BayMBS - Landesamt für Finanzen - Bayern

Automatisiertes Mittelbewirtschaftungssystem
für Behörden des Freistaats Bayern
BayMBS
Version 4.0
Eine Kurzübersicht

Mit dem Bayer. Mittelbewirtschaftungssystem
(BayMBS) können die Anordnungsstellen den
Haushaltsvollzug in automatisierter Form
durchführen. BayMBS wurde auf der Grundlage
der BayHO samt ihren Nebenbestimmungen
entwickelt. Das Verfahren deckt die
Anforderungen ab, die für die Mittelbewirtschaftung
einschließlich Budgetierung von
Bayer. Behörden benötigt werden.
Mit BayMBS können Sie budgetgerecht sowohl
die Haushaltsmittelzuweisung, die Bewirtschaftung
der Haushaltsmittel als auch die
Haushaltsmittelüberwachung DV-unterstützt
bearbeiten.
Darüber hinaus kann eine KLR-Kontierung in
BayMBS erfolgen. Jeder KLR-relevanten
MBS-Buchung wird ein KLR-Satz zugeordnet,
der aus mehreren Teilsätzen bestehen kann.
Nach Freigabe der KLR-Daten werden diese
über eine Schnittstelle in ein nachgeschaltetes
KLR-Verfahren exportiert.
Auch können Daten aus anderen Verfahren
über Schnittstellen in BayMBS übernommen
werden.
� BayMBS senkt die Personalkosten:
Die haushalts- und kassenwirksamen
Daten können vom Sachbearbeiter
unmittelbar erfasst und verwaltet werden.
Häufig benötigte Daten werden in den
"Einstellungen" nur einmal vorgegeben.
BayMBS reduziert den Papierverbrauch.
Kassenanordnungen werden
überflüssig.
A. Kontopflege
Haushaltsstelle
Sie erfassen die zugewiesenen Haushaltsmittel
(Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen)
in einer von Ihnen definierbaren
Kontenstruktur. Die im Bayerischen
Gruppierungsplan vorgesehenen Titel können
Sie mit bis zu drei weiteren Ebenen untergliedern.
Zur Überwachung Ihres Budgets haben Sie
die Möglichkeit Budgetnummern einzurichten.
Mittelzuweisung
Bei jeder Haushaltsmittelzuweisung erhalten
Sie Auskunft über den aktuellen Ansatzbetrag.
Zusätzlich können Sie jederzeit detail-
lierte Informationen über die Verteilung und
Verwendung der Haushaltsmittel abrufen.
Mittelumbuchung
Mittelumbuchungen sind zwischen verschiedenen
Buchungsstellen einer Dienststellen-
Erweiterung sowie zwischen verschiedenen
Dienststellen-Erweiterungen und Maßnahmen
einer Anordnungsstelle möglich.
Kopierfunktion
Die einmal erfasste und noch nicht bebuchte
Kontenstruktur kann für weitere Dienststellen,
Dienststellen-Erweiterungen oder Maßnahmen
vervielfacht werden.
B. Bewirtschaftung der Haushaltsmittel sowie
Haushaltsmittelüberwachung
Mit BayMBS können Sie „einmalige Auszahlungen“,
„Sammelanordnungen“, „einmalige
Sollstellungen“, „Umbuchungen“, „wiederkehrende
Sollstellungen (Auszahlungen und Einnahmen)“
sowie die „Festlegung“ von Haushaltsmitteln
durchführen und überwachen.
Die Haushaltsmittel-Überwachung erfolgt automatisch.
Einmalige Auszahlungen
Sie können kassenwirksame einmalige Auszahlungen
anordnen, ändern und stornieren.
Auszahlungen sind auch aus PK-Nummer
oder BKZ möglich. Sie können Abschläge
anordnen und abwickeln. Auch Festlegungen
können ganz oder teilweise aufgelöst werden.
Sammelanordnungen
Mit dem Muster 832 EDVBK ist die Auszahlung
an einen Empfänger aus mehreren Buchungsstellen
möglich.
Mit dem Muster 870 EDVBK können Geldannahmestellen
und Handvorschüsse abgerechnet
werden.
Mit der Sammelumbuchung kann kassenwirksam
oder nur in der HÜL eine Berichtigung
(z. B. bei einer Titelverwechslung) von einem
Titel auf mehrere andere Titel (oder von einer
Ebene auf mehrere andere Ebenen) erfolgen.
Für jede betroffene Buchungsstelle wird eine
eigene HÜL-Nummer und eine gemeinsame
Umbuchungsnummer vergeben.
Mit der Sammelumbuchung können auch
Verwahreinzahlungen bei der Kasse abgewickelt
werden.

Einmalige Sollstellungen
Sie können einmalige Sollstellungen kassenwirksam
und BayMBS-intern anordnen, ändern
und stornieren. Bei kassenwirksamen
Sollstellungen können Sie auch Rechnungen
und Kostenrechnungen umfangreich begründen
und ausdrucken sowie Überweisungsträger
erstellen.
Das BKZ wird automatisch vergeben.
"Altfälle", die manuell oder mit anderen Verfahren
aufgebaut wurden, können ebenfalls
mit BayMBS verarbeitet werden.
Geldeingangsbuchungen
Sie können Geldeingänge auf BKZ erfassen,
um Sollstellungen auszugleichen, und gegebenenfalls
den Betrag berichtigen, z.B. bei
eingezahlten Mahngebühren.
Auch Geldeingänge ohne BKZ können erfasst
werden.
Umbuchungen
Sie können mit der Einzelumbuchung Berichtigungen
(z. B. bei Titelverwechslungen oder
Verwechslungen der Ebenen) durchführen
oder Verwahrungsbuchungen auflösen bzw.
aufbauen. Die Einzelumbuchungen können
kassenwirksam angeordnet oder nur in der
HÜL gebucht werden.
Für jede betroffene Buchungsstelle wird eine
eigene HÜL-Nummer und eine gemeinsame
Umbuchungsnummer vergeben.
Wiederkehrende Sollstellungen (Einnahmen
und Auszahlungen)
Sie können erstmalige Anordnungen und Änderungsanordnungen
erstellen.
Die Personenkontonummer wird von BayMBS
selbst vergeben oder kann bei der erstmaligen
Anordnung bei bestimmten Nummernkreisen
auch von der Anordnungsstelle eingetragen
werden. Die bei der Kasse getätigten
Zahlungen werden als HÜL-Buchung erfasst.
Festlegungen
Sie können Festlegungen auf Ausgabemittel
sowie Verpflichtungsermächtigungen anordnen,
ändern und löschen für Zahlungen, die
im lfd. oder in einem späteren Haushaltsjahr
zu leisten sind.
C. Kosten- und Leistungsrechnung
In BayMBS können Basisdaten (Anlage-
Nummer, Kosten-/Erlöseart, Kostenstelle,
Kostenträger) angelegt und verwaltet werden.
Jeder KLR-relevanten MBS-Buchung wird ein
KLR-Satz zugeordnet, der aus mehreren
Teilsätzen bestehen kann. Nach Freigabe
werden die KLR-Daten über eine Schnittstelle
in ein nachgeschaltetes KLR-Verfahren exportiert.
Über diese Schnittstelle ist es auch möglich,
die Basisdaten aus einem KLR-Verfahren ins
BayMBS zu importieren.
D. System(-verwaltung)
Im Menüpunkt „System(-verwaltung) vergibt
ein „privilegierter BayMBS-Benutzer“ die
Rechte für die weiteren BayMBS-Benutzer.
Des Weiteren wird hier der Datenaustausch
(mit anderen Verfahren bzw. der zuständigen
Kasse) sowie die Jahresübernahme durchgeführt
und es werden die dienststellenbezogenen
Umgebungsdaten eingerichtet.
Import
Sie können nach erteilter Zulassung Zahlungsanzeigen
oder den Kontoauszug der
Staatsoberkasse oder mit anderen Verfahren
erfasste Ein- und Auszahlungen automatisiert
in BayMBS einlesen.
Export (zur Kasse)
Mit diesem Menüpunkt übermitteln Sie Ihre
kassenwirksamen Anordnungen als Datensätze
an die zuständige Kasse. Dies geschieht
mittels
� Datenfernübertragung (DFÜ) oder
� Diskette.
Die Daten werden bei Datenfernübertragung
verschlüsselt. Durch den wechselnden
Schlüssel werden die Daten zusätzlich vor
unbefugten Leseversuchen geschützt. Bei
Verlust der Daten vor der Verarbeitung in der
Kasse kann der Datenaustausch ohne großen
Aufwand wiederholt werden. Sicherheitsmängel
können dabei nicht auftreten. Es
ist gewährleistet, dass die Datensätze bei der
Kasse nur einmal verarbeitet werden.
Jahresübernahme
Sie können die Kontostruktur komplett oder
teilweise ins nächste Haushaltsjahr übernehmen.
Weil jede Buchungsebene separat von
der Jahresübernahme ausgeschlossen werden
kann, wird der Aufwand zum Anpassen
der Kontostruktur minimiert.
Für die Übernahme der offenen Posten und
die Umwandlung der fälligen Festlegungen
auf Verpflichtungsermächtigungen in Festle-

gungen auf Ausgabemittel wird ein Testlauf
angeboten. Gegebenenfalls kann vor dem
"Effektivlauf" die Kontostruktur überarbeitet
werden.
Umgebung
Sie erfassen die Daten der Dienststelle (samt
den Angaben zu Dienstgebäude, Verkehrsverbindung,
Arbeitszeit), der zuständigen
Kassen und der Systemdaten, die von
BayMBS bei der Ausführung des gesamten
Programmes benötigt werden.
Stichprobenprüfung
Die erfassten Buchungen werden erst zur
Kasse im Datenträgeraustausch weitergegeben,
wenn sie im Stichprobenprüf- und Freigabeverfahren
entweder programmseitig oder
durch einen Prüfer freigegeben worden sind.
Druck
Sie können Protokoll-Dateien aus BayMBS
über dieses Menü drucken oder in eine eigene
Datei sichern.
Benutzer
Der „privilegierte BayMBS-Benutzer“ (SB
"001" oder sein Vertreter) richtet andere
Sachbearbeiter ein und vergibt bzw. ändert
oder entzieht hier die Rechte für die weiteren
BayMBS-Benutzer.
Die Benutzerberechtigung kann für jeden
Sachbearbeiter maskenbezogen vergeben
werden.
E. Auskunft
BayMBS stellt Ihnen ein umfangreiches Auskunftssystem
zur Verfügung, mit dem Sie sowohl
eine Gesamtauskunft als auch eine
nach Ihren Suchkriterien gezielte Information
erhalten können. Zu jedem Datensatz kann
außerdem eine Detailauskunft aufgerufen
werden. Der Ausdruck von Listen und das
Umleiten der Daten in eine Datei ist ebenfalls
möglich.
Im einzelnen können Sie Auskünfte erlangen
über:
� Kontostand (Allgemein/ Verpflichtungsermächtigung)
� Kontostruktur
� Haushaltsüberwachungsliste
� Zahlungspartner
� Offene Posten
� Wiederkehrende Auszahlungen
� Wiederkehrende Einnahmen
� Ansatz
� Offene Prüffälle
� Sie erhalten jederzeit einen Überblick
über den Stand Ihrer Haushaltsmittel.
F. Einstellung
Unter diesem Menüpunkt werden die Daten
erfasst, die in BayMBS immer wieder benötigt
werden. Sie werden dann in den Masken zur
Verfügung gestellt, können jedoch den jeweiligen
Erfordernissen angepasst, also überschrieben
oder entfernt werden.
Wiederholt benötigte Daten werden einmal
erfasst und gelten bis zu ihrer Änderung. Dies
ist eine Arbeitserleichterung und führt zu einer
erheblichen Zeitersparnis.
Im Einzelnen können Sie folgende Einstellungen
für jede Dienststelle vornehmen:
� Zahlungspartner
� Standardforderung
Folgende Einstellungen trifft jeder Sachbearbeiter
für sich:
� Feldvorbelegung
� Benutzerdaten
� Kennwort
G. Extra
Die Größe der Symbolleiste und die Pflichtfeldfarbe
können geändert werden.
H. Elektronische Medien
Hier ist der direkte Zugriff über den vorhandenen
Browser auf das Internet oder Intranet
möglich.
I. Hilfefunktion
Sie können zu jedem Programmpunkt einen
Hilfetext aufrufen. Über die F1-Taste erhält
man einen masken- und feldbezogenen Hilfetext,
über die Menüleiste kann man einen
Suchbegriff eingeben und dann aus der angebotenen
Themenliste den entsprechenden
Hilfetext auswählen.
J. Info
Sie erhalten eine Schnellauskunft zu wichtigen
Daten und die Anschrift der Hotline.

In vielen Masken werden die eingegebenen Daten als Übersicht zur Verfügung gestellt, hier z.B.
die Titelübersicht.
Die Bedienung der Registerkarten, Eingabe und Cursorführung in der Maske entsprechen dem
Windows-Standard.
Registerkarte Menüleiste Icons zum Auslösen der Funktionen Icons zum Minimieren,
Maximieren, Schließen
Eingabefeld Pflichtfeld (farbig) Meldezeile Meldefeld

Um den Einstieg und die Arbeit in BayMBS zu erleichtern, bietet unser Schulungsteam kostenlose
Einsteigerkurse sowie zu bestimmten Themen (z.B. Jahresübernahme) Workshops an.
Das Programm BayMBS wird kostenlos angeboten. Als Datenbanksysteme dienen derzeit Informix,
Oracle, MSDE und MS SQL-Server. Für diese zusätzlich benötigte Software und die Hardware
trägt Ihre Dienststelle die Kosten. Genauere Systemvoraussetzungen finden Sie im technischen
Merkblatt.
Ansprechpartner der Landesamt für Finanzen Regensburg:
- bei der Leitstelle Finanzwesen
Zu Ihrer Verfügung stehen
für fachliche Fragen der Kosten- u. Leistungsrechnung
Herr Hammerl Tel. (0941) 5044-4815 E-Mail: Holger.Hammerl@lff.bayern.de
für fachliche Fragen von BayMBS
Herr Treitinger Tel. (0941) 5044-227 E-Mail: Thomas.Treitinger@lff.bayern.de
für Fragen zu BayMBS - Schulungen
Herr Ferstl Tel. (0941) 5044-3200 E-Mail: Johann.Ferstl@lff.bayern.de
- beim Softwaretest – Referat 3T2
Zu Ihrer Verfügung steht
für Fragen zu Importschnittstellen (für vorgeschaltete Verfahren)
Frau Reiner Tel. (0941) 5044-470 E-Mail: Monika.Reiner@lff.bayern.de
- beim Anwenderservice – Referat 3T4
Zu Ihrer Verfügung stehen
für Fragen der Verfahrenseinführung
Herr Bellmer Tel. (0941) 5044-541 E-Mail: Franz.Bellmer@lff.bayern.de
für Fragen der technischen Ausstattung
Herr Geiger Tel. (0941) 5044-209 E-Mail: Helmut.Geiger@lff.bayern.de
sowie für Probleme aller Art der
Zentrale Service Desk Tel. (0941) 5044-500 E-Mail: servicedesk@lff.bayern.de
Alle Ansprechpartner erreichen Sie per Fax (0941) 5044-300 – Fax für Hotline (0941) 5044-331 –
und Hausanschrift Bahnhofstr. 7, 93047 Regensburg.
Sie können die aktuellsten Informationen über die von der Landesamt für Finanzen Regensburg zu
betreuenden Verfahren auch aus dem Internet oder Intranet abrufen:
• im Internet: http://www.bayern.de/Lff/dienstl.htm
• im Intranet: http://www.bybn.de/bfd/dienstl.htm
Hier finden Sie auch die Links zum BayMBS - Diskussionsforum, zum Schulungsangebot und zum
Zentralen Service Desk des Landesamtes für Finanzen (Hotline).
Stand: Januar 2006