Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

3.3.5. Das Findbuchkonzept
Auf ihrem Weg vom Einzelblatt und der Formierung der Akteneinheit über die Verzeichnung,
die Klassifizierung und die Verschlagwortung gelangt die Erschließung im Findbuch zur Präsentation
sinnvoll zusammengefasster Einheiten. Bislang wurde erörtert, wie man bei der
BStU den vorhandenen wie auch den absehbaren künftigen Nutzerbedürfnissen entgegen
kommen kann, indem man die tradierte Archivorganisation nach Provenienz nachfrageorientiert
und ohne Rücksicht auf Teilbestände durch sach-, orts-, personenbezogene und weitere
Findhilfen ergänzt. Nachfolgend geht es ausschließlich darum, wie man Findhilfsmittel, die
quer zur Ordnung des Archivgutes Antworten auf die nach StUG zulässigen Nutzerfragen
geben können, über zeitgemäße Informationsmöglichkeiten, online-research eingeschlossen,
extern zur Verfügung stellen kann.
Die traditionellen Findhilfen zu den Archivalien reichen vom Findbuch über Inventare bis zur
Quellenedition. Dank der neuen informationstechnischen Möglichkeiten ist man bemüht,
Findhilfsmittel zu schaffen, die den abgebenden Stellen, der Magazinverwaltung und den
Nutzern gleichermaßen gerecht werden, Provenienz- und Befristungsnachweis und Beständeübersicht
in einem sind. Die dazu nötigen Informationen werden mittels Datenbanken bereitgestellt,
in denen der Nutzer bei der Beständeübersicht beginnend über die Findbücher
bis hin zu dem noch unbekannten Dokument geleitet wird oder mittels Suchmaske benutzerdefiniert
suchen kann.
Die momentane Phase einschneidender Veränderungen in der Nutzung elektronischer Medien
wird historisch gern verglichen mit der Ablösung der Handschrift durch den Druck mit
beweglichen Lettern. 102 Auch in Zukunft wird nicht alle Information in elektronischer Form
oder gar in Datenbanken vorliegen, aber ein Großteil an archivischer Information, die mit den
Unmengen weiterer Information z. T. weltweit konkurrieren muss. Denkbar sind heute für
Archive elektronische Findbücher und ein Service, der den Gang ins Archiv zugunsten einer
Online-Recherche mit anschließender Übermittlung des Dokuments und aller dazu erlangbaren
Zusatzinformationen erübrigt, eingeschlossen ein Echtheitszertifikat gegen Entrichtung
einer vergleichsweise geringen Gebühr. Probleme rechtlicher und technischer Art, die noch
vor kurzem von der Erweiterung der Gebührenordnung über das Urheberrecht bis zur Handhabung
der digitalen Signatur und eines elektronischen Zahlungssystems reichten, scheinen
mittlerweile gelöst. Eine solch neuartige Archivnutzung über das Internet ist bislang wenig
erprobt, und es ist offen, welche der damit auslösbaren Entwicklungen für Archivare wünschenswert
sind und welche gerade nicht. Auch die Wirkungen auf die Organisation des
Wissenschafts- und Verwaltungsbetriebes und die neuerlichen Folgen für die Tätigkeit der
Archivare sind noch nicht bis ins Letzte absehbar. Trotz erhöhter Arbeitsintensität tritt im Internet
auch der Archivar deutlich hinter die von ihm geschaffene Präsentation zurück.
102 Unter wird dieser Vergleich mehrsprachig aufbereitet nachvollziehbar.
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