Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

Unterlagen auch die Informationen aus Sachakten bereitzustellen sind. Mit Einführung des
Verfahrens sollten folgende Effekte erzielt werden:
• Die Verzeichnung sollte an Bildschirmarbeitsplätzen erfolgen.
• Es sollten sowohl die vom MfS archivierten Ablagen als auch die Unterlagen aus den
Diensteinheiten Aufnahme finden.
• Das Verfahren sollte zudem einheitlich für alle Informationsträger ausgelegt sein.
• Ein problemloser Wechsel vom Verzeichnen und Modifizieren von Datensätzen zum
Recherchieren sollte möglich sein.
• Recherchen sollten sowohl teilbestandsbezogen als auch parallel in mehreren oder
allen Teilbeständen und wahlweise in allen Informationsträgern durchführbar sein.
• Der Zeitaufwand für thematische Recherchen sollte sich spürbar reduzieren.
• Die automatische Erstellung von Findbüchern sollte möglich werden. 91
Von Beginn an waren also die Funktionen Verzeichnung mit Klassifizierung und Verschlagwortung,
Recherche und auch der Druck von Findbüchern das Ziel der Programmierung. Im
Zuge der Entwicklung wurde eine Überarbeitung der Fachvorgabe Teil I 92 und deren Ergänzung
durch einen Teil II erforderlich. In Teil II wurden die Anforderungen an den Menüpunkt
Recherche, den Druck von Rechercheergebnissen, die Rechte für Lese- und Schreibzugriff,
die Freigabe von Datensätzen und Schlagworten und das Modifizieren festgelegt.
Die derzeitige Programmversion gliedert sich in die vier großen Teilbereiche (Module) Erfassung,
Recherche, Bearbeitung der Klassifikation und Bearbeitung der Schlagworte.
91 Zur Online-Fähigkeit siehe unter Pkt. 3.3.5. (Findbuchkonzept). Es ist momentan nicht daran gedacht, mit den
künftig entstehenden Findbüchern ins Web zu gehen, und es ist deshalb bislang auch kein Zugriff auf Findbücher
vom Internet aus konzipiert.
92 Siehe: Projektgruppe SAE. IT-Verfahren zur Unterstützung der Sachaktenerschließung. Ergänzung und Überarbeitung
der Fachvorgabe Teil I sowie Fachvorgabe Teil II. BStU-internes Material vom 17.12.1997.
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