PFLICHTENHEFT - Stiftung Bildung und Entwicklung

PFLICHTENHEFT
Finanzen, Buchhaltung, Personaladministration (80 %)
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1. Bezeichnung der Stelle
Verantwortliche/-r für Finanzen, Buchhaltung und Personaladministration (FBP) der Stiftung
Bildung und Entwicklung SBE (ca. 60 %) und der Stiftung Umweltbildung Schweiz SUB (ca.
20 %).
Die Stabsstelle ist im Zentralsekretariat der SBE angesiedelt.
2. Vorgesetzte Stelle
Bei der SBE: Der/die Zentralsekretär/-in.
Für die Aufgaben der SUB: Der/die Geschäftsleiter/-in.
3. Unterstellte Mitarbeiter/-innen
Evtl. Sekretariat SUB ca. 10 %
4. Zusammenarbeit
SBE: Mit dem/der Zentralsekretär/-in, den Verantwortlichen der Dienststellen, den Verantwortlichen
für die Buchhaltung (inkl. EDIS), den Projektleitungsverantwortlichen,
der externen Revision.
SUB: Mit dem/der Geschäftsleiter/-in und den Mitarbeitenden, der externen Revision.
5. Verantwortung, Aufgaben und Kompetenzen
5.1. Allgemeines
Der/die Verantwortliche FBP ist zuständig für die Planung und Umsetzung der Aufgaben im
Bereich der Finanzen, Finanzadministration, Buchhaltung und Personaladministration der
beiden Stiftungen. Er/sie richtet die dafür nötigen Instrumente ein, hält sie auf dem aktuellen
Stand und macht Vorschläge zu deren Weiterentwicklung. Er/sie berät und unterstützt
die vorgesetzten Personen im Bereich der Finanzplanung und unterstützt die Mitarbeitenden
der Stiftungen im Bereich der Budgetierung und der Abrechnung von Projekten.
5.2. Buchhaltung
Der/die Verantwortliche FBP ist für die Planung und Umsetzung der folgenden Aufgaben
verantwortlich:
- die Finanzbuchhaltung (Budgetierung, Buchung, Abschluss),
- die Betriebsbuchhaltung (Kostenstellenrechnung),
- den Kontenplan,
- die Lohnbuchhaltung,
- die Wertschriftenverwaltung.
Stiftung Bildung und Entwicklung Zentralsekretariat Monbijoustrasse 31 CH-3011 Bern
Telefon +41 (0) 31 389 20 20 Fax +41 (0)31 389 20 29 E-Mail zs@globaleducation.ch, www.globaleducation.ch

5.3. Finanzen
Der/die Verantwortliche FBP ist für die Planung und Umsetzung der folgenden Aufgaben
verantwortlich:
- Verantwortung für Budget, Jahresabschluss, Controlling und Reportingaufgaben, Liquiditätsplanung,
Rechnungslegung für die gesamte Finanzbuchhaltung;
- Koordination der Budgeterstellung der Dienststellen der SBE (Unterstützung bei der
Planung Gestaltung des Finanz- und Stellenbudgets);
- Zwischenberichte, Hochrechnungen;
- Jahresberichte. Jahresabschlüsse (SBE nach FER 21);
- Liquiditätskontrolle (Abruf und Eingang von Budget- und Projektbeiträgen, Honorarforderungen);
- Die Berichterstattung erfolgt nach den betrieblichen Bedürfnissen von SBE und SUB,
grundsätzlich aber nach folgenden Vorgaben:
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Bereich Unterlage Termine
Finanzbuchhaltung Jahresabschluss per Ende Dezember 31.03
Zwischenabschluss/Hochrechnung per Ende
Juni
15.08.
Zwischenabschluss/Hochrechnung Abschluss
per Ende September
15.11.
Budgetierung Fixkosten 31.08
Zusammenstellung der Budgets (SBE und
SUB)
30.09
Betriebsbuchhaltung Kostenstellenbericht per Ende Dezember
(Kostenstellen gemäss aktuellster Kostenstellenbeschreibung:
Total jeweils für beide Stiftungen
und aufgeschlüsselt nach Kostenträgern)
Lohnverwaltung Arbeitszeitrapport (monatlich)
Kostenstellen-Übersicht (jährlich)
5.4. Finanzadministration
31.03
Ende des Folgemonats
31.01.
Der/die Verantwortliche FBP ist für die Planung und Umsetzung der folgenden Aufgaben
verantwortlich:
- Zahlungsverkehr (Post, Bank);
- Liquiditätskontrolle (Abruf und Eingang von Budget- und Projektbeiträgen, Honorarforderungen,
alle Zahlungen mit Ausnahme der Unterrichtsmaterialien der SBE);
- Erstellung und Auswertung von Kennzahlen, Statistiken, Projektionen, Mehrjahresplanungen;
- Anlagen- und Zinsoptimierung in Absprache mit den Vorgesetzten.

5.5. Personaladministration
Der/die Verantwortliche FBP ist für die Planung und Umsetzung der folgenden Aufgaben
verantwortlich:
- Verwaltung der Personaldaten;
- Lohnbuchhaltung und -verwaltung;
- Arbeitszeiterfassung, Statistiken und Auswertungen;
- Prüfung, Koordination, Umsetzung und Überwachung aller Personalgeschäfte mit den
Sozialversicherungen wie Arbeitslosenversicherung, der Pensionskasse, der Unfall- und
Krankentaggeldversicherung und übrigen Versicherungen;
- Planung und Gestaltung des Finanz- und Stellenbudgets für das Personal in Zusammenarbeit
mit den Vorgesetzten;
- Unterstützung und Beratung der Vorgesetzten sowie gegebenenfalls der Dienststellenleitungen
bei Rekrutierungen, Personalentwicklung und –förderung;
- Ausstellung von Anstellungsverträgen nach Vorlage.
5.6. Allgemeine Aufgaben
Der/die Verantwortliche FBP beteiligt sich
- an den internen Team- und Koordinationssitzungen;
- an der Planung des kurz- und mittelfristigen Tätigkeitsprogramms des Zentralsekretariates;
- an den allgemeinen inhaltlichen Diskussionen um Strategie und Programm des Zentralsekretariates
der SBE bzw. der Geschäftsleitung der SUB.
5.7. Spezielle Aufgaben
Der/die Zentralsekretär/-in der SBE und der/die Geschäftsleiter/-in der SUB können
dem/der Verantwortlichen FBP neue ständige und/oder begrenzte Aufgaben übertragen,
welche seinen/ihren beruflichen und persönlichen Fähigkeiten entsprechen.
6. Institutioneller Rahmen
Der Anstellungsvertrag wird mit der SBE geschlossen.
Dieses Pflichtenheft ist folgenden Dokumenten untergeordnet:
- dem Stiftungsreglement;
- den Personalreglementen der SBE;
- den Führungsrichtlinien der SBE;
- dem jeweiligen Jahresprogramm und Jahresbudget von SBE und SUB.
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