Geschäftsbericht 2010 - Investor Relations

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72 Corporate Governance 3.4.3 Arbeitsweise des Verwaltungsrates und seiner Ausschüsse Der Verwaltungsrat tagt auf Einladung des Präsidenten, so oft es die Geschäfte erfordern, mindestens aber einmal pro Quartal. Dazu kommen bei Bedarf ausserordentliche Sitzungen oder Beschlüsse auf dem Zirkularweg. Einmal pro Jahr trifft sich der Verwaltungsrat zu einem Strategieseminar. Entscheide werden vom Gesamtverwaltungsrat getroffen. Der Präsident ist grundsätzlich Vorsitzender der Sitzungen des Verwaltungsrates und hat den Stichentscheid. Er plant und leitet die Verwaltungsratssitzungen. Die Sitzungen des Verwaltungsrates und die zugehörigen Traktandenlisten werden vom Präsidenten in Absprache mit dem CEO vorbereitet. Jedes Mitglied des Verwaltungsrates kann die Einberufung einer Sitzung oder die Aufnahme eines Traktandums beantragen. Die zu behandelnden Traktanden und Sitzungsunterlagen werden den Verwaltungsratsmitgliedern vor der Sitzung zugesandt. An den Sitzungen nehmen neben den Verwaltungsräten in der Regel der CEO und der CFO teil sowie, je nach Thema, weitere Mitglieder der Geschäftsleitung. Auf Einladung des Verwaltungsrates können an den Sitzungen je nach Thematik auch Drittpersonen teilnehmen. Für Geschäfte, welche die Cham Paper Group Holding AG im engeren Sinn betreffen, oder die spezielle Vertraulichkeit erfordern, bleibt der Verwaltungsrat unter sich. Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Sitzungen wird ein Protokoll geführt. Im Jahr 2010 wurden zehn Sitzungen abgehalten, davon fünf Halbtagessitzungen und fünf Ganztagessitzungen. Zwei Sitzungen davon wurden als ausserordentliche Sitzungen einberufen. An neun Sitzungen hat ein externer Rechtsberater teilgenommen. Der Verwaltungsrat hat aus seiner Mitte zwei ständige Ausschüsse zur Behandlung von klar abgegrenzten Themenbereichen eingerichtet, den Prüfungsausschuss und den Personalausschuss. Diese beiden Ausschüsse haben hauptsächlich eine beratende und überprüfende Funktion und erstatten dem Verwaltungsrat zur Vorbereitung seiner Beschlüsse oder zur Wahrnehmung seiner Aufsichtsfunktion Bericht. Die Mitglieder der beiden Ausschüsse werden vom Verwaltungsrat ernannt. Der Verwaltungsrat konstituiert sich selbst und wählt aus seiner Mitte den Präsidenten und den Vizepräsidenten. Die Aufgabe des Vizepräsidenten ist die Vertretung des Präsidenten im Falle dessen Verhinderung oder Unabkömmlichkeit. 3.4.4 Kompetenzregelung Verwaltungsrat und Geschäftsleitung Der Verwaltungsrat der Cham Paper Group Holding AG delegiert die operative Geschäftsführung vollumfänglich an den CEO. Entsprechend ist der CEO für die operative Geschäftsführung verantwortlich. In der Erfüllung dieser Aufgabe wird der CEO von den ihm direkt unterstellten Mitgliedern der Geschäftsleitung unterstützt. Kompetenzen und Verantwortungen der Geschäftsleitung werden dabei insbesondere durch das vom Verwaltungsrat genehmigte Budget, das Organisationsreglement sowie durch die festgelegte Strategie bestimmt. 3.4.5 Informations- und Kontrollinstrumente Der Verwaltungsrat übt die Oberaufsicht über die Geschäftsleitung durch ein strukturiertes Berichtswesen sowie durch Controllingund Budgetprozesse aus. In der Regel nehmen der CEO und der CFO an den Sitzungen des Verwaltungsrates teil und informieren diesen über den Geschäftsverlauf inklusive wesentliche Daten zu den Kerngeschäften, Finanzinformationen, bestehende und drohende Risiken sowie Angaben zu den Entwicklungen der wichtigsten Märkte und der wichtigsten Projekte. Der Verwaltungsrat erhält jeden Monat einen ausführlichen schriftlichen Bericht über den Geschäftsgang, die finanziellen Ergebnisse, die Entwicklung der Märkte und wichtige Ereignisse in der Cham Paper Group. Die Ausschüsse des Verwaltungsrates treffen sich regelmässig mit Mitgliedern der Geschäftsleitung und externen Beratern, einschliesslich Vertretern der externen Revisionsstelle. Die externe Revisionsstelle ist gegenüber dem Prüfungsausschuss, dem Verwaltungsrat und letztlich gegenüber den Aktionären rechenschaftspflichtig. Nach Beendigung der durchgeführten Prüfung präsentiert und bespricht die externe Revisionsstelle den Finanzbericht mit dem Prüfungsausschuss. Die Revisionsstelle erstattet dem Verwaltungsrat umfassenden Bericht mit Feststellungen über die Rechnungslegung, das interne Kontrollsystem sowie die Durchführung und die Ergebnisse der Revision. 3.4.6 Risikobeurteilung und internes Kontrollsystem der Finanzberichterstattung Im Hinblick auf den am 1. Januar 2008 in Kraft getretenen Artikel 728a OR hat die Gruppe ein einheitliches internes Kontrollsystem (IKS) für die Finanzberichterstattung eingeführt. In diesem Zusammenhang wurden wesentliche relevante Risiken der Rechnungslegung und Berichterstattung identifiziert und nach den Kriterien der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmasses analysiert. Für die in dieser Risikobeurteilung identifizierten Risiken mit einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit und einem hohen Schadensausmass wurden interne Schlüsselkontrollen identifiziert und dokumentiert. Die identifizierten Schlüsselkontrollen wurden sowohl auf Stufe des Gesamtunternehmens als auch auf Stufe der verschiedenen Geschäftsprozesse und Systeme der Tochtergesellschaften dokumentiert. Schlüsselkontrollen betreffen Kontrollaktivitäten im Bereich der Kompetenzregelung sowie Regelungen von Kontrollmassnahmen. Schlüsselkontrollen sind mindestens durch Beschreibungen der Prozessabläufe sowie durch Angaben der Kontrollziele, Kontrollbeschreibungen und Risikobeschreibungen zu dokumentieren. Die Beurteilung der Wirksamkeit der Kontrollen, die Identifikation von Schwachstellen sowie die Verabschiedung von Korrekturmassnahmen erfolgt durch die Geschäftsleitung. Der CFO erstattet dem Prüfungsausschuss regelmässig Bericht über die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Die externe Revisionsstelle führt eine Existenzprüfung des internen Kontrollsystems durch und erstattet dem Prüfungsausschuss respektive dem Verwaltungsrat umfassenden Bericht mit Feststellungen zum internen Kontrollsystem. Diese Grundsätze zur Ausgestaltung und Umsetzung des internen Kontrollsystems und der Risikobeurteilung sind im Reglement zum internen Kontrollsystem des Verwaltungsrates enthalten.
4. Geschäftsleitung 4.1 Mitglieder der Geschäftsleitung Cham Paper Group Der Geschäftsleitung der Cham Paper Group gehörten per 31. Dezember 2010 folgende Mitglieder an: Name Jahrgang, Nationalität Funktion Beruflicher Hintergrund Ausbildung Tätigkeiten in Führungs- und Aufsichtsgremien Name Jahrgang, Nationalität Funktion Beruflicher Hintergrund Ausbildung Peter Studer 1968, Schweizer Staatsbürger CEO Cham Paper Group, Cham Seit 2010 Cham Paper Group, Cham, CEO 2009–2010 Cham Paper Group, Cham, COO 2007–2009 Papierfabriken Cham-Tenero AG, Cham, Werkleiter 2004–2007 Cham Paper Group, Cham, Vize-Direktor Forschung und Entwicklung 2000–2004 Kimberly-Clark, Balsthal und Reigate, England, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter Forschung und Entwicklung 1997–2000 Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport, Bern 1995–1997 MPA (Sihl), Bern, Entwicklungsingenieur Dipl. Chemiker FH, Hochschule für Technik und Informatik, Burgdorf NDS Betriebswirtschaft/Unternehmensführung FH, Hochschule für Technik und Architektur, Bern Vorstandsmitglied Verband der Schweizerischen Zellstoff-, Papier- und Kartonindustrie ZPK, Zürich Vorstandsmitglied Arbeitgeberverband Schweizerischer Papier-Industrieller ASPI, Zürich Vorstandsmitglied Technologieforum Zug TFZ, Zug Vorstandsmitglied Branchengruppe Industrie der Zuger Wirtschaftskammer Patrick Schmid 1968, Schweizer Staatsbürger CFO Cham Paper Group, Cham Seit 2010 Cham Paper Group, Cham, CFO 2005–2010 Papierfabriken Cham-Tenero AG, Cham, Leiter Finanzen & Controlling 2001–2005 Papierfabriken Cham-Tenero AG, Cham, Leiter Teilprojekt ERP 1998–2001 Papierfabriken Cham-Tenero AG, Cham, Leiter Finanzbuchhaltung 1995–1998 Industrieholding Cham AG, Cham, Assistent des Leiters Controlling/Finanzen und des Holdingsekretariates Betriebsökonom FH, Hochschule Luzern – Wirtschaft Nachdiplom Corporate Finance, Hochschule Luzern/FHZ Corporate Governance 73
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Wie Anna lehrt, dass Nachhaltigkeit
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