TERMES DE REFERENCE – PFLICHTENHEFT - Österreichische ...

TERMES DE REFERENCE – PFLICHTENHEFT
Chargé(e) d’administration – Administrative/r Büroleiter/in
Kontext:
Die Austrian Development Agency (ADA) ist das Unternehmen der Österreichischen
Entwicklungszusammenarbeit (OEZA). Sie ist für die Umsetzung des bilateralen Kooperationsprogramms
(Programme indicatif de coopération – PIC) zwischen Österreich und Burkina Faso
verantwortlich und verwaltet das dafür vorgesehene Budget.
Die Programme und Projekte der OEZA in Burkina Faso werden von der ADA gemeinsam mit
staatlichen Strukturen, Nichtregierungsorganisationen und Unternehmen umgesetzt. Das
Auslandsbüro in Ouagadougou (Koordinationsbüro – KoBü) sichert den direkten und kontinuierlichen
Dialog mit den Partnern vor Ort und sorgt für einen effizienten Einsatz der Mittel.
Bezeichnung der Stelle:
Administrative Leitung des Koordinationsbüros (KoBü) der Österreichischen Entwicklungszusammenarbeit
(OEZA) in Ouagadougou / Burkina Faso
Ziel der Stelle:
Sicherstellen der administrativen Abläufe im KoBü
Funktionsbezeichnung:
Administrative/r Büroleiter/in – Chargé(e) d’administration
Der/Die Stelleninhaber/in untersteht disziplinarisch und fachlich dem/r Leiter/in des
Koordinationsbüros Ouagadougou.
Vertretung:
Der/Die Stelleninhaber/in wird durch den/die Leiter/in des KoBüs bzw. Referent/innen des KoBüs nach
Bedarf und kurzfristiger Festlegung vertreten.
Aufgaben:
1. Personalverwaltung
Beantragung/Administration von Personaländerungen (Aufnahmen und Ausscheidungen,
Karenzierungen, Mutterschaftsurlaube, etc.) – Meldung und Berichte an die Zentrale der
Austrian Development Agency (ADA) und an die vorgesetzte österreichische Botschaft
(derzeit Dakar).
Meldung von Änderungen im Personalstand an die ADA-Zentrale (Geburten, Hochzeiten,
Todesfälle, Wohnsitzadressen, Telefonnummern, etc.)
Vorbereitung und Vorprüfung von Dienstvertragsunterlagen und Terms of Reference für die
Bediensteten des KoBüs (gemeinsam mit Büroleiter/in und gegebenenfalls Vertrauensanwalt)
– Vorlage an die ADA-Zentrale
Monatliche Bezahlung der Gehälter und Sozialversicherungsabgaben etc. und jährliche
Überprüfung der Gehaltsschemata (Vergleich zur Wirtschaftsentwicklung, zu anderen
Vertretungsbehörden, etc.)
Laufende Aktualisierung der Personalakten
Beobachtung von Neuerungen zum lokalen Arbeitsrecht
Bureau de coordination de la Coopération pour le Développement
Ambassade d’Autriche à Dakar
01 BP 106, Ouagadougou, Burkina Faso
tél: (+226) 50 360749 fax: (+226) 50 363732 e-mail: ouagadougou@ada.gv.at
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Verwaltung, Koordination und Überwachung der Einhaltung von bestehenden
Arbeitszeitregelungen inkl. Führung von Urlaubs-, Krankenstands- und
Dienstreiseübersichten. Vorlage einer Jahresurlaubsplanung bis Ende Jänner des Jahres an
die ADA-Zentrale, Abteilung Allgemeine Verwaltung (AV)
Verwaltung und Koordination von Ausbildungsvorhaben der Bediensteten des KoBüs
2. Buchhaltung / Rechnungsführung / Projektverwaltung
Abwicklung der täglichen Buchhaltung und Kassenführung (unter Dienstaufsicht des/der
Büroleiters/in)
Abwicklung des Bankwesens (Kontoführung, Überwachung des Zahlungsverkehrs anhand
von Belegen und Bankauszügen, etc.)
Vorbereitung und Abwicklung aller Zahlungen (insbesondere Mieten, Telefon, Betriebskosten,
Postgebühren, Benzinabrechnungen, etc.); per Kassenvereinbarung kann eine Delegierung
der Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs („KoBü-Kassa“) an die Sekretariatskraft geregelt
werden.
Monatliche Vorbereitung und Vorlage der Dienstrechnung inkl. Unterlagen an die ADA-
Zentrale, Abteilung Finanz-, Rechnungs- und Kontrollwesen (FRK), bis zum 5. des
Folgemonats
Abrechnung und Kontrolle von Telefonabrechnungen, der Portogebührenabrechnung, der
privaten Nutzung des DHL-Kuriers sowie der privaten Nutzung des Dienstwagens durch
MitarbeiterInnen
Abwicklung/Beantragung der Mehrwertsteuerrefundierung gegenüber staatlichen Stellen
Burkina Fasos
Vorbereitung der jährlichen Finanz- und Budgetplanung des KoBüs
Verantwortung für rechtzeitige Beantragung von Budgetdotierungen des KoBüs (in
Abstimmung mit dem/der Büroleiter/in)
Verwaltung der im Safe des KoBüs aufbewahrten Gelder und Gegenstände
Inventarverwaltung
Verwaltung der Fonds für Kleinprojekte und Stipendien
Vorprüfung von Projektabrechnungen zur Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit und
Erstellung von Prüfberichten zum Versand an die ADA-Zentrale, Abteilung Finanz-,
Rechnungs- und Kontrollwesen
3. Allgemeine Verwaltung
Gebäudeverwaltung (Sicherstellung der laufenden Reinigung, Wartung und Pflege,
Beantragung und Betreuung von Bauvorhaben, Verwaltung von Gebäudeplänen und
Mietverträgen, Einholung von bautechnischen Gutachten, Fragen der baulichen Sicherheit,
Bewachung, etc.)
Kontaktstelle zum Vertrauensanwalt
Kontaktstelle zum Verwaltungsbeamten/Konsul der vorgesetzten österreichischen Botschaft
(derzeit Botschaft Dakar)
Informationsaustausch in Personal- und sonstigen Verwaltungsfragen mit anderen Gebern
und Teilnahme an administrativen Koordinationssitzungen
Administration des Beschaffungswesens (Anträge auf Beschaffung, Wartung und Pflege von
Inventargegenständen, Materialverwaltung, Ausscheidungen, etc.)
Betriebliche Sicherheit und Arbeitnehmerschutz (Brandschutz, Einbruchsschutz, Erste Hilfe,
Krisenvorsorge, Feuerlöschgeräte, etc.)
Bureau de coordination de la Coopération pour le Développement
Ambassade d’Autriche à Dakar
01 BP 106, Ouagadougou, Burkina Faso
tél: (+226) 50 360749 fax: (+226) 50 363732 e-mail: ouagadougou@ada.gv.at
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Administration des Transport- und Dienstwagenwesens (Überprüfung der Fahrtenbücher und
der Benzinabrechnungen, Überwachung der laufenden Wartung und Pflege der Fahrzeuge,
Planung/Überwachung der effizienten Nutzung des Dienstwagens durch die MitarbeiterInnen,
Schadens/Unfallmeldungen an die Zentrale und Versicherung, Administration der lokalen Kfz-
Haftpflichtversicherung sowie der Versicherungen über die Zentrale, Beantragung zur
Anmietung zusätzlicher Mietwagen im Ausnahmefall, etc.)
Betreuung und Abwicklung des Post- und Kurierwesens (Überwachung der täglichen Aus- und
Eingangspost sowie der regelmäßigen DHL-Kuriere, Überwachung der Postbücher und Porto-
Abrechnungen, etc.)
Administration der EDV- und Telekom-Einrichtungen (inkl. Mobil- und Satellitentelefone,
Funkgeräte, EDV-Hardware, E-Mail und Intranet/Internetverkehr, Überwachung der
regelmäßigen Sicherung von Datenbeständen und der Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinien,
Sicherstellung von Wartung und Pflege der Geräte)
Supervision und laufende Aktualisierung des Archivs
Vorbereitung und Mitbetreuung von Delegationsbesuchen unter Federführung des/der
Büroleiter/in
Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
Sicherstellung der laufenden Aktualisierung der Kontaktdaten
Eine Betrauung mit anderen als den angegebenen Aufgaben durch den/die Leiter/in des
Koordinationsbüros durch Weisung ist möglich.
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