Dokumentenmanagement mit System TABCOLOR® - Mappei
Dokumentenmanagement mit System TABCOLOR® - Mappei
Dokumentenmanagement mit System TABCOLOR® - Mappei
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TABCOLOR<br />
<strong>Dokumentenmanagement</strong><br />
<strong>mit</strong> <strong>System</strong><br />
®<br />
Große Aktenmengen Platz sparend und sicher organisieren.
TABCOLOR ® - <strong>Dokumentenmanagement</strong> <strong>mit</strong> <strong>System</strong><br />
Zeitersparnis durch TABCOLOR ®<br />
Zeitgewinn:<br />
bis zu 50 Prozent im Bereich Dokumentation und Verwaltung<br />
Dokumentation und Verwaltung (120 Minuten)<br />
Kommunikation (72 Minuten)<br />
Reisen/Besprechungen (24 Minuten)<br />
Informationserzeugung (120 Minuten)<br />
Informationsverarbeitung (144 Minuten)<br />
Anteile der Tagesarbeitszeit bei<br />
8 Stunden täglich (480 Minuten)<br />
* Durchschnittswert bei der Umstellung einer typischen<br />
Arbeitsplatzorganisation auf das MAPPEI-<strong>System</strong>.<br />
Mit MAPPEI:<br />
45-60 Minuten*<br />
zusätzliche<br />
Wertschöpfung<br />
bzw. weniger<br />
Verschwendung<br />
pro Sachbearbeiter,<br />
bezogen auf einen<br />
8-Stunden-Tag.<br />
Das sind rund<br />
180 Stunden<br />
im Jahr.<br />
Zeitbedarf:<br />
in Minuten bei 300 Vorgängen <strong>mit</strong> je 5 Dokumenten,<br />
Anlegen, Ablegen, 1.200 Zugriffen, 75 Rückgriffen<br />
Anlegen eines Ordnungs<strong>mit</strong>tels<br />
Das Anlegen eines Ordnungs<strong>mit</strong>tels beinhaltet die einzelnen Tätigkeiten von<br />
der Aufnahme bis zur Beschriftung und Kennzeichnung. Bei der Anlage wird<br />
noch kein Vorgang/Dokument abgelegt.<br />
Ablage eines Vorgangs<br />
Bei der Ablage eines Vorgangs werden 2 Varianten betrachtet.<br />
1. Ablage in neu anzulegenden Ordnungs<strong>mit</strong>teln<br />
Wird im Rahmen der Nutzung von Ordnungs<strong>mit</strong>teln für einen neuen Vorgang<br />
auch eine neue Mappe bzw. ein neuer Ordner angelegt, so entfällt<br />
das Aufnehmen einer vorhandenen Mappe oder eines vorhandenen<br />
Ordners. Daher muss diese Konstellation separat betrachtet werden.<br />
2. Ablage in vorhandenen Ordnungs<strong>mit</strong>teln<br />
Besteht bei der Ablage für den abzulegenden Vorgang bereits ein<br />
Ordnungs<strong>mit</strong>tel, so muss dieses vor der Ablage zunächst gesucht und aufgenommen<br />
werden.<br />
Zugriff auf einen bestehenden Vorgang<br />
Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzufügen und so<strong>mit</strong><br />
ggf. das Abheften von weiteren Dokumenten zu einem Vorgang verstanden.<br />
Rückgriff auf einen bestehenden Vorgang<br />
Mit dem Rückgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der dafür notwendig ist, an<br />
ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es findet hier kein Abheften<br />
statt, sondern nur eine Informationsaufnahme.<br />
Raumgewinn durch TABCOLOR ® : bis zu 40 Prozent!
Optimale Raumausnutzung <strong>mit</strong> TABCOLOR. Alle Akten im Blick und für jeden leicht zu finden.<br />
Durch die seitliche Markierung und Zugänglichkeit der TABCOLOR-Mappen lässt sich die Fläche bis zu einer Höhe von mehr als<br />
2 Metern zur Ablage einsetzen - das entspricht bis zu 8 Registraturreihen übereinander. In der Regel ist selbst hierbei keine<br />
Leiter für den Zugriff erforderlich.<br />
Der Vorteil gegenüber anderen <strong>System</strong>en: eine optimale Raumausnutzung, <strong>mit</strong> der sich mehr als doppelt so viele Vorgänge<br />
unterbringen lassen wie bei einem Schubladensystem, bei dem nur 4 Registraturreihen übereinander möglich sind.<br />
Durch die einfache und einheitliche TABCOLOR-Organisation wird die Arbeit <strong>mit</strong> den Akten auch für abteilungsfremde<br />
Mitarbeiter oder Stellvertreter enorm erleichtert.
Das <strong>System</strong> für Sicherheit und geringe Suchzeiten.<br />
TABCOLOR bietet Sicherheit durch leichten Zugriff auf alle Informationen zu jeder<br />
Zeit. Aufgrund der leichten visuellen Erfassung des Ordnungsprinzips und der<br />
Übersichtlichkeit sind die Suchzeiten sehr gering.<br />
Alle Codierungsetiketten bestehen aus Ziffern oder Buchstaben <strong>mit</strong> zugeordneten<br />
Farbfeldern. Hierdurch entstehen Farbblöcke, z. B. bei der Organisation nach den<br />
ersten 3 Buchstaben eines Namens.<br />
Falschablagen fallen sofort auf.<br />
Nicht nur eine gerade gesuchte Mappe ist dank des farbigen Archivierungssystems<br />
schnell zu erkennen, auch eine falsch abgelegte Mappe fällt dem<br />
Betrachter direkt ins Auge. Durch die Farbcodierung am Mappenrand ergeben<br />
sich im Regal logische Farbreihen, in deren Ordnung eine Falschablage sofort<br />
sichtbar ist.<br />
Out-Mappen - klares Signal für entnommene Mappen.<br />
Mappen <strong>mit</strong> der Aufschrift ,,OUT” kennzeichnen die Position von in der<br />
Bearbeitung befindlichen Akten. Mit Hilfe der Out-Mappen behält jeder Mitarbeiter<br />
den Überblick über fehlende Mappen. Der Name des Mitarbeiters, der<br />
die Akte entnommen hat, und das Datum der Entnahme können in einem Einsteckfach<br />
in der Out-Mappe (z. B. durch einen Entnahmebeleg) vermerkt<br />
werden, so dass auch der Aufenthaltsort sofort ersichtlich ist. Die Out-Mappen<br />
sind <strong>mit</strong> einem transparenten Steckfach für zwischenzeitlich hinzukommende<br />
Dokumente versehen. Umständliche Vorablagen sind so<strong>mit</strong> nicht erforderlich.<br />
Etiketten nach Wunsch - Anfertigung von Ihnen oder direkt von MAPPEI.<br />
Die Daten für die Farbcodierung der Mappen werden direkt aus dem EDV-<br />
<strong>System</strong> generiert. Die Etiketten lassen sich wahlweise <strong>mit</strong> der TABCOLOR-PRINT-<br />
Software von Ihnen selbst erstellen, oder sie werden direkt von MAPPEI angefertigt.<br />
In diesem Fall erhalten Sie die arbeitsfertig <strong>mit</strong> Etiketten beklebten<br />
Mappen, in die Sie sofort Ihre Unterlagen einsortieren können.<br />
Produkte für individuelle Lösungen.<br />
Ganz gleich, ob dünn, dick oder ausziehbar, <strong>mit</strong> oder ohne Unterteilungen<br />
bzw. Registerblättern, <strong>mit</strong> Heftungen oder Klarsichttaschen etc. - MAPPEI stellt<br />
Ihnen ein breites Programm an Mappen zur Verfügung, aus dem Sie die für<br />
Ihre Anforderungen ideale Lösung wählen. Zusammen <strong>mit</strong> Leitkarten, unterschiedlichen<br />
Etiketten (Ziffern-, Buchstaben-, Klassifizierungs-, Monats-, Jahresund<br />
Farbcodierungsetiketten), Ordnungsboxen und einer Vielzahl an weiterem<br />
Zubehör profitieren Sie so auf Ihre ganz individuelle Art und Weise von den<br />
Vorteilen des TABCOLOR-<strong>System</strong>s.<br />
Ob direkt auf dem Schreibtisch oder im Regal - für die perfekte Lagerung Ihres<br />
TABCOLOR-<strong>System</strong>s empfehlen wir die robusten Lateralboxen, die Ihre Akten<br />
bestens stabilisieren. Dafür sorgen die Bodenrillen der Boxen, die ein Durchrutschen<br />
oder Kippen Ihrer Mappen verhindern. So gewährleisten die Lateralboxen<br />
einen sicheren Stand und schaffen zudem ein aufgeräumtes Gesamtbild.
TABCOLOR ® – Logik in Farbe<br />
Beispiel: Organisation anhand des Kriteriums<br />
Geburtstag, des Anfangsbuchstaben des Nachnamens<br />
sowie des Zusatzetikettes ,,letztes<br />
Behandlungsjahr”<br />
Farbige Ordnung gemäß Ihren individuellen Ordnungskriterien.<br />
Farben sind von Menschen viel schneller und einfacher wahrnehmbar als<br />
Buchstaben oder Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-<strong>System</strong><br />
entwickelt. Dieses basiert auf dem Zusammenspiel von Farben, Buchstaben<br />
und Zahlen - dabei richtet sich die Farbcodierung Ihres TABCOLOR-<strong>System</strong>s<br />
selbstverständlich nach Ihren individuellen Ordnungskriterien.<br />
Die Gestaltung der Etiketten und so<strong>mit</strong> der gesamten Organisation erfolgt in<br />
alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Form (u. a. ist auch eine<br />
Organisation anhand des Geburtsdatums z. B. von Patienten im Krankenhaus<br />
möglich). Die codierten Informationen werden auf dem Etikett zusätzlich in<br />
Langschrift integriert.<br />
Mit Hilfe von TABCOLOR haben Sie all Ihre abgelegten Dokumente immer im<br />
Überblick. Die Farbblöcke dienen dabei der groben Orientierung und <strong>mit</strong>tels<br />
der Einzelcodes lässt sich der zu bearbeitende Vorgang sofort finden oder<br />
ablegen. Durch diese deutlich sichtbare Kennzeichnung jeder Mappe werden<br />
die Suchzeiten minimiert. Hierin besteht ein großer Vorteil im Vergleich zum<br />
Aufwand im Bereich der Aktenorganisation <strong>mit</strong> Ordnern oder Hängeregistraturen.<br />
Schnelles und sicheres Finden <strong>mit</strong> TABCOLOR-FIND.<br />
Ein praktisches Tool für Ihre individuelle Dokumentenorganisation ist die<br />
Docu-Find-Software, die ein schnelles und sicheres Finden aller Akten<br />
garantiert. Dafür werden alle Akten <strong>mit</strong> einem Barcode oder RFID-Label<br />
versehen - einer unverwechselbaren Identifizierungsmöglichkeit, <strong>mit</strong> der<br />
sich Aufbewahrungsort, Aktenweitergabe, Bearbeitungsdauer und Nutzungsfrequenz<br />
zuverlässig nachverfolgen lassen. Auch für eine eventuelle spätere<br />
Digitalisierung kann diese zusätzliche Kennzeichnung als Basis dienen.<br />
Ein Klick genügt, und schon wissen Sie, wo sich die gesuchte Akte aktuell<br />
befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat.<br />
Überall Platz sparend.<br />
Durch das Format der TABCOLOR-Mappen können Sie sowohl Ihre Möbel im<br />
Büro als auch Ihre Archivkapazitäten in der Regel optimal nutzen.<br />
TABCOLOR-Mappen können u. a. in Holz- oder Stahlschränken, in Regalen oder<br />
Rollregalsystemen oder auch im Paternoster Platz sparend untergebracht<br />
werden.<br />
Sprechen Sie <strong>mit</strong> uns! MAPPEI entwickelt intelligente Lösungen für Ihren Erfolg.<br />
Sie möchten effizienter arbeiten, Suchzeiten minimieren und mehr Platz in<br />
Ihrem Büro und Archiv schaffen? Sprechen Sie uns an - wir beraten sie gern.
Deutschland<br />
MAPPEI-Organisations<strong>mit</strong>tel GmbH & Co. KG<br />
Eiserfelder Straße 316<br />
57080 Siegen<br />
Telefon +49 (0) 2 71/23 88-0<br />
Telefax +49 (0) 2 71/23 88-1 99<br />
Web www.mappei.de<br />
Österreich<br />
MAPPEI-Organisations<strong>mit</strong>tel Ges. m. b. H.<br />
Lanersbach 464<br />
6293 Tux<br />
Telefon +43 (0) 5287/86 27-0<br />
Telefax +43 (0) 5287/86 27-5<br />
Web www.mappei.at<br />
Schweiz<br />
MAPPEI-Organisations<strong>mit</strong>tel AG<br />
Alpenstrasse 58<br />
3052 Zollikofen<br />
Telefon +41 (0) 31/9 19 24 24<br />
Telefax +41 (0) 31/9 19 13 14<br />
Web www.mappei.ch<br />
Italien<br />
Loeff <strong>System</strong> GmbH<br />
Via Giuseppe di Vittorio Str. 4<br />
39100 BOZEN-BOLZANO / BZ<br />
Telefon +39 (0) 4 71/08 64 10<br />
Telefax +39 (0) 4 71/08 64 15<br />
Web www.loeff.it<br />
MP/469/12