Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam
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hatte angesichts der hohen Antrags- und Ersuchenszahlen keine Alternative und musste sich für die Aufgabenerledigung verschiedene elektronische Dateien herrichten bzw. schaffen, wie die Datei der Hauptamtlichen Mitarbeiter (HVA-HIM-Oibe-Datenbank), den Automatischen Datenabgleich (ADA) und das Elektronische Personenregister (EPR). Es handelt sich bei diesen Dateien im Kern um Vorfilter für die Recherche und Erschließung und insofern gerade noch nicht um archivische Findmittel im Sinne des angestrebten „Brechens“ von kontextbezogenen Informationen. Angesichts der Massenausleihen erfolgte auch der Nachweis des Verbleibs der ausgehobenen Unterlagen ab 1993 über ein eigens dafür geschaffenes elektronisches Ausleihprogramm (AMAG), an das mittlerweile ein internes und externes Mahnverfahren angeschlossen ist. Parallel zur Nutzung der vom MfS übernommenen Karteien und der neuen Dateien entstanden in Form von Bündellisten und Steilkarteien die bis heute gebräuchlichen archivischen Findhilfsmittel. Um sachthematische Recherchen durchführen zu können und einen möglichst schnellen und möglichst umfassenden Bestandsüberblick zu erhalten, wurden zu den numerischen auch systematische Findkarteien angelegt. Für den Teilbestand SED-KL im MfS wurde zudem eine große Zahl an Verweiskarten in die systematische Kartei eingestellt. Die dem Teilbestand zugehörigen originalen Karteien der SED-KL des MfS wurden lediglich geordnet. Sie dürfen auf ausdrückliche Anordnung des Bundesdatenschutzbeauftragten hin nicht verändert werden. 41 Nach der abschließenden Bearbeitung einzelner Bestände bzw. Teilbestände wurde bei mehreren Teilbeständen das Anlegen von Bestandsübersichten und eines ersten Findbuchs in Angriff genommen. Eine erste Bestandsübersicht ergänzt diese vorläufigen Findhilfsmittel. Die konkrete archivarische Vorgehensweise bei der Erschließung folgt den Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik (OVG). 42 Darüber hinaus werden die archivspezifischen Dienstanweisungen und Ordnungen des MfS berücksichtigt. Sie sind der Schlüssel zum Verständnis der speziellen Schriftgutorganisation und der speziellen Schriftgutkategorien. 43 Unterlagen, die in loser Form überliefert sind, werden nach Prüfung der Provenienz ihrem Überlieferungszusammenhang nach verzeichnet, sprich nach dem Bündel, zu dem die Unterlagen bei Auflösung des Dienstes zusammengefasst bzw. zusammengeschnürt wurden. Hier bildet die Struktur des MfS im Jahre 1989 die Arbeitsgrundlage. 44 Werden lose Unterlagen archivtechnisch formiert, so ist nachzuweisen, aus welchem Bündel heraus dies 41 Siehe: BStU-Dienstregistratur. Vermerk vom 04.03.1993: Unveränderbarkeit der Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes. Dezentrale Karteien der Diensteinheiten. Schreiben der Abteilungsleiterin AR vom 26.01.1993. 42 Zu Vernachlässigen ist aus heutiger Sicht die Einleitung zu den OVG. 43 Eine Auflistung der Dienstanweisungen und Durchführungsbestimmungen des MfS, die für das Verständnis der Schriftgutorganisation und der Schriftgutkategorien unabdingbar sind, findet sich in der Anlage 2. 44 Siehe dazu: Klaus-Dietmar Henke u. a. (Hrsg.). Die Organisationsstruktur des Ministeriums für Staatssicherheit 1989, in: Der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR. Anatomie der Staatssicherheit, Geschichte, Struktur, Methoden, Teil V/1, Berlin 1995. 18
gen archivtechnisch formiert, so ist nachzuweisen, aus welchem Bündel heraus dies erfolgte. Die in der Behörde erstellten Grobsichtungslisten erfüllen dabei bis heute die Funktion der Abgabelisten in den regulären Archiven. In jedem Fall wurde nachgewiesen, welche Akteneinheiten aus welchen Bündeln heraus formiert wurden. Über die Verzeichnungskarteikarten hinaus erfolgte dieser Nachweis durch den Vermerk der Konkordanz in den Grobsichtungslisten. Vom MfS archivierte Unterlagen, die sich bei Auflösung des Dienstes nicht im Archiv sondern in den Diensteinheiten anfanden, wurden nach ihrer Archivsignatur geprüft und nach Maßgabe des § 19 OVG im Archiv nachgestellt. Die zum Zeitpunkt der Auflösung registrierten, bis dato jedoch noch nicht archivierten Unterlagen wurden in der so genannten 91er Reihe eingestellt. Diese Reihe wurde geschaffen, um die registrierten Unterlagen schnell für die Auskunftserteilung nutzen zu können. Da die entsprechenden Personen bereits in den zentralen Personenkarteien nachgewiesen waren, wurde die Lagerungsnummer auf eine farblich unterschiedliche, curryfarbene Karteikarte aufgetragen und diese eingestellt. Die Ordnung der Gesamtheit aller Unterlagen einer Diensteinheit und die einer Unterabteilung oder einer noch kleineren Struktureinheit folgt den Vorgaben in den §§ 59 ff der OVG, orientiert sich also an der inneren bzw. Registraturordnung. Auch die innere Ordnung der gehefteten oder anderweitig fest formierten Unterlagen wird beibehalten, schon aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Fall der Nutzung. Das entspricht den Vorgaben von § 79 OVG. Erkennbare weitere Prinzipien der früheren Ordnung, wie z. B. die der Materialablagen in den ehemaligen operativen Diensteinheiten, sind im Sinne von 101 ff OVG als die frühere Ordnung des „Registraturbildners" zu rekonstruieren. Gemäß § 111 OVG ist der alte Aktentitel die Grundlage für die Bildung des neuen. Berichtigungen erfolgen gemäß § 87 OVG über die erweiterte Verzeichnung mittels Enthält-Vermerk in all jenen Fällen, wo die in den §§ 116-118 genannten Voraussetzungen nicht vorliegen. Soweit zu den praktischen Anweisungen für die Ordnung und Verzeichnung, die zurückgehen auf die Vorgaben aus der Zeit, in der das Archivgut entstand. Provenienz ist somit ein wichtiges Ordnungsmerkmal für die Bestandsbildung im Erschließungsbereich der BStU. Aus arbeitsorganisatorischen Gründen und wegen der Beweiserheblichkeit von Unterlagen wurde anfangs auf eine Bewertung 45 im Sinne einer Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung oder Kassation von Unterlagen verzichtet. Ab Mitte 1997 regelte eine erste Arbeitsanweisung die ordnungsgemäße Kassation von Mehrfachüberlieferungen. Mit Wirkung vom 01.04.2001 trat ein umfassender Bewertungskatalog und damit eine generelle Arbeitsanwei- 45 Die Geschichte der Bewertungsdiskussion mit Bilanz und Perspektiven, der zentrale Stellenwert fachgerechter Reduktion des Archivgutes, einzelne terminologische Unschärfen der Diskussion und Bewertung als Gegenstand der Aus- und Fortbildung waren Gegenstand eines archivwissenschaftlichen Kolloquiums an der Archivschule Marburg im Juni 1994. Siehe dazu: Andrea Wettmann (Hrsg.). Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, Marburg 1994. 19
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Datenabgleich (ADA) und das Elektronische Personenregister (EPR). Es handelt sich<br />
bei diesen Dateien im Kern um Vorfilter für die Recherche und Erschließung und insofern<br />
gerade noch nicht um archivische Findmittel im Sinne des angestrebten „Brechens“ von kontextbezogenen<br />
Informationen. Angesichts der Massenausleihen erfolgte auch der Nachweis<br />
des Verbleibs der ausgehobenen Unterlagen ab 1993 über ein eigens dafür geschaffenes<br />
elektronisches Ausleihprogramm (AMAG), an das mittlerweile ein internes und externes<br />
Mahnverfahren angeschlossen ist.<br />
Parallel zur Nutzung der vom MfS übernommenen Karteien und der neuen Dateien entstanden<br />
in Form von Bündellisten und Steilkarteien die bis heute gebräuchlichen archivischen<br />
Findhilfsmittel. Um sachthematische Recherchen durchführen zu können und einen möglichst<br />
schnellen und möglichst umfassenden Bestandsüberblick zu erhalten, wurden zu den<br />
numerischen auch systematische Findkarteien angelegt. Für den Teilbestand SED-KL im<br />
MfS wurde zudem eine große Zahl an Verweiskarten in die systematische Kartei eingestellt.<br />
Die dem Teilbestand zugehörigen originalen Karteien der SED-KL des MfS wurden lediglich<br />
geordnet. Sie dürfen auf ausdrückliche Anordnung des Bundesdatenschutzbeauftragten hin<br />
nicht verändert werden. 41<br />
Nach der abschließenden Bearbeitung einzelner Bestände bzw. Teilbestände wurde bei<br />
mehreren Teilbeständen das Anlegen von Bestandsübersichten und eines ersten Findbuchs<br />
in Angriff genommen. Eine erste Bestandsübersicht ergänzt diese vorläufigen Findhilfsmittel.<br />
Die konkrete archivarische Vorgehensweise bei der Erschließung folgt den Ordnungs- und<br />
Verzeichnungsgrundsätzen für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik<br />
(OVG). 42 Darüber hinaus werden die archivspezifischen Dienstanweisungen und Ordnungen<br />
des MfS berücksichtigt. Sie sind der Schlüssel zum Verständnis der speziellen<br />
Schriftgutorganisation und der speziellen Schriftgutkategorien. 43<br />
Unterlagen, die in loser Form überliefert sind, werden nach Prüfung der Provenienz ihrem<br />
Überlieferungszusammenhang nach verzeichnet, sprich nach dem Bündel, zu dem die<br />
Unterlagen bei Auflösung des Dienstes zusammengefasst bzw. zusammengeschnürt<br />
wurden. Hier bildet die Struktur des MfS im Jahre 1989 die Arbeitsgrundlage. 44 Werden lose<br />
Unterlagen archivtechnisch formiert, so ist nachzuweisen, aus welchem Bündel heraus dies<br />
41 Siehe: BStU-Dienstregistratur. Vermerk vom 04.03.1993: Unveränderbarkeit der Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes.<br />
Dezentrale Karteien der Diensteinheiten. Schreiben der Abteilungsleiterin AR vom 26.01.1993.<br />
42 Zu Vernachlässigen ist aus heutiger Sicht die Einleitung zu den OVG.<br />
43 Eine Auflistung der Dienstanweisungen und Durchführungsbestimmungen des MfS, die für das Verständnis<br />
der Schriftgutorganisation und der Schriftgutkategorien unabdingbar sind, findet sich in der Anlage 2.<br />
44 Siehe dazu: Klaus-Dietmar Henke u. a. (Hrsg.). Die Organisationsstruktur des Ministeriums für Staatssicherheit<br />
1989, in: Der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR.<br />
Anatomie der Staatssicherheit, Geschichte, Struktur, Methoden, Teil V/1, Berlin 1995.<br />
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