Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

gen archivtechnisch formiert, so ist nachzuweisen, aus welchem Bündel heraus dies erfolgte.
Die in der Behörde erstellten Grobsichtungslisten erfüllen dabei bis heute die Funktion der
Abgabelisten in den regulären Archiven. In jedem Fall wurde nachgewiesen, welche Akteneinheiten
aus welchen Bündeln heraus formiert wurden. Über die Verzeichnungskarteikarten
hinaus erfolgte dieser Nachweis durch den Vermerk der Konkordanz in den Grobsichtungslisten.
Vom MfS archivierte Unterlagen, die sich bei Auflösung des Dienstes nicht im Archiv sondern
in den Diensteinheiten anfanden, wurden nach ihrer Archivsignatur geprüft und nach Maßgabe
des § 19 OVG im Archiv nachgestellt. Die zum Zeitpunkt der Auflösung registrierten,
bis dato jedoch noch nicht archivierten Unterlagen wurden in der so genannten 91er Reihe
eingestellt. Diese Reihe wurde geschaffen, um die registrierten Unterlagen schnell für die
Auskunftserteilung nutzen zu können. Da die entsprechenden Personen bereits in den zentralen
Personenkarteien nachgewiesen waren, wurde die Lagerungsnummer auf eine farblich
unterschiedliche, curryfarbene Karteikarte aufgetragen und diese eingestellt. Die Ordnung
der Gesamtheit aller Unterlagen einer Diensteinheit und die einer Unterabteilung oder einer
noch kleineren Struktureinheit folgt den Vorgaben in den §§ 59 ff der OVG, orientiert sich
also an der inneren bzw. Registraturordnung. Auch die innere Ordnung der gehefteten oder
anderweitig fest formierten Unterlagen wird beibehalten, schon aus Gründen der Beweiserheblichkeit
im Fall der Nutzung. Das entspricht den Vorgaben von § 79 OVG. Erkennbare
weitere Prinzipien der früheren Ordnung, wie z. B. die der Materialablagen in den ehemaligen
operativen Diensteinheiten, sind im Sinne von 101 ff OVG als die frühere Ordnung des
„Registraturbildners" zu rekonstruieren. Gemäß § 111 OVG ist der alte Aktentitel die Grundlage
für die Bildung des neuen. Berichtigungen erfolgen gemäß § 87 OVG über die erweiterte
Verzeichnung mittels Enthält-Vermerk in all jenen Fällen, wo die in den §§ 116-118 genannten
Voraussetzungen nicht vorliegen.
Soweit zu den praktischen Anweisungen für die Ordnung und Verzeichnung, die zurückgehen
auf die Vorgaben aus der Zeit, in der das Archivgut entstand. Provenienz ist somit ein
wichtiges Ordnungsmerkmal für die Bestandsbildung im Erschließungsbereich der BStU.
Aus arbeitsorganisatorischen Gründen und wegen der Beweiserheblichkeit von Unterlagen
wurde anfangs auf eine Bewertung 45 im Sinne einer Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung
oder Kassation von Unterlagen verzichtet. Ab Mitte 1997 regelte eine erste Arbeitsanweisung
die ordnungsgemäße Kassation von Mehrfachüberlieferungen. Mit Wirkung vom
01.04.2001 trat ein umfassender Bewertungskatalog und damit eine generelle Arbeitsanwei-
45 Die Geschichte der Bewertungsdiskussion mit Bilanz und Perspektiven, der zentrale Stellenwert fachgerechter
Reduktion des Archivgutes, einzelne terminologische Unschärfen der Diskussion und Bewertung als Gegenstand
der Aus- und Fortbildung waren Gegenstand eines archivwissenschaftlichen Kolloquiums an der Archivschule
Marburg im Juni 1994. Siehe dazu: Andrea Wettmann (Hrsg.). Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung.
Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, Marburg 1994.
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