SERVICE- UND VERTRAGSMANAGEMENT - Advice Informatik AG
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<strong>SERVICE</strong>- <strong>UND</strong> <strong>VERTR<strong>AG</strong>SMAN<strong>AG</strong>EMENT</strong>
K<strong>UND</strong>ENORIENTIERUNG
ALS MAXIME<br />
Service als Produkt und Chance<br />
Der Kundenservice hat sich in vielen Unternehmen als eigenständiges Produkt<br />
etabliert, losgelöst von der Fertigungs- oder Produktionsabteilung. Angesichts<br />
immer kürzerer Lebenszeiten von Produkten sowie verschärften Konkurrenzsituationen<br />
können die Kosten für Service und Unterhalt nicht mehr in die<br />
Produktionskosten einkalkuliert werden. Vielmehr muss der Service als eingeständiges<br />
Produkt beworben und verkauft werden. Ein perfektes Servicemanagement<br />
bringt einem Unternehmen vielfältigen und nachhaltigen Nutzen.<br />
So lassen sich aufgrund wertvoller Informationen, welche die Software<br />
liefert, die Servicedienstleistungen verbessern und dadurch Kosten und Mitarbeitereinsatz<br />
optimieren.<br />
Integration als Schlüssel<br />
Die Anforderungen an eine zeitgemässe Softwarelösung für das Service- und<br />
Vertragsmanagement sind hoch. Was nützt jedoch eine leistungsfähige Servicemanagement-Lösung,<br />
wenn sie nicht mit den Modulen für die Materialwirtschaft<br />
und Lagerbuchhaltung, die Rechnungsstellung, die Mitarbeiter-<br />
Stundenkontrolle und Finanzbuchhaltung integriert ist? Erst eine nahtlose und<br />
damit perfekte Integration in das ERP ist der Schlüssel zum Erfolg.<br />
3<br />
3
ABACUS IST MEHR ALS NUR SOFTWARE<br />
Leistungsfähig und bewährt<br />
ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 30’000 Betrieben<br />
im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit<br />
beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als<br />
auch im Einsatz in grösseren Betrieben. ABACUS-Software wird von den grössten<br />
und renommierten schweizerischen Treuhand-gesellschaften selber eingesetzt<br />
und empfohlen.<br />
Integriert und flexibel<br />
Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, die ABACUS-Programme als Einplatzlösung<br />
oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine<br />
nachträgliche Erweiterung der Anwendung. Der Betrieb kann so die ABACUS-<br />
Software seinen wachsenden Anforderungen anpassen. Erst die Möglichkeit,<br />
die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen,<br />
stellt den optimal abgestimmten Einsatz der Software sicher.<br />
Modernste Technologien<br />
Funktionen, die im Rahmen des ABACUS auch im Service- und<br />
Vertragsmanagement zum Tragen kommen, sind:<br />
> Erstellung von Verträgen/Serviceaufträgen etc. als PDF<br />
> Dokumente mit digitaler Signatur und Public-Key-Kryptografie für maximale<br />
Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften<br />
> Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv<br />
oder Dossier<br />
> Leistungsfähige Suchmaschine AbaSearch für ein schnelles Auffinden von<br />
Daten und zugeordneten Originalbelegen
PROFESSIONAL<br />
ABACUS<br />
HÄNDLER<br />
ABACUS<br />
Weiterentwicklung<br />
Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und<br />
Ausbildung getätigten Investitionen.<br />
Hotline<br />
ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent unterstützt.<br />
Vertriebspartner<br />
ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche<br />
und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den<br />
Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den<br />
Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse, beschäftigen<br />
eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz<br />
mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen zudem<br />
die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an.<br />
Schulungsangebot<br />
Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen<br />
und produktives Einsetzen der Programme.<br />
Software-Zertifikat<br />
Durch eine grosse Buchprüfungsfirma wurde die ABACUS-Finanzsoftware auf<br />
die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.<br />
5
DIE INTEGRIERTE <strong>SERVICE</strong>MAN<strong>AG</strong>EMENTLÖSUNG FÜR ALLE ANSPRÜCHE<br />
Das ABACUS Service- und Vertragsmanagement trägt durch die<br />
strukturierte Verwaltung wichtiger Serviceinformationen und die<br />
Bereitstellung prozessunterstützender Funktionen wesentlich zum<br />
Betrieb eines erfolgreichen, kundenorientierten und effizienten<br />
Servicemanagements bei. Dabei lässt die Software Spielraum für die<br />
Abbildung individueller Serviceprozesse und bleibt trotzdem einfach<br />
zu bedienen.<br />
Die ABACUS-Software unterstützt die folgenden Kernprozesse des<br />
Servicemanagement-Geschäfts:<br />
> Serviceauftragsmanagement<br />
> Servicevertragsmanagement<br />
> Serviceobjektmanagement
Integriert<br />
Die Software für das Service- und Vertragsmanagement<br />
ist nahtlos in die Auftragsbearbeitung (Verkauf<br />
und Materialwirtschaft), AbaProject (Leistungs- und<br />
Projektabrechnung), sowie Adressverwaltung integriert,<br />
mit denen es sich auch Grundstammdaten und<br />
Systemeinstellungen teilt.<br />
Selbstverständlich werden auch die buchhalterischen<br />
Anforderungen, mit der direkten Verbuchung der Geschäftsfälle<br />
in die Debitoren- und Finanzbuchhaltung<br />
sowie Kostenrechnung, erfüllt.<br />
Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglichkeiten<br />
des Service- und Vertragsmanagements und<br />
dessen Highlights. Optionale Programmmodule sind in<br />
der Beschreibung als solche gekennzeichnet.<br />
Weitere Optionen finden sich auf den Zusatzseiten im<br />
Anhang:<br />
Die aktuellen Systemanforderungen sind auf der ABA-<br />
CUS-Homepage www.abacus.ch/support/ im Dokument<br />
“Hardware-Empfehlungen” beschrieben.<br />
> Serviceauftragsmanagement<br />
> Vertragsmanagement<br />
> Objektmanagement<br />
> Verkaufsmodul-Integration<br />
> Auswertungen<br />
> Guthabenverwaltung<br />
> Fremdwährungen<br />
> Schnittstellen<br />
> AbaView Report Writer<br />
> ABACUS Tool-Kit<br />
> ABACUS Tool<br />
7
<strong>SERVICE</strong>AUFTR<strong>AG</strong>SMAN<strong>AG</strong>EMENT<br />
Mit dem Serviceauftragsmanagement lassen sich<br />
geplante und ungeplante Servicemassnahmen effizient<br />
abwickeln. Der Serviceauftrag übernimmt die<br />
Identifikation des Kunden und des Objekts, die<br />
Prüfung auf die Vertragsleistungen, die Informationsverteilung<br />
und die Eskalation. Ebenfalls<br />
unterstützt wird damit die Disposition von Mitarbeitern,<br />
die Zuweisung von Material, die Überwachung<br />
der Ausführung, sowie die Rückmeldung<br />
und Rapportierung der Leistungen.
Geplante und ungeplante Serviceaufträge<br />
Das Servicemanagement stellt für die Abwicklung von geplanten Wartungsund<br />
ungeplanten Störungsaufträgen gleichermassen geeignete Funktionen<br />
zur Verfügung. So können für die unterschiedlichen Anwendungen (Auftragsarten)<br />
separate Erfassungsmasken und Workflows definiert werden.<br />
Störungsaufträge rasch erfassen<br />
Störungs- und Fehlermeldungen können in speziell dafür vorgesehenen Textfeldern<br />
als Fliesstext erfasst werden. Eine Kommentarfunktion erlaubt es dem<br />
jeweiligen Bearbeiter des Serviceauftrags zudem einen Kommentar mit Zeitstempel<br />
zu hinterlassen. Das Dossier schliesslich, dient als Ablage für in Dokumentenform<br />
erhaltene Störungsmeldungen oder Dokumente, die zum Serviceauftrag<br />
gehören.<br />
Reaktions- und Wiederherstellungszeiten<br />
Vertraglich festgelegte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden beim<br />
Erstellen des Serviceauftrags zur Berechnung der spätesten Reaktions- und<br />
Wiederherstellungszeit verwendet. Diese Daten helfen den Serviceauftrag vertragsgerecht<br />
abzuwickeln.<br />
Auftragshistorie<br />
Auf dem Serviceauftrag werden wahlweise alle auf dem Auftrag ausgeführten<br />
Aktionen in einem Protokoll festgehalten. Diese Auftragshistorie hält Daten<br />
wie die letzte Bearbeitung, einen Bearbeiterwechsel, den Druck von Dokumenten<br />
oder Statusänderungen mit einem Zeit- und Benutzerstempel fest. So kann<br />
jederzeit nachvollzogen werden, wann der Auftrag welche Schritte durchlaufen<br />
und wer diese ausgelöst hat.<br />
9
<strong>SERVICE</strong>AUFTR<strong>AG</strong>SMAN<strong>AG</strong>EMENT<br />
Bearbeiter- und Profilzuweisungen<br />
Mit dieser Zuweisung stellt das Programm sicher, dass die Serviceaufträge von<br />
den dafür geeigneten Personen (Bearbeiter) oder Personengruppen (Bearbeiterprofile)<br />
bearbeitet werden. Jeder Bearbeiter oder auch jedes Mitglied eines<br />
Bearbeiterprofils kann so die ihm zugewiesenen Serviceaufträge einsehen<br />
und bearbeiten.<br />
Rückmeldung und Leistungserfassung<br />
Erbrachte Leistungen in Form von Zeit, Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien etc.<br />
können direkt auf dem Serviceauftrag erfasst werden. Bei installierter Leistungs-/Projektabrechnungssoftware<br />
AbaProject werden die erfassten Zeiten<br />
direkt in die Mitarbeiterstundenkontrolle und wahlweise auch in die Lohnbuchhaltungssoftware<br />
übertragen.<br />
Servicelagerverwaltung<br />
Bei installierter Lagerverwaltungssoftware der ABACUS Auftragsbearbeitung<br />
kann auf dem Serviceauftrag verwendetes Material direkt vom Lager abgebucht<br />
werden. Zudem ist es möglich spezielle Servicelager zu definieren, die<br />
nur vom Servicemanagement bewirtschaftet werden dürfen. Dies können fixe,<br />
aber auch mobile Lagerorte, wie Servicefahrzeuge, sein. Die Lagerorte können<br />
zudem mit einem Mitarbeiter und einer Adresse verknüpft werden.<br />
Objekthistorie aktualisieren<br />
Sobald Servicearbeiten über einen Serviceauftrag für ein Objekt ausgeführt<br />
wurden, führt das System dessen Objekthistorie automatisch nach. Somit ist<br />
sichergestellt, dass alle relevante Informationen über behobene Störungen,<br />
sowie ausgeführte Wartungen und Reparaturen, auf der Historie ersichtlich<br />
sind.<br />
Fakturierung<br />
Die Fakturierung eines einzelnen Serviceauftrags ist ebenso möglich, wie die<br />
Abrechnung der Leistungen und des Materials über die Leistungs-/Projektabrechnungssoftware<br />
AbaProject. Im letzteren Fall werden die Leistungen an<br />
AbaProject übergeben und dort mit der Abrechnung des Projekts fakturiert.
HIGHLIGHTS 11<br />
Kunden- und Objektidentifikation mit Volltextsuche<br />
Wenn der Kunde am Telefon wartet, muss dieser und das<br />
betroffene Objekt sekundenschnell identifiziert werden<br />
können. Die integrierte Volltextsuche erlaubt das Suchen<br />
mit beliebigen Suchbegriffen wie Name des Anrufers,<br />
Standort, Objektbezeichnung oder Seriennummer, damit<br />
der Serviceauftrag sofort erfasst werden kann.<br />
Workflow<br />
Serviceaufträge durchlaufen nach ihrer Erstellung einen<br />
Prozess, der aus verschiedenen Schritten bestehen kann.<br />
Welche Schritte in welcher Reihenfolge durchlaufen werden,<br />
bestimmt weitgehend der Anwender. In einem<br />
Workflow können die Aktionstypen Statuswechsel, Dokument<br />
drucken, Programm ausführen, Entscheidung, Reaktionszeit<br />
setzen, Wiederherstellungszeit setzen und Fakturierung<br />
frei aneinander gereiht werden.<br />
Überwachung der Serviceaufträge<br />
Damit die mit dem Kunden vereinbarten Reaktions- und<br />
Wiederherstellungszeiten eingehalten werden und keine<br />
Aufträge vergessen gehen, stellt das System eine Benachrichtigungsfunktion<br />
zur Verfügung. Beim Erreichen eines<br />
kritischen Werts versendet das System eine E-Mail mit Angaben<br />
zum betroffenen Auftrag an die zuständigen Personen.<br />
Automatische Vertragsverknüpfung<br />
Das System prüft bei der Erfassung einer Leistung auf dem<br />
Serviceauftrag automatisch, ob eine Abdeckung durch einen<br />
Vertrag besteht und schlägt in diesem Fall vor, dass<br />
die Position nicht fakturiert wird. Auf der Auftragsposition<br />
wird festgehalten, durch welchen Vertrag die Leistung abgedeckt<br />
ist. So lassen sich Verträge bezüglich ihrer Rentabilität<br />
entsprechend auswerten.
<strong>VERTR<strong>AG</strong>SMAN<strong>AG</strong>EMENT</strong><br />
Das Verkaufen und Verwalten von Serviceleistungen,<br />
beziehungsweise vertraglichen Vereinbarungen<br />
ist die Kernfunktion des Vertragsmanagements.<br />
Dabei wird der Prozess von der Angebotserstellung<br />
von Vertragsleistungen mit der Übernahme in einen<br />
gültigen Vertrag bis hin zur Fakturierung und Erneuerung<br />
sowie der Kündigung und Archivierung<br />
unterstützt.
Serviceobjekte unter Vertrag<br />
Auf einem Servicevertrag können für ein bestimmtes oder auch für mehrere Objekte eines Servicekunden<br />
unterschiedlichen Serviceleistungen erfasst werden. Jede Vertragsposition ist eine Kombination<br />
aus Serviceobjekt und einer bestimmten Serviceleistung. Ist eine entsprechende Kombination<br />
in den Preisstammdaten erfasst, schlägt das System den entsprechenden Preis oder den<br />
Zeitaufwand vor.<br />
Preisdefinitionen<br />
Preise für Serviceleistungen können für Kombinationen aus Objekttyp und Leistung definiert werden.<br />
Dieser servicespezifische Mechanismus erlaubt es, gleiche Leistungen für verschiedene Arten<br />
von Objekten anzuwenden und dabei unterschiedliche Preise zu definieren. Neben der Angabe<br />
eines Preises in einer bestimmten Währung ist auch eine Prozentberechnung vom Objektwert oder<br />
die Angabe von Aufwand in Stunden und Minuten möglich. Im letzteren Fall wird der Aufwand mit<br />
dem auf dem Vertrag angegebenen Ansatz multipliziert.<br />
Vertragsangebote und Verträge<br />
Das System unterscheidet Vertragsangebote und aktive Verträge. Vertragsangebote können in<br />
einen Vertrag umgewandelt werden oder auch einen bereits bestehenden Vertrag erweitern.<br />
Freie Fakturierungsdefinition<br />
Auf jedem Vertrag kann eine Fakturierungsdefinition mit einem frei definierbaren Fakturierungszyklus<br />
– beispielsweise jährlich, monatlich oder quartalsweise – hinterlegt werden. Der Vertrag wird<br />
in der Folge nach diesem Schema fakturiert.<br />
Variable Gültigkeit / Laufzeit<br />
Die Gültigkeit resp. die Laufzeit kann auf dem Vertrag festgelegt werden. Diese Laufzeit gilt, wenn<br />
nichts Abweichendes definiert ist, auch für die entsprechenden Vertragspositionen. Bei Bedarf<br />
kann jedoch auf den einzelnen Vertragspositionen ein Start- und Enddatum angegeben werden.<br />
Beispielsweise ist dies dann nützlich, wenn während der Laufzeit des Vertrags Leistungen hinzukommen<br />
oder wegfallen.<br />
13
<strong>VERTR<strong>AG</strong>SMAN<strong>AG</strong>EMENT</strong><br />
Kündigungsdefinitionen<br />
Frei definierbare Kündigungsdefinitionen warnen den Anwender, wenn eine<br />
Partei versucht den Vertrag zu einem nicht zulässigen Zeitpunkt zu beenden.<br />
Die Kündigungsdefinitionen kennen Kündigungsfristen, Sperrfristen und Kündigungstermine.<br />
Verträge und Vertragsangebote drucken<br />
Die eigentlichen Verträge als auch die Vertragsangebote können über den Report<br />
Writer AbaView oder Microsoft Word gedruckt werden. Über die Word-<br />
Schnittstelle, kann die Ausgabe des Vertrags ähnlich einem Serienbrief gesteuert<br />
werden. AbaView-Dokumente können ebenfalls frei nach den Bedürfnissen<br />
des Anwenders gestaltet werden.<br />
Wartungsaufträge generieren<br />
Auf Wartungsverträgen können periodisch auszuführende Arbeiten mit dem<br />
Ausführungszyklus und wahlweise dem zuständigen Mitarbeiter erfasst werden.<br />
Einzeln oder in einer Stapelverarbeitung können für diese Wartungsverträge<br />
automatisch Wartungsaufträge erstellt werden. Dabei kann die Generierung<br />
nach Mitarbeiter und Ausführungsperiode eingeschränkt werden.<br />
Erneuerung und Neuberechnung<br />
Verträge können nach dem Ende ihrer Laufzeit systemunterstützt erneuert<br />
werden. Dabei entscheidet der Anwender, ob dazu ein neues Vertragsangebot<br />
oder direkt ein Folgevertrag angelegt werden soll. Bei der Erneuerung eines<br />
Vertrags können auch die Preise neu berechnet werden.<br />
Vertragsfakturierung<br />
Zu den umfangreichen Fakturierungsfunktionen gehören die Möglichkeiten<br />
einzelne Verträge zu fakturieren oder Serienfakturierungen nach bestimmten<br />
Selektionskriterien wie Fakturierungszyklus, Fakturierungsperiode oder Servicekunde<br />
durchzuführen und dabei hinzugekommene oder weggefallene Vertragspositionen<br />
durch Nachfakturierung beziehungsweise Gutschrift zu berücksichtigen.
HIGHLIGHTS<br />
Pro-Rata-Fakturierung und -Gutschrift<br />
Während der Laufzeit eines Vertrages hinzugekommene<br />
Vertragspositionen z.B. durch Zusatzverkäufe auf bestehenden<br />
Vertrag oder weggefallene Geräte infolge Defekts<br />
können taggenau nachfakturiert, beziehungsweise gutgeschrieben<br />
werden. Die Pro-Rata-Funktion ermittelt den<br />
für die aktive Periode fälligen Betrag und erstellt eine entsprechende<br />
Fakturierungs- oder Gutschriftsposition.<br />
Flexible Servicepreise<br />
Preise für Serviceleistungen sind direkt vom Serviceobjekt<br />
und dessen Konfiguration abhängig. Das System unterstützt<br />
solche Definitionen, die mit der Angabe von fixen<br />
Preisen, Prozentsatzberechnungen vom Objektwert oder<br />
Angabe von Aufwand verwendet werden können. Die Definitionen<br />
für Servicepreise sind immer mit einem gültigab-Datum<br />
versehen.<br />
Überwachung der Verträge<br />
Damit der Überblick über auslaufende oder auszuführende<br />
(Wartungs-) Verträge nicht verloren geht, stellt das<br />
System eine komfortable Benachrichtigungsfunktion zur<br />
Verfügung. Sie ermöglicht es, für Verträge zuständige Personen<br />
per E-Mail über den Status des Vertrags zu informieren.<br />
Wahlweise können die Vertragsdetails als PDF mit<br />
der E-Mail versendet werden.<br />
Individueller Workflow<br />
Verträge beginnen mit einem Vertragsangebot und enden<br />
mit der Archivierung des Vertrags. Welche Schritte dazwischen<br />
durchlaufen werden, bestimmt weitgehend der<br />
Anwender. In einem Workflow können die Aktionstypen<br />
Statuswechsel, Dokument drucken, Programm ausführen,<br />
Entscheidung, Teuerung/Erneuerung ausführen und Offerte<br />
übernehmen, frei kombiniert werden.<br />
15
OBJEKTMAN<strong>AG</strong>EMENT<br />
Immer wissen was seit wann, wo, in welcher Konfiguration,<br />
beim welchem Kunden installiert ist; ob<br />
Serviceverträge bestehen, mit welchen Leistungen<br />
und für welche Laufzeit. Alle diese Informationen<br />
lassen sich bequem und schnell aus dem Objektmanagement<br />
entnehmen.
Servicekunden<br />
Jedes Serviceobjekt wird einem Servicekunden zugeordnet. Ist eine Adresse<br />
bereits im System vorhanden, kann diese einfach als Servicekunde aktiviert<br />
werden. Fehlende Adressen für Servicekunden können direkt im Programm erfasst<br />
werden.<br />
Standorte<br />
Einem Servicekunden können mehrere Standorte zugeteilt werden, um beispielsweise<br />
ein Filialsystem abzubilden. Pro Servicekunde und pro Standort<br />
können zuständige Kontaktpersonen zugewiesen werden. Die postalischen<br />
Standorte besagen, wo sich Serviceobjekte des Servicekunden befinden. Diese<br />
Information wird für die Serviceauftragsausführung benötigt.<br />
Objektplätze<br />
Objektplätze teilen einen Standort räumlich in kleinere Einheiten. Jedes Serviceobjekt<br />
kann einem Objektplatz zugewiesen werden. Die Objektplatzstruktur<br />
ist hierarchisch und kann mehrere Ebenen aufweisen. Objektplätze können,<br />
müssen aber nicht definiert werden.<br />
Umfangreiche Serviceobjektdaten<br />
Ein Serviceobjekt wird durch die Angabe von Objektnummer, Objekt-ID (Suchschlüssel),<br />
Objektbezeichnung oder Seriennummer eindeutig identifiziert. Daneben<br />
können verschiedene weitere Daten zur Beschreibung des Serviceobjekts<br />
verwaltet werden.<br />
Artikelverknüpfung<br />
Ein Serviceobjekt wird mit einem Artikelstammdatensatz verknüpft, um es<br />
genau zu spezifizieren. Damit können Verbindungen zwischen Material- und<br />
Lagerwirtschaft und Service- und Vertragsmanagement hergestellt werden.<br />
17
OBJEKTMAN<strong>AG</strong>EMENT<br />
Installationsstruktur / Objektbaum<br />
Serviceobjekte können funktionsorientiert in einer variabel tiefen Baumstruktur<br />
organisiert werden. Die mehrstufige Struktur wird aus verschiedenen Objekttypen<br />
mit entsprechenden Eigenschaften gebildet. Das “Serviceobjekt“<br />
stellt dabei die unterste Stufe in der Hierarchie dar.<br />
Das Installationsobjekt beispielsweise, fasst mehrere Serviceobjekte zu einer<br />
Installation zusammen. Eine Struktur hilft die Übersicht über die Objekte zu<br />
behalten und vereinfacht Auswertungen.<br />
Individuelle Daten und Maskendesign<br />
Der Objektstamm kann mit selbst definierten Feldern erweitert und individualisiert<br />
werden. Neben den gängigen Feldtypen lassen sich auch weitere Fliesstextfelder<br />
definieren und verwenden. Das individuelle Maskendesign erlaubt<br />
das Anpassen der Erfassungsmaske an die Wünsche des Anwenders.<br />
Dossier für Dokumentenverwaltung<br />
Bilder, PDF-, Word-, Excel- oder beliebige andere Dokumente lassen sich auf jeder<br />
Ebene der Objektstruktur den Objekten zuordnen. In einer Vorschau (bei<br />
gängigen Dateitypen) oder im geöffneten Originalprogramm können die Dossiereinträge<br />
jederzeit wieder angezeigt werden.<br />
Verträge und Fakturierungen<br />
Für jedes Objekt werden die laufenden Verträge tabellarisch mit Angabe der<br />
Vertragsleistung und der Vertragslaufzeit sowie die ausgeführten Fakturierungen<br />
angezeigt. Durch einen Link kann direkt auf den Vertrag oder auf den<br />
Fakturierungslauf gewechselt werden.
HIGHLIGHTS 19<br />
Objekthistorie als Informationssystem<br />
Die wichtigsten Informationen zu einem Objekt finden<br />
sich in dessen Historie. Die Objekthistorie ist das Logbuch<br />
eines Objekts und enthält alle Aktivitäten, die das Objekt<br />
betreffen. So kann auf einen Blick ermittelt werden, was<br />
zuletzt auf dem Objekt passiert ist. Beispielsweise, dass eine<br />
Störung aufgetreten ist und welche Massnahmen ergriffen<br />
werden mussten, um diese zu beheben.<br />
Objektdaten auf Zeitachse<br />
Die Eigenschaften eines Objekts wie z.B. die Softwareversion,<br />
der Zustand etc. können sich im Laufe der Zeit verändern,<br />
der Eigentümer oder der Kunde des Objekts können<br />
wechseln. Damit die Objekthistorie eines Objekts<br />
nicht verloren geht, werden diese Änderungen auf dem<br />
Objekt datumsbezogen verwaltet. Mittels dieser Funktion<br />
können Daten auf ein bestimmtes Datum bequem und<br />
nachvollziehbar geändert werden.<br />
Variable Objektstruktur<br />
Die baumartige Objektstruktur erlaubt es, Serviceobjekte<br />
nach Funktion gegliedert, strukturiert zu verwalten und<br />
darzustellen – von ganz einfach bis zu 9 Ebenen. Damit<br />
bleibt die Übersichtlichkeit bei einer grossen Anzahl Objekte<br />
erhalten. Zudem können die verschiedenen Ebenen<br />
in den Auswertungen als Gruppierungskriterium verwendet<br />
werden.<br />
Serviceauftrag ad hoc erstellen<br />
Das Objektmanagement enthält viele Informationen, die<br />
während eines Kundengesprächs – beispielsweise bei einer<br />
Störungsmeldung – wichtig sind. Über eine spezielle<br />
Funktion, die auch über einen Tastaturbefehl ausgeführt<br />
werden kann, lässt sich für das ausgewählte Objekt direkt<br />
ein Serviceauftrag mit allen notwendigen Angaben erfassen.<br />
Dieser muss dann nur noch ergänzt und ausgelöst<br />
werden.
VERKAUFSMODUL-INTEGRATION DER AUFTR<strong>AG</strong>SBEARBEITUNG<br />
Bereits beim Verkauf von Geräten, Software oder<br />
anderen Handelsgütern sollte der Grundstein für<br />
das Servicegeschäft mit dem verkauften Artikel<br />
gelegt werden. Die Option ”Verkaufsintegration“<br />
verbindet das Verkaufsmodul der ABACUS Auftragsbearbeitung<br />
mit dem Service- und Vertragsmanagement<br />
nahtlos und komfortabel.
Automatische Objektgenerierung<br />
Artikel können im Produktestamm so markiert werden, dass bei einem Verkauf<br />
automatisch ein Serviceobjekt im Objektstamm des Kunden angelegt wird.<br />
Wahlweise wird dieser Vorgang durch einen Assistenten unterstützt. Diese<br />
Funktion macht eine nachträgliche manuelle Erfassung der Objekte und die<br />
Zuordnung zum Kunden überflüssig.<br />
> Flexible Übergabedefinition<br />
Durch eine flexible Definition für die Feldwertübergabe kann bestimmt werden,<br />
welche Daten des Verkaufsauftrags in welche Datenfelder des Serviceobjektstamms<br />
kopiert werden sollen. Individuelle Angaben zu einem Serviceobjekt<br />
wie zum Beispiel eine Serienummer werden so direkt vom Verkaufsauftrag<br />
in die Objektstammdaten übertragen. Die Einstellungen können für<br />
den Verkaufs-, Projekt- und Kassenauftrag separat definiert werden. Bestimmte<br />
Grunddaten wie Artikelverknüpfung, Menge oder Seriennummer werden<br />
automatisch übertragen.<br />
> Strukturierte Ablage<br />
Wenn das Inventar des Kunden in einer komplexen Objektstruktur abgelegt<br />
ist, sorgt eine Vorgabeobjektstruktur dafür, dass neu hinzukommende Serviceobjekte<br />
am richtigen Ort in der Struktur abgelegt werden – und das ohne<br />
Zutun des Anwenders.<br />
21
VERKAUFSMODUL-INTEGRATION DER AUFTR<strong>AG</strong>SBEARBEITUNG<br />
Serviceleistungen direkt verkaufen<br />
Mit dem Verkauf von Handelsprodukten können wahlweise gleichzeitig auch<br />
Serviceleistungen angeboten und verkauft werden. Die Integration sorgt dafür,<br />
dass aus Verkaufsangeboten automatisch auch entsprechende Vertragsangebote<br />
und aus Verkaufsaufträgen Verträge erstellt werden. Die Gebühren für<br />
die erste Fakturierungsperiode des Vertrags werden dabei direkt im Rahmen<br />
des Verkaufsauftrags fakturiert.
HIGHLIGHTS<br />
Assistent für Verkaufsintegration<br />
Der Assistent erstellt in 1-5 Schritten Servicekundenstammdaten,<br />
Standorte, Objekte und Verträge; je nach<br />
Konfiguration. Im Assistenten kann der Anwender noch<br />
Einfluss auf Bezeichnung und Einordnung der Objekte in<br />
die Objektstruktur nehmen.<br />
Automatische Erstellung und Erweiterung von<br />
Verträgen<br />
Serviceleistungen können zusammen mit den Handelsprodukten<br />
angeboten und verkauft werden. Das System<br />
legt dazu im Hintergrund ein Vertragsangebot oder einen<br />
Vertrag an. Es ist zudem auch möglich, bestehende Verträge<br />
mit Verkäufen von weiteren Produkten zu erweitern.<br />
Vertragsfakturierung über Verkaufsauftrag<br />
Damit der Kunde nicht zwei Rechnungen für die erworbenen<br />
Artikel und für die Servicevertragsgebühren erhält,<br />
können die Gebühren zusammen mit dem Artikelverkauf<br />
fakturiert werden. Erst für die Folgeperiode werden die<br />
Vertragsgebühren dann separat fakturiert.<br />
Nachverfolgung von Serienummern<br />
Serienummern können in der Lagerbuchhaltung der Auftragsbearbeitung<br />
bei einem Lagereingang oder einem Lagerausgang<br />
in das System eingepflegt werden. Wird aus<br />
einem Artikel mit Serie- oder Chargennummer ein Serviceobjekt,<br />
wird diese Referenz auf das Serviceobjekt übernommen.<br />
So kann für eine Serie- oder Chargennummer<br />
jederzeit die Herkunft und Historie ermittelt werden.<br />
23
AUSWERTUNGEN<br />
Damit das Servicegeschäft optimal gesteuert werden<br />
kann, bietet das Programm frei gestaltbare<br />
Auswertungen, mit denen sich in Kombination mit<br />
umfangreichen Selektionskriterien aussagekräftige<br />
Kennzahlen und Listen erstellen lassen. Aus der<br />
Vielzahl von Daten im Programm Service- und Vertragsmanagement<br />
werden so wertvolle Informationen.
Vertragslisten<br />
Auswertungen über Verträge und Vertragsangebote lassen sich in folgenden<br />
Variationen anzeigen: zu fakturieren Verträge, auszuführende Verträge, auslaufende<br />
Verträge sowie alle aktiven Verträge oder Vertragsangebote. Die<br />
Auswertungen lassen sich auf ein bestimmtes Datum und pro Kunde aufbereiten.<br />
Objektlisten<br />
Alle Serviceobjekte eines Kunden oder die Details zu einem bestimmten Objekt<br />
können über Objektlisten ausgedruckt werden. Für selektive Auswertungen<br />
lassen sich Vorgaben bezüglich Serviceobjekt, Datum und Kunde vornehmen.<br />
Gestaltbarkeit<br />
Alle Auswertungen lassen sich mit dem Report Writer auf individuelle Bedürfnisse<br />
anpassen. Dabei können auch zusätzlich benötigte Informationen hinzugefügt<br />
oder nicht benötigte Daten entfernt werden. Zudem ist auch eine Anpassung<br />
der Auswertungen an das CI des Unternehmens möglich.<br />
Individuelle Sortierung und Selektion<br />
Über frei definierbare Indizes und Selektionen lassen sich die Listen auf einfache<br />
Art bezüglich Reihenfolge der Datensatzanzeige, beziehungsweise Filterkriterien<br />
durch den Anwender selbst individualisieren.<br />
25
HIGHLIGHTS<br />
Auslaufende Verträge<br />
Diese Auswertung zeigt alle innerhalb eines bestimmten<br />
Datumsbereichs auslaufenden Verträge. Sie kann auch als<br />
Basis für die Vertragserneuerung verwendet werden.<br />
Auszuführende Serviceaufträge<br />
Auf Basis der im Vertrag angegebenen Serviceausführungszyklen<br />
für periodische Wartungen zeigt diese Auswertung<br />
alle für einen bestimmten Datumsbereich auszuführenden<br />
Servicearbeiten.<br />
26
HIGHLIGHTS<br />
Verbreitung der Produkte<br />
Anhand der im System erfassten Serviceobjekte kann eine<br />
Auswertung über deren Verbreitung und Häufigkeit erstellt<br />
werden. Als Selektionskriterium dient die Artikelnummer<br />
und die Liste zeigt dabei ein Total pro Artikel. So<br />
kann ermittelt werden, wo überall ein bestimmter Gerätetyp<br />
installiert ist.<br />
Serviceobjekte pro Kunde<br />
Die Auswertung zeigt pro Kunde alle installierten Serviceobjekte<br />
per Datum und deren Details inklusive Standortund<br />
Objektplatzangaben. Die Auswertung verschafft einen<br />
schnellen Überblick über die installierte Basis eines<br />
Kunden.<br />
27
GUTHABENVERWALTUNG<br />
Die Option ”Guthaben” umfasst folgende Funktionen:<br />
> Verschiedene Guthabenarten: Vorauszahlung, Leistungsvereinbarung und Kostendach<br />
> Betrags- und Mengenguthaben<br />
> Buchhalterisch korrekte Abgrenzung<br />
> Abbuchung über Serviceauftrag und AbaProject mit Anzeige des Restguthabens<br />
> Benachrichtigung über auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben<br />
> Auswertungs- und Kontrollprogramm<br />
Beträge und Mengen<br />
Um die unterschiedlichen Bedürfnisse abzudecken, ermöglicht die Option sowohl die Definition von Mengenals<br />
auch Betragsguthaben. Bei Mengenguthaben wird eine Einheit wie Stunden, Stück, Punkte etc. festgelegt<br />
und das Guthaben dann in dieser Einheit verwaltet. Betragsguthaben werden in der auf dem Vertrag angegeben<br />
Währung festgelegt und verwaltet.<br />
Vorauszahlung mit Abgrenzung<br />
Der klassische Typ für Guthaben ist die Vorauszahlung. Der Kunde bezahlt für eine Dienstleistung im Voraus<br />
und kann den Guthabenvorrat über eine bestimmte Periode hinweg aufbrauchen.<br />
Auf dem Vertrag wir das Guthaben definiert und fakturiert. Bei Vorauszahlungsguthaben wird der Fakturierungsbetrag<br />
auf ein Vorauszahlungskonto gebucht. Die Ertragsbuchung wird in der Folge erst bei einer<br />
Abbuchung vom Guthaben vorgenommen. Aufwand und Ertrag sind so korrekt abgegrenzt.<br />
Guthabenabbuchung<br />
Die Abbuchung von Guthaben kann über den Serviceauftrag oder über die Erfassung im Programm Aba-<br />
Project erfolgen. Bei der Abbuchung wird dem Anwender das Restguthaben angezeigt. Reicht der Restbetrag<br />
nicht aus, um die bezogenen Leistung abzudecken, kann das Guthaben überzogen oder der nicht abgedeckte<br />
Teil separat verrechnet werden.<br />
Benachrichtigungen<br />
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben<br />
frühzeitig erkannt werden können. Über Schwellwerte kann gesteuert werden, unter welchen Bedingungen<br />
(z.B. 95 % aufgebraucht) über den Guthabenzustand benachrichtigt werden soll.<br />
Auswertungen<br />
Über ein Kontrollprogramm, das auch Korrekturbuchungen zulässt und über einen Report können die einzelnen<br />
Guthaben und deren Ab- und Zubuchungen jederzeit eingesehen werden. Bei der Erstellung des Reports können<br />
die Daten nach Guthaben, Servicekunde und Auswertungsperiode selektiert ausgewertet werden.
FREMDWÄHRUNGEN<br />
Mit der Option ”Fremdwährungen” können Servicespezifikationen, Serviceverträge und<br />
Serviceaufträge in verschiedenen Währungen erfasst werden.<br />
Fremdwährungstabelle<br />
In der zentral für alle ABACUS-Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind<br />
mehr als 150 Fremdwährungen nach dem ISO-Code definiert.<br />
Kurstabelle<br />
Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven<br />
Währungen.<br />
Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch<br />
oder zentral für alle Mandanten geführt werden. Neben den globalen Buch- und<br />
Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren<br />
und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.<br />
Servicespezifikationen<br />
Die Preisdefinitionen für Serviceleistung können in verschiedenen Währungen geführt<br />
werden. So kann der Preis für eine Serviceleistung in jeder Währung separat angegeben<br />
werden.<br />
Verträge und Serviceaufträge<br />
Beim Erfassen eines Vertrags oder Serviceauftrags wird automatisch die Kundenwährung<br />
übernommen und gespeichert. Für Serviceleistungen auf dem Vertrag oder dem<br />
Serviceauftrag wird bei der Preisfindung automatisch nach einem Preis in der entsprechenden<br />
Währung gesucht und dieser übernommen. Falls kein Preis in der Kundenwährung<br />
gefunden wird, rechnet das Programm diesen in die Vertrags- oder Serviceauftragswährung<br />
um. Bei der Umrechnung wird auf einen Fremdwährungskurs<br />
zurückgegriffen, der auf dem Vertrag oder Serviceauftrag festgehaltenen ist.<br />
29
SCHNITTSTELLEN<br />
Mit den AbaConnect-Schnittstellen des Service- und Vertragsmanagements können Servicekunden-, Serviceobjekt-<br />
und Serviceauftragsdaten sowie Vertragsdaten ein- und ausgelesen werden.<br />
Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung<br />
> Dateischnittstelle im XML-Format<br />
> WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)<br />
Funktionsweise<br />
Für die verschiedenen Datenarten (Servicekunden, Serviceobjekte, Serviceaufträge und Verträge) wird eine<br />
Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche<br />
Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export)<br />
zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch<br />
erfolgt im XML-Format.<br />
Dateischnittstelle<br />
Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch, da sie sehr einfach zu bedienen<br />
ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien, deren Struktur einem der verfügbaren Mappings<br />
entsprechen muss.<br />
WebService<br />
Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustausch kann die Web-<br />
Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-<br />
Verbindung unter Verwendung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine<br />
fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.<br />
Servicekundendaten<br />
Mit dieser Schnittstelle können Servicekunden, Standort- und Objektplatzdaten importiert und exportiert werden.<br />
Serviceobjektdaten<br />
Damit lassen sich alle Serviceobjektdaten inklusive Objektstruktur und Zeitachsendaten importieren und<br />
exportieren.<br />
Verträge<br />
Diese Schnittstelle ist für den Export von Vertragsdaten inklusive Positionen verfügbar.<br />
Serviceaufträge<br />
Diese Schnittstelle ist für den Export und Import von Serviceauftragsdaten inklusive Positionen verfügbar.
ABAVIEW REPORT WRITER<br />
AbaView ist ein Formular- und Reportgenerator mit vielfältigen Funktionen. Mit AbaView können frei gestaltbare<br />
Listen für alle ABACUS-Applikationen, mit Ausnahme der Finanzbuchhaltung, erstellt werden.<br />
AbaView für das Service- und Vertragsmanagement<br />
AbaView kann im Service- und Vertragsmanagement sowohl für das Gestalten von externen Dokumenten<br />
(Kundendokumenten) als auch für individuelle Auswertungen verwendet werden. Die benötigten Dokumente<br />
lassen sich mit AbaView sowohl inhaltlich, als auch bezüglich CI, den Bedürfnissen des Kunden anpassen.<br />
Beispiele für die beiden Arten von Dokumenten sind:<br />
Externe Dokumente Individuelle Auswertungen<br />
> Verträge und Vertragsangebote > Kundeninventarblätter<br />
> Serviceaufträge > Gerätestammblätter<br />
> Wartungsaufträge > Vertragsauswertungen<br />
> Besuchsanzeigen<br />
> Kundenbenachrichtigungen (E-Mail, Post)<br />
> Guthabenauswertungen<br />
Dokumentstruktur<br />
Die Dokumentstruktur definiert den Aufbau und somit auch die Ausgabe eines Dokuments. Das Dokument<br />
ist in Sektionen unterteilt. Innerhalb jeder Sektion werden Bausteine definiert, welche die auszugebenden<br />
Felder enthalten.<br />
Folgende Sektionen werden unterschieden:<br />
> Reportkopf beinhaltet Adressdaten und Kundeninformationen sowie Angaben zu Vertrag oder Serviceauftrag<br />
> Seitenkopf wird ab der zweiten Seite verwendet und kann die gleichen Informationen enthalten wie der<br />
Reportkopf<br />
> Detail enthält die Positionsdaten wie Produkt, Menge, Einheit, Preis, Rabatt und Texte<br />
> Total wird im Anschluss an das letzte Detail ausgegeben und enthält Informationen wie Vertragsbetrag oder<br />
Gesamtrabatt<br />
> Seitenfuss wird bei mehrseitigen Dokumenten bis zur vorletzten Seite ausgegeben<br />
> Reportfuss schliesst das Dokument ab und enthält z. B. Zeilen für die Unterschrift oder Vertragsbedingungen<br />
Mehr als 30 Tabellen<br />
Aus dem Service- und Vertragsmanagement lassen sich über 30 Tabellen für Dokumente und Auswertungen<br />
verwenden. Nachstehend ein kleiner Auszug aus dem Tabellenkatalog des Service- und Vertragsmanagements:
Serviceobjektstammdaten > Vertrags- und Serviceauftragsfakturierungen<br />
(fix oder datumsorientiert) > Teuerungs-/Erneuerungsdefinitionen<br />
> Objektstruktur > Kündigungsdefinitionen<br />
> Serviceaufträge (Kopf und Positionen) > Workflow der Verträge und Serviceaufträge<br />
> Servicepreise > Verträge und Vertragsangebote (Kopf und Positionen)<br />
> Serviceaufträge (Kopf und Positionen) > Workflow der Verträge und Serviceaufträge<br />
> Servicepreise > Verträge und Vertragsangebote (Kopf und Positionen)<br />
> Guthabendefinitionen und -buchungen > Servicekunden, Standorte und Objektplätze<br />
Relationen<br />
Über Tabellenverknüpfungen ermöglicht es AbaView, Daten aus verschiedenen Tabellen und verschiedenen<br />
Applikationen in einem Report zu verwenden. Menügeführt können neue Relationen angelegt oder bestehende<br />
verändert werden.<br />
Datenselektionen<br />
Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die Selektionen<br />
können untereinander mit ”<strong>UND</strong>“ und ”ODER“ verknüpft sein.<br />
Gestaltungsfunktionen<br />
Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbaren Spaltentitel und automatischen<br />
Rahmenfunktionen stehen dem Anwender verschiedene Reportbausteine wie Reportkopf/-fuss,<br />
Detail, Titel/Total auf beliebigen Ebenen, sowie frei definierbare Bausteine zur Verfügung.<br />
Die Gestaltung wird durch folgende Funktionen weiter unterstützt:<br />
> Truetype- und Druckerschriften > Schriftattribute wie fett, kursiv etc.<br />
> Felder löschen, einfügen, verschieben > Verwendung von komplexen Ausdrücken<br />
> Felder vergrössern, verkleinern > Beliebige Summenfelder<br />
> Unbenennung von Feldern > Tabulatoren aller Art<br />
> Verwendung von Systemvariablen wie > Grafische Element wie Linien,<br />
Seitennummer, Tagesdatum etc. Rechtecke oder Ellipsen<br />
Unterstützte Dateiformate<br />
Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden:<br />
> ABACUS-Tabellen > ANSI, ASCII<br />
> Pervasive.SQL > xFlex<br />
> ODBC-Datenquellen > dBase<br />
> ADO > Paradox<br />
> BDE > Lotus 1-2-3<br />
> SQL-Datei > DIF, SYLK<br />
Unterstützte Ausgabeformate<br />
Die Ausgabe der Daten kann in folgenden Formaten erfolgen:<br />
> AbaView-Report > Excel 4<br />
> PDF > ODBC<br />
> ADF > BDE<br />
> xFlex > ADO<br />
> RTF > dBase<br />
> HTML > Paradox<br />
> XML > Lotus 1-2-3<br />
> ANSI, ASCII > DIF<br />
> Microsoft Excel > Windows Meta File<br />
33
ABACUS TOOL-KIT<br />
Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlichkeit und<br />
Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch modernste Technologien gewinnbringend<br />
ergänzt:<br />
ABACUS-Menüsystem<br />
Mit dem modernen AbaMenu verfügen die ABACUS-Programme über ein Hauptmenü, das einen schnellen<br />
und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermöglicht.<br />
> Mandantenspezifische Programmauswahl<br />
Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im Menü angezeigt,<br />
die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind.<br />
> Benutzerspezifische Programmauswahl<br />
Dem Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der Zugriffsberechtigung<br />
entsprechende Rechte besitzt.<br />
> Rollenbasierte Programmmenüs<br />
Der Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie bestimmen die angezeigten<br />
Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit erhält er genau diejenigen<br />
Programme zur Auswahl, die er gemäss der gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt.<br />
> QuickSearch-Funktion<br />
Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen und abfragen.<br />
> Suche in Handbüchern<br />
Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden.<br />
> Favoriten<br />
Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionieren.<br />
> Dossierverwaltung<br />
Die Dossierverwaltung ermöglicht alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel Lieferscheine,<br />
Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem Dossier zu archivieren<br />
und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.
AbaVision<br />
AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Aufbauend auf<br />
den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informationssystem mit Online-Zugriff<br />
bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene.<br />
Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und umgekehrt.<br />
Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können beispielsweise Budgets wahlweise<br />
im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert.<br />
Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision:<br />
> Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS realisierbar<br />
> Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informationen<br />
> Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch aktualisiert<br />
werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Datenübertragung.<br />
> Online-Zugriff auf ABACUS-Daten<br />
35
ABACUS-TOOLS<br />
Archivierung<br />
Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-Kit verfügbar ist, bietet das<br />
Modul “ABACUS Archivierung” eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen<br />
und Dokumenten – erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit Fremdprogrammen.<br />
> Nahtlos integriert in ABACUS-Software<br />
Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme integriert. Beim Ausdruck einer Auswertung<br />
kann automatisch eine elektronische Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert<br />
werden. Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so vom System automatisch<br />
archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher – eine<br />
umfassende Datenintegrität ist damit gewährleistet.<br />
> Archivierung aus Office-Programmen<br />
Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme bietet die Möglichkeit, direkt aus<br />
der Office-Umgebung Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Powerpoint-Vorträge in ein ABACUS-Archiv abzuspeichern.<br />
> Scannen und Archivieren von Originaldokumenten<br />
Die Option ”AbaScan” bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen Dokumente wie z.B. Lieferscheine,<br />
Lieferantenrechnungen, Werkstattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente<br />
können anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten Dokumente werden<br />
automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaSearch.<br />
> Vollständigkeit, Unveränderbarkeit<br />
Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten bleiben unveränderbar gespeichert.<br />
Sie können also auch nicht mehr selektiv gelöscht oder geändert werden.<br />
> Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung<br />
Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so geregelt, dass nur Berechtigte<br />
Informationen abfragen können und niemand Daten aus dem Archiv löschen kann.<br />
Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen Archiven und auch durch Zugriffsrechte<br />
der Benutzerverwaltung gewährleistet.<br />
> Komfortables Suchen von Informationen<br />
Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb weniger Augenblicke das gesuchte<br />
Dokument auch aus Tausenden von Daten gefunden werden. Sie bietet dazu:<br />
- Suche nach Wortfragmenten<br />
- Kombination von verschiedenen Textelementen
AbaPilot: Such- und Navigationssystem<br />
Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender einen<br />
schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und Informationen,<br />
die in der ABACUS-Software gespeichert sind.<br />
Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle entsprechenden<br />
Datensätze mit allen verknüpften Informationen,<br />
Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, gescannte Originale)<br />
angezeigt.<br />
Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen<br />
Datensatz zu erhalten. Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungsprogramm<br />
direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen vorgenommen werden können.<br />
Rapport-Scanning<br />
Handgeschriebene Arbeitsrapporte können mit dem ABACUS<br />
Rapport-Scanning-Modul “AbaForm” gescannt und die Daten<br />
automatisiert weiterverarbeitet werden.<br />
Durch die nahtlose Integration in die ABACUS-Software kann<br />
das Rapport-Scanning-Modul als vorgelagertes Erfassungsmodul<br />
für die Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Projektabrechnung,<br />
Adressverwaltung und Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.<br />
Der grosse Nutzen besteht in der Zeitersparnis durch die<br />
Automatisierung und der Vermeidung von Erfassungsfehlern.<br />
Stammdaten der nachgelagerten Applikationen, z.B. AbaProject, stehen für Plausibilitätsprüfungen online zur<br />
Verfügung und haben so einen unmittelbaren Einfluss auf die Datenerfassung mit AbaForm.<br />
Mit Branchenlösungen kann AbaForm ebenfalls eingesetzt werden.<br />
37
INTEGRIERTE SOFTWARE FÜR ALLE ANSPRÜCHE<br />
Standard-<br />
Schnittstellen<br />
Suchmaschine<br />
Meldesystem<br />
Rapport-Scanning<br />
Fremdprodukte /<br />
Individual-Lösungen<br />
E-Commerce<br />
Auftragsbearbeitung<br />
Leistungs- /<br />
Projektabrechnung<br />
Debitorenbuchhaltung<br />
Finanzbuchhaltung<br />
Electronic Banking<br />
Lohnbuchhaltung<br />
Archivierung /<br />
Digitale Signatur<br />
Mail-Programme<br />
Intranet<br />
Internet<br />
E-Business<br />
EBPP<br />
Produktionsplanung<br />
und -steuerung<br />
Service- und<br />
Vertragsmanagement<br />
Kreditorenbuchhaltung<br />
Kostenrechnung<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
Human Resources<br />
Adressverwaltung /<br />
CRM<br />
Zeiterfassungs-<br />
Systeme<br />
Informationsmanagement<br />
Workflow
ABACUS Research SA, Business Software<br />
Av. de la Gare 20, CH-1003 Lausanne<br />
Tél. 021 340 72 18, Fax 021 340 72 19<br />
www.abacus.ch info@abacus.ch<br />
ABACUS Research <strong>AG</strong>, Betriebswirtschaftliche Software<br />
Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen<br />
Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00<br />
www.abacus.ch info@abacus.ch<br />
Ecknauer + Schoch ASW / OS 2’000-10.07