Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

Die Bemühungen um eine zeitgemäßere Form des Zugriffs auf archivische Information dauern
indes an. Die Vorteile der neuen Medien leuchten all jenen Mitarbeitern ein, die sich damit
in der beruflichen Praxis oder privat im Alltag selbst erproben. Neben Findbucheditionen
in Papierform bleiben die CD-ROM und die Online-Version gleichermaßen erstrebenswerte
Ausgaben. Bei einer Einstellung der Daten aus der Erschließung in die Homepage könnte
die Veröffentlichung stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Es bedürfte eines
sehr viel geringeren Aufwands für die Bearbeitung und Zusammenfassung der Verzeichnungen,
als beim traditionellen Findbuch in Papierform. Im Fall der SED-KL im MfS ließe sich
der Inhalt der systematischen Kartei ohne die personenbezogenen Angaben aus der SAE-
Datenbank heraus weitgehend übernehmen.
Technisch kann bei der BStU auf einem Vorlauf in der IT-Ausstattung aufgebaut werden. Die
Homepage ist seit Jahren fester Bestandteil der Kommunikation mit der Umwelt. 112 Volltextrecherchen
wären wegen der Engpässe bei Überlastungen in den Netzen momentan noch
nicht zumutbar. Behördenintern werden aber bereits leistungsfähige Breitbandkabel verlegt.
Die Archivbereiche der BStU sind an die Strukturen für elektronische Informationsdienstleistungen
angeschlossen und etwa jeder zweite Mitarbeiter hat die Möglichkeit, von speziellen
Endgeräten aus ins Netz zu gehen. Einzelne Voraussetzungen, die beim Online-Angebot
unabdingbar sind oder perspektivisch hinzu kommen, sind also bereits erfüllt. Die bestehenden
Voraussetzungen lassen es zu, selbst aus Datenbanken generierte Findbücher binnen
weniger Tage in die Homepage einzustellen. Um den Öffentlichen Glauben an der übermittelten
Information gewährleisten und Beantragungs- und Zahlungsvorgänge problemlos abwickeln
zu können, müsste man sich mit den Möglichkeiten der Verschlüsselung und mit den
technischen Voraussetzungen der digitalen Signatur beschäftigen. Technische Sicherheitsstandards
wären einzuhalten und „Trittbrettfahrer", die private Angebote an die Homepage
anhängen, zu kontrollieren. Das wird ohnehin bereits von den zuständigen Bereichen im IT-
Referat und der Pressestelle erledigt.
Durch Vermittlung einer Absolventin der Archivschule Marburg gelangte bei der BStU die
Software MIDOSA-Online für die künftige Generierung von Online-Findbüchern in die nähere
Wahl. Die BStU würde hier nicht alle Funktionen benötigen, weil einiges bereits von anderen
Programmen abgedeckt wird. Die Protokollfunktion (Benutzerhistorie) fehlte dem Marburger
Online-Findbuch namens MIDOSA bislang, und der häufigste Einwand gegen das Findbuch
war das nicht vorhandene Angebot einer Recherchemöglichkeit nach benutzerdefinierten
Begriffen. 113 Beides ist bei der BStU programmtechnisch im SAE bereits angelegt, einmal
wegen der Möglichkeit der Volltextrecherche über alle Aktentitel und Enthält-Vermerke und
zum anderen wegen der vom StUG geforderten Protokollierung jedes Zugriffs.
112 Siehe:
113 Vgl.: Detlef Heiden und Mechthild Black-Veldtrup. Das Marburger Online-Findbuch. Konsequenzen für die
Erschließung und Präsentation von Archivgut, in: (3/1999).
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