Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

Die IT-Abteilung der BStU besah sich vor einigen Monaten in Abstimmung mit der Archivschule
Marburg die Möglichkeiten der Zusammenführung des SAE mit MIDOSA. Probleme
bereitete der Umstand, dass die Informix-Daten des SAE nicht kompatibel sind mit der Datenstruktur
von MIDOSA. Hier wurde eine Anpassung erwogen, und es sollten Testdaten
bereitgestellt werden. Bis zur Programmeinführung war eine vorübergehende Veröffentlichung
der bereits erarbeiteten Findbücher in einer Kleinstdatenbank erwogen worden oder
eine schlichte HTML-Lösung oder eine im Portable Document Format (PDF). Die PDF-Datei
wäre die am wenigsten attraktive, datenschutzrechtlich aber sehr gelegene Variante gewesen,
da sie nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten einer elektronischen Weiterverarbeitung,
wie das Springen zwischen den Informationen in der Art von Hypertext und das Suchen von
Textstellen zuließe (siehe die Demonstration in der Anlage 9/1). Wie die Benutzeroberfläche
einer auf Datenbanken basierenden Lösung aussehen könnte, zeigen mehrere Beispiele
eines Entwurfs in den Anlagen 9/4-9/8.
Vor Ort im Alltag einer großen Behörde wie der BStU, wo die neuen Möglichkeiten der EDVgestützten
Erschließung als vorteilhaft erkannt werden, stellen sich auf dem Weg in die virtuellen
Welten eine Reihe besonderer Probleme. Angesichts des laufenden Verfahrens gegen
Dr. Kohl hat das Grundsatzreferat kürzlich eine schriftliche Stellungnahme zur Findbucherarbeitung
abgegeben, die Namensnennungen von Betroffenen regelt, die Personen der Zeitgeschichte
sind. Gehört wurde in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch die Datenschutzbeauftragte.
Die Regelung ist eindeutig: Betroffenendaten dürfen, da sie unrechtmäßig
erhoben wurden, in Findmitteln, die öffentlich zugänglich sind, nicht genannt werden.
Die Nutzung entsprechender Angaben ist auf den archivinternen Gebrauch zu beschränken.
Bislang erstellte Findbücher einschließlich der bereits druckfertig vorgelegten sind für die
Außenwirkung entsprechend zu überarbeiten. Die betrübliche Zusatzbotschaft zu dieser Regelung
kam wenig später und lautet: Alle Vorhaben der IT-gestützten Veröffentlichung von
Findbüchern sind, beginnend bei der angedachten eher linearen Form als PDF-Datei über
eine Ausgabe auf CD-ROM bis zum Konzept eines Online-Zugriffs mit Generierung der Daten
aus einer Datenbank vorerst abgewiesen.
Aufbau und äußere Gestaltung aller künftig zu erarbeitenden Findbücher, auch das zum
Teilbestand SED-Kreisleitung im MfS angedachte, erfolgen deshalb in der Art und Weise,
wie sie die Anlage 8 ausweist. Datenschutzrechtlich zulässig ist es, neben Angaben zu den
hauptamtlichen Mitarbeitern auch einzelne Angaben zu Personen der Zeitgeschichte ins papierne
Findbuch zu übernehmen. Hier kommt also der grundsätzliche datenschutzrechtliche
Unterschied, ob dies in einer Ausgabe in Papier geschieht oder online, generiert aus einer
Datenbank, voll zum Tragen.
Es trifft zu, dass Datenbankenlösungen für die Recherche im Online-Findbuch auch Verknüpfungsmöglichkeiten
böten, deren Ergebnisse nicht mehr einzeln absehbar wären und
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