DISKUSSIONSBEITRÄGE - DHBW Villingen-Schwenningen

diese ausgestaltet ist, so dass nicht festgestellt werden kann, wieweit sie den
Wortlaut der MaRisk konkretisiert. Soweit Angaben gemacht wurden, beziehen
sich diese im Wesentlichen auf den Informanten der Geschäftsleitung, den Empfänger
im Kreis der Geschäftsleitung und auf den Zeitpunkt der Information. Im
Genossenschaftsbereich wird die Vorab-Information durch den Auskunftsersuchenden
empfohlen, 271 im Sparkassenbereich die ergänzende Information durch
den Leiter der Internen Revision. 272 Über alle Institute betrachtet ergibt sich keine
einheitliche Präferenz: Als Informationsgeber werden sowohl der Vorsitzende des
Aufsichtsorgans als auch des Prüfungsausschusses bestimmt. Einmal ist die gesamte
Geschäftsleitung zu informieren, einmal nur der Vorsitzende und gegebenenfalls
der Bereichsleiter. Beim Zeitpunkt der Einbeziehung ist die Vorab- oder
Parallelinformation am üblichsten. Überdies ist in einer Bank die gleichzeitige Anwesenheit
der Geschäftsleitung beim Gespräch vorgesehen, was sehr weitgehend
ist. Bemerkenswert ist auch die Regelung einer Sparkasse, nach der die Entscheidung
über die Weiterleitung des Berichts an den Verwaltungsrats-
Vorsitzenden beim Vorstand liegt. Umgekehrt ist es in zwei Instituten ausnahmsweise
möglich, dass der Revisionsleiter unter expliziter Bestätigung durch den
Aufsichtsratsvorsitzenden dem Aufsichtsrat ohne Information der betroffenen Geschäftsleiter
über die Ergebnisse direkt berichtet, falls der Vorsitzende oder einzelne
Mitglieder der Geschäftsleitung selbst Gegenstand der Anfrage sind.
Neben diesen formalen Regelungen im Zusammenhang mit der Einbeziehung der
Geschäftsleitung wurde auch gefragt, ob der formale Ablauf des Informationsprozesses
in sonstiger Weise näher definiert wurde. Die Empfehlung im Genossenschaftsbereich
enthält hierzu keine Ausführungen. Für den Sparkassensektor wird
empfohlen, anlassbezogen über mündliche oder schriftliche Form zu entscheiden.
Jedoch wird die Erfordernis steter Dokumentation mündlicher Auskünfte durch den
Leiter der Internen Revision hervorgehoben. Außerdem wird auf die Aufbewahrungsfrist
der Unterlagen hingewiesen. 273 Sofern Sparkassen ihre Regelung erläuterten,
verwiesen sie auf die Verbandsempfehlung. In den übrigen Instituten wurde
meist die Schriftform normiert, insbesondere für die Antwort auf das Auskunftsersuchen.
Rund 14 % der Befragten gaben an, anlassbezogene Regelungen zu haben. Lediglich
vier machten weitergehende Angaben. In drei Instituten steht dem Aufsichtsorgan
oder Prüfungsausschuss jederzeit eine Ad-hoc-Auskunft zu, einmal
beschränkt auf den Fall wesentlicher oder schwerwiegender Verstöße. Demgegenüber
ist in einem anderen Institut die Auskunft grundsätzlich nur im Rahmen
der Sitzungen des Prüfungsausschusses zu erteilen. In dringenden Ausnahmefällen
kann der Vorsitzende des Prüfungsausschusses auch außerhalb der Sitzungen
ein schriftliches Auskunftsersuchen an den Revisionsleiter richten.
271
Vgl. den Entwurf der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat von Volksbanken und Raiffeisenbanken,
§ 7 Tz. 1.
272
So DSGV, MaRisk-Leitfaden, S. 292.
273
Siehe Fachausschuss Kontrolle und Prüfung, Ausgestaltungsempfehlung, S. 3.
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