 



Kurzprotokoll 

Das Kurzprotokoll erfordert ein hohes Maß an Sachkenntnis und 

ein gutes Verständnis für die Zusammenhänge. 

Merkmale Obwohl es eine verdichtete Darstellung des Ablaufs wiedergibt, 

muss klar erkennbar bleiben, wie und mit welchen Begründungen 

es zu den jeweiligen Beschlüssen gekommen ist. Dazu ist es 

durchaus angebracht, Sachverhalte näher zu erläutern und Redner 

namentlich zu benennen. 

Der Protokollführer notiert zu jeder Wortmeldung einige 

aussagekräftige Stichpunkte oder Kurzsätze, mit deren Hilfe sich 

der Sachzusammenhang anschließend kurz und treffend 

zusammenfassen lässt. 

Form Der Protokollkern enthält die Wiedergabe der: 

• Tagesordnungspunkte 

• Ergebnisse 

Die chronologischen Wortmeldungen werden dabei zu inhaltlichen 

Gruppen zusammengefasst. 

Sprache Ausformuliert wird im Präsens und überwiegend in Berichtsform. 

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Ausführliches Protokoll 

1. Nach welchen Gesichtspunkten wird das ausführliche Protokoll gegliedert, und was ist bei 

der Ausformulierung zu beachten? Rufen Sie in Ihrer Textverarbeitung den 

Protokollrahmen auf, gestalten Sie ihn um zu einer Maske Ausführliches Protokoll. 

Tragen Sie nun den ausführlich formulierten TOP 2 an der richtigen Stelle ein, speichern 

Sie unter dem neuen Namen und drucken Sie das Ergebnis aus. 



Ausführliches Protokoll 

Die Aufnahme eines ausführlichen Protokolls erfordert einen 

hohen Schreibaufwand. Alle Gesprächsbeiträge, -punkte und 

Bemerkungen werden ausführlich festgehalten. 

Anforderungen Für die Formulierung ist sprachliches Geschick und große 

Sachkompetenz notwendig. Wesentliches muss eigenständig 

zusammengefasst und eindeutig dargestellt werden. Mit 

zunehmender Protokollpraxis entwickelt sich ein Gespür dafür, 

welche Ausführungen unbedingt festgehalten werden müssen und 

auf welche, auf Grund ihrer Nebensächlichkeit, verzichtet werden 

kann. Auf keinen Fall darf alles mitgeschrieben werden. Der 

Protokollführer muss mithören, mitdenken und das Unwesentliche 

weglassen. So kommen die Notizen dem endgültigen Protokoll sehr 

nahe. 

Form Das ausführliche Protokoll enthält im Kern alle: 

• Tagesordnungspunkte, 

• Gesprächsbeiträge mit Angabe des Redners 

• Zwischenrufe, Bemerkungen zur Sache, 

• Ergebnisse, 

die in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden. 

Sprache Die Wortmeldungen werden in indirekte Rede umgewandelt. Hierbei 

ist auf die richtige Verwendung des Konjunktivs zu achten. 

Beschlüsse sollten nach Möglichkeit wörtlich ins Protokoll 

übernommen werden. 

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Als Zeitform wird das Präsens gewählt. Eine Ausnahme bildet das 

Vortragsprotokoll, hierbei ist die Berichtsform im Präteritum möglich. 


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Wörtliches Protokoll 

1. Wodurch unterscheiden sich ausführliches und wörtliches Protokoll bei der 

Sprachgestaltung grundlegend? Sie benötigen nochmals den Protokollrahmen, den Sie 

für eine Maske Wörtliches Protokoll umarbeiten. Geben Sie den Text des TOP2 an der 

richtigen Stelle ein, speichern Sie unter dem neuen Namen und drucken Sie das Muster 

wiederum aus. 



Wörtliches Protokoll 

Das wörtliche Protokoll enthält die wörtliche Wiedergabe des 

gesamten Gesprächsablaufes. Die dazu notwendige 

Schreibleistung wird in der Regel nur von Berufsstenografen 

erbracht. 

Alternativen Für den beruflichen Alltag empfiehlt sich der Einsatz eines 

Tonbandgerätes. Der Protokollführer vermerkt sich während der 

Aufnahme die Namen der Redner; in Kurzform die Beiträge, Zurufe 

und Reaktionen und ergänzt diese bei der endgültigen Niederschrift 

durch den Tonbandmitschnitt. 

Der Vorteil dieser Protokollart liegt in der hohen Beweiskraft, 

nachteilig wirkt sich jedoch der erhöhte Zeitaufwand für die 

Niederschrift und das Lesen des Protokolls aus. Oftmals wird dem 

wörtlichen Protokoll ein Kurzprotokoll beigefügt. 

Form Entsprechend dem zeitlichen Ablauf werden alle: 

• Gesprächsteilnehmer 

• Gesprächsbeiträge 

• Zwischenrufe, Bemerkungen 

• situationsbezogene Äußerungen 

aufgenommen. 

Sprache Sind die Ausführungen der Redner grammatikalisch nicht 

einwandfrei, die Sätze verschachtelt oder unvollständig, die 

Satzaussage gar missverständlich, können diese Mängel durch eine 

stilistische Überarbeitung vom Protokollanten ausgeglichen werden. 

Selbstverständlich bleibt der Inhalt dabei unverändert. 

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Die wörtliche Wiedergabe erfolgt durch die direkte Rede im Indikativ 

Präsens. 


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Trainingsaufgaben 

Tagesordnung festlegen 



Tagesordnung festlegen 

Aufgabenstellung Bitte legen Sie aus den Angaben der Musterläsung in Q4 "TA - 

Anführungszeichen ergänzen" und den nebenstehenden 

Informationen eine korrekte Tagesordnung fest. 

Arbeitsschritte • Bitte bearbeiten Sie die Aufgabenstellung. 

• Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es an den 

Teletutor, wenn Sie Telelerner sind. 


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Protokollrahmen erstellen 



Protokollrahmen erstellen 

Aufgabenstellung Bitte erstellen Sie gemäß nebenstehenden Angaben einen 

korrekten Protokollrahmen. 


• Speichern Sie Ihr Ergebnis und übertragen Sie es ggf. an den 

Tutor. 


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Ergebnisprotokoll schreiben 



Ergebnisprotokoll schreiben 

Aufgabenstellung Bitte schreiben Sie aus nebenstehenden Angaben den 

Protokollkern eines Ergebnis- oder Beschlussprotokolls. 



Tutor. 


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Fallstudie 

Besprechung protokollieren 


Fallstudie 


Sie haben die folgende Besprechung zu protokollieren. Herr Dr. 

Paul bittet Sie, für TOP 1 ein Kurzprotokoll anzufertigen. Bei TOP 3 

rechnet er mit einer heißen Diskussion und bittet Sie, diesen Punkt 

ausführlich zu protokollieren. 

Fallsituation (1) Hendling: "Neulich war ich bei GLOBAL in der Kantine. Das war ein 

tolles Essen! Aber der Preis mit sieben Mark fünfzig war ganz schön 

happig." 

Staller: "Was, sieben Mark fünfzig für ein Mittagessen? Also, so viel 

zahlen meine Softwareleute bestimmt nicht!" 

Färber: "In meiner früheren Firma konnten wir uns das Essen selbst 

zusammenstellen und haben maximal drei Mark für ein Menü 

bezahlt." 

Dr. Paul: "Wenn ich das Angebot des Kantinenpächters kurz 

überfliege, so kalkuliert der pro Essen fünf Mark sechzig." 

Fallsituation (1) Nothe: "Das ist für den einzelnen Mitarbeiter entschieden zu hoch. 

Wir haben in unserem sozialen Topf noch Geld. Könnte die Firma 

nicht einen Zuschuss geben?" 

Dr. Paul: "Also gut: Vorerst genehmige ich zwei Mark Zuschuss pro 

Essen. Dann verbleiben pro Mitarbeiter drei Mark sechzig. Frau 

Nothe, bitte prüfen Sie das Angebot des Pächters nochmals genau. 

Ich schlage vor, das Thema einstweilen zu vertagen und bei der 

nächsten FK- Besprechung wieder auf die Tagesordnung zu 

setzen." 

Hendling: "Prima." 

Staller: "Einverstanden." 

Fallsituation (2) Dr. Paul: "Dann kommen wir jetzt zu TOP 3." 

Nothe: "Also, ich fänd' eine einheitliche Pausenregelung gut. 

Momentan kann man von elf bis halb zwei Uhr anrufen, wo man will, 

irgendwer hat immer gerade Mittag." 

Hendling: "So schlimm ist es nun auch wieder nicht. Ich hab in 

meiner Abteilung Anweisung gegeben, daß das Telefon immer 

besetzt sein muss und das wird auch eingehalten." 

Nothe: "Dann passiert, dass die einen essen sind und der 

Telefonwächter einen dringenden Technikereinsatz hat. Ist es nicht 

so?" 

Staller: "Das Problem kenn' ich so ähnlich auch. Gerade über die 

Mittagszeit lässt sich neue Software gut einspielen." 


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Fallstudie 


Fallsituation (2) Hendling: "Und wenn wir uns hier zu einer einheitlichen Regelung 

durchringen - wer garantiert uns die Einhaltung?" 

Nothe: "Es wird "Geht" und "Kommt" gestempelt, wie sonst auch, 

wenn das Haus verlassen wird." 

Dr. Paul: "Da wir keine Riesenkantine planen, könnte ich mir 

vorstellen, dass ein Pächter einen Zwei-Schicht-Essensbetrieb 

begrüßen würde. Ich schlage vor, dass die eine Hälfte von zwölf bis 

halb eins zum Mittagessen geht und die andere Hälfte von halb eins 

bis eins. Und, damit es keine Benachteiligung gibt, tauschen wir die 

Schichten nach einem halben Jahr. Ich werde Frau Engström bitten, 

ein entsprechendes Rundschreiben zu verfassen." 

Fallsituation (3) Zacharias: "Im Rechenzentrum ist der Strom ausgefallen. Die RZ- 

Kollegen bitten Frau Staller, Herrn Hendling und Sie, Herr Dr. Paul, 

um Hilfe. Ich bitte alle, die Besprechung morgen früh, neun Uhr, 

fortzusetzen." 


Fallstudie 




Teletutor. 


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