Sparkasse Emmerich-Rees - Mappei

Organisation von Kreditakten
Projektbericht: Stadtsparkasse Emmerich - Rees

Projektbericht Sparkasse Emmerich - Rees _ Organisation der Kreditakten
Ausgangssituation
Technisches System: Die Kreditakten
wurden in Pendelheftern und Pendelordnern
in freistehenden Regalen gelagert, je Regal
konnten 5 Reihen übereinander angeordnet
werden. Diese Aufbewahrungsform ergab ein
ausreichendes Maß an Sicherheit, zwang
jedoch dazu die Akten mit großem Abstand
zur nächsten zu hängen.
Damit konnte die Beschriftung der meisten
Kreditakten relativ leicht gelesen werden,
bemängelt wurde die Bearbeitung der
obersten und unteren Reihe.
Die Abstände zwischen den Pendelreihen waren
sehr großzügig bemessen. Da die Gangbreiten
ebenfalls deutlich über der Norm
lagen, konnte die Bedienung relativ bequem
durchgeführt werden.
Einschränkend muss jedoch festgestellt werden,
dass die Kennzeichnung der Akten mit
der Konto-/Kunden-Nummer nicht gut lesbar
war. Das galt insbesondere für dünne Akten,
die teilweise auch dicht nebeneinander hingen.
Problematisch war auch die Gefahr, Akten
falsch abzuhängen, d. h. Fehlablagen wurden
nicht automatisch erkannt.
Bei Irrtümern wie Zahlendrehern, Unaufmerksamkeit
beim Einsortieren etc. war ein Wiederfinden
nur mit extrem hohem Aufwand
möglich.
Aktenaufbau und -stärke
Die Aktenorganisation war nach den jeweils
historisch begründeten Bedürfnissen aufgebaut
worden. So hatte es sich in der Vergangenheit
als sinnvoll erwiesen, die Akten nach
den Kreditarten zu gliedern. Dadurch entstanden
mehrere Registraturbereiche wie
• Kontokorrentakten
• Darlehen-Akten
• Laufzeitdarlehen etc.,
die auch räumlich voneinander getrennt
waren. Die Innengliederung der Akten richtete
sich nach den Anforderungen der jeweiligen
Kreditart.
Insgesamt existierten ca. 13.000 Akten mit
einem Volumen von 220 lfdm.
Die Raumverluste durch die technischen Bedingungen
wie ungünstige Schriftgutbehälter
und geheftete Ablage waren extrem hoch,
denn die Netto Schriftgutmenge wurde mit
nur ca. 100 lfdm ermittelt.
Dabei waren „Ballast“ wie nicht mehr aktueller
Schriftwechsel, Bilanzen, „alte“ Sicherheiten
etc. noch nicht berücksichtigt.
Die neue Kreditakte
Das MAPPEI-System: Die Sparkasse
Emmerich - Rees entschloss sich für eine komplette
Neuorganisation. Dabei war man sich
von vornherein im klaren, dass damit Umstellungskosten,
aber hauptsächlich ein hoher
zeitlicher Aufwand erforderlich werden würde.
Die gesamte Umstellung sollte innerhalb eines
Jahres abgeschlossen sein.
Dank des vorbildlichen Engagements aller
Beteiligten waren die Arbeiten bereits nach
einem halben Jahr erfolgreich beendet und
alle Skeptiker von dem neuen System überzeugt.
Aktenaufbau
Kernstück ist die neue Kreditakte. Sie ist für
alle Kreditarten einheitlich konzipiert, jedoch
so aufgebaut, dass sie den jeweiligen Bedürfnissen
ohne organisatorische oder technische
Veränderungen angepasst werden kann.
So kann sie als dünne Akte mit wenigen Dokumenten
beginnen und im Laufe der Bearbeitung
bis zu 6 cm dick werden. Die jeweilige
Stärke richtet sich dabei immer nach der
tatsächlichen Menge an Dokumenten.

Gesicherte LoseBlattAblage
Die Arbeit mit den Schnellhefteinrichtungen in
den Pendelheftern vermittelte ein subjektives
Gefühl der Sicherheit, wurde jedoch mit einem
hohen Zeitaufwand erkauft. Die Mehrkosten
für das umständliche Papierhandling wurden
mit ca. 6.600 EURO je Kreditsachbearbeiter
pro Jahr ermittelt, ein Betrag der heute entfällt.
Werte wie Imagegewinn und Abbau von
Stress durch sofortige Auskunftsbereitschaft
und Freiräume für qualifizierte Arbeiten statt
administratives Aktenhandling sind dabei noch
nicht berücksichtigt. Außerdem bietet die
LoseBlattAblage ideale Voraussetzungen für
eine spätere Digitalisierung.
Innengliederung
Die Sammelmappe enthält bis zu 9 Einzelmappen
die mit einem Sachtitel auf einem farbigen
Reiter gekennzeichnet sind. Eingesetzt
werden natürlich nur so viele Einzelmappen
wie effektiv benötigt werden. Der Sachbearbeiter
nimmt einen fertig bedruckten Reiter,
klebt ihn an die vorgegebene Stelle und legt
die Dokumente ein. Fertig!
Ordnungsweise
Die Aktenzahl macht es notwendig, eine
numerische Ordnung zu wählen.
Die Sparkasse Emmerich-Rees hat sich für ein
einheitliches System mit einer 9/10-stelligen
Personennummer (Kontonummer) entschieden.
Jede Nummer hat eine Farbe. Durch die weitgehend
fortlaufende Nummerierung entsteht
in der zentralen Ak-tenverwaltung ein System
mit durchgehenden Farbbalken. Die Orientierung
wird damit erheblich erleichtert und die
Arbeitstechnik beschleunigt. Entscheidend ist
jedoch die Sicherung vor Fehlablagen. Körperlich
können die Akten zwar an einer falschen
Position eingestellt werden, sie werden jedoch
sehr leicht erkannt – für Kreditakten ein nicht
zu unterschätzender Vorteil.
Die Akten werden ausschließlich zentral verwaltet,
auch dadurch ist ein Höchstmaß an
Sicherheit gewährleistet.
Aktenverfolgung
Die Etiketten erhalten auf der Rückseite einen
Barcode, der die Identifizierung der Akten ermöglicht.
So wird z. B. festgehalten, wann
eine Akte entnommen wurde, wo sie sich zur
Bearbeitung befindet und wann sie wieder
zurückgegeben wird. Außerdem kann der Barcode
beim Digitalisieren als Aktenkennung
verwendet werden.
Altakten
Im Regelfall werden die Akten 10 Jahre –
nach Auflösung – aufbewahrt. Die nicht mehr
aktuell bearbeiteten Unterlagen werden in der
gleichen Zentralregistratur aufbewahrt aber
räumlich getrennt. Das Etikett erhält dann
einen zusätzlichen Aufkleber, der das Vernichtungsjahr
kennzeichnet. Im Jahr X muss also
nicht mehr überprüft werden ob das Schriftgut
vernichtet werden kann, darf oder muss – es
ist eindeutig festgelegt.

Durch die Einführung des neuen Kreditaktenarchives mithilfe
des MAPPEI-Systems haben wir unser Aktenwesen in
dem Bereich vollständig bereinigen können.
Die eingeführte zentrale Archivierung mit technischer Unterstützung
durch Barcodeerkennung erleichtert die Verwaltung
erheblich. Zeitaufwendige Standortbestimmungen
gehören jetzt überwiegend der Vergangenheit an.
Zusätzlich wurden die Voraussetzungen für eine spätere
optische Archivierung optimiert.
Wir sind mit den Ergebnissen sehr zufrieden und alle Mitarbeiter
haben Anteil daran.
Thomas Tönnissen
Stadtsparkasse Emmerich-Rees
Leiter Organisation/BetriebsService
57080 Siegen, März 2006
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