professionelle gestaltung von managementberichten und ... - Hichert

MANAGEMENTBERICHTE
Managementberichte sind von Fachkräften erstellte Zusammenfassungen
meist quantitativer Daten, deren Struktur häufig vorgegeben
ist. Typische Vetreter von Managementberichten sind
jährliche Geschäftsberichte, regelmäßige Controllingberichte,
Entscheidungsvorlagen und Projektstatusberichte.
Gliederung: Eine übersichtliche Struktur eines Managementbe-
richts ist entscheidend für das Verständnis. Wenn ein Bericht
schwer verständlich ist, so liegt es häufiger an einer unübersicht-
lichen Struktur als am vielfach bemängelten zu großen Umfang.
Zur Qualitätsbeurteilung der Struktur siehe GÜTE-Kriterien.
Seitentypen: Bei einem übersichtlichen Berichtskonzept werden
vorgegebene Seitentypen unterschieden, in denen die nachfol-
gend genannten Berichtselemente in standardisierter Form angeordnet
sind – zusätzlich gibt es Typen wie Titelblatt, Inhaltsverzeichnis
und Management Summary.
Berichtselemente: Die wichtigsten Elemente von Managementberichten
sind Texte, Diagramme und Tabellen – aber auch
Gliederungen und Bilder wie Landkarten, Fotos und Grafiken.
Daneben sind Ordnungselemente zu systematisieren – dies sind
vor allem Kapitelüberschriften, Gliederungspunkte, Seitenzahlen,
Raster und Symbole.
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PRÄSENTATIONEN
Als Präsentation soll die formelle mündliche Kommunikation verstanden
werden, wo der Vortragende seine vorbereitete Botschaft
vor einem meist größeren Publikum vorstellt – unterbrochen
lediglich durch Zwischenfragen. Bei typischen Präsentationen in
diesem Sinne wird beispielsweise der aktuelle Projektstand vorgestellt,
die neue Finanzlage interpretiert oder die monatliche
Geschäftslage erläutert. Hierzu wichtige praktische Aspekte:
Einleitung: Zur Einleitung gehören Punkte wie die Ausgangssituation,
die Problemstellung und die zu beantwortende Frage. Die
Einleitung dient dazu, die Zuhörer auf die Bedeutung der zu vermittelnden
Botschaft vorzubereiten.
Storyline: Entscheidend für den Erfolg einer Präsentation ist ihr
fundierter Inhalt, ist ihre glaubhafte Antwort auf die beim Publikum
bestehende Frage. Hierbei bietet das Pyramiden-Prinzip von
Barbara Minto eine wesentliche Hilfe, um so die zu vermittelnde
Botschaft zu beweisen oder zumindest plausibel zu machen.
Nächste Schritte: Ziel der Präsentation ist es, dass nach der
Präsentation die vom Referenten gewünschten nächsten Schritte
eingeschlagen werden.
Schaubilder: 'Ein Bild sagt mehr als tausend Worte' ist ein geflügeltes
Wort, das leider viele Referenten nicht beachten. Ganz im Gegenteil
benötigen sie viele Worte, um ihre Bilder zu erklären. Bilder
sollen Dinge zeigen, die durch Worte nicht oder nur sehr schwer
auszudrücken sind. Textschaubilder wie auch die beliebten Powerpoint-Auflistungen
sollten nicht an die Leinwand geworfen werden
– sie gehören als ausformulierter Langtext in die Tischvorlage.
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