professionelle gestaltung von managementberichten und ... - Hichert

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KEIN RAUSCHEN UND
KEINE REDUNDANZ
Man könnte sagen: Information ist das, was zwischen Rauschen
(unverständlich, unnötig) und Redundanz (doppelt, bekannt) liegt.
Managementberichte und Präsentationen stellen ein Informationsangebot
dar – beim Empfänger führt dies erst dann zu Information,
wenn er es verstanden hat, wenn es sein bisheriges Wissen
erweitert. Diese Informationsaufnahme setzt Vertrauen in den
Informanten voraus.
071, 072 Rauschen vermeiden: Unter Rauschen wird falsch verstandenes
172, 177 'Design' verstanden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt.
Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-3D, Rahmen, Hintergrundmuster,
Schatten und unnötige Farben. Regel: Es wird nichts
dargestellt, was keine Bedeutung hat.
181, 182 Redundanz minimieren: Ein gewisses Maß an Redundanz ist nicht
184, 186 verzichtbar – aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis.
Ein typisches Beispiel für Redundanz ist die Angabe der Jahreszahl
bei allen zwölf Monaten eines Jahres. Wenn der Titel einer
Berichtsseite Nettoumsatz in Mio. EUR lautet, so sollten diese
Wörter nicht noch einmal auf dieser Seite vorkommen.
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GÜTE-KRITERIEN FÜR
GUTE STRUKTUREN
Bei jeder Form der fachlichen Kommunikation sollte der Inhalt
im Mittelpunkt stehen, geht es doch darum, Neues, Interessantes
und Wichtiges zu vermitteln. Schlechte Qualität und uninteressante
Inhalte können auch durch die beste Form nicht kompensiert
werden. Andererseits wäre es schade, wenn guter Inhalt
durch schlechte Darstellung vom Empfänger nicht oder falsch verstanden
würde. Hier folgen die GÜTE-Kriterien für gute Strukturen:
Gleichartig: Auflistungen und Strukturen sollten auf jeder Ebene
gleichartige Elemente enthalten, dies ist beispielsweise bei den
Begriffen Umsatz, Kosten, Vertrieb und Ergebnis nicht der Fall.
Überschneidungsfrei: Strukturen sind wenig verständlich, wenn
sich ihre Elemente überlappen wie die Gliederungspunkte Projektziele,
Projektanforderungen und Projektergebnisse. Die Erarbeitung
von überschneidungsfreien Gliederungen kann zeitäufwändig
und anspruchsvoll sein.
Treffend: Formulierungen sollten treffend sein – Wörter wie signifikant,
maßgeblich, außerordentlich, stärker als gedacht, erheblich,
etwa, manchmal, häufig, selten und deutlich sollten möglichst
vermieden und durch Fakten ersetzt werden: Der Leser will die
Faken wissen und dann selbst entscheiden, ob diese Tatbestände
'signifikant' sind oder nicht.
Erschöpfend: Erst dann, wenn alle Aspekte eines übergeordneten
Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden Gliederung.
Die Aufteilung von Mitteleuropa nach Deutschland, Österreich,
Schweiz und Belgien ist beispielsweise nicht erschöpfend.
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