DISKUSSIONSBEITRÄGE - DHBW Villingen-Schwenningen

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Zur Stärkung der Transparenz für die Geschäftsleitung und damit zur Prävention
von Spannungen empfiehlt sich die Schriftform, insbesondere bei der Beantwortung
des Auskunftsersuchens, oder zumindest die Dokumentation mündlicher
Antworten. Zumeist gibt es keine formale Regelung, welche die Schriftform vorschreibt.
Überwiegend kommt es auf den Anlass an, ob ein Auskunftsersuchen oder die
Antwort darauf mündlich oder schriftlich erfolgt, gefolgt von einer steten Schriftform.
Diese ist meist formlos. Eine Formvorgabe gibt es in den wenigsten Fällen.
Im Vergleich zum Auskunftsersuchen erfolgt die Antwort allerdings deutlich öfter
schriftlich. V.a. bei den größten Instituten mit einer Bilanzsumme über 10 Milliarden
Euro ist eine Tendenz zur regelmäßigen Schriftform erkennbar (ca. 42 % bei
der Anfrage, 50 % bei der Antwort). Mit 10 % bzw. 5 % ist eine immer mündliche
Kommunikation selten. Ungefähr 72 % aller Institute gaben an, mündliche Antworten
auf das Auskunftsersuchen zu dokumentieren, 16 % machten keine Angabe,
12 % dokumentieren nicht. Letztere sollten ihre Praxis insbesondere bei wesentlichen
Auskünften überdenken.
Neben dem formalen Aspekt wurden materielle Gesichtspunkte des Auskunftsersuchens
und der Beantwortung desselben untersucht.
Die Inanspruchnahme der Internen Revision auch bei unwesentlichen Belangen
wäre kontraproduktiv. Nur 11 Banken (ca. 12 %), darunter auch vier, in denen das
Auskunftsrecht ausgeübt wurde, gaben an, dass (eher) nicht nur wesentliche Auskünfte
verlangt werden. In der Praxis wird es daher voraussichtlich nicht zu einer
Überbelastung der Internen Revision aufgrund „unwesentlicher“ Anfragen kommen.