Kundeninformation SEPA-Firmen - Sparkasse Werl

s Sparkasse
Werl
Kundeninformation
SEPA-Firmen-Lastschrift
Grundlagen zum Einsatz
der SEPA-Firmen-Lastschrift
Januar 2013
Sparkasse Werl
01 / 2013
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Inhalt
Ablösung der nationalen Bezahlverfahren zum 01. Februar 2014 3
1. Einzug von Forderungen mit der SEPA-Lastschrift 4
2. SEPA-Firmen-Lastschrift 4
3. Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat 4
4. Was geschieht mit bestehenden / „alten“ Abbuchungs-
aufträgen? 5
5. Information des Kunden vor dem Einzug einer Forderung
mittels SEPA-Firmen-Lastschrift 5
6. Neue Merkmale beim SEPA-Mandat 6
6.1 Gläubiger-Identifikationsnummer 6
6.2 Mandatsreferenz 7
7. Fristen für die Vorlage der SEPA-Lastschriften zum Einzug 8
8. Datenformat für die Einreichung der Datensätze 8
Anlagen:
Ihre Checkliste für den Einzug von Forderungen mittels
SEPA-Firmen-Lastschrift 9
Muster SEPA-Firmenlastschriftmandat 10
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Ablösung der nationalen Bezahlverfahren zum 01. Februar 2014
Am 31. März 2012 hat das Europäische Parlament die sogenannte
„SEPA-Migrationsverordnung“ in Kraft gesetzt. Diese schreibt die Ablösung der nationalen
Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro durch die entsprechenden
SEPA-Bezahlverfahren verbindlich zum 01. Februar 2014 vor.
Grundsätzlich haben Sie bis zu diesem Zeitpunkt die Wahl, ob Sie Ihre Überweisungsaufträge
weiterhin mit Kontonummer und Bankleitzahl oder schon mit IBAN und BIC
erteilen.
Bei den Lastschrifteinzügen besteht ebenfalls bis zum 01.02.2014 die Möglichkeit,
das Einzugsermächtigungs- und das Abbuchungsauftragsverfahren weiter zu nutzen
oder aber bereits vorher auf die neuen SEPA-Verfahren (SEPA-Basis-Lastschrift und
SEPA-Firmen-Lastschrift) umzustellen.
Auch wenn Sie sich noch nicht sofort für den Einsatz der SEPA-Bezahlverfahren entscheiden,
sollten Sie sich bereits jetzt mit der zwingend erforderlichen Umstellung
Ihres Zahlungsverkehrs auseinandersetzen. Denn die vorgeschriebene Ablösung der
bekannten Überweisungs- und Lastschriftverfahren stellt alle Beteiligten vor eine
große Herausforderung.
Für Verbraucher (Definition siehe Punkt 2.) ist die Notwendigkeit des Wechsels zu
den SEPA-Bezahlverfahren nicht sofort erkennbar. Denn für sie gilt noch eine Übergangsfrist
bis zum 01. Februar 2016, in der sie weiterhin Kontonummer und Bankleitzahl
nutzen können.
Unternehmen/Firmen, Selbständige und Vereine jedoch müssen sich intensiv mit
der Veränderung beschäftigen und bis zum 01.02.2014 umgestellt haben. So müssen
z. B. technische Umstellungen der Zahlungsanwendungen auf die neuen Verfahren
und Abwicklungsprozesse vorgenommen, gegebenenfalls neue Vereinbarungen
mit Kunden getroffen oder auch Vordrucke wie Briefbögen auf weitere Verwendbarkeit
geprüft werden.
Diese Information erläutert das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und gibt Ihnen
Umsetzungshinweise, damit Sie Ihre Forderungen auch nach dem 01.02.2014 weiterhin
per Lastschrift einziehen können!
Wir empfehlen Ihnen, sich bereits jetzt mit dem Einzugsverfahren vertraut zu machen
und entsprechende Umstellungsvorbereitungen zu treffen.
Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihre persönliche Sparkassenberaterin bzw.
Ihr persönlicher Sparkassenberater gerne zur Verfügung.
Ihre
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1. Einzug von Forderungen mit der SEPA-Lastschrift
Mit einem Konto bei der Sparkasse Werl und dem Abschluss der „Vereinbarung
über den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften bzw. SEPA-Firmen-Lastschriften“
ermöglicht die Sparkasse Werl den Einzug von Forderungen per Lastschrift in €
von Konten innerhalb Deutschlands und aus dem gesamten europäischen Euro-
Raum.
Somit können Sie über Ihr bei uns geführtes Konto Forderungen zu Lasten von
Konten aus 32 Ländern einziehen (Teilnehmerländer = die 30 Länder des Europäischen
Wirtschaftsraums sowie die Schweiz und Monaco)!
In dieser Information wird das SEPA-Firmen-Laschriftverfahren erläutert. Ausführungen
zur Basis-Lastschrift finden Sie in der Information „Grundlagen zum
Einsatz der SEPA-Basis-Lastschrift“.
2. SEPA-Firmen-Lastschrift
Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren („B2B-Lastschrift“) ist vergleichbar mit dem
bewährten Abbuchungsauftragsverfahren. Der Einzug der Forderung erfolgt jedoch
nicht mehr auf Basis der Kundenkennung „Kontonummer und Bankleitzahl“,
sondern auf Basis von „IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business
Identifier Code)“.
Zudem ist der Kreis der möglichen Zahlungspflichtigen auf „Nicht-Verbraucher“
eingeschränkt.
Hat der Zahlungspflichtige bei der SEPA-Basis-Lastschrift bei einem berechtigten
Einzug ein Rückgaberecht / Widerspruchsrecht von 8 Wochen ab Belastung, so erklärt
er bei der SEPA-Firmen-Lastschrift den Verzicht auf sein Rückgaberecht.
Dieser Verzicht darf rechtlich jedoch nur mit einem Nicht-Verbraucher vereinbart
werden. Mit der Firmen-Lastschrift dürfen folglich nur Forderungen zu Lasten von
Konten von Nicht-Verbrauchern eingezogen werden – Verbraucher dürfen nicht
mittels SEPA-Firmen-Lastschrift belastet werden.
Auf der Grundlage der Verbraucher-Definition nach § 13 BGB sind als „Nicht-
Verbraucher“ Selbständige, die im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbständigen
beruflichen Tätigkeit handeln, Firmen und Unternehmen anzusehen.
3. Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat
Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat entspricht in seiner Funktion dem bekannten
Abbuchungsauftrag.
Vor der Belastung eines Zahlungspflichtigen mit einer SEPA-Firmen-Lastschrift
holen Sie als Zahlungsempfänger vom Zahlungspflichtigen eine schriftliche Einverständniserklärung
ein - das SEPA-Lastschriftmandat (siehe Anlage). Mit dem
Mandat werden Sie ermächtigt, Ihre Forderung vom Konto des Zahlungspflichtigen
einzuziehen. Gleichzeitig beauftragt der Zahlungspflichtige seine Sparkasse/Bank
mit der Einlösung der von Ihnen eingereichten Lastschrift.
Zudem ist das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen gegenüber
seiner Bank (Zahlstelle) durch Bereitstellung einer Mandatsausfertigung zu
bestätigen. Für die Zahlstelle besteht bei Vorlage der Mandatsbestätigung sogar
die Verpflichtung zu prüfen, ob der Kunde auch tatsächlich als Nicht-Verbraucher
handelt.
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Lastschriften, für die der Zahlstelle keine Mandatsbestätigung vorliegt bzw. bei
denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher (s. Punkt 2) ist, werden nicht eingelöst.
Ein Mandat gilt für einmalige oder für wiederkehrende Einzüge. Dies ist auf dem
Mandat entsprechend zu vermerken.
Wird ein Mandat nicht innerhalb von 36 Monaten nach Erteilung durch den Zahlungsempfänger
in Anspruch genommen, verfällt es – bei Bedarf ist dann zunächst
ein neues Mandat einzuholen.
Mandate sind vom Zahlungsempfänger in der für ihn gesetzlich vorgeschriebenen
Form aufzubewahren und müssen auf Verlangen dem Zahlungspflichtigen vorgelegt
werden. Da es hinsichtlich der Formulierung „gesetzlich vorgeschriebene
Form“ noch keinerlei rechtliche Erläuterung gibt, ist in der Praxis eine Aufbewahrung
im Original erforderlich, um im Zweifelsfall auf der rechtlich sicheren Seite zu
stehen.
Mandate müssen dem Zahlungspflichtigen in der Sprache des Landes in dem er
wohnt vorgelegt werden.
Eine Liste von Mustertexten für alle SEPA-Länder findet sich auf der Internetseite
des European Payments Council (EPC):
http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations
4. Was geschieht mit bestehenden / „alten“ Abbuchungsaufträgen?
Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht als Mandat für das SEPA-Firmen-
Lastschriftverfahren genutzt werden.
Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das
SEPA-Firmen-Lastschriftmandat scheitert daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift
- anders als der Abbuchungsauftrag - nicht von Verbrauchern genutzt werden
darf.
Deswegen müssen für Forderungen, deren Einzug heute im Abbuchungsverfahren
erfolgt und die zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren eingezogen werden
sollen, zwingend SEPA-Firmenlastschrift-Mandate zwischen dem Zahlungsempfänger
und dem Zahlungspflichtigen, der als Nicht-Verbraucher handeln muss
(s. Punkt 2), vereinbart werden.
Bestehende Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher
ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden.
Hierfür ist ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat durch den Zahlungspflichtigen zu erteilen.
Zahlungsempfänger im Abbuchungsauftragsverfahren müssen deshalb zwingend
ihren Kundenbestand prüfen, ob es sich bei den Zahlungspflichtigen um einen
Verbraucher oder Nichtverbraucher handelt und entsprechende Mandate mit den
Zahlungspflichtigen vereinbaren!
5. Information des Kunden vor dem Einzug einer Forderung mittels SEPA-Firmen-
Lastschrift
Der Zahlungsempfänger hat dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Kalendertage
vor der Fälligkeit seiner Forderung den Einzug per SEPA-Firmen-Lastschrift schrift-
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lich anzukündigen. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können aber auch
eine kürzere Frist vereinbaren.
Zur Erfüllung dieser Informationspflicht ist jede Mitteilung des Zahlungsempfängers
(z. B. Rechnung, Police, Vertrag, Vertragsänderung…) an den Zahlungspflichtigen
geeignet, die den Zahlungseinzug ankündigt und das Belastungsdatum sowie
den fälligen Betrag und die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen enthält.
Diese Vorankündigung dient der Liquiditätsplanung des Zahlungspflichtigen, damit
er zum Fälligkeitszeitpunkt für eine ausreichende Deckung auf seinem Konto Sorge
tragen kann. Unterbleibt die Ankündigung des Lastschrifteinzugs, handelt es sich,
wenn ein gültiges Mandat vorliegt, jedoch immer noch um eine autorisierte Abbuchung.
Der Zahlungsempfänger trägt aber die dem Zahlungspflichtigen möglicherweise
aus der Unterlassung entstehenden Schäden.
Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen bzw. feststehenden Lastschriftbeträgen
genügen eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten
Lastschrifteinzug und die Angabe der entsprechenden Fälligkeitstermine und -
beträge
6. Neue Merkmale beim SEPA-Mandat
Das SEPA-Mandat weist zwei Merkmale auf, die beim Einzugsermächtigungs- bzw.
Abbuchungsauftragsverfahren nicht genutzt werden:
• die Gläubiger-Identifikationsnummer
• die Mandatsreferenz.
6.1 Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)
In jedem Datensatz zum Einzug einer SEPA-Lastschrift ist die Gläubiger-ID mit zu
senden. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers und
wird im gesamten SEPA-Raum nur jeweils einmal vergeben.
Die Gläubiger-ID beantragen Sie als Zahlungsempfänger einmalig unter Angabe
Ihrer persönlichen Daten bzw. der Daten Ihres Unternehmens bei der Deutschen
Bundesbank:
https://extranet.bundesbank.de/scp/
Die Gläubiger-ID ist eine alphanumerische Zeichenfolge. Diese besteht in
Deutschland aus 18 Zeichen und kann in den anderen Ländern bis zu 35 Zeichen
lang sein.
Beispiel Aufbau einer Gläubiger-ID:
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DE 83 ZZZ 00001234567
• Die ersten beiden Zeichen sind das Länderkennzeichen (DE für Deutschland),
die 3. und 4. Stelle werden durch Prüfziffern belegt.
• Die Stellen 5. bis 7. - mit ZZZ vorbelegt - können vom Zahlungsempfänger
beliebig mit alphanumerischen Zeichen belegt werden. So kann z. B. eine
Geschäftsbereichskennung zur Vereinfachung der internen Zahlungsverarbeitung
eingefügt werden. Besteht ein solcher Bedarf nicht, können diese
Stellen mit jedem beliebigen alphanumerischen Zeichen belegt werden –
die Belegung „ZZZ“ kann somit auch beibehalten werden.
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• Die weiteren Stellen werden dann vom nationalen Identifikationsmerkmal
belegt.
Die Gläubiger-ID wird im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen dokumentiert.
Praxis-Beispiel Geschäftsbereichskennung in der Gläubiger-ID:
In einem Unternehmen gibt es die Abteilungen „Versand Hardware“ und „Versand
Software“. Beide Abteilungen ziehen die Rechnungsgegenwerte für Ihre Auslieferungen
mittels SEPA-Lastschrift ein.
Zur Vereinfachung der internen Buchhaltung wird der Abteilung Versand Hardware
die Gläubiger-ID „DE8311100001234567“ und der Abteilung Versand Software
die Gläubiger-ID „DE8322200001234567“ zugewiesen.
So kann bei Rückfragen anhand der Gläubiger-ID sogleich festgestellt werden,
welcher Abteilung der Betrag zugeflossen ist.
6.2. Mandatsreferenz
Neben der Gläubiger-ID ist jeder Lastschriftdatensatz auch mit einer individuellen
Mandatsreferenz zu kennzeichnen.
Die maximal 35stellige Referenz kann vom Zahlungsempfänger frei vergeben
werden. Es kann eine laufende Nummer, aber auch eine Rechnungs-, Kunden-, Policen-
oder bei Vereinen auch eine Mitgliedsnummer als Referenz vergeben werden.
Auch sie wird im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen dokumentiert. Mandate
ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig – SEPA-Lastschrifteinzüge ohne Mandatsreferenz
im Datensatz können folglich auch nicht ausgeführt werden.
Praxis-Beispiel Mandatsreferenz:
In dem im Beispiel zur Gläubiger-ID genannten Unternehmen verwenden die Abteilungen
die Kundennummer, über die jeder Kunde eindeutig ermittelbar ist, als
Mandatsreferenz.
Der Datensatz zum Einzug einer Forderung der Abteilung Versand Hardware für
den Kunden Egon Meier (Kundennummer 987654) enthält somit folgende Angaben:
• DE8311100001234567 Gläubiger-ID Abteilung Versand Hardware
• 987654 Mandatsreferenz = Kundennummer Egon Meier
Hinweis:
Besonders gut eignet sich eine Kunden- oder Mitgliedsnummer als eindeutige
Mandatsreferenz.
Sollten Sie nicht mit solchen Nummern arbeiten, könnte die Mandatsreferenz
auch aus dem Namen des Kunden / Mitglieds und seinem Geburtsdatum bestehen.
Ein Mandat, dass lediglich aus einem Namen besteht, ist im Zweifelsfall nicht
eindeutig genug (z. B. wenn es Kunden / Mitglieder mit dem gleichen Namen gibt).
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7. Fristen für die Vorlage der SEPA-Firmen-Lastschriften zum Einzug
SEPA-Firmen-Lastschriften sind nicht „bei Sicht fällig“. D. h. Sie können als Zahlungsempfänger
eine Einzugsdatei nicht mehr wie im Abbuchungsauftragsverfahren
per heute bei der Sparkasse vorlegen und per Folgetag eine Gutschrift erhalten.
Für die SEPA-Lastschrift wurden Vorlagefristen definiert, der Zahlungspflichtige
soll so bei der Disposition seines Kontos unterstützt werden.
SEPA-Lastschriftdatensätze sind immer mit einem Fälligkeitsdatum, an dem Sie
den Zahlungspflichtigen belasten wollen, zu versehen. Als Zahlungsempfänger
müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Lastschriftdatei der Sparkasse rechtzeitig
zum Einzug vorgelegt wird.
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Lastschriftart
SEPA-Firmen-Lastschrift
Vorlagefrist bei
Erst- /Einmaleinzug
spätestens 2
Geschäftstage
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Vorlagefrist bei Folgeeinzug
spätestens 2
Geschäftstage
Bei verspäteter Einreichung wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das
nächstmögliche Datum geändert.
Der früheste Einreichungstermin liegt 14 Kalendertage vor Fälligkeit.
8. Datenformat für die Einreichung der Datensätze
Die Einreichung von Datensätzen zum Einzug von Forderungen erfolgt heute im
sogenannten DTAUS-Format. SEPA-Lastschriften müssen jedoch im neuen XML-
Format eingereicht werden. Der Einzug kann auch nur noch beleglos beauftragt
werden.
Voraussetzung für den Einzug von Forderungen ist somit eine SEPA-fähige Zahlungsverkehrssoftware,
die Ihre Datensätze im XML-Format erstellen kann oder
die Erfassung der Datensätze im Online-Banking.
Weitere Hinweise zur Umstellung Ihres Forderungseinzugs auf das SEPA-Firmen-
Lastschriftverfahren finden Sie in der Checkliste im Anhang.
Nutzen Sie die Zeit bis zur Einstellung des Abbuchungsauftragsverfahrens und
rüsten Sie Ihren Zahlungsverkehr für die Zukunft!
Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihre persönliche Sparkassenberaterin bzw.
Ihr persönlicher Sparkassenberater zur Verfügung.
Ihre
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Werl
Anlagen zur Kundeninformation SEPA-Basis-Lastschrift
Checkliste für den Einzug von Forderungen mittels
SEPA-Firmen-Lastschrift
• Grundsatzentscheidung:
Herbeiführung der grundsätzlichen Entscheidung zur Teilnahme am SEPA-
Firmen-Lastschriftverfahren.
Sollen Forderungen im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren eingezogen werden,
ist der Abschluss einer „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen
durch SEPA-Firmen-Lastschriften“ mit der Sparkasse erforderlich.
Dies gilt auch, wenn Sie bereits jetzt Lastschriften im Abbuchungsauftragsverfahren
einziehen!
• Beantragung einer Gläubiger-ID bei der Bundsbank:
(https://extranet.bundesbank.de/scp/).
Bei Bedarf Belegung der Stellen 5 bis 7 (ZZZ) der Gläubiger-ID – z. B. mit einer
eigenen Geschäftsbereichskennung.
Die Gläubiger-ID ist verpflichtender Bestandteil des Datensatzes zum Forderungseinzug.
• Mandatsreferenz:
Festlegung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jedes einzelne Mandat (z. B.
Kunden-, Mitglieds- oder Policennummer).
Die Mandatsreferenz ist verpflichtender Bestandteil des Datensatzes zum Forderungseinzug.
• Einholung der erforderlichen Lastschriftmandate:
Nutzen Sie bereits das Abbuchungsauftragsverfahren und wollen den Forderungseinzug
auf das Firmenlastschriftverfahren umstellen, beachten Sie bitte
die Hinweise unter Punkt 3!
• Informationspflicht:
Vor Einzug von Forderungen mittels SEPA-Firmen-Lastschrift: Information des
Zahlungspflichtigen (s. TZ 3).
• Belegloser Lastschrifteinzug:
SEPA-Lastschriften können unter Berücksichtigung der Einreichungsfristen
nur beleglos per Datenübertragung (kein Datenträgeraustausch!) zum Einzug
eingereicht werden.
Zur Erstellung der erforderlichen Datensätze benötigen Sie eine „SEPA-fähige“
Software - wie z. B. S-FIRM mit dem Modul SEPA-Lastschrift. Alternativ können
Sie auch ein Rechenzentrum mit der Erstellung der Datensätze beauftragen
(z. B. Datev).
Es ist zu prüfen, ob die genutzte Software SEPA-fähig ist. Gegebenenfalls
ist ein Update oder die Anschaffung einer neuen Software erforderlich.
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Möglichkeiten zur Übertragung der Datensätze:
• bei Erstellung der Datensätze in einem Rechenzentrum:
Übertragung per DFÜ (Datenfernübertragung) und Freigabe durch den Zahlungsempfänger.
• bei Erstellung der Datensätze mit Software S-FIRM:
Übertragung der Datensätze aus der SEPA-fähigen Softwareversion S-FIRM
(ab Version 2.5) mit Legitimation /Freigabe mit TAN im Onlinebanking.
Ihr Vorteil: keine Erstellung von Datenträger und Begleitzettel; kein Transport
Datenträger / Begleitzettel zur Sparkasse; individuelle Bestimmung
des Buchungszeitpunktes durch den Einreicher (Vereinbarung Onlinebanking
erforderlich).
Ist die von Ihnen genutzte Programmversion noch nicht SEPA-fähig, kontaktieren
Sie bitte unsere Electronic-banking-Berater unter 02921 /
9694590.
• bei Erstellung der Datensätze mit einer sonstigen Software :
Erstellung der Datensätze mit der SEPA-fähigen Softwareversion und Übertragung
der Datensätze an die Sparkasse im Onlinebanking.
Ist die Version der von Ihnen genutzten Software noch nicht SEPA-fähig,
wenden Sie sich an den Hersteller der Software oder lassen Sie sich von unseren
Electronic-banking-Beratern unter 02921 / 9694590 über S-Firm informieren.
• Erfassung der Datensätze im Online-Banking:
Die Datensätze können ab Juli 2013 über den Menüpunkt „SEPA-Sammellastschrift“
direkt im Online-Banking der Sparkasse Werl erfasst werden.
Dies ist jedoch aufgrund des hohen Erfassungsaufwandes eine nur für
Kunden mit sehr geringem Lastschriftaufkommen geeignete Lösung.
Grundsätzlich empfiehlt sich eine Mandats- und Lastschriftverwaltung mit
Hilfe einer Zahlungsverkehrssoftware, z. B. S-Firm.
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Muster SEPA-Firmen-Lastschriftmandat
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