Nutzerinformationen für den KIS-Start - SLK-Kliniken Heilbronn GmbH

Regionale Gesundheitsholding
Heilbronn-Franken GmbH
Sitz: Klinikum am Gesundbrunnen
Am Gesundbrunnen 20 - 26
74078 Heilbronn
Sehr geehrte Damen und Herren,
Peter Eckardt
Leitung IT
Telefon: 07131 / 49-46 66
Telefax: 07131 / 49-24 99
E-Mail:
peter.eckardt@slk-kliniken.de
Datum:
Heilbronn, 24.6.2010
für die Umstellung des Krankenhausinformationssystems wurden in nahezu allen Bereichen des Hauses
erhebliche Vorarbeiten, Schulungen, Datenerfassung und vieles mehr geleistet. Dafür möchten wir Ihnen auf
diesem Wege unseren herzlichen Dank aussprechen. Wir sind für den Systemwechsel gut gerüstet und möchten
Ihnen nachfolgend wesentliche Dinge für die ersten Tage im neuen System darstellen.
Am 1. Juli.2010 ab 07:00 Uhr werden Sie im neuen KIS (ORBIS NICE) die Daten zu unseren Patienten
erfassen und bearbeiten können. Unterstützung erhalten Sie durch die KIS-Trainer und KeyUser sowie durch
Mitarbeiter der EDV und der Firma AGFA, bei Bedarf auch vor Ort. Um die Arbeit mit dem neuen KIS so
einfach wie möglich zu gestalten, möchten wir mit diesem Informationsschreiben Hinweise und Tipps zu
aufkommenden Fragen und Schwierigkeiten geben. Wir hoffen, Ihnen damit den Umstieg zu erleichtern und
dazu beizutragen, dass schnell wieder ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird.
1. Wie melden Sie sich an?
Prüfen Sie, bereits heute, ob an Ihrem PC und den PC’s Ihres Bereiches das Startsymbol für das ORBIS
vorhanden ist. Wenn es fehlt, melden Sie das bitte umgehend der EDV.
Starten Sie am 1.7.2010 Ihren PC vor der ersten Anmeldung unbedingt neu.
Ihr Benutzername setzt sich wie folgt zusammen: 1. Buchstabe Vorname + (max.) 11 Buchstaben des
Nachnamens. Das Passwort zur ersten Anmeldung lautet: start (Beachten Sie bitte die Groß- und
Kleinschreibung)
Achten Sie bitte darauf, dass Sie sich in der Produktivumgebung (blaue Bildschirmmasken) und nicht in der
Test- oder Schulungsumgebung (grüne Bildschirmmasken) befinden.
2. Das „Überliegerszenario“
(Überlieger sind stationäre Patienten, die vor dem 1.7.2010 noch im LORENZO aufgenommen wurden und am 1.7.2010
noch nicht entlassen sind):
WICHTIG für Notaufnahmen am 1.7.2010 zwischen 00:00 und 06:00 Uhr:
1. Sie nehmen die Patienten in dieser Zeit noch im LORENZO auf.
2. Wird es ein stationärer Patient, werden diese am Morgen des 1.7.2010 zentral nacherfasst im ORBIS.
Benutzen Sie ein Patientenetikett und kleben es auf ein Sammelblatt. Dieses bringen Sie dann bitte
pünktlich 06:00 Uhr in die zentrale Patientenaufnahme zur Nacherfassung. Den Rest, der zwischen
06:00 und 07:00 an Aufnahmen entsteht, geben sie bitte nachfolgend ab.
3. Ambulante Patienten erfassen Sie bitte selbst nachträglich im ORBIS.
Ab 07:00 Uhr erfassen Sie bitte alle Patientenaufnahmen im ORBIS selbständig.
• Die Patientenverwaltung erfasst ab 28.6.2010 täglich potentielle Überlieger im ORBIS nach
Rücksprache mit den Ärzten der Abteilungen, sodass am 1.7.2010 alle Überlieger im System zur
Verfügung stehen.
• Sie können ebenfalls ab 28.6.2010 OP-Planungen erfassen.
• Alle Patienten, die am 1.7.2010 stationär in Ihren Stationen liegen, sollten sie in der Ihrer Zugangsliste
der Stationsgrafik finden.
• Bearbeiten Sie im LORENZO entlassene Patienten im LORENZO fertig.
• Alle neu aufgenommenen Patienten und die Überlieger werden NICHT im LORENZO bearbeitet,
sondern im ORBIS. Ambulante Patienten sind grundsätzlich im ORBIS als neuer Fall anzulegen.
• In den Altsystemen erfasste Befunde, Briefe und Abrechnungen finden Sie vorläufig dort wieder.

3. Wie bekomme ich Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert?
Inhaltliche Fragen / Probleme bei der Arbeit mit dem ORBIS:
Gehen Sie bitte IMMER in dieser Reihenfolge vor.
1. Ist Ihr KeyUser oder ein Pflegetrainer erreichbar, bitten Sie ihn / sie um erste Unterstützung.
2. a) Benutzen Sie die Supportmailadresse (edv-support@slk-kliniken.de) für Probleme, die nicht
unmittelbar und sofort gelöst werden müssen und geben Sie bitte eine Rückrufnummer an.
b) Benutzen Sie das Serviceformular im Intranet unter Verwaltung Med.InformatikFormulare
3. Rufen Sie die Hotline (Tel.: 2888) an, wenn Sie sofort Hilfe benötigen.
Falls das ORBIS komplett nicht funktioniert und auch ein Neustart Ihres PC keinen Erfolg zeigt:
Rufen Sie bitte die Hotline (Tel.: 2888) an.
Am 1.7.2010 ist die EDV –Hotline von 07:00 bis 19:00 Uhr erreichbar. Vor Ort und per Fernsupport helfen
Ihnen die Trainer der Pflege (Tel.: 2690, 2692, 2687) und ca. 10 Mitarbeiter der AGFA (über die Hotline).
Am Wochenende des 3. / 4. Juli. wird es eine Hotline bzgl. KIS zwischen 09:00 und 17:00 Uhr geben.
Hilfestellungen (weitere Dokumentationen finden Sie auch im Intranet):
Wie finde ich Patientenfälle, die nicht in meiner Zugangsliste stehen?
Über Patientensuche
Wie erkenne ich, ob eine Diagnostikanforderung, Konsilanforderung o.ä. schon zum Patienten erfasst wurde?
In der Krankengeschichte des Patienten
Wie finde ich Befunde, Laborbefunde etc. zu meinem Patienten?
In der Krankengeschichte
Wie finde ich Arztbriefe?
In der Krankengeschichte
Wie finde ich Planungen
von OP’s meines
Patienten?
Krankengeschichte
aufrufen und auf linker
Seite Operationen
anklicken
ODER
OP-Bereich/OP-
Management/Tagesliste
auswählen

4. Was ist neu ?
• Anforderung von Leistungen der Diagnostik werden zukünftig ohne Papier am PC erfasst..
- Das Abrufen der Patienten erfolgt natürlich wie bisher via Telefonat oder Transportdienst.
- Notfälle werden ebenfalls online angemeldet, erfordern aber weiterhin zwingend eine
zusätzliche telefonische Anmeldung am jeweiligen Arbeitsplatz.
• Die OP-Planung, ambulante Terminplanung und stationäre Aufnahmeplanung finden im ORBIS statt.
• Für alle Kliniken wird die Arztbriefschreibung im ORBIS erfolgen.
• Fast alle Ambulanzen der Kliniken sind im ORBIS eingerichtet.
• Über die integrierte „Krankengeschichte“ (zB.: KG Zentral) haben alle Mitbehandler Zugriff auf den
aktuellen Fall des Patienten.
5. Leistungsanforderung Radiologie - Tipps und Regeln:
Grundsätzliches: Mit Orbis NICE wird die Kommunikation mit der Radiologie innerhalb des Hauses
weitgehend papierlos. Um diesen Umstieg für die Anforderer und die Radiologie so komfortabel wie möglich zu
machen, haben wir den bisherigen Workflow mittels Röntgenanforderung und Befund auf Papier mit den
geringst möglichen Veränderungen im RIS digital abgebildet.
Das heißt: so sehr viel wird sich nicht ändern, es läuft nur statt auf Papier weitgehend am Bildschirm ab. Die
Telefone haben wir nicht abgeschafft.
1. RIS Anforderung Arbeitsablauf:
Die RIS Anforderung während der Regelarbeitszeit d.h. Montag-Freitag, 7:30-16:00 Uhr erfolgt online.
Eine rasche Terminvergabe für Patienten, die gerade in der Ambulanz sitzen und den Termin gleich
mitbekommen sollen, ist wie gehabt telefonisch möglich.
Die Anforderungen werden wie bisher in den jeweiligen Leitstellen (Zentrale Radiologie, Kinderradiologie
und Nuklearmedizin) entgegengenommen, bearbeitet, ggf. terminiert und an die entsprechenden
Arbeitsplätze verteilt. Die jeweilige Leitstelle ist in der Anforderung rechts neben dem Untersuchungstitel
entweder bereits richtig vorbelegt (z.B. G_RAD für zentrale Leitstelle, G_KIN für Kinderradiologie) oder
kann dort geändert werden. Für Routineuntersuchungen können Termin und Vorbereitung schriftlich vom
RIS an den Anforderer mitgeteilt werden. Das Abrufen der Patienten erfolgt wie bisher via Telefonat oder
Transportdienst.
Notfälle werden ebenfalls online angemeldet, erfordern aber weiterhin zwingend eine zusätzliche
telefonische Anmeldung am jeweiligen Arbeitsplatz.
Auch die RIS Anforderung für Untersuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit d.h. Montag-Freitag von
16:00-7:30 Uhr sowie an Wochenenden und Feiertagen erfolgt online mit zusätzlicher telefonischer
Anmeldung bei den diensthabenden MTRAs (60-278, 60-287) oder dem Dienstarzt der Radiologie (60-
282). Da die Leitstellen Kinderradiologie und Nuklearmedizin nicht besetzt sind, sollten im Dienst alle
Anforderungen an die zentrale Leitstelle geschickt werden (d.h. ggf. korrigieren wie oben beschrieben). Der
Transportdienst bringt den Röntgenschein Samstagnacht um 03.00 Uhr derzeit ja auch nicht in die
Kinderradiologie oder Nuklearmedizin.
2. Kombinationsanforderungen:
Radiologische Anforderungen dürfen aufgrund des RIS / PACS Bildaufrufs nur innerhalb einer Modalität
kombiniert werden: d.h. mehrere Röntgenuntersuchungen oder CTs, die zur selben Zeit laufen sollen,
können in jeweils einer Anforderung zusammengefasst werden.
Eine Kombination von Leistungsanforderungen unterschiedlicher Modalitäten z.B. Röntgen und CT, etc.
darf weiterhin nicht erfolgen und wird aus der Radiologie zurückgewiesen.
3. Pflichtfelder in der Anforderung:
Die Felder „Klinische Angaben“ und „Fragestellung“ mussten technisch bedingt vorläufig durch
„Anamnese“ und „Gesamtfragestellung“ ersetzt werden. Die Felder „Indikation“, „Detailfragestellung“,
„Symptome“, etc. kosten nur Platz und Übersicht und ziehen den Anforderungsvorgang künstlich in die
Länge. Diese wurden deshalb wieder gelöscht. Dafür sind die beiden verbliebenen Felder jetzt Pflichtfelder.
Bitte teilen Sie uns im Feld „Anamnese“ die gesamten klinischen Angaben mit. Im gedruckten Befund
erscheinen diese unter „Klinische Angaben“. Die Bezeichnung auf dem Bildschirm werden wir so bald wie
möglich ändern.

4. Leistungsbaum:
Der Radiologie - Leistungsbaum gliedert sich in erster Ebene nach Modalitäten mit entsprechenden
Kurzbezeichnungen wie im PACS (z.B.: Röntgen = CR, Computertomographie = CT, Mammographie =
MG, Angiographie = XA, etc.).
Die zweite Gliederungsebene ist die Körperregion (Kopf, Hals, Thorax,…, obere Extremität, etc.).
Kombinationsuntersuchungen aus mehreren Körperregionen stehen unter der am weitesten cranial
gelegenen Region: z.B. CT Hals/Thorax/Abdomen/Becken steht unter der Körperregion Hals.
Am Ende des Blocks einer Modalität stehen besondere Untersuchungen wie z.B. Polytrauma-CT,
Ganzkörper-CT bei Plasmozytom, etc.
Auch Seviceleistungen wie z.B. Import von Fremdbildern auf CD ins PACS oder Demonstration von
abteilungsfremden Bildern in einer Röntgendemo oder der TU-Konferenz werden online angefordert.
5. Präzisierung der Untersuchung:
Auch in Orbis bieten wir Ihnen die Möglichkeit, zahlreiche Anforderungen unterschiedlich zu präzisieren.
Beispielsweise gibt es ca. 50 Möglichkeiten zum Röntgen Thorax, die Sie bei speziellem Bedarf auswählen
können. Wie bisher können Sie aber auch schlicht die Untersuchung Röntgen Thorax anmelden; die weitere
Präzisierung erfolgt dann in der Radiologie.
7. Im Zweifelsfall gilt insbesondere in der Anfangsphase der RIS Umstellung:
Rufen Sie in der Radiologie an, wir helfen Ihnen gerne weiter!
6. Patientenaufnahmen im ORBIS korrekt vornehmen:
Ins Orbis werden zum 1.7.2010 Personendaten der Patienten übernommen, die im PACS geführt werden und
sehr viele Patienten der Klinik Löwenstein sind bereits im ORBIS.
Bitte achten Sie beim Aufnehmen darauf, keine Patientendubletten zu erzeugen, indem sie folgendermaßen
vorgehen:
1. Benutzen Sie, wenn vorhanden, immer die Karte des Kostenträgers zum Einlesen der Patientendaten.
Das System prüft dabei, ob der Patient ggf. existiert und bringt Vorschläge zur Auswahl.
2. Suchen Sie den Patienten ggf. händisch im System (Geburtsdatum, dann Name, dann ggf. zur
Absicherung angezeigte Adressen vergleichen)
3. Erst, wenn Sie den Patienten nicht über diese SUCHE finden, legen Sie ihn neu an .
Sie bestimmen hier schon die Qualität der Patientenakten und deren durchgängige Dokumentation.
Melden Sie bitte UNBEDINGT eine versehentlich angelegte Dublette der Patientenverwaltung (Tel.: xxxx)
7. Fragen an die Projektleitung
Stellen Sie diese bitte per Mail (peter.eckardt@slk-kliniken.de) an den Projektleiter.
Mit freundlichen Grüßen
Peter Eckardt
IT – Leiter
Regionale Gesundheitsholding
Heilbronn-Franken GmbH