Kontogegenbuch - Landesamt für Finanzen - Bayern

Landesamt für Finanzen 

Dienststelle München 

Kassenbuchführungsverfahren des 

Freistaates Bayern 

Kontogegenbuch 

Bedienungsanleitung 

Stand: 15.06.2006

KABU 

Kassenbuchführungsverfahren 

Inhaltsverzeichnis 

1. EINFÜHRUNG: .....................................................................................................................................................................3 

1.1. INHALT: .............................................................................................................................................................................3 

1.2. ZULASSUNG:.....................................................................................................................................................................3 

1.3. MASKENAUFBAU:..............................................................................................................................................................3 

1.3.2 Maskenkopf: ...........................................................................................................................................................3 

1.3.3 Menüleiste:..............................................................................................................................................................3 

1.3.3.1 Menü Datei: ....................................................................................................................................................3 

1.3.3.2 Menü Buchungen:..........................................................................................................................................4 

1.3.3.3 Menü Kontoauszug:.......................................................................................................................................4 

1.3.3.4 Menü Kontoabgleich:.....................................................................................................................................5 

1.3.3.5 Menü Tagesabschluss: .................................................................................................................................5 

1.3.3.6 Menü Ansicht Gegenbuch: ...........................................................................................................................5 

1.3.3.7 Menü Ansicht Auszüge: ................................................................................................................................5 

1.3.3.8 Menü ?:............................................................................................................................................................5 

1.3.4 Symbolleiste (Toolbar):.........................................................................................................................................6 

1.3.5 Maskensteuerelemente: .......................................................................................................................................6 

1.3.6 Statuszeile: .............................................................................................................................................................6 

2. PROGRAMMBESCHREIBUNG:........................................................................................................................................7 

2.1. LOGIN: ..............................................................................................................................................................................7 

2.2 KONTOAUSWAHL ÖFFNEN / KONTO ÖFFNEN (MENÜ DATEI): ..........................................................................................8 

2.2.1 Summenbildung im Kontoauszug: ......................................................................................................................9 

2.3 BESTANDSÜBERNAHME AUS DEM MANUELLEN VERFAHREN: ........................................................................................10 

2.4 BESTANDSÜBERNAHME ZUM JAHRESABSCHLUSS (MENÜ DATEI):................................................................................11 

2.5 BUCHUNGEN IM KONTOGEGENBUCH (MENÜ BUCHUNGEN):.........................................................................................12 

2.6 VERWALTUNG VON BUCHUNGSTEXTEN UND BUCHUNGSVERMERKEN: ........................................................................14 

2.7 UMSÄTZE (BANKDATEN) EINLESEN (MENÜ KONTOAUSZUG): .......................................................................................15 

2.8 AUSZUGSDATEI (BANKDATEN) LÖSCHEN (MENÜ KONTOAUSZUG): ..............................................................................16 

2.9 UMSÄTZE (BANKDATEN) SPLITTEN (MENÜ KONTOAUSZUG):........................................................................................17 

2.10 UMSÄTZE (BANKAUSZUG) ABWICKELN (MENÜ KONTOAUSZUG):..................................................................................18 

2.11 UMSÄTZE IN DAS KONTOGEGENBUCH EINTRAGEN (MENÜ KONTOAUSZUG): ...............................................................19 

2.12 AUSZUGSBEARBEITUNG ABSCHLIEßEN (MENÜ KONTOAUSZUG):..................................................................................20 

2.13 KONTOABGLEICH ERSTELLEN (MENÜ KONTOABGLEICH): .............................................................................................21 

2.14 KONTOVERSTÄRKUNG / ABLIEFERUNG (MENÜ BUCHUNGEN): .....................................................................................23 

2.15 VALUTARISCHE BESTÄNDE UND SALDEN: .....................................................................................................................24 

2.16 TAGESABSCHLUSS (MENÜ TAGESABSCHLUSS): ...........................................................................................................25 

2.17 BUCHUNGSTAG ÄNDERN (MENÜ DATEI):.......................................................................................................................25 

2.18 MENÜ ANSICHT GEGENBUCH: .......................................................................................................................................25 

2.19 DRUCK KONTOGEGENBUCH (MENÜ DATEI): .................................................................................................................26 

2.20 DRUCKEN KONTOAUSZUG UND DRUCKEN DETAIL KONTOAUSZUG (MENÜ KONTOAUSZUG):......................................27 

2.21 KONTOABGLEICHE NOCHMALS ANZEIGEN UND DRUCKEN (MENÜ KONTOABGLEICH): ..................................................29 

2.22 MENÜ ANSICHT AUSZÜGE:.............................................................................................................................................29 

2.23 BEENDEN (MENÜ DATEI): ..............................................................................................................................................29 

Landesamt für Finanzen Dienststelle München, Alexandrastr. 3, 80538 München 

Druckdatum: 17.05.2006 Seite: 2 von Seiten: 29

KABU 

1. Einführung: 

1.1. Inhalt: 


Das Programm ermöglicht die Führung der Kontogegenbücher sowie die Bearbeitung der in Form von Dateien vor- 

liegenden Bankauszüge am Bildschirm. Sowohl die Bestimmung der Kontoverstärkung bzw. Ablieferung, der Konto- 

abgleich, d.h. der Abgleich zwischen den Kontogegenbüchern und den Bankkonten, sowie der Tagesabschluss 

erfolgen maschinell unterstützt. 

Die Speicherung der Daten ist in der ORACLE-KABU-Datenbank auf dem Rechner der Zentralkasse realisiert. 

1.2. Zulassung: 

Um das Programm zur Bearbeitung der Kontogegenbücher und der Bankauszüge verwenden zu können, muss der 

am System angemeldete Benutzer des Sachgebiets Zahlungsverkehr bzw. der Kassenaufsicht hierfür zugelassen 

werden. Dies erfolgt durch die ADV-Stelle der Staatsoberkasse Bayern durch Eintrag bzw. Verwaltung der Berechti- 

gungen in der KABU-Datenbank. Der Bearbeiter der Kassenaufsicht hat nur lesenden Zugriff auf die Datenbestände. 

1.3. Maskenaufbau: 

1.3.2 Maskenkopf: 

Der Maskenkopf enthält die Titel-, Menü- und Symbolleiste. 

1.3.3 Menüleiste: 

Die Menüleiste zeigt die verfügbaren Menüs der Anwendung an. Mit Hilfe der Menüleiste kann ein Menü oder eine 

Option ausgewählt werden. Nicht verfügbare Menüeinträge werden ausgeblendet. 

1.3.3.1 Menü Datei: 

Buchungstag ändern Strg+B EINSTELLUNG DES AKTUELLEN BUCHUNGSTAGES FÜR DAS KONTOGEGEN- 

BUCH. 

Kontoauswahl öffnen Strg+K ANZEIGE ALLER KONTOGEGENBÜCHER MIT AUSWAHL BZW. WECHSEL 

DES ZU BEARBEITENDEN KONTOGEGENBUCHES. 

Konto öffnen WECHSEL DES ZU BEARBEITENDEN KONTOGEGENBUCHES DURCH VORGA- 

BE. 

Druck Kontogegenbuch Strg+P DRUCKAUSGABE, EINGABE DER DRUCKOPTIONEN ÜBER DIALOGFENSTER. 

Jahresabschluss ÜBERNAHME DER KONTOGEGENBÜCHER IN DAS NEUE JAHR. 

Beenden BEENDET DAS DIALOGPROGRAMM. 



KABU 

1.3.3.2 Menü Buchungen: 


Rückgängig RÜCKGÄNGIGMACHEN DER IM KONTOGEGENBUCH VORGENOMMENEN 

LETZTEN AKTION „VERRECHNEN“ ODER „EINZELABWICKLUNG“. 

Storno Buchung STORNIEREN EINES EINTRAGES IM KONTOGEGENBUCH. 

Neuanlage Hinzufügen eines neuen Posten in das Kontogegenbuch; 

gleichzeitiges Abwickeln des Kontogegenbuchpostens mit einem 

Umsatz des Papier-Bankauszuges möglich. 

Verrechnen VERRECHNEN ZWISCHEN POSTEN DES KONTOGEGENBUCHES. 

Einzelabwicklung Abwickeln eines Postens aus dem Kontogegenbuch mit einem 

Umsatz des Papier-Bankauszuges. 

Abwicklung ABWICKELN EINES POSTENS AUS DEM KONTOGEGENBUCH MIT UMSÄTZEN 

DES DATEI-BANKAUSZUGES. 

Abwicklung rückgängig Rückgängigmachen der im Kontogegenbuch und Datei- 

Bankauszug vorgenommenen letzten Aktion „Abwicklung“. 

Kontoverstärkung/Ablieferung BERECHNUNG UND ANZEIGE DER AUFGELAUFENEN SUMMEN (EINSCHL. 

VALUTARISCHER BESTÄNDE U. SALDEN), DIALOG ZUR BERECHNUNG UND 

VORGABE DES VERSTÄRKUNGS- BZW. ABLIEFERUNGSBETRAGES MIT DER 

MÖGLICHKEIT ZUR ÜBERNAHME IN DAS KONTOGEGENBUCH. 

1.3.3.3 Menü Kontoauszug: 

Umsätze einlesen Einlesen eines Bankauszuges in Dateiform (SWIFT-Format 

MT940). 

Drucken DEN IM BEARBEITUNGSFENSTER ANGEZEIGTEN BANKAUSZUG IN FORM 

EINER LISTE DRUCKEN. 

Drucken Detail... DRUCKEN ALLER GESPEICHERTEN INFORMATIONEN ZU DEN ÜBER DIALOG- 

FENSTER ANGEFORDERTEN NUMMERN(-BEREICH) DES ANGEZEIGTEN 

BANKAUSZUGES. 

Umsatz abwickeln ABWICKELN EINES UMSATZES AUS DEM DATEI-BANKAUSZUG MIT EINEM 

POSTEN DES KONTOGEGENBUCHES. 

Abwicklung rückgängig RÜCKGÄNGIGMACHEN DER IM DATEI-BANKAUSZUG UND IM KONTOGE- 

GENBUCH VORGENOMMENEN LETZTEN AKTION „UMSATZ ABWICKELN“. 

Umsatz/Umsätze ins Kontogegenbuch 

eintragen 

Umsätze zusammenfassen und 

ins Kontogegenbuch eintragen 

EINTRAGEN EINES ODER MEHRERER ERSTMALS BEKANNT GEWORDENER 

UMSÄTZE AUS DEM DATEI-BANKAUSZUG IN DAS KONTOGEGENBUCH. 

Zusammenfassen mehrerer erstmals bekannt gewordener Umsätze 

aus dem Datei-Bankauszug und Eintrag in das Kontogegenbuch. 

Auszugsbearbeitung abschließen ERRECHNUNG UND ANZEIGE DER DATEI-BANKAUSZUGSSUMMEN MIT DER 

MÖGLICHKEIT ZUR ÜBERNAHME DER NOCH NICHT BEARBEITETEN 

ERSTMALS BEKANNT GEWORDEN GUT- U. LASTSCHRIFTEN IN DAS 

KONTOGEGENBUCH. 

AUSZUGSDATEI LÖSCHEN LÖSCHEN DATEI-BANKAUSZUG, SOLANGE NOCH KEINE BEARBEITUNG ER- 

FOLGT IST. 

UMSATZ SPLITTEN UMSATZ AUS DEM DATEI-BANKAUSZUG KONTOGEGENBUCHGERECHT 

AUFTEILEN. 



KABU 

1.3.3.4 Menü Kontoabgleich: 


Kontoabgleich erstellen DURCHFÜHRUNG DES KONTOABGLEICHS (VV 15.5 ZU ART. 71 BAYHO), 

D.H. FESTSTELLEN, OB DAS AUS DEM KONTOGEGENBUCH DER KASSE ER- 

RECHNETE GUTHABEN MIT DEM GUTHABEN AUS DEM KONTOAUSZUG Ü- 

BEREINSTIMMT. 

ANZEIGE DES KONTOABGLEICHS MIT DEN GESAMTSUMMEN UND ZUSÄTZ- 

LICH MIT DEN EINZELPOSTEN, SOWIE MÖGLICHKEIT ZUM AUSDRUCK. 

Kontoabgleich stornieren RÜCKNAHME DES KONTOABGLEICHS. 

WEITERE BUCHUNGEN FÜR DEN AKTUELLEN BUCHUNGSTAG MÖGLICH. 

Letzen Kontoabgleich anzeigen ANZEIGE DES ZULETZT ERSTELLTEN KONTOABGLEICHS. 

Auswahl Kontoabgleich AUFLISTUNG ALLER KONTOABGLEICHE FÜR DAS EINGESTELLTE 

KONTOGEGEN- 

BUCH UND ANZEIGE NACH AUSWAHL. 

1.3.3.5 Menü Tagesabschluss: 

Tagesabschluss ERRECHNUNG UND EINTRAG DES BUCHMÄßIGEN BESTANDES (VV 15.4 ZU 

ART. 71 BAYHO) IN DAS KONTOGEGENBUCH. 

Storno Abschluss Rücknahme des Tagesabschlusses. 

Weitere Buchungen für den aktuellen Buchungstag möglich. 

1.3.3.6 Menü Ansicht Gegenbuch: 

Gesamt... Anzeigen aller Kontogegenbuchposten. 

Offene Posten... Anzeigen aller offenen Kontogegenbuchposten. 

ab Buchungstag... ANZEIGEN ALLER KONTOGEGENBUCHPOSTEN AB DEM EINGEGEBENEN 

BUCHUNGSTAG. 

Valutarischer Bestand... Berechnung des valutarischen Bestandes zum aktuellen Buchungstag 

und Ausgabe der Berechnung im Anzeigefenster. 

Ab erster offener Buchung ANZEIGEN ALLER KONTOGEGENBUCHPOSTEN AB DEM BUCHUNGSTAG MIT 

DEM ÄLTESTEN NOCH OFFENEM POSTEN. 

1.3.3.7 Menü Ansicht Auszüge: 

Letzter Auszug Anzeigen des letzten Datei-Bankauszuges. 

Nummer... Anzeigen des eingegebenen Datei-Bankauszuges. 

Auswahl öffnen... AUFLISTUNG ALLER DATEI-BANKAUSZÜGE FÜR DAS EINGESTELLTE 

KONTOGEGENBUCH UND ANZEIGE NACH AUSWAHL. 

1.3.3.8 Menü ?: 

Info Auskunft über die Version. 



KABU 

1.3.4 Symbolleiste (Toolbar): 

Je nach Bearbeitungsstand werden diese aktiviert bzw. deaktiviert. 


Konto öffnen: Auswahl bzw. Wechsel des zu bearbeitenden Kontogegenbuches. 

Druck Kontogegenbuch: Eingabe der Druckoptionen über Dialogfenster. 

Gesamtübersicht: Anzeigen aller Kontogegenbuchposten. 

Offene Posten: Anzeigen aller offenen Kontogegenbuchposten. 

Ab Buchungstag: Anzeigen aller Kontogegenbuchposten ab dem eingegebenen Buchungstag. 

Ab erstem offenen Posten: Anzeigen aller Kontogegenbuchposten ab dem Buchungstag mit 

dem ältesten noch offenem Posten. 

Buchung erledigen: Verrechnen zwischen Posten des Kontogegenbuches. 

Einzelabwicklung: Abwickeln eines Postens aus dem Kontogegenbuch mit einem Umsatz des 

Papier-Bankauszuges. 

1.3.5 Maskensteuerelemente: 

Datei-Bankauszug als Vollbild. 

Datei-Bankauszug und Kontogegenbuch als Teilbild. Horizontale Teilung des Bildschirms. 

Kontogegenbuch als Vollbild. 

1.3.6 Statuszeile: 

Die Statusleiste wird am unteren Rand des Anwendungsfensters angezeigt und enthält folgende Informationen: 

- Haushaltskennzeichen und Zahlweg des Kontogegenbuches; 

- Bezeichnung, KtoNr. und Bankleitzahl des Bankkontos; 

- Aktuelles Buchungsjahr; 

- Aktueller Buchungstag des Kontogegenbuches; 

- Aktuelles Tagesdatum und aktuelle Uhrzeit. 



KABU 

2. Programmbeschreibung: 

2.1. Login: 


- Hier ist der Benutzername vom System-Login automatisch eingestellt; er ist nicht änderbar. 

Hinsichtlich Zulassung siehe Punkt 1.2) dieser Anleitung. 

- Im Vertretungsfall ist der Vertretene in „Vertretung für“ einzutragen; für den Vertreter ist ebenfalls die Zulassung 

gem. Punkt 1.2) dieser Anleitung erforderlich. 

- Das Buchungsjahr ist 4-stellig voreingestellt und braucht in der Regel vom Bearbeiter nicht geändert zu werden; 

ggf. wird beim Jahreswechsel vom ADV-Stellenleiter entsprechende Weisung erteilt. 

- Ist die Datenbank gesperrt, so wird folgende Meldung angezeigt: 

Erst nach Entsperrung der Datenbank durch den ADV-Stellenleiter ist die Bearbeitung der Kontogegenbücher 

möglich. 

- Steht am Jahresanfang die jahresbezogene KABU-Datenbank für den Dialog noch nicht zur Verfügung, wird vom 

Programm versucht auf die Datenbank des Vorjahres umzuschalten. Auch in diesem Fall wird die zuvor beschriebene 

Sperrprüfung vom Programm vorgenommen. 



KABU 

2.2 Kontoauswahl öffnen / Konto öffnen (Menü Datei): 


- Die Kontogegenbücher der Kasse werden getrennt nach Haushaltskennzeichen (HKZ) und Zahlweg (ZW) geführt. 

- Es werden aus der Tabelle „Kassenkonten“ die erforderlichen Kontodaten sortiert nach HKZ und ZW aufgelistet. 

Die Spalte „lfdNr“ bezeichnet die laufende Nummer des Kontogegenbucheintrages. Zusätzlich werden der jeweils 

aktuelle Buchungstag, der Bearbeitungsstatus und der Sperrstatus des Kontogegenbuches angezeigt. 

- Der Bearbeitungsstatus des Kontogegenbuches zeigt für den angegebenen Buchungstag den Stand der Kontobearbeitung 

an. 

- Der Sperrstatus des Kontogegenbuches gibt an, ob das Kontogegenbuch bereits von einem anderen Sachbearbeiter 

bearbeitet wird. Infolgedessen kann bei Sperre „Ja“ nur noch lesend auf das Kontogegenbuch zugegriffen werden. 



KABU 


- Das zu bearbeitende Kontogegenbuchkonto wird durch Doppelklick oder Betätigung der Schaltfläche „Konto ausw 

ählen“ ausgewählt bzw. gewechselt, wenn bereits ein Konto bearbeitet wurde. 

- Der Kontowechsel kann durch direkte Vorgabe von HKZ / ZW erfolgen: 

- Hat das Konto bereits ein anderer Sachbearbeiter im Zugriff, wird auf diesen Umstand zusätzlich mit der Meldung 

„Das Kontogegenbuch ist zur Bearbeitung durch einen anderen Benutzer gesperrt“ hingewiesen. 

- Das Kontogegenbuch wird danach geladen. Die Standardanzeige ist „Ab erster offener Buchung“, d.h. Anzeigen 

aller Kontogegenbuchposten ab dem Buchungstag mit dem ältesten noch offenem Posten. 

2.2.1 Summenbildung im Kontoauszug: 

Nach dem Einlesen eines Kontoauszuges sind die zur Summenbildung benötigten Zeilen zu markieren. Nach rechtem 

Mausklick auf eine markierte Zeile ist im angebotenen Popup-Menü „Summieren/Zwischenablage“ anzuwählen: 

Im nachfolgenden Menü kann neben der Summenbildung auch die gleichzeitige Speicherung der Summe in der 

Zwischenablage gewählt werden. 



KABU 

2.3 Bestandsübernahme aus dem manuellen Verfahren: 


- Mit dieser Maske wird einmalig der Bestand aus dem manuell geführten Kontogegenbuch übernommen. 

- Sie erscheint automatisch nach Anwahl eines Kontos (siehe Punkt 2.2), welches noch keine Einträge im maschi- 

nellen Kontogegenbuch aufweist. 

- Falls das manuell geführte Kontogegenbuch aus zurückliegenden Buchungstagen noch nicht abgewickelte Posten 

aufweisen sollte, so ist für den Aufsatzpunkt zu beachten, dass die Bestandsübernahme zweckmäßigerweise mit 

dem Bestand vor diesem Buchungstag erfolgen sollte, und die einzelnen Posten nach erfasst und ggf auch abge- 

wickelt werden müssen. 

- Summen und Salden erhalten keine laufende Nummer im Kontogegenbuch. 

- Änderungen in den Spalteneinstellungen von Kontogegenbuch und Kontoauszug bleiben erhalten. 



KABU 

2.4 Bestandsübernahme zum Jahresabschluss (Menü Datei): 


Nachfolgend wird beschrieben, unter welchen Bedingungen die Bestandsübernahme zum Jahreswechsel erfolgt: 

- Wie unter Punkt 2.1 dieser Anleitung ausgeführt, wird mit jahresbezogenen KABU-Datenbanken gearbeitet. Daher 

ist es erforderlich relevante Teile von der Datenbank des alten Buchungsjahres in die Datenbank des neuen Buchungsjahres 

zu übernehmen (= Jahresabschluss). 

- Der Jahresabschluss bearbeitet alle vorhandenen Kontogegenbücher. 

- Zum jeweiligen Kontogegenbuch zählen auch die Kontoauszüge der Bank und die Kontoabgleiche. 

- Der Zugriffsschlüssel für das Kontogegenbuch besteht aus dem Haushaltskennzeichen (HKZ) und 

dem Zahlweg (ZW). 

- Es müssen alle vorhandenen Kontogegenbücher auf Status „Tagesabschluss“ stehen. 

- Ausgehend vom Buchungstag mit dem ältesten noch offenen Posten im jeweiligen Kontogegenbuch erfolgt die 

Übernahme dieses Buchungstages mit allen nachfolgenden Buchungstagen in das neue Jahr. 

- Die Übernahmedaten werden nicht verändert. 

- Der gesamte Jahresabschluss ist nicht durchführbar, falls das Kontogegenbuch des neuen Jahres bereits Buchungen 

enthalten sollte. 

- Der Jahresabschluss ist von der ADV-Stelle anzustoßen; für alle anderen Benutzer ist diese Funktion nicht ausführbar. 

Benutzerführung über Dialog. 

Nachfolgend typische Meldungen beim Jahresabschluss: 

- „Die Datenbank ist momentan gesperrt. Die Erfassung von Änderungen ist derzeit nicht möglich!“ 

Hinweis: Die Meldung ist zu quittieren. Der Jahresabschluss kann nun beginnen! 

- „Möchten Sie den Jahresabschluss erstellen?“ 

- „SIND SIE SICHER ?“ 

- „Der Jahresabschluss kann einige Zeit in Anspruch nehmen... bitte in der Zeit das Programm nicht beenden!“ 

- „Geben Sie bitte das neue Buchungsjahr ein:“ 

Hinweis: Bitte das neue Jahr 4-stellig eingeben. 

- Der Jahresabschluss, d.h. die Übertragung in die Datenbank des neuen Jahres ist nur dann möglich, wenn auf der 

Datenbank des alten Jahres die Erfassungssperre gesetzt, auf der Datenbank des neuen Jahres die Erfassungssperre 

aufgehoben wurde. 

- Nach der Übernahme erfolgen automatisch die Abmeldung von der KABU-Datenbank des alten Haushaltsjahres 

und die Anmeldung an die KABU-Datenbank des neuen Haushaltsjahres. 

Der Jahresabschluss ist damit beendet. 

- Die zeitliche Planung des Jahresabschlusses durch den ADV-Stellenleiter setzt daher exakt nach Durchführung 

der Maßnahmen gem. der Bedienungsanleitung „JAHRA“ ein. 



KABU 

2.5 Buchungen im Kontogegenbuch (Menü Buchungen): 


- Einen Eintrag in das Kontogegenbuch für den lfd. Buchungstag hinzufügen mit Befehl „Neuanlage“. 

- Der Dialog bleibt bis zur Beendigung mit Schaltfläche „Abbruch“ erhalten. 

- Die Felder Buchungstext und Betrag müssen vorgegeben werden und Auswahl Gut- bzw. Lastschrift getroffen 

werden. Das ausgewählte Optionsfeld bleibt eingestellt. 

- Alle anderen Felder können belegt werden; das Feld „Textschlüssel“ bezeichnet den vom Kreditgewerbe einheitlich 

festgelegten Schlüssel für die Zahlungsart; das Feld „Referenz-Nr.“ bezeichnet die im KABU-Verfahren vorgesehene 

Referenz. 

- Die Lfd.Nr. wird bei der Buchung automatisch durch das Programm vergeben; eine Abänderung durch den Benutzer 

ist nicht möglich. 

- Das nachträgliche Löschen eines Eintrages aus dem Kontogegenbuch ist nicht möglich. 

- Eine Änderung der für den lfd. Buchungstag erfolgten Buchung ist zulässig, solange kein Kontoabgleich oder Tagesabschluss 

vorgenommen wurde, und noch keine Verrechnung, Stornierung oder Auszugsbearbeitung für den 

Posten erfolgt ist. 

- Eine Stornierung der für den lfd. Buchungstag erfolgten Buchung ist zulässig, soweit die vorher beschriebenen 

Voraussetzungen vorliegen. Stornofälle werden bei den Summierungen nicht berücksichtigt. 

- Der Ausgleich zwischen Posten des Kontogegenbuches erfolgt mit „Verrechnen“. Aufteilungsbuchung bei unterschiedlich 

hohen Beträgen erfolgt automatisch. 



KABU 

- Hinweise zur Bearbeitung von Papier-Bankauszügen: 

- Gleichzeitige Abwicklung des Eintrages durch Vorgabe der Auszugsnr. möglich. 


- Nachträgliche Abwicklung erfolgt mit „Einzelabwicklung“. Hier steht nach Anwahl auch eine Splitfunktion zur Verfügung. 

- Die Bearbeitung von Papier-Bankauszügen ist für den Buchungstag nicht mehr zulässig, sobald ein Bankauszug 

in Dateiform eingelesen wurde. 

- Die UnDo-Funktion „Rückgängig“ macht die letzte Abwicklungsaktion (Verrechnen, Einzelabwicklung) im Kontogegenbuch 

vollständig rückgängig. 



KABU 

2.6 Verwaltung von Buchungstexten und Buchungsvermerken: 

Buchungstexte: 


- Zur Erleichterung der Eingabe können für jedes Haushaltskennzeichen/Zahlweg Buchungstexte in einer 

Länge von 3 x 27 Stellen abgespeichert werden. 

- Der Dialog steht nach Betätigung der Schaltfläche „...“ beim Feld „Buchungstext“ der Erfassungsmaske zur Verfügung. 

Buchungsvermerke: 

- Zur Erleichterung der Eingabe können für jedes Haushaltskennzeichen/Zahlweg Buchungsvermerke in einer 

Länge von 4 x 27 Stellen abgespeichert werden. 

- Der Dialog steht nach Betätigung der Schaltfläche „...“ beim Feld „Vermerk“ der Erfassungsmaske zur Verfügung. 



KABU 

2.7 Umsätze (Bankdaten) einlesen (Menü Kontoauszug): 


- Durch Anwahl von „Umsätze einlesen“ wird eine Übersicht der Auszugsdateien mit dem Dateiformat „.STA“ 

(SWIFT-Format MT940) ausgegeben. 

- Nach Auswahl einer Auszugsdatei werden alle darin enthaltenen Bankauszüge aufgelistet. Dabei wird die Übereinstimmung 

von Bankleitzahl und Kontonummer zwischen Kontogegenbuch und Kontoauszug der Bank überprüft, 

d.h. nur dann werden über die genannte Vorauswahl Bankauszüge angezeigt. 

- Eine Detailansicht bzw. Voransicht dieser Bankauszüge bzw. Einlesedateien kann erfolgen. 

- Eine Übernahme bzw. das Einlesen von Bankauszügen in Dateiform ist für die Bayerische Landesbank, die Hypo- 

Vereinsbank, die Postbank und die SchmidtBank möglich. 

- Es können für ein Bankkonto beliebig viele Bankauszüge zum aktuellen Buchungstag eingelesen und bearbeitet 

werden; ein eingelesener Bankauszug sollte aber vollständig bearbeitet werden (siehe nachfolgende Punkte), bevor 

ein weiterer Bankauszug eingelesen wird. 

- Der über den Programmexplorer zuletzt angewählte Pfadname der Austauschdateien bleibt auch nach Programmbeendigung 

erhalten. 

- Rückläufer werden entsprechend der Kennungen übernommen: 

- RD (= Storno Debit), d.h. Rücklauf Auszahlung bzw. Widergutschrift als Gutschrift, 

- RC (= Storno Credit) als Belastung. 



KABU 


- Hinweis: Bricht nach Anwahl einer Auszugsdatei die Übersicht mit „Fehler beim Einlesen: 457: Dieser Schlüssel ist 

bereits einem Element dieser Auflistung zugeordnet“ ab, so enthält die Auszugsdatei den Bankauszug mehrfach. 

Hier wäre ggf. an einen manuellen Eingriff in die Auszugsdatei zu denken, d.h. Entfernung des identischen bzw. 

überflüssigen Bankauszuges. Richtig: Bereinigte Auszugsdatei von 

der Bank anfordern. 

2.8 Auszugsdatei (Bankdaten) löschen (Menü Kontoauszug): 

- Löschen Bankauszug mit Befehl „Auszugsdatei löschen“ aus dem Menü Kontoauszug, solange noch keine Bearbeitung 

dieses Bankauszuges erfolgt ist. 

- Nochmaliges Einlesen dieser Bankdatei zulässig. 



KABU 

2.9 Umsätze (Bankdaten) splitten (Menü Kontoauszug): 


- Dialog zum Splitten von Umsätzen entweder über das Menü Kontoauszug oder das Kontextmenü. 

- Aufteilung in beliebig viele Unterposten möglich; Zuweisung zur Kategorie Gutschrift oder Lastschrift über Options- 

feld; der vom Ursprungs-Umsatz übernommene Verwendungszweck ist änderbar; Kontrollrechnung über den ge- 

samten Aufteilungsvorgang. 

- Stornierung der Ursprungsbuchung im Kontoauszug; diese bleibt weiterhin sichtbar und ist mit „gesplittet“ gekenn- 

zeichnet. 



KABU 

2.10 Umsätze (Bankauszug) abwickeln (Menü Kontoauszug): 


- Zuerst werden die noch offenen Posten im Kontogegenbuch mit den Buchungen des Kontoauszuges verglichen. 

- Bei Übereinstimmung wird durch Markierung der beiden Posten und dem Befehl „Umsatz abwickeln“ die Abwicklung 

vorgenommen; die Anbringung der gegenseitigen Hinweise erfolgt automatisch. Der Befehl „Abwicklung“ des 

Menüs „Buchungen“ ist gleichbedeutend. 

- Der o. g. Abwicklungsvorgang beinhaltet eine automatische Splitfunktion für unterschiedlich hohe Beträge, d.h. 

Teilabwicklung des Kontogegenbucheintrages oder des Kontoauszugumsatzes. 

- Die Sammelaufträge zur Bank, die von dieser als Einzelposten im Kontoauszug zurückgeliefert werden, können 

nach Markierung der Posten und dem Befehl „Umsatz abwickeln“ ausgebucht werden. Sollte die Summe der Einzelposten 

aus dem Kontoauszug nicht mit dem Betrag dem offenen Posten aus dem Kontogegenbuch übereinstimmen, 

wird die Abwicklung mit Fehlermeldung abgewiesen. 

- Die UnDo-Funktion „Abwicklung rückgängig“ macht die letzte Abwicklung im Kontogegenbuch und im Kontoauszug 

rückgängig. Aufteilungen werden nicht restauriert, d.h. die Teilbeträge bleiben bestehen. 

Der Befehl steht auch im Menü „Buchungen“ zur Verfügung. 

- Die Funktionen stehen nicht nur über die Menüs sondern auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Verfügung. 



KABU 


2.11 Umsätze in das Kontogegenbuch eintragen (Menü Kontoauszug): 

- Nach Durcharbeitung des Kontoauszuges (siehe hierzu Punkt 2.7) bleiben die echten Gutschriften und echten 

Lastschriften, d.h. die erstmals bekannt gewordenen Umsätze übrig. Diese werden nun behandelt. 

- Die Funktion „Umsätze zusammenfassen und ins Kontogegenbuch eintragen“ fasst die markierten Umsätze des 

Kontoauszuges hinsichtlich der Beträge zusammen und erzeugt im Kontogegenbuch eine erstmals bekannt gewordene 

Gut- bzw. Lastschrift; der Buchungstext wird dabei vom ersten Fall übernommen; es werden auch Umsätze 

mit unterschiedlicher Valuta zusammengefasst, wobei der Posten im Kontogegenbuch als Wertstellungstag 

den aktuellen Buchungstag erhält. 

Siehe hierzu obiges Beispiel. 

- Die Funktion „Umsatz/Umsätze ins Kontogegenbuch eintragen“ trägt einen oder mehrere markierte Umsätze des 

Kontoauszuges in das Kontogegenbuch als erstmals bekannt gewordene Gut- bzw. Lastschrift(en) ein. 

- Automatische Anbringung der gegenseitigen Hinweise. 

- Die Funktionen stehen nicht nur über das Menü sondern auch über das Kontextmenü zur Verfügung. 



KABU 

2.12 Auszugsbearbeitung abschließen (Menü Kontoauszug): 


- Nachdem die unter den Punkten 2.9 und Punkt 2.10 beschriebenen Arbeiten vorgenommen wurden, ist Befehl 

„Kontoauszug abschließen“ auszuführen. Es erscheint die gleichnamige Maske. 

- Die restlichen noch nicht bearbeiteten und erstmals bekannt gewordenen Umsätze aus dem Kontoauszug 

können durch Betätigung der Schaltfläche „Buchen“ getrennt nach Gut- und Lastschriften in das Kontogegenbuch 

eingetragen werden. Sie erscheinen als „Einnahmen Auszug .....“ bzw. „Auszahlungen Auszug .....“ im Kontogegenbuch. 

Als Valuta wird der aktuelle Buchungstag eingetragen. 

- Danach enthält jeder Umsatz des Kontoauszuges den Verweis auf das Kontogegenbuch, die Einträge im Kontogegenbuch 

die Auszugsnummer. 

- Als Wertstellungstag wird der aktuelle Buchungstag in das Kontogegenbuch eingetragen. 



KABU 

2.13 Kontoabgleich erstellen (Menü Kontoabgleich): 


- Nach Abschluss der Auszugsbearbeitung und vor dem Tagesabschluss ist der Befehl „Kontoabgleich erstellen“ 

auszuführen. 

- Wurde ein Datei-Bankauszug verarbeitet, so wird maschinell festgestellt, ob das aus dem Kontogegenbuch errechnete 

Guthaben mit dem Guthaben aus dem Kontoauszug übereinstimmt. 

Es wird die Meldung 

„Der Kontoabgleich stimmt mit dem Saldo des Kontoauszuges überein!“ 

oder die Meldung 

angezeigt. 

„ACHTUNG: Der Kontoabgleich stimmt NICHT mit dem Saldo des Kontoauszuges überein!“ 

- Erstellung eines Reports „Kontoabgleich“. 

- Anzeige auf dem Bildschirm mit der Möglichkeit zum Ausdruck. 

- Nach Erstellung des Kontoabgleichs können keine weiteren Vorgaben erfolgen. 

- Sollen Änderungen vorgenommen oder weitere Einträge in das Kontogegenbuch erfolgen (auch Einträge aufgrund 

„Auszugsbearbeitung abschließen“ oder „Kontoverstärkung/Ablieferung“), so ist „Kontoabgleich stornieren“ auszuführen. 



KABU 


- Zusätzlich zum Kontoabgleich erfolgt die Erstellung eines Reports „Anhang zum Kontoabgleich“ mit Auflistung der 

Einzelposten. 

- Anzeige auf dem Bildschirm mit der Möglichkeit zum Ausdruck. 



KABU 

2.14 Kontoverstärkung / Ablieferung (Menü Buchungen): 


- Berechnung und Anzeige der aufgelaufenen Tagessummen sowie Vorbestand und aktueller Bestand. 

- Dialog zur Berechnung und Vorgabe des Verstärkungs- bzw. Ablieferungsbetrages einschließlich einer Vorschau, 

mit der Möglichkeit zur Übernahme des ermittelten Betrages in das Kontogegenbuch. 

Als Valuta wird der aktuelle Buchungstag eingetragen. 



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2.15 Valutarische Bestände und Salden: 


- Valutarische Bestände und Salden für Finanzkonten werden über Menü „Buchungen“, Befehl „Kontoverstärkung / 

Ablieferung“, valutarische Bestände auch über Menü „Ansicht Gegenbuch“, Befehl „Valutarischer Bestand ...“ angezeigt. 

- Berechnungsschema entsprechend obiger Anzeige „Valutarischer Bestand“. 



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2.16 Tagesabschluss (Menü Tagesabschluss): 


- Nach Durchführung der tgl. Arbeiten ist die Funktion „Tagesabschluss“ auszuführen. 

- Errechnung des buchmäßigen Bestandes für den abzuschließenden Buchungstag, bestehend aus dem Unterschied 

zwischen Summe der Gutschriften und Summe der Lastschriften des Kontogegenbuches 

unter Berücksichtigung des Vorbestandes. 

- Eintrag des Buchbestandes in das Kontogegenbuch. 

- Der Tagesabschluss ist nur dann möglich, wenn die Bearbeitung der maschinellen Kontoauszugsdatei abgeschlossen 

und der Kontoabgleich durchgeführt wurde. 

- Sollen Änderungen im Kontogegenbuch vorgenommen oder weitere Einträge erfolgen, so ist die Rücknahme des 

Tagesabschlusses mit „Storno Abschluss“ vorzunehmen. 

- Die Rücknahme des Tagesabschlusses ist jedoch nur dann möglich, wenn noch kein neuer Buchungstag eingestellt 

wurde. 

2.17 Buchungstag ändern (Menü Datei): 

- Die Änderung des Buchungstages ist nur dann möglich, wenn der Tagesabschluss vorgenommen wurde. 

- Format der Datumseingabe: „tt.mm.jjjj“. 

- Der Wechsel des Buchungstages ist „endgültig“ und kann grundsätzlich nicht rückgängig gemacht werden. 

- Nur unter den hier genannten Voraussetzungen, die vom Programm plausibilisiert werden, ist dennoch ein Wechsel 

zum Buchungstag des unmittelbaren Vortages möglich; als Vortag gilt nicht der Buchungstag der Bestandsübernahme. 

Alle Posten des Kontogegenbuches mit Buchungstag des Vortages und früher dürfen durch die Bearbeitung 

im aktuellen Buchungstag noch nicht geändert worden sein. 

Ein zulässiger Wechsel zum Buchungstag des Vortages wird über nachfolgenden Dialog geführt: 

2.18 Menü Ansicht Gegenbuch: 

- Siehe hierzu die Kurzbeschreibung unter Punkt 1.3.3.6. 

- Die Einstellung der Anzeige kann jederzeit geändert werden. 



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2.19 Druck Kontogegenbuch (Menü Datei): 

- Auswahloptionen über Maske. 

- Erstellung des Reports „Kontogegenbuch“. 

- Diverse Ansichts- u. Druckoptionen. 




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2.20 Drucken Kontoauszug und Drucken Detail Kontoauszug (Menü Kontoauszug): 

- Den im Bearbeitungsfenster angezeigten bzw. eingestellten Auszug der Bank mit „Drucken“ aufbereiten. 

- Erstellung des Reports „Kontoauszug“. 




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- Den im Bearbeitungsfenster angezeigten bzw. eingestellten Auszug der Bank mit „Drucken Detail...“ aufbereiten. 

Es werden alle gespeicherten Informationen ausgegeben. 

- Auswahloptionen über Maske. 

- Erstellung des Reports „Kontoauszugsposten / Detailansicht“. 




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2.21 Kontoabgleiche nochmals anzeigen und drucken (Menü Kontoabgleich): 

- Im Bearbeitungsfenster mit Befehl „Letzten Kontoabgleich anzeigen“ den zuletzt erstellten Kontoabgleich zu diesem 

Kontogegenbuch nochmals anzeigen. 

- Im Bearbeitungsfenster mit Befehl „Auswahl Kontoabgleich“ alle Kontoabgleiche zu diesem Kontogegenbuch auflisten. 

Der ausgewählte Kontoabgleich wird nach Betätigung der Schaltfläche „OK“ im Bearbeitungsfenster angezeigt. 

- Erstellung der Reports „Kontoabgleich“ und „Anhang zum Kontoabgleich“. 


2.22 Menü Ansicht Auszüge: 

- Im Bearbeitungsfenster mit Befehl „Letzter Auszug“ den zuletzt eingelesenen Bankauszug zu diesem Kontogegenbuch 

anzeigen. 

- Im Bearbeitungsfenster mit Befehl „Nummer...“ den ausgewählten Bankauszug zu diesem Kontogegenbuch anzeigen. 

- Auflistung aller Datei-Bankauszüge zum eingestellten Kontogegenbuch mit Befehl „Auswahl öffnen...“. Der ausgewählte 

Bankauszug wird nach Doppelklick oder Betätigung der Schaltfläche „OK“ im Bearbeitungsfenster angezeigt. 

2.23 Beenden (Menü Datei): 

Beenden des Dialogprogramms mit „Beenden“.

Kontogegenbuch - Landesamt für Finanzen - Bayern

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