PDF: Anleitung Systemverwaltungsrechte - Landesamt für Finanzen ...

Landesamt für Finanzen Regensburg
Arbeitsanleitung „Systemverwalterrechte“
Stand Version 4.0 BayMBS
Mit dem zunehmenden Einsatz von Terminalservern wurde das Programm BayMBS bereits
ab der Version 3.3 in verschiedenen Bereichen bzgl. der Mandantenfähigkeit ergänzt.
Dies soll die sog. Kopfstellen, die bisher die zentralen Arbeiten durchgeführt haben, entlasten
und die Abschottung der einzelnen Behörden gegeneinander für sensible Bereiche gewährleisten
Begriffserklärungen
• Organisationsdienststellennummer (Org.DSt.Nr.) = Anordnungsstellennummer (AOST-
Nr.) bzw. Dienststellennummer (DST-Nr.) bei welcher der jeweilige Benutzer beschäftigt
ist.
• Masterdienststelle = Anordnungsstellennummer bzw. Dienststellennummer, welche die
DTA-Nr. trägt. Abzufragen im Menüpkt. ? / Info = auch DTA-Dienststelle
• Organisationseinheit(en) = die Dienststellennummern (Anordnungsstellennummern) für
die Berechtigung erteilt werden kann
• Organisationseinheitsbereich = damit sind mehrere oder alle Organisationsdienststellennummern
gemeint
• RK = Registerkarte
• FM = Fehlermeldung
Damit diese gegenseitige Abschottung gewährleistet ist und Ihnen die tägliche Arbeit erleichtert
wird, beachten Sie bitte folgende Hinweise.
Benutzer Einrichten
Jeder Benutzer gehört einer Organisationsdienststellennummer an. Diese wird im Menüpkt.
System / Benutzer / RK Benutzer Einrichten auf dem Maskenfeld Org.DST.Nr. vorgegeben.
Systemverwaltervertreter
Im Menüpkt. System / Benutzer / RK Systemverwalterberechtigung können dann die Systemverwalterberechtigungen
differenziert für eine oder auch mehrere bzw. für alle Dienststellen
auf der Datenbank erteilt werden.
Beim Einrichten eines Systemverwalters bzw. -vertreters wird programmseitig auf die Dienststellennummer
Systemverwalterberechtigung erteilt, die der Organisationsdienststellennummer
des Benutzers entspricht. Soll also ein Systemverwalter nur für die Dienststelle tätig
sein zu der er organisatorisch gehört, muss die RK Systemverwalterberechtigung nicht extra
ausgefüllt werden.
Nur wenn ein Systemverwaltervertreter für mehrere oder alle eingerichteten Dienststellen auf
der Datenbank Systemverwalterrechte haben soll, ist eine Bearbeitung der Registerkarte
Systemverwalterberechtigung notwendig.
Löschen von Berechtigungen auf der RK Systemverwalterberechtigung
Sollen in der RK Systemverwalterberechtigung alle Rechte gelöscht werden, ist dies mit dem
ICON Löschen oder F7 durchzuführen.
Soll von mehreren Rechten nur eines entfallen, müssen deshalb nicht alle gelöscht werden.
Es genügt dafür die gewünschte Zeile mit der rechten Maustaste zu leeren und dann die übrig
gebliebenen Rechte nochmals zu speichern.
Leitstelle MBS; Stand: 09/2005 1

Landesamt für Finanzen Regensburg
Erläuterungen zur RK Systemverwalterberechtigungen
Feld DSt.-Nr. von - bis
Hier können folgende Eintragungen vorgenommen werden.
• Beschränkung auf eine Dienststellennummer
Im Feld von und im Feld bis ist derselbe Wert einzutragen
z.B. Berechtigung nur für die DSt-Nr. 1111111
Eintrag von 1111111 bis 1111111
•
•
•
Vergabe für mehrere Dienststellennummern als Nummernkreis
Umfasst dies einen Nummernkreis, so ist der Berechtigte für alle Nummern innerhalb
dieses Rahmens berechtigt
z.B. Berechtigung für die Dienststellennummer 1111111, 2222222 und 3333333
Eintrag von 1111111 bis 3333333
Sollen nur mehrere einzelne Dienststellennummer vergeben werden, ist in jeder der Einzelzeilen
der Wert bis mit dem gleichen Wert wie der Wert auf dem Feld von zu füllen
z.B. Berechtigung für DSt-Nr. 1111111, 3333333, und 6666666
Eintrag von 1111111 bis 1111111
von 3333333 bis 3333333
von 6666666 bis 6666666
Soll keine Beschränkung erfolgen, ist hier folgendes einzutragen
Eintrag von 0000000 bis 9999999
Die Vergabe der Rechte ist ggf. eingeschränkt durch die auf eine oder mehrere Dienststellennummern
beschränkten Rechte des angemeldeten Systemverwalters. D.h. es können nur
Rechte in dem Rahmen weitergegeben werden, wie sie der angemeldete Systemverwalter
besitzt.
Beispiel:
Der angemeldete Systemverwalter besitzt das Recht für die Dienststellen 1111111 und
3333333. Er möchte nun das Recht 2222222 an einen neu eingerichteten Systemverwalter
vergeben. Dies wird mit FM „Die DSt.Nr. liegt außerhalb Ihrer Systemverwalterberechtigung“
abgewiesen.
Sachbearbeiter und Prüfer
Beim Einrichten der Sachbearbeiter und Prüfer ist außer der Vorgabe der Organisationsdienststellennummer
nichts besonderes zu beachten.
Geschützte Bereiche
Recht für DSt.Nr. 0000000 – 9999999
Über dieses Recht müssen diejenigen Systemverwalter verfügen, die für folgende Arbeiten
zuständig sind:
•
•
•
•
•
•
System Export, RK DTA zur Kasse
System Jahresübernahme
o RK Jahresübernahme
� Option Übernahme der Kontostruktur
� Option Umstellung des Haushaltsjahres
� Option Löschen alter Sollstellungen aus Historik
System Umgebung, RK Kasse
System Umgebung, RK Systemdaten
System Umgebung, RK Pflege Wertetabellen
Einstellung Zahlungspartner, RK BLZ Ändern
Leitstelle MBS; Stand: 09/2005 2

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Individuelles Recht auf eine oder mehrere (nicht alle) DSt.Nr.
Auf folgenden RKen besteht nur Berechtigung für DSt-Nr. im Rahmen der erteilten Rechte
• System Umgebung, RK Dienststelle
• System Umgebung, RK Dienststellenerweiterung
• System Umgebung, RK Dienstgebäude
• System Benutzer Einrichten incl. Rechtevergabe für Zugriff-IST und Zugriff-Ansatz
• System Jahresübernahme
o RK Jahresübernahme
� Option Übernahme der offenen Posten
o RK Umwandlung
• Einstellung, RK Feldvorbelegung falls diese Daten auch für andere Benutzerkennungen
als die eigene Benutzerkennung eingerichtet oder geändert werden sollen
• Einstellung, RK Benutzerdaten falls diese Daten auch für andere Benutzerkennungen als
die eigene Benutzerkennung eingerichtet oder geändert werden sollen
• Einstellung, RK Kennwort falls das Kennwort auch für andere Benutzerkennungen geändert
werden soll. Für Änderung des eigenen Kennworts wird kein Systemverwalterrecht
benötigt.
Mögliche Fehlermeldungen
• „Benutzerverwaltung nur durch Systemverw./Vertreter möglich!“
Will ein Benutzer der im Menüpkt System auf J gesetzt ist, weitere Benutzer einrichten,
sind ihm aber keine Systemverwalterrechte auf der neuen RK Systemverwalterberechtigung
erteilt, bleiben die Rken unter System Benutzer zwar aufrufbar, jedoch wird ein evt.
Speicherungsvorgang durch o.g. FM abgewiesen
•
•
•
•
„Speichern in eigener Sache nicht möglich!“
Diese FM erscheint wenn ein angemeldeter Systemverwalter in den RKen Zugriff-IST,
Zugriff-Ansatz und Systemverwalterberechtigung seine ihm erteilten Rechte Ändern
möchte.
„Die DSt.Nr. liegt außerhalb Ihrer Systemverwalterberechtigung!“
Diese FM erscheint wenn, Arbeiten für eine Dienststellennummer durchgeführt werden,
sollen, für welche die Systemverwalterberechtigung nicht erteilt ist
„Aktionen auf dieser RK nur durch Systemverw. / Vertr. möglich!“
Diese FM erscheint, wenn ein Benutzer in RKen Arbeiten durchführen will, für die die
Systemverwalterberechtigung für zumindest eine Dienststellennummer erteilt sein muss.
„Systemverwalterberechtigung f. DSt.Nr. 0000000-9999999 liegt nicht vor!“
Diese FM erscheint, wenn nur Systemverwalterberechtigung auf eine oder auch mehrere
Dienststellen, aber nicht das Recht 0000000-9999999 erteilt ist.
Systemverwalterrechte i.Vm. dem Prüf- u. Freigabeverfahren
Ausgeschlossen ist dass
ein Systemverwaltervertreter einen Prüfer sichert, der nicht seinem Org.Einheitsbereich
angehört.
• ein Systemverwaltervertreter einem Prüfer Sachbearbeiter zuordnet, die nicht seinem
Org.Einheitsbereich angehören.
Leitstelle MBS; Stand: 09/2005 3

Landesamt für Finanzen Regensburg
•
•
ein Systemverwaltervertreter das Feld Vertretung für mit einer Prüfernummer sichern
kann, die nicht seinem Org.Einheitsbereich angehört
ein Systemverwaltervertreter eine Deaktivierung der Vertretung durchführen kann, für
einen Vertreterprüfer, der nicht seinem Org.Einheitsbereich angehört
Beachten Sie auch die Vorgaben der neu gestalteten Online-Hilfe („F1-Taste“) zu den
einzelnen Buchungsmasken. Bei Problemen oder Sonderfällen, die hier nicht beschrieben
sind, hilft Ihnen unser Anwenderservice gerne weiter.
E-Mail: hotline-r@lff.bayern.de
Telefon: 0941 / 5044-500
Leitstelle MBS; Stand: 09/2005 4