Sachaktenerschließung - Fachhochschule Potsdam

Provenienz und die Inhaltsangaben zu den einzelnen Akten im Detaillierungsgrad der jeweiligen
Verzeichungsstufe angemessen sein. Diese zweite Regel dient der genaueren Darstellung
des Inhalts und des Kontextes innerhalb einer Verzeichnungseinheit. Es sollen also nur
diejenigen Angaben mitgeteilt werden, die für die betreffende Verzeichnungsstufe wirklich
relevant sind. Eine dritte Regel bestimmt die genaue Position der jeweiligen Verzeichnungseinheit
innerhalb der Bestandshierarchie. Erwartet wird, dass jede Verzeichnung mit der
nächst höheren Verzeichnungseinheit verknüpft und dabei die jeweilige Verzeichnungsstufe
festgehalten wird. Zur Vermeidung von Redundanzen sind auf der höchsten Stufe diejenigen
Angaben anzusiedeln, die allen Bestandteilen gemeinsam zugehörig sind. Anders gesagt
dürfen Angaben, die bereits auf einer höheren Ebene gemacht wurden, auf nachgeordneter
Stufe nicht wiederholt werden.
Dem Blick ins Buch folgen nun mehrere ins Leben: Rückblickend gilt das Provenienzprinzip
als ein nicht hoch genug zu bewertender Fortschritt gegenüber dem älteren der Pertinenz,
die mittels Verzeichnung von Territorial-, Personal- u. Sachbetreffen die genetischen Zusammenhänge
der Einzelschriftstücke auflöste. Aus dieser Überzeugung heraus erstellte
und erstellt die traditionelle archivarische Verzeichnung provenienzbezogene Findmittel und
wahrt so die Zusammenhänge um die Herkunft der Archivalien. Die praktischen Vorteile der
Orientierung am Bestand für den Magazinbetrieb sind der genau lokalisierte räumliche Bezug,
der damit einhergehende geringe Kontrollaufwand sowie die Möglichkeit, provenienzmäßig
und sachlich zusammenhängende Archivalieneinheiten leicht ausheben zu können.
Zudem lassen sich räumlich benachbarte und systematisch aufgestellte Archivalieneinheiten
in ihren inhaltlichen Bezügen vom davor stehenden Archivar so leicht überschauen. Dieser
Zustand aus der guten alten Zeit trifft auf die Unterlagen des TB „SED-Kreisleitung im MfS"
allerdings nur noch äußerlich zu, insofern, als sich die Unterlagen dieser Provenienz heute in
zwei großen benachbarten Wagen einer Hebelschubanlage befinden und man sich als Archivar
dieses Anblicks im Magazin erfreuen kann.
Die bestandsorientierte Erschließung nützt sowohl den Archivmitarbeitern als auch den Forschern,
die das Provenienzprinzip verstanden haben und Fragepunkte formulieren, die zu
Provenienzen in Beziehung gesetzt werden können. 35 Durch die Wandlungen der Verwaltungs-
und Ablagekultur im 20. Jahrhundert hat die Provenienz als Verzeichnungsprinzip und
als Suchkriterium für die Masse der Einzelfallakten und das Dokumentationsgut allerdings
enorm an Bedeutung verloren. Der Professionalisierungsschub in der beruflichen Tätigkeit
der Archivare ist über das preußische Regulativ aus dem Jahre 1881 in seiner Bedeutung als
Ordnungs-, Organisations- und Forschungsprinzip weit hinausgegangen. Ausschließliche
Verzeichnung nach Provenienzen ist selbst bei hinreichenden organisationsgeschichtlichen
35 Die stark vereinfachte Sicht vernachlässigt so wichtige Funktionen wie die der Kontrolle und Sicherung des
Archivgutes. Zwecks ausführlicher Unterweisung in der dahergebrachten archivischen Ordnungs- und Verzeichnungslehre
siehe: Johannes Papritz. Archivwissenschaft, Bd. 3, Teil III.1, Marburg 1983, S. 185ff.
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