Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam
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erscheinenden Überlegungen immer wieder nahe zu bringen und eine einheitliche Praxis abzuverlangen. Es besteht derzeit keine Einigkeit unter den Archivaren im Archiv der Zentralstelle der BStU, ob nicht teilweise zu detailliert und mit zuviel Aufwand verzeichnet wird. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die über keine vollwertige Archivausbildung verfügen und die durch vorausgegangene Tätigkeiten in anderen Bereichen oder Behörden geprägt wurden, fällt es mitunter schwer, von den bislang gewohnten Vollständigkeitsprinzipien in der Arbeit Abstand zu gewinnen. Bei einzelnen Mitarbeitern besteht eine ausgeprägte Neigung, möglichst viele Fundstellen zu Personen ins elektronische Personenregister (EPR) einzugeben. Beim EPR handelt es sich um einen Vorfilter zu den eigentlichen Unterlagen, der sowohl dem Abgleich bestehender Erfassungsverhältnisse für Zwecke der weiteren Erschließung als auch der Anzeige von Fundstellen für die Zwecke der Forschung und der persönlichen Akteneinsicht dient. Personendaten aus Unterlagen der Teilbestände finden dort Aufnahme in der Quelle 2, Fundstellen zu Informationswerten in den vom MfS archivierten Ablagen in der Quelle 8. Die Grundform der archivarischen Verzeichnung des Teilbestandes ist die nach verhältnismäßig gleichartigen Regeln durchgeführte Titelbildung. Sie liefert heute für einen Sach- oder Betreffaktenband neben dem Sachtitel die Laufzeit, die Provenienzstelle sowie die vorläufig gültige Archivsignatur und die frühere Bündelnummer. Verzeichnungseinheit bei Serienakten ist der einzelne Band, bei gleichbleibendem Inhalt auch die gesamte Serie, wie auch bei Parallelakten eine zusammenfassende Gruppenverzeichnung möglich ist. 42
Zur weitergehenden Erschließung wird die Form des Enthält-Vermerks gewählt. Bei einer ins Einzelne gehenden Inhaltsanalyse kann der Sachvorgang mit allen vorkommenden Orts- u. Personennamen gewählt werden. Serienakten und Protokollreihen gelten der Lehre nach mittels Namens- u. Sachindices als ausreichend erschlossen. Besonders hochwertige Einzelschriftstücke, Urkunden und Bücher, die der verkürzten stichwortartigen Wiedergabe des Inhalts oder einer regestenmäßigen Verzeichnung bedürfen, gibt es im Teilbestand SED-KL im MfS nicht. Im Zuge der Erschließung des Teilbestandes SED-KL im MfS kam es nur zu einigen wenigen Beifügungen oder Neueinstellungen von personenbezogenen Ablagen in die Teilbestände nach anderer Provenienz. Hingegen war das Abgleichen der im Teilbestand aufgefundenen Dienstanweisungen, Befehle, Richtlinien und anderweitigen Dokumente mit den bereits in die Dokumentensammlung (DOSA) eingestellten Unterlagen vergleichsweise oft erforderlich (Beispiel einer solchen Einstellung in DOSA siehe Abbildung). Es handelt sich bei DOSA um eine Sammlung aller zentralen dienstlichen Schriften mit Weisungscharakter, eingeschlossen Plandokumente, Informationen und Referate. Die Sammlung wurde auf der Grundlage eines im MfS erstellten Thesaurus DV-technisch erfasst, was heute eine automatisierte Sachrecherche bis in die Anlagenaufzählung ermöglicht. 43
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erscheinenden Überlegungen immer wieder nahe zu bringen und eine einheitliche Praxis<br />
abzuverlangen. Es besteht derzeit keine Einigkeit unter den Archivaren im Archiv der Zentralstelle<br />
der BStU, ob nicht teilweise zu detailliert und mit zuviel Aufwand verzeichnet wird.<br />
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die über keine vollwertige Archivausbildung verfügen<br />
und die durch vorausgegangene Tätigkeiten in anderen Bereichen oder Behörden geprägt<br />
wurden, fällt es mitunter schwer, von den bislang gewohnten Vollständigkeitsprinzipien<br />
in der Arbeit Abstand zu gewinnen. Bei einzelnen Mitarbeitern besteht eine ausgeprägte Neigung,<br />
möglichst viele Fundstellen zu Personen ins elektronische Personenregister (EPR)<br />
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Akteneinsicht dient. Personendaten aus Unterlagen der Teilbestände finden dort<br />
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Ablagen in der Quelle 8.<br />
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