Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

vieler aktueller personenbezogener Nutzerwünsche kam die MfS-Ablageorganisation mit
ihren Personenpertinenzen also in starkem Maße entgegen. Auch die Herausgabe der Verfahrensakten
der DDR-Justizbehörden gestaltete sich weitgehend primärzweckähnlich bzw.
in der Art eines Magazindienstes im Zwischenarchiv. Andererseits kam es zu der für Archive
typischen Umwidmung der Unterlagen, denn die neuerlichen Verwendungszwecke waren
der Zielrichtung gegenüber, mit der diese Unterlagen ursprünglichen angelegt wurden, völlig
verschieden.
Die Ebenen, auf denen die Erschließung üblicherweise vorankommt, sind die der Abgabelisten,
die des Dokuments bzw. der Akteneinheit und die der Klassifikation und des Findbuchs.
Bei der BStU steht für die Abgabeliste die bei Auflösung der Staatssicherheit erstellte Grobsichtungsliste
der aufgefundenen Unterlagen. Die Unterlage steht für das Dokument oder
Einzelblatt oder auch für den einzelnen Akt. Im Interesse der zügigen Aufgabenerledigung
war es anfangs äußerst wichtig, dass sehr bald eine Erschließungskonzeption erarbeitet und
Richtlinien zur Tiefe und Methode der Erschließung vorgelegt wurden. Die Intensität und die
Methode der Verzeichnung bei der BStU richten sich heute, so wie in anderen Archiven
auch, nach dem inhaltlichen Gewicht des Bestandsteiles, nach der Struktur des zu erfassenden
Registratur- bzw. Archivgutes und nach der zu erwartenden Benutzernachfrage. Eine
Auflistung der Grundsatzmaterialien, die über die Jahre mit zahlreichen Anlagen ergänzt
wurden, findet sich in der Anlage 2/1.
Zum Verständnis soll nochmals betont werden, dass die Erschließung der BStU bislang vorrangig
die verunordneten oder vorvernichtet aufgefundenen Unterlagen bzw. die Unterlagen
aus den Zentralen Materialablagen und den Dienstzimmern der Mitarbeiter zum Gegenstand
hatte, sich also nur ansatzweise auf die vom Staatssicherheitsdienst selbst archivierten Ablagen
richtete. Die archivierten Ablagen 40 sind ja mit Hilfe des mehrstufigen Systems der
Findkarteien des MfS über die Namen der Betroffenen bzw. die der ehemaligen Mitarbeiter,
Decknamen und Registriernummern recherchierbar, wenn auch bis heute sachthematisch
nicht direkt gesucht werden kann und jedes Thema stets in eine oder mehrere Personenrecherchen
umgewandelt werden muss. Da es im Rahmen dieser Arbeit vorrangig um die vom
MfS noch nicht archivierten Unterlagen aus ehemals laufender Bearbeitung geht, muss auf
die speziellen Bestimmungen für die Verfahrensweise mit archivierten Ablagen nicht weiter
eingegangen werden.
Das Ordnen und Erschließen beim BStU hatte sehr bald zu tun mit der Abkehr von der Annahme,
ein ausschließlich provenienzorientiertes System der Archivorganisation könne weiter
wie bisher dem Information Retrieval der Nutzer zu Grunde gelegt werden. Die Behörde
40 Unter archivierten Ablagen werden hier alle in der ehemaligen Abteilung XII (Zentrale Auskunft/Speicher)
des MfS überlieferten sowie die in den Archivregistrierbüchern bzw. in den Zentralen Personenkarteien F 16 und
F 22 und der Vorgangskartei der ehemaligen Hauptabteilung IX/11 mit Archivnummer nachgewiesenen registrierten
und nicht registrierten Unterlagen gefasst. Die Unterlagen der SED-KL im MfS zählen nicht hierzu.
17