Büchereiverwaltung mit EDV - Bistum Trier

Büchereiverwaltung mit EDV
in Katholischen öffentlichen Büchereien
Ein Leitfaden

Büchereiverwaltung mit EDV
in Katholischen öffentlichen Büchereien
Ein Leitfaden
Herausgegeben vom Borromäusverein Bonn, 2004
Erarbeitet im Sachausschuss II der Fachkonferenz
Isolde Breuckmann, Sonja Lebert,
Thomas Oberholthaus, Sabine Piontek
Unter Mitarbeit von Willi Weiers und Ursula Wiltsch
Layout und Satz: pumpe design, 33102 Paderborn
Druck: Druckerei Engelhardt, 53819 Neunkirchen

Vorwort
Diese erste Ergänzung der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“ versteht
sich als Leitfaden für Katholische öffentliche Büchereien, die ihren Betrieb
mit Hilfe der EDV-gestützten Büchereiverwaltung neu organisieren
möchten. Die hier empfohlenen Vorgehensweisen basieren auf Erfahrungen
von Fachstellen, die bereits zahlreiche Büchereiteams bei der Umstellung
begleitet haben.
Die wesentlichen Arbeits- und Verwaltungsvorgänge in einer Bücherei
sind in der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“ erläutert und werden an
dieser Stelle nicht mehr eigens dargestellt. Dieser Leitfaden ersetzt ebenfalls
nicht das Handbuch zur jeweils eingesetzten Bibliothekssoftware.
Die meisten der beschriebenen Arbeitsvorgänge werden von den unterschiedlichen
Softwareherstellern unterstützt, allerdings ist nicht jede
Funktion in jeder Software enthalten.
Auf die Nennung konkreter Preise, Hardwarevoraussetzungen u.ä. wurde
bewusst verzichtet, da diese Angaben sehr schnell veralten.
Eine begleitende Beratung der zuständigen (erz-) diözesanen Fachstelle
ist schon zu Beginn der Planungsphase unerlässlich.
Die Bearbeiterinnen und Bearbeiter haben sich entschieden, im Text
möglichst die weibliche Form zu verwenden, um so das Bild der in der
Büchereiarbeit aktiven Personen zu berücksichtigen.
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Inhaltsübersicht
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Kapitel
1. Vorteile und Voraussetzungen für den Einsatz von EDV in der Bücherei
1.1 Vorteile
1.2 Voraussetzungen
2. Bibliothekssoftware
3. Planung
3.1 Informationsphase
3.2 Finanzierung
3.3 Kauf
4. Umstellung
4.1 Vorbereitungen
4.2 Erfassen der Medien
4.3 Erfassen der Leserdaten
5. Benutzung
5.1 Ausleihe
5.2 Rückgabe
5.3 Verlängerung
5.4 Vormerkung
5.5 Mahnung
5.6 Ausleihbeschränkungen
6. OPAC
7. Erwerbung
8. Statistik
9. Datensicherheit und Datenschutz
10. Blockausleihe
11. Buchhaltung
12. Kooperation
13. Einsatz von Standardsoftware
13.1 Textverarbeitung
13.2 Tabellenkalkulation
14. Internetzugang
Anhänge
Register
Inhaltsübersicht
3

1 VORTEILE UND VORAUSSETZUNGEN
FÜR DEN EINSATZ VON EDV IN DER BÜCHEREI
1.1 Vorteile
Der Alltag von Büchereien ist bestimmt durch eine Vielzahl von immer
wiederkehrenden und sehr zeitaufwändigen Arbeitsabläufen. Durch den
Einsatz von EDV lassen sich viele dieser Arbeitsabläufe vereinfachen und
manche Routinearbeiten, wie das Vervielfältigen und Einsortieren von
Katalogkarten, entfallen komplett und entlasten damit das Büchereiteam.
Erfassung der Mediendaten – Übernahme von Fremddaten
Der EDV-Einsatz ermöglicht die Erfassung der Medien in einer Maske
(einem Formular), welche mit den notwendigen Titelangaben ausgefüllt
wird. So können auch Mitarbeiterinnen mit geringen Vorkenntnissen
bibliographisch korrekte Titelaufnahmen für den Katalog anfertigen.
Das fehlerträchtige und zeitraubende Einsortieren der Karten in Kataloge
entfällt.
Vielfach kann beim Erfassen auch auf Datenpools anderer Bibliotheken
(Fremddaten) zurückgegriffen werden. Zu aktuellen Bestellungen liefert
der Borromäusverein auf Wunsch Datensätze (z.B. auf Diskette). Diese
Datensätze müssen lediglich geprüft bzw. überarbeitet und nicht mehr
neu angelegt werden.
Suche nach Medien (Medienrecherche)
Durch die Bereitstellung eines Online-Katalogs (OPAC – „Online Public
Access Catalogue“) lässt sich die Suche nach Medien für die Büchereibenutzerin
erheblich vereinfachen. Sind bei herkömmlichen Katalogen
in der Regel nur wenige Suchwege möglich, im Alphabetischen Katalog
erfolgt die Suche z.B. nur nach dem Ordnungswort (Verfasser oder Titel),
kann im EDV-Katalog nach nahezu allen erfassten Angaben (z. B. Verfasser,
Stichwörter, Systematiknotation, gegebenenfalls Interessenkreise,
Erscheinungsjahr, Verlag) zum Medium gesucht werden. Benutzerfreundliche
Suchmasken erleichtern dabei die Recherche.
Ist der OPAC über das Internet zugänglich, können Benutzerinnen oder
andere Interessenten auch von zu Hause aus im Büchereikatalog recherchieren.
Ausleihverwaltung
Gegenüber herkömmlichen Verfahren ist die elektronische Ausleihverwaltung
einschließlich Verlängerung, Vormerkung und Mahnung sehr
viel komfortabler und schneller.
Statistik
Statistiken werden laufend vom Programm geführt und können per
Knopfdruck erstellt und ausgedruckt werden. Eine Weiterverarbeitung
der Daten mit anderen Programmen ist ebenfalls möglich.
1 - Vorteile und Voraussetzungen
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1.2 Voraussetzungen
1.2.1 Technik
Handscanner zum
Einlesen von Barcodes
Abb.: 1.1
Erweiterte Auskunftsmöglichkeiten
Durch die Bereitstellung eines PCs für Büchereibenutzerinnen können
CD-ROMs mit Datenbanken und Nachschlagewerken usw. vor Ort zu Auskunftszwecken
genutzt werden. Ein zusätzlicher Internetzugang eröffnet
selbst kleineren Büchereien für ihre Informations- und Auskunftstätigkeiten
umfangreiche Informationsquellen.
Offi ce-Anwendungen
Im Bereich der Büroorganisation erleichtert der Einsatz eines Offi ce-Paketes
viele Tätigkeiten vom Schriftverkehr bis zur Gestaltung ansprechender
Werbematerialien.
Hardware
Zur Grundausstattung gehören:
• ein Personal Computer (PC)
• ein Monitor
Zur erweiterten Grundausstattung gehören:
• ein Drucker
• ein Barcodescanner (vgl. Abb.1.1)
Über die Grundausstattung hinaus wünschenswert sind:
• ein zweiter PC für den Ausleihbetrieb mit Einrichtung eines
Netzwerkes
• ein spezieller Quittungsdrucker
• ein dritter PC als OPAC-Recherche-Platz
Der Bedarf der Bücherei ist am sinnvollsten in Rücksprache mit der zuständigen
Büchereifachstelle zu ermitteln.
Software
Für die EDV-gestützte Büchereiverwaltung ist ein Bibliotheksverwaltungsprogramm
erforderlich. Hier darf auf keinen Fall eine eigene, selbst
programmierte Lösung angestrebt werden. Nur eine professionelle Bibliothekssoftware
stellt sicher, dass allgemeingültige Standards der Büchereiverwaltung
umgesetzt und bei Bedarf aktualisiert werden. Dieses wird
zum Beispiel bei Schnittstellen zum Datenaustausch wichtig. Darüber
hinaus bieten die jeweiligen Softwarefi rmen langfristige Betreuung und
Pfl ege ihrer Produkte.
1 - Vorteile und Voraussetzungen
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1.2.2 Finanzen
1.2.3 Team
In den Katholischen öffentlichen Büchereien Deutschlands werden
hauptsächlich drei Programme eingesetzt: Bibliotheca 2000, BVS und
EasyLib. Die Auswahl der Bibliothekssoftware sollte in Abstimmung mit
der Büchereifachstelle erfolgen. Diese kennt den Verbreitungsgrad der
einzelnen Programme im Bistum und kann Referenzbüchereien benennen.
Neben der Bibliothekssoftware ist die Anschaffung von Standardsoftware
im Bereich der Textverarbeitung usw. sinnvoll (sog. „Office“-Produkte).
Internet
Alle drei Bibliotheksprogramme bieten Schnittstellen an, mit denen
Fremddaten aus anderen Bibliothekskatalogen im Internet übernommen
werden können. Die Unterstützung (Support, Updates) der Anwender
durch die Herstellerfirmen erfolgt zunehmend über das Internet. Ein Internetanschluss
in der Bücherei ist daher unbedingt empfehlenswert.
Zubehör
Zusätzlich werden Verbrauchsmaterialien wie Barcodeetiketten, Drucker-
Toner, gegebenenfalls neue Benutzerausweise usw. benötigt.
Bei der Umstellung der Büchereiverwaltung auf EDV sind neben den Kosten
für die Erstausstattung für Hard-, Software und Zubehör insbesondere
auch die Folgekosten zu berücksichtigen. Unter Folgekosten fallen:
• Nachkauf neuer Barcodes
• Erneuerung und Pflege der Hardware
• gegebenenfalls ein Wartungsvertrag mit jährlichen Kosten für
Wartung, Software (Update) usw.
Das ganze Büchereiteam sollte von Anfang an in den Entscheidungs- und
Umsetzungsprozess mit eingebunden werden. Die Umstellung auf EDVgestützte
Büchereiverwaltung ist nicht sinnvoll, wenn die Akzeptanz und
Bereitschaft im Team nicht gegeben sind.
Vorbehalte gegenüber der Arbeit mit dem Computer sollten im Vorfeld
geklärt werden, z.B. durch Gespräche mit anderen Büchereiteams, die die
Umstellungsphase bereits hinter sich haben. Auch Ersteinführungen in
das Programm helfen Widerstände zu beseitigen. Die Umstellung bringt
eine deutlich höhere Arbeitsbelastung für den Zeitraum der Datenerfassung
mit sich. Je nach Größe des zu erfassenden Bestandes und je nachdem,
wie viele Mitarbeiterinnen an der Umstellung beteiligt sind, kann
dieser Zeitraum bei bis zu einem Jahr und länger liegen.
Wichtig ist, dass im Team oder dessen Umfeld jemand gefunden wird,
der die Installation der Bibliothekssoftware übernimmt und später sozusagen
als „Systemadministrator“ fungiert und im Notfall zur Verfügung
steht.
1 - Vorteile und Voraussetzungen
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1.2.4 Raumsituation
Ergonomie am
Bildschirmarbeitsplatz
(Kleine ergonomische
Datensammlung, 7. Auflage,
Verlag TÜV Rheinland)
Abb.: 1.2
Die EDV-gestützte Büchereiverwaltung stellt zum Teil völlig andere Ansprüche
an den Büchereiraum als die konventionelle Ausleihverbuchung
mit Buchkarten und Leserkartentaschen.
Verkabelung
Für den Einsatz von Computern müssen in Thekennähe und gegebenenfalls
am Benutzer-PC genügend Steckdosen zur Verfügung stehen.
Im Vorfeld sollte jedoch geprüft werden, ob die Elektro-Installation in
der Bücherei zusätzliche Stromabnehmer verkraftet. Beim Aufbau eines
Computer-Netzwerks muss außerdem darauf geachtet werden, dass die
Netzwerk-Kabel von PC zu PC sauber verlegt werden. Unter Umständen
müssen bauliche Veränderungen vorgenommen, z.B. Kabelschächte
gebohrt und verlegt werden. Wichtig ist auch, dass keine Stolperfallen
durch frei herum liegende Kabel entstehen. Bei diesen Umbauten sollte
gleichzeitig ein Anschluss an das Internet vorgesehen werden.
Beleuchtung und Ausleihtheke
Bei der Aufstellung der Monitore ist darauf zu achten, dass sich das Licht
in den Bildschirmen nicht widerspiegelt. Die Bildschirme sollten nicht vor
einem Fenster aufgestellt werden.
Vielfach sollte auch die Ausleihtheke an die Anforderungen der Bildschirmarbeit
ausgerichtet werden. Zum Beispiel sind tiefer gelegte Tröge
zur Aufbewahrung der Buchkarten und Leserkartentaschen nicht mehr
nötig, des öfteren stehen Aufbauten dem Monitor im Weg. Diese Probleme
lassen sich häufig mit einer neuen Tischplatte lösen. Die Thekenhöhe
sollte bei Bildschirmarbeitsplätzen nicht höher als 76 cm sein, die Tiefe
sollte mindestens bei 80 cm liegen. Außerdem sollte darauf geachtet
werden, dass der gesamte Arbeitsplatz den DIN-Normen (insbesondere
DIN EN 29241-2 und DIN 5036-8) entspricht.
1 - Vorteile und Voraussetzungen
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1.2.5 Weitere Voraussetzungen
Eine EDV-Einführung kann in jeder Bücherei, unabhängig von Bestandsgröße
bzw. Umsatz, sinnvoll sein. Grundvoraussetzung dabei ist, dass die
Gemeinde und das Büchereiteam die Umstellung finanziell und personell
unterstützen. Vielfach haben schon sehr kleine Büchereien mit bis
zu 1.000 Medieneinheiten ihre Verwaltung auf EDV umgestellt. Es sollte
im Vorfeld überlegt werden, in welcher Relation Aufwand und Nutzen
stehen und wie wichtig das Projekt für die Bücherei ist. Auch der Image-
Gewinn, der in vielen Büchereien, die EDV einsetzen, festzustellen ist,
kann ein wichtiger Motor für die Umstellung sein.
Sinnvoll ist die EDV-Einführung nur bei einem zeitgemäßen, das heißt
aktuellen Bestand. Veraltete, eventuell seit vielen Jahren nicht mehr
entliehene Medien in den Computer einzugeben, ist Zeitverschwendung.
Daher sollten bei der Erfassung der Altbestände die einzelnen Titel sehr
kritisch betrachtet werden und gegebenenfalls aus dem Bestand ausgeschieden
werden. Bei der Durchsicht der Medienbestände ist die Büchereifachstelle
gern behilflich.
1 - Vorteile und Voraussetzungen
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2 Bibliothekssoftware
Welche Anforderungen sind an die einzusetzende Software zu stellen?
• Katalogisierung nach RAK-ÖB („Regeln für die alphabetische Katalogisierung“)
und im MAB2-Format („Maschinelles Austauschformat für
Bibliotheken“) einschließlich Verwaltung verschiedener Medienarten,
z.B. Zeitschriften, Nicht-Buch-Medien unter Berücksichtigung der
Spezifika für Katholische öffentliche Büchereien (SKB-E, Alterseinteilung,
Farbkennzeichnung der Rückenschilder)
• Fremddatenübernahme
• Ausleihverwaltung einschließlich Vormerkungen, Verlängerungen,
Mahnwesen und Gebührenverwaltung
• Möglichkeit der Recherche nach allen inhaltlich relevanten Angaben
zum Medium, auch im Benutzer-OPAC
• Datensicherung und Datenschutz (Zugriffsvergabe über Passwörter)
• Statistikauswertungen, z.B. Ausleih-, Bestands- und Medienstatistiken,
DBS usw.
• Listenfunktionen (Ausdruck verschiedener Listen nach vorgegebenen
und selbst hinterlegten Kriterien)
• Blockausleihe und Leihverkehrsverwaltung
• Unterstützung der Erwerbung
• Buchführung (gegebenenfalls auch Vereinsgabenverwaltung)
• Schnittstellen zu anderen gängigen Bibliotheksprogrammen
(MAB2-Format)
• CD-ROM- und Onlinerecherche
Gremien der Fachkonferenz des Borromäusvereins sichten regelmäßig
den Softwaremarkt auf für Büchereien taugliche Software. Drei Produkte
erfüllen zurzeit die spezifischen Anforderungen von Katholischen
öffentlichen Büchereien: Bibliotheca 2000, BVS und EasyLib. Alle drei
Produkte werden regelmäßig gepflegt bzw. es erscheinen regelmäßig
Updates. Bei allen drei Produkten können Hilfen (Forum, Hotline u.ä.) in
Anspruch genommen werden.
Bibliotheca 2000 ist ein Produkt der Firma b.o.n.d. in Böhl-Iggelheim. Seit
2000 bietet b.o.n.d. auch eine spezielle Programmierung seiner Software
für Katholische öffentliche Büchereien und diözesane Fachstellen an. Der
Borromäusverein hat einen Rahmenvertrag mit b.o.n.d. geschlossen, in
dem spezielle Konditionen für Katholische öffentliche Büchereien vereinbart
sind.
BVS (BibliotheksVerwaltungsSystem) der Firma IBTC, Haigerloch-Owingen
wurde in Zusammenarbeit mit Mitarbeiterinnen der KÖB Haigerloch-Owingen
entwickelt. Überwiegend sind die Anwender von BVS im
kirchlichen Büchereiwesen. Verschiedene (Erz-)Diözesen haben Rahmenverträge
mit speziellen Konditionen für die Büchereien in ihrem Betreuungsbereich
abgeschlossen.
2 - Bibliothekssoftware
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Die Firma Fuchs Datentechnik, Ascheberg, bietet das Produkt EasyLib an.
EasyLib wird in Katholischen öffentlichen Büchereien mit Schwerpunkt
im Bistum Münster eingesetzt. Die Weiterentwicklung des Programms
geschieht in Zusammenarbeit mit der Fachstelle für Katholische öffentliche
Büchereien Münster.
Fragen zu Besonderheiten der jeweiligen Software, z.B. unter welchen
Betriebssystemen die Software lauffähig ist, welche Voraussetzungen die
Hardware erfüllen muss oder zur Funktionalität und Benutzeroberfläche
und zur Preisgestaltung der einzelnen Produkte sollten an die zuständige
Büchereifachstelle oder an den jeweiligen Hersteller gerichtet werden.
2 - Bibliothekssoftware
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3 PLANUNG
3.1 Informationsphase
3.2 Finanzierung
3.3 Kauf
Bei der Planung von EDV sollte das Büchereiteam die Beratung der Fachstelle
in Anspruch nehmen. Sie informiert z.B. über Zuschussmöglichkeiten,
Hardwarevoraussetzungen und Schulungen. Sie kann Kontakte zu
Büchereien herstellen, die bereits erfolgreich auf EDV umgestellt haben.
Frühzeitig muss der Träger (z.B. die Kirchengemeinde, die Kommune) in
die Planung einbezogen werden.
Die Finanzierung der EDV sollte nicht zu Lasten des Medienetats gehen.
Sollte der Träger nicht genügend Mittel zur Verfügung stellen, können
auch andere Möglichkeiten der Finanzierung gesucht werden. Eventuell
stellt das Bistum Mittel für die EDV zur Verfügung.
Weiterhin bietet sich das Büchereisponsoring an. Sparkassen, Banken und
Firmen sind teilweise gern zu finanzieller Unterstützung bereit, wenn die
Bücherei z.B. im Gegenzug auf der Rückseite der neuen Benutzerausweise
für den Sponsor wirbt.
Im Einzelfall kann für die Startphase der Einsatz von gebrauchter Hardware
ausreichen. Hier ist jedoch darauf zu achten, dass die eventuell
schon auf einem geschenkten Computer installierte Software (z.B. Betriebssystem
oder Textverarbeitung) einwandfrei lizenziert ist und die
Lizenznummern mit übergeben werden. Allerdings ist insbesondere bei
gebrauchter Hardware darauf zu achten, dass die Mindestanforderungen
der Softwarehersteller an die Hardware (z.B. benötigter Platz auf der
Festplatte, Arbeitsspeicher, Prozessor, Betriebssystem) erfüllt werden.
Außerdem besteht noch die Möglichkeit, den großen Betrag für die Neuanschaffung
von Hard- und Software auf zwei Abschnitte aufzuteilen.
Während der Ersterfassung der Bestände werden z.B. die Komponenten
für den Ausleihbetrieb noch nicht benötigt. Sie können später angeschafft
werden.
Die Hardware sollte das Team möglichst ortsnah bei einem zuverlässigen
Anbieter erwerben. Dieses zahlt sich beim Service und bei den Garantieleistungen
aus.
3 - Planung
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4 Umstellung
4.1 Vorbereitungen
4.1.1 Bestandsprofil
4.1.2 Bestandsdurchsicht
4.1.3 Arbeits- und Zeitplan
Die Umstellung der Bücherei auf EDV läuft in der Regel parallel zum normalen
Büchereibetrieb als zusätzliche Aufgabe für das Team.
Damit diese Phase möglichst schnell und ohne große Schwierigkeiten
abläuft, zahlen sich frühzeitige Vorplanungen aus.
Wichtig ist, dass das ganze Team an den Vorplanungen beteiligt ist. Erstens
fühlt sich dann jede Mitarbeiterin eingebunden und zweitens lassen
sich Arbeitsgänge auf mehrere Schultern verteilen, so dass sich niemand
überfordert fühlt.
Es bietet sich an, vor der Erfassung der Medien das Bestandsprofil zu
überdenken. Hierbei sollte die Bücherei den Rat der Fachstelle einholen.
Im Hinblick auf Konzept und Zielgruppen der Bücherei kann es sinnvoll
sein, ganze Bestandsgruppen auszusondern.
Das Büchereiteam überarbeitet bei dieser Gelegenheit den Sachbuchbestand
auf die aktuelle Version der SKB bzw. SKB-E (Umsystematisierung).
Um die Einheitlichkeit der Bestandsaufstellung zu gewährleisten, sollte
im Zuge der Medienerfassung die 1999 geänderte Alterseinteilung der
Kinder- und Jugendliteratur (KE, K, J) angepasst werden.
Die häufig noch anzutreffenden Stoffkreise werden nicht mehr verwendet.
Zur inhaltlichen Erschließung und Aufstellung der Medien können Interessenkreise
eingesetzt werden.
Nähere Informationen zu diesem Bereich werden im Kapitel 1 und im
Anhang A der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“ gegeben.
Vor der Medieneingabe sondert das Team rigoros veraltete oder zerlesene
Medien aus, evtl. in Zusammenarbeit mit der Büchereifachstelle.
Dieser zeitaufwändige Arbeitsgang zahlt sich hinterher aus, wenn wirklich
nur der brauchbare und aktuelle Bestand eingegeben werden muss.
Es empfiehlt sich, im Team einen Arbeitsplan zu erstellen, in dem alle anfallenden
Arbeiten in der Umstellungsphase aufgelistet und bestimmten
Mitarbeiterinnen zugeordnet werden.
Dabei sollten Neigungen, Kompetenzen und Zeitkapazitäten der Mitarbeiterinnen
Berücksichtigung finden.
Schnell merkt man hierbei, ob für bestimmte Arbeiten zusätzliche Mitarbeiterinnen
notwendig sind oder ob alles vom Team bewältigt werden
kann. Durch das neue interessante Arbeitsfeld lassen sich in vielen Fällen
auch neue Mitarbeiterinnen gewinnen.
Oft finden sich auch Studenten, Schüler oder Praktikanten für die EDV-
Umstellung.
4 - Umstellung
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4.1.4 Schulung und
Anwendertreffen
Mögliche mit der Umstellung verbundene Arbeitsgänge:
• Arbeitsabläufe im Hinblick auf EDV-Einsatz überprüfen
(Bestellung u.ä.)
• Schulung der Mitarbeiterinnen
• Parameter festlegen (Ausleihfristen, Gebühren, ...)
• Erfassung der Mediendaten (Barcodevergabe, ggf. Umsystematisierung,
Interessenkreisvergabe, Abschlusskontrolle, Datensicherung)
Vorbereitungen für den Ausleihbetrieb:
• Infobrief an Leserinnen mit Hinweis auf anstehende Veränderungen
herausgeben
• Einwilligung der Leserinnen einholen (Speicherung von
personenbezogenen Daten)
• Ergänzung der Benutzungsordnung (Speicherung und Verwendung
von personenbezogenen Daten)
• Leserdatenerfassung
• Benutzerausweise erstellen
• Ausleihschulung und Übungsphase
Erfahrungen zeigen, dass die Bearbeitungszeit je Medium ca. 10-12 Minuten
in Anspruch nimmt.
In der Regel dauert die Umstellung der Bibliotheksverwaltung auf EDV
etwa ein Jahr oder länger. Das Büchereiteam sollte sich auf keinen Fall
durch einen zu eng gefassten Zeitrahmen selbst unter Druck setzen.
Diese beiden Erfahrungswerte können durch folgende Faktoren noch deutlich
verändert werden:
• Vollständigkeit und Korrektheit der Titelaufnahmen
• effizienter Einsatz der Mitarbeiterinnen (Einsatzplan)
• Anwenderfreundlichkeit der Software
• Änderungen bzw. Umstellungen, die mit der Einführung der EDV
einhergehen sollen (Umsystematisierung, Interessenkreisvergabe)
• Übernahmemöglichkeit und Qualität fremder Katalogdaten
Bei der Schulung der Mitarbeiterinnen sollte auf keinen Fall gespart werden.
Es empfiehlt sich, die Schulung im Baukastensystem vorzunehmen.
Zu Beginn sollte der Systemadministrator geschult werden. Er/sie kann
danach idealerweise das erworbene Wissen in das Team tragen.
Vor der Erfassung der Medien werden gezielt nur die Mitarbeiterinnen in
der Katalogisierung geschult, die nachher auch die Daten eingeben. Diese
Tätigkeit setzt grundlegende Kenntnisse in Titelaufnahme und Systematisierung
voraus, wie sie aus der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“
entnommen oder im Rahmen eines BASIS 12-Kurses erworben werden
können.
4 - Umstellung
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4.1.5 Software-Parameter
4.1.5.1 Ausleihe
In einem zweiten Schritt sollte dann die eigentliche Ausleihschulung
erfolgen. Zeitlich sinnvoll ist diese Schulung, wenn die Bücherei kurz vor
der Umstellung auf den elektronischen Ausleihbetrieb steht.
In einem dritten Schritt erfolgt dann die Schulung für die Erstellung der
Statistik.
Zwei bis drei Mitarbeiterinnen sollten Kenntnisse in allen Bereichen der
Software erwerben. Diese Mitarbeiterinnen übernehmen gemeinsam die
Administratorenaufgaben. Zusätzlich können diese „Profis“ neu hinzu-
kommende Mitarbeiterinnen in die Grundfunktionen des Programms
einweisen.
Anwendertreffen sind eine praktische und günstige Möglichkeit, Erfahrungen
mit anderen Büchereien auszutauschen, Praxistipps zu bekommen
und Verbesserungsvorschläge an den Softwarehersteller weiter zu
geben.
Meistens bieten die diözesanen Fachstellen Anwendertreffen in Zusammenarbeit
mit dem Hersteller an.
Sofort nach der Installation des Programms müssen bestimmte Einstellungen
im System (Parameter) vorgenommen werden. Da diese Parameter
für den reibungslosen Ablauf des Programms Grundvoraussetzung
sind, sollte nur eine im Büchereialltag erfahrene Mitarbeiterin die Einstellungen
vornehmen. Diese Einstellungen müssen mit den tatsächlichen
Abläufen in der Bücherei übereinstimmen.
Diese Einstellungen werden vom Büchereiteam einmalig festgelegt und
müssen im Regelfall danach nur noch selten verändert werden.
Mit der Festlegung der Ausleihparameter sollten folgende Fragen beantwortet
werden:
• Welche Leihfristen gelten für die einzelnen Mediengruppen, z.B. für
Bücher, Kassetten und Videos?
• Wie häufig kann die Leihfrist eines Titels verlängert werden?
• Wie lange werden vorbestellte Medien zurückgelegt? Können die
Leihfristen für bereits vorbestellte Medien verlängert werden? Wie
wird die Leserin über eine bereitliegende Vorbestellung informiert?
• Wann werden Mahnläufe durchgeführt und welche Mahnfristen und
-gebühren werden festgelegt?
• An welchen Tagen hat die Bücherei geschlossen? Zum Jahresende
müssen die Schließungstage des nächsten Jahres eingetragen werden.
• Welche Belege und Briefe werden ausgedruckt? Sind hierfür
Anpassungen in den Vorlagedateien nötig?
• Soll die Zugangsnummer automatisch vergeben werden?
• Nach welchem Schema sind die Medien- und Leserbarcodes aufgebaut?
Welche Nummernkreise werden hierfür verwendet? Die Nummernkreise
müssen vorab mit der Fachstelle abgestimmt werden.
Dieses ist für einen späteren Datenaustausch äußerst wichtig
4 - Umstellung
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4.1.5.2 Benutzergruppen
4.1.5.3 Mediengruppen
4.1.5.4 Systematik
4.1.5.5 Interessenkreise
4.1.5.6 Fremddatenübernahme
4.2 Erfassen der Medien
Für den Ausleihbetrieb, aber auch für statistische Auswertungen, empfiehlt
es sich, unterschiedliche Benutzergruppen festzulegen, z.B.
• Institutionen (Kindergarten, Schulen,...)
• Büchereimitarbeiterinnen
Für die Statistikauswertung, aber auch für den Bestandsaufbau, ist die
Unterteilung des Bestands in Mediengruppen wichtig. Das ganze Team
sollte überlegen, ob es nur eine Grobeinteilung (z.B. Bücher, Tonträger,
AV-Medien) oder eine Feingliederung (Literaturkassetten, Kinderkassetten,
Bilderbücher, Comics, ...) vornimmt. Je detaillierter die Gliederung
der Mediengruppen vorgenommen wird, desto aussagekräftiger werden
die statistischen Auswertungen. Insbesondere Bestandsaufbau und
-abbau werden dadurch erheblich erleichtert. Aus diesen Gründen ist die
Feingliederung auch schon für kleine Bestände zu bevorzugen.
Katholische öffentliche Büchereien wählen als Systematik die SKB-E aus.
Hat das Team die Verwendung von Interessenkreisen beschlossen, werden
diese als Register im System hinterlegt.
Wird die Entscheidung getroffen, Fremddaten zu übernehmen, muss
dem Programm z.B. mitgeteilt werden, auf welche Datenpools in welcher
Reihenfolge zugegriffen wird und welche Daten übernommen bzw. nicht
übernommen werden sollen.
Die eigentliche Arbeit ist das Erfassen des vorhandenen Bestands, die
sog. Retro-Katalogisierung. Erfahrungen haben gezeigt, dass es am besten
ist, die Daten direkt vom vorliegenden Medium zu erfassen, d.h. per
Autopsie. Vorteil dieses Verfahrens ist, dass nur die Titel erfasst werden,
die auch wirklich vorhanden sind.
Wird bei der Eingabe der Medien eine Änderung der Zugangsnummer
erforderlich, muss die Nummer auch im bzw. am entsprechenden Medium
korrigiert werden.
Die Erfassung der Medien erfolgt in einer Maske (Formular), welche mit
den notwendigen Angaben ausgefüllt wird. Hierbei liegen die „Regeln
für die Alphabetische Katalogisierung (RAK-ÖB)“ zugrunde (siehe auch
Anleitung zur Büchereiverwaltung, Anhang B).
Hat sich das Team dazu entschlossen, Interessenkreise zu vergeben, werden
diese nun hier erfasst und der Interessenkreisaufkleber wird sofort
auf den Buchrücken geklebt. Ebenso erfolgt zu diesem Zeitpunkt ggf. die
4 - Umstellung
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Umsystematisierung und die neue Einteilung der Altersgruppen.
Erfahrungen haben gezeigt, dass die Bestandsgruppen in folgender Reihenfolge
erfasst werden sollten:
1. Schöne Literatur
2. Kinder- und Jugendbücher
3. Bilderbücher
4. Sachliteratur
5. Nicht-Buch-Medien
Bei der Fremddatenübernahme wird mittels ISBN oder Verfasser/Sachtitel
im Datenpool nach dem vorliegenden Titel recherchiert. Sollte kein
Datensatz vorliegen, müssen die Mediendaten selbst erfasst werden.
Bei vorhandenen Datensätzen wird die qualitativ beste Titelaufnahme
ausgewählt, geprüft und ergänzt (z.B. Notation, Interessenkreis). In
jedem Fall werden noch die Lokaldaten der Bücherei (z.B. Zugangsnummer,
Barcodenummer) hinzugefügt.
Manuelle Datenerfassung und Fremddatenübernahme schließen sich gegenseitig
nicht aus, sie erfolgen in der Regel immer parallel.
Die Barcodevergabe erfolgt während der Medienerfassung. Dieses hat
den Vorteil, dass alle bereits erfassten Medien eindeutig gekennzeichnet
sind und auf einen Blick festgestellt werden kann, ob ein Medium noch
bearbeitet werden muss.
Das Barcode-Etikett wird außen am Medium aufgeklebt und ggf. mit
weichmacherfreier Folie gegen langfristiges Verwischen gesichert.
Dabei ist darauf zu achten, dass das Barcode-Etikett bei allen Medien an
der gleichen Stelle angebracht wird, um später im Ausleihbetrieb zeitaufwändiges
Suchen zu vermeiden.
Die Endkontrolle sollte nach Abschluss der Titelaufnahme vorgenommen
werden. Dieses kann die Bearbeiterin selbst oder eine qualifizierte Mitarbeiterin
übernehmen.
Wichtig ist die regelmäßige und vollständige Sicherung der Daten (vgl.
Kapitel 9).
4 - Umstellung
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Ablauf der
Medienerfassung
Abb.: 4.1
Fremddatenübernahme
Prüfung, Korrektur und
Ergänzung der Daten
Erfassung von Nicht-Buch-Medien:
Autopsie
Barcode vergeben
Endkontrolle
Datensicherung
In der Regel sieht die Software keine eigene Zählung für die Zugangsnummern
bei unterschiedlichen Medienarten vor.
Bei der EDV-gestützten Titelaufnahme ist die Katalogisierungsmaske
nach den in der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“ beschriebenen
Kriterien RAK-gerecht auszufüllen oder der Datensatz zu importieren.
Damit das Programm das Medium z.B. als Kassette identifi zieren kann
(wichtig z.B. für die Statistik oder auch die Ausleihfristen), muss im entsprechenden
Feld die Medienart vermerkt werden.
Gesetzlich verbindliche Altersempfehlungen, z.B. FSK-Vermerk für
Videos, DVDs und USK für CD-ROMs, werden im entsprechenden Feld
eingetragen (wichtig für Alterssperren).
Laufende Zeitschriftenabonnements bekommen nur jeweils eine Zugangsnummer.
Bei neuen Heften wird die Nummer der Ausgabe als
Zusatz zur Zugangsnummer vermerkt (z.B. „2002/12/03“ für die März-
Ausgabe einer monatlich erscheinenden Zeitschrift). Für jedes Abonnement
wird in jedem Kalenderjahr eine neue Zugangsnummer vergeben.
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manuelle Erfassung
Recherche im Datenpool
Felder ausfüllen
4 - Umstellung

4.3 Erfassen der Leserdaten
Beispiele für die Gestaltung
der Vorder- und Rückseite des
Benutzerausweises
Abb.: 4.2-4.5
Separat zu interessanten Themen angeschaffte Einzelhefte (z.B. „Geo
spezial“) werden wie ein Buch behandelt und erhalten eine fortlaufende
Zugangsnummer.
Zeitschriftenhefte, die ausgeliehen werden können, erhalten eine Barcodenummer.
Mit der Erfassung der Leserdaten kann begonnen werden, wenn etwa
zwei Drittel des Bestands erfasst sind. Auch hier gilt: nur die aktiven Leserinnen
erfassen!
Vorbereitend werden die Leserinnen über die anstehenden Neuerungen
informiert (vgl. Anhang A). Per Unterschrift erkennt die Leserin die neue
Benutzungsordnung an und gibt gleichzeitig die Einverständniserklärung
zur Datenerfassung und Speicherung von personenbezogenen Daten
(vgl. „Anleitung zur Büchereiverwaltung“, S. 156). Soll die Ausleihhistorie
(Speicherung von früheren Ausleihen der Leserin) gespeichert werden,
muss ebenfalls zuvor das schriftliche Einverständnis der Leserin eingeholt
werden.
Empfehlenswert sind Benutzerausweise mit Barcodes im Scheckkartenformat.
Häufi g fi nden sich auch Sponsoren wie Sparkassen oder Firmen
vor Ort, welche die Kosten für die scheckkartenähnlichen Benutzerausweise
übernehmen und dafür die Rückseite gestalten können.
4 - Umstellung
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5 Benutzung
5.1 Ausleihe
5.2 Rückgabe
Alle mit der Benutzung zusammen hängenden Arbeitsschritte wie Ausleihe,
Rückgabe, Verlängerung usw. können über die Bibliothekssoftware
zeitsparend und fehlerfrei abgewickelt werden.
Bei einer Anmeldung wird zunächst ein Leserdatensatz mit den persönlichen
Daten angelegt (vgl. Kapitel 4.3). Mit ihrer Unterschrift erkennt
die Leserin (bzw. die Erziehungsberechtigte) die Benutzungsordnung der
Bücherei an. Anschließend wird der Benutzerausweis ausgehändigt.
Für die Ausleihe von Medien wird zunächst das Benutzerkonto der Leserin
aufgerufen. Dies geschieht entweder durch das Einlesen der Barcode-
Nummer auf dem Benutzerausweis oder durch das manuelle Suchen von
Lesernummer oder Namen der Leserin. Im Benutzerkonto sind alle derzeit
von der Leserin ausgeliehenen und vorbestellten Medien aufgeführt.
Nur bei einem geöffneten Benutzerkonto können Medien verbucht
werden. Auch dies geschieht am sinnvollsten über das Einlesen des aufgeklebten
Medien-Barcodes. Werden keine Barcodes eingesetzt, ist die
Ausleihe über die Eingabe der Zugangsnummer möglich.
Bei der Verbuchung des Mediums wird vom Programm das Rückgabedatum
automatisch ermittelt. Die Ausleihfristen können je nach Medienart
unterschiedlich festgelegt werden (vgl. Kapitel 4.1.5).
Nach Beendigung des gesamten Ausleihvorgangs wird über den Quittungsdrucker
ein Beleg ausgegeben, dem alle entliehenen Medien mit
den Rückgabedaten zu entnehmen sind. Ist kein Quittungsdrucker vorhanden,
können die Daten auch wie bisher auf dem Fristzettel eingetragen
bzw. aufgestempelt werden.
Möchte ein Kind ein Medium entleihen, das nicht für sein Alter frei gegeben
ist, erscheint bei der Verbuchung ein Warnhinweis bzw. ein Sperrvermerk.
Das Medium darf in diesem Fall nicht ausgeliehen werden.
Bei der Verbuchung der Spiele erscheinen Hinweise auf dem Bildschirm,
die zur Überprüfung der Vollständigkeit auffordern. Ähnliche Hinweise
kann man auch für Beilagen (z.B. Bastelbögen) und für Medienpakete
(z.B. Sprachlehrbücher mit Kassette) festlegen.
Auch die Rückgabe erfolgt über das Einlesen der Barcodes bzw. über die
Eingabe der Zugangsnummern. Hierfür ist es jedoch nicht notwendig,
dass die Leserin ihren Ausweis vorlegt.
Evtl. entstandene Versäumnisgebühren werden vom Programm aufsummiert
und können zum Abschluss des Rückgabevorgangs von der Leserin
eingefordert werden.
5 - Benutzung
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5.3 Verlängerung
5.4 Vormerkung
5.5 Mahnung
5.6 Ausleihbeschränkungen
Im Benutzerkonto können die Leihfristen für Medien verlängert werden.
Dies ist nur dann möglich, wenn das Medium nicht für eine andere Leserin
vorgemerkt wurde. Es liegt an der Bücherei, ob sie Verlängerungen
auch telefonisch entgegennimmt oder die Leser sogar mittels Internet-
OPAC selbstständig von zu Hause aus Verlängerungen vornehmen können.
Im Datensatz des ausgeliehenen Mediums wird über die Lesernummer
der Vormerkwunsch gespeichert. Wird ein vorgemerkter Titel zurück
gebucht, erscheint der Hinweis „Vorgemerkt für ...“ auf dem Bildschirm.
Verfügt die Bücherei über einen Quittungsdrucker, so kann die Vormerkung
ausgedruckt und dem Medium beigelegt werden. Dieser Titel wird
daraufhin nicht in den Bestand zurück sortiert, sondern statt dessen im
Vormerkregal für die Leserin bereit gestellt. Ist es von der Leserin gewünscht,
erfolgt eine schriftliche oder telefonische Benachrichtigung.
Regelmäßig sollte der programminterne Mahnlauf durchgeführt werden.
Hierbei prüft die Software, bei welchen Medien die Ausleihfristen überschritten
wurden und ob Mahnungen fällig sind. Diese können dann aus
dem Programm heraus ausgedruckt und die Leserinnen benachrichtigt
werden.
Die Bücherei legt im Vorhinein die Berechnungsgrundlagen fest, welche
die Software zur Ermittlung der Mahn- und Bearbeitungsgebühren benötigt.
Bei der Berechnung der Mahngebühren müssen außerdem Schließungstage,
Feiertage, Ferien usw. berücksichtigt werden.
Das Ausleihmodul bietet auch die Möglichkeit, bestimmte Leserinnen
(vorübergehend) zu sperren. Dies empfiehlt sich z.B., wenn eine Leserin
die Ausleihfristen drastisch überschritten hat, Medien häufig „verliert“
oder Gebühren nicht bezahlt. Möchte eine gesperrte Leserin weitere
Medien ausleihen, erscheint bei der Verbuchung ein Warnhinweis bzw.
ein Sperrvermerk. Das Medium kann in diesem Fall nur verbucht werden,
wenn die Mitarbeiterin die Sperre aufhebt.
Ebenso ist es möglich, einzelne Medien von der Ausleihe auszuschließen
bzw. für diese Medien eine gesonderte Leihfrist einzurichten.
5 - Benutzung
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6 OPAC
Der OPAC („Online Public Access Catalogue“ = öffentlicher Benutzerkatalog)
ist ein separater, in der Bücherei stehender Computer, mit dessen Hilfe
die Leserinnen unter anderem selbstständig im Bestand der Bücherei
recherchieren können. Er ersetzt somit die Anlage der Katalogschränke.
Wichtig ist, dass die Bedienung des OPAC benutzerfreundlich und selbsterklärend
ist. Es empfiehlt sich, bei der Einführung des OPACs oder bei
der Anmeldung von neuen Benutzerinnen Schulungen anzubieten. Darüber
hinaus ist eine kurze Bedienungsanleitung neben dem PC eine gute
Hilfe.
Je nach Voreinstellung bietet der OPAC folgende Möglichkeiten:
Differenzierte Recherche
Als Minimum sollte die Möglichkeit einer „Einfachen Suche“ (Standardsuche)
geboten werden. In der Regel sieht diese Eingabemaske nur die
Suche nach Autor/Titel oder Stichwort vor.
Zusätzlich sollte die Möglichkeit einer „Erweiterten Suche“ (Expertensuche)
bestehen. Mittels Boolescher Operatoren (UND, ODER, NICHT)
lassen sich Suchanfragen verknüpfen und die Treffermenge reduzieren.
Für häufig wiederkehrende Suchfragen kann das Büchereiteam Suchanfragen
voreinstellen, z.B. welche Titel hat die Bücherei im laufenden Jahr
neu erworben, welche Bilderbücher zum Thema „Tod und Trauer“ gibt es
in der Bücherei?
Auskunft über Benutzerkonto
Das Benutzerkonto gibt Auskunft über alle entliehenen und vorbestellten
Medien sowie das Gebührenkonto der Leserin. Das Konto ist
passwortgeschützt und wird von der Leserin mittels ihrer Lesernummer
aufgerufen.
Vormerkung
Über den OPAC haben die Leserinnen je nach Vorgabe der Bücherei die
Möglichkeit, ausgeliehene Medien selbstständig vorzumerken. Hierfür ist
wieder die Eingabe des Passwortes notwendig. Büchereien, die für eine
Vormerkung eine Gebühr verlangen, müssen die Vormerkfunktion über
den OPAC entweder unterbinden oder das System so konfigurieren, dass
die Gebühr automatisch auf das Benutzerkonto gebucht wird.
Nachrichtenübermittlung
Häufig bietet der OPAC der Leserin die Möglichkeit, Nachrichten (anonym)
an die Bücherei zu übermitteln. Dies können Titelwünsche, aber
auch Kritik und Anregungen an das Büchereiteam sein. Da solche Mitteilungsformen
oft missbraucht werden, sollte die Einrichtung dieses Services
gut überlegt werden.
6 - OPAC
21

Internetzugang
Oft ist der Zugang zum OPAC auch gleichzeitig der Zugang zum Internet.
Bibliotheksprogramme verbuchen die Benutzungsgebühren direkt
auf das Benutzerkonto, so dass die Bücherei sekundengenau abrechnen
und darüber hinaus kontrollieren kann, wer zuletzt im Internet welche
Seiten besucht hat.
Da hier die Datenschutzbestimmungen berührt werden, muss zuvor das
schriftliche Einverständnis der Benutzerin eingeholt werden.
Druckmöglichkeiten
Ist an den OPAC-Platz ein Drucker angeschlossen, können verschiedene
Listen (Benutzerkonto, Vorbestellliste, Suchergebnisse usw.) ausgedruckt
werden.
6 - OPAC
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7 Erwerbung
Mit Hilfe der EDV kann das Büchereiteam die Bestellung und Erwerbung
von sämtlichen Medien abwickeln. Der Einsatz von EDV bietet
den Vorteil, dass viele Daten nur einmal erfasst werden müssen, in den
unterschiedlichsten Programmteilen verwendet werden können und
unmittelbar verfügbar sind. Die bestellten Medien können sofort bei der
Recherche mit der jeweiligen Status-Kennung, z.B. „bestellt“ oder „geliefert“
angezeigt werden. Die Anzeige ist verfügbar für die Büchereimitarbeiterinnen
und gegebenenfalls für die Benutzerinnen.
Ein Erwerbungsprogramm bietet eine Dublettenkontrolle an, so dass die
Bearbeiterin darauf hingewiesen wird, wenn ein Titel bereits vorhanden
oder bestellt ist. Soll der Titel bestellt werden, legt die Bearbeiterin einen
Datensatz an. Die für die Erwerbung notwendigen Daten des Titels, z.B.
Verfasser, Titel, Verlag, ISBN, Preis werden manuell eingegeben oder aus
einem Fremddatenpool übernommen. Wird das Medium geliefert, werden
die fehlenden Angaben ergänzt. Das Bibliotheksprogramm bietet
das Führen einer Lieferantendatei an. Standardtexte für Bestellungen,
Mahnungen, Stornierungen sind bereits hinterlegt, können aber von
der Bücherei geändert werden. Die Bücherei hat jederzeit den Überblick
über die bestellten Medien und ihren Status, z.B. „bestellt“, „eingegangen“,
„storniert“, „gemahnt“. Die Bestellungen können entweder per
Brief, Fax oder E-Mail an den Lieferanten gesandt werden.
Der Büchereietat kann über das Programm ebenfalls verwaltet werden.
Jederzeit kann abgerufen werden, welche Mittel ausgegeben wurden,
welche bereits gebunden sind bzw. welche Mittel noch frei sind.
Auch im Bereich der Erwerbung sind die unterschiedlichsten Statistikauswertungen
möglich, z.B. Durchschnittspreise, Erwerbungen nach Medienart,
nach Systematikgruppen.
Mit Hilfe der EDV können z.T. auch die Vereinsgaben verwaltet werden.
7 - Erwerbung
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8 Statistik
Das Erstellen von Statistiken ist mit dem Computer kein Problem. Eine
Bibliothekssoftware bietet zumindest alle Auswertungen an, die bisher
mit konventionellen Mitteln erstellt wurden. Das sind u.a. Ausleihstatistik,
Bestandsstatistik und Benutzerstatistik. Die standardisierten Statistikformulare
der „Deutschen Bibliotheksstatistik“ (DBS) werden in der
Regel von der Bibliothekssoftware erstellt.
Von Büchereien häufig benötigte Statistiken werden als eigene Auswahl
im Programm angeboten, z.B. eine Liste mit den ausleihstärksten Titeln
eines Jahres. Ebenfalls möglich sind spezielle Statistikauswertungen,
die an die Bedürfnisse der Bücherei angepasst sind (vgl. Kap. 4.1.5). Die
Statistiken werden laufend vom Programm geführt und können jederzeit
- auch für ausgewählte Zeiträume - ermittelt und ausgedruckt werden.
Auch grafische Darstellungen der Statistikauswertungen oder die Übertragung
der Daten in andere Software (z. B. Word, Excel) zur Weiterverarbeitung
sind möglich.
Die Statistikauswertung per Computer erfordert einige Änderungen in
den Arbeitsabläufen der Bücherei. Die meisten Bibliotheksprogramme
fordern nach jedem Ausleihtag einen sogenannten Tageslauf. In diesem
Programmteil werden die während der Ausleihe angefallenen Änderungen
miteinander verknüpft und die Statistiken werden aktualisiert.
Am Jahresende sind verschiedene Arbeiten zwingend notwendig. Da
einige Statistiken (z.B. aktive Leser) nur auf das aktuelle Jahr bezogen
möglich sind, sollten diese Tätigkeiten zwischen dem letzten Ausleihtag
eines Jahres und dem 31.12. des gleichen Jahres durchgeführt werden.
8 - Statistik
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9 Datensicherung und Datenschutz
Die Katalogisate, die Leser- und die Ausleihdaten sind für die Bücherei
von unersetzlichem Wert. Für die Eingabe der Medien hat das Büchereiteam
viele Hundert Stunden Arbeitszeit verwendet. Der Katalog ist
das Inventarverzeichnis der Bücherei. Zusammen mit der Ausleihdatei
ermöglicht er jederzeit den aktuellen Überblick über die in der Bücherei
vorhandenen Titel.
Daten können bei vielerlei Anlässen verloren gehen oder beschädigt
werden, z.B. durch Stromausfall, fehlerhaftes Einspielen von Software,
Fehler beim Updaten des Bibliotheksprogramms, Fehler beim Kopieren
der Daten auf einen neuen PC, Schaden an der Hardware, Diebstahl der
Ausstattung, Computer-Viren und anderes.
Deshalb ist es unerlässlich, die Bücherei vor Verlust oder Beschädigung
von Daten durch verschiedene Maßnahmen zu schützen.
Passwort-Schutz
Ein Passwort ist ein Kennwort, das den Zugang zu Informationen ermöglicht
bzw. für Unbefugte verhindert. Jedes Mitglied des Büchereiteams
erhält ein eigenes Passwort für den Zugriff auf die Dateien. Das Passwort
ermöglicht nur den Zugang zu den Daten und Funktionen, die die Mitarbeiterin
für ihr Aufgabengebiet benötigt, z.B. Katalogisierung, Leserdaten
ändern, Systemeinstellungen ändern. Jedes Passwort sollte sicher
aufbewahrt werden. Leicht zu erratende Passwörter, z.B. Vornamen von
Verwandten, Geburtsdaten, sollten nicht gewählt werden. Regelmäßig,
z.B. halbjährlich, sollte das Passwort geändert werden.
Systemschutz
Insbesondere beim Einsatz des OPACs sollte darauf geachtet werden,
dass das System gegen Manipulationen und Beschädigungen geschützt
wird. Eine Möglichkeit ist eine Schutzsoftware, die das System bei jedem
Neustart mit dem vom Team voreingestellten Stand startet.
Datensicherung
Eine Bibliotheks-Software bietet in der Regel ein eigenes Programm-Modul
zur Datensicherung an. Regelmäßig werden die Programm-Benutzerinnen
daran erinnert, eine Datensicherung durchzuführen. Detaillierte
Arbeitshinweise führen durch das Programm.
Empfehlenswert ist es, mehrere Sicherungsstände auf externen Datenträgern
(Diskette, CD-ROM, Memory-Stick oder Streamer) aufzubewahren.
Sollte einmal ein Datenträger beschädigt sein, so gibt es immer noch
die anderen. Spätestens nach einem Jahr, je nach Gebrauch auch früher,
sollten die Datenträger durch neue ersetzt werden.
9 - Datensicherung und Datenschutz
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Sichern muss das Team jedes Mal, wenn Daten geändert wurden, z.B.
nach jedem Ausleihtag oder nach dem Eingeben von Katalogisaten.
Die Datenträger werden getrennt von den Bücherei-PCs sicher verwahrt.
Bei gemeinsamer Aufbewahrung wären z.B. im Falle eines Einbruchs
sowohl die Original-Daten auf den PCs als auch die Sicherungskopien
unwiederbringlich verloren.
Für die Restaurierung von Daten stellt eine Bibliothekssoftware ebenfalls
ein eigenes Programm-Modul zur Verfügung. Sollten Daten verloren
gegangen oder beschädigt worden sein, so können die Daten von
einer der Sicherungskopien wieder zurückgespielt werden. Allerdings:
Daten, die zwischen der letzten Datensicherung und der Datenrestauration
neu eingegeben oder geändert wurden, bleiben endgültig verloren.
Virenschutz
Computer-Viren sind weit verbreitete Programme, die sich verselbstständigen
und je nach „Bösartigkeit“ mehr oder weniger großen Schaden
auf dem PC anrichten. Die Viren-Programme nisten sich auf dem Büchereirechner
ein, z.B. bei der Verwendung von infizierten Datenträgern
oder während der Nutzung des Internets. Infiziert sein können alle Datenträger,
die an anderen PCs als den Bücherei-PCs benutzt wurden, also
auch Datenträger der Fachstelle, des Borromäusvereins und der eigenen
Familie. Guten Schutz bieten Anti-Virenprogramme, die z.B. kostenlos
aus dem Internet heruntergeladen werden können. Damit werden Datenträger
auf Virenbefall überprüft, ehe sie in das Büchereisystem eingelesen
werden. Das Anti-Virenprogramm muss regelmäßig aktualisiert
werden, denn täglich werden neue Virenprogramme verbreitet.
Zum Schutz gegen Viren, die über das Internet verbreitet werden, helfen
z.B. sogenannte „Firewalls“ („Brandmauern“). Diese überwachen den
gesamten Datenverkehr im Netz und machen auf kritische Situationen
aufmerksam. Darüber hinaus sollte regelmäßig das Betriebssystem mit
Hersteller-Updates auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Sicherheitseinstellungen
der Programme auf dem PC (z.B. Internet-Browser,
Textverarbeitung) sollten sehr sensibel eingerichtet werden.
Datenschutz
Für den Einsatz von EDV gelten besondere Gesetze und Bestimmungen,
insbesondere bei der Erfassung von personenbezogenen Daten, z.B.
Adressverzeichnisse, Leserlisten, Ausleihdaten. Es dürfen nur bestimmte
Daten erfasst werden, und diese nur nach vorheriger Zustimmung der
Betroffenen. Setzt die Bücherei EDV ein, ist in die Benutzungsordnung
folgender Satz aufzunehmen:
9 - Datensicherung und Datenschutz
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„Die Angaben werden unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen
elektronisch gespeichert. Die Benutzerin / der
Benutzer bestätigt per Unterschrift, die Benutzungsordnung zur Kenntnis
genommen zu haben und gibt die Zustimmung zur elektronischen
Speicherung der Angaben zur Person.“
Im Zuge der Umstellung auf EDV-gestützte Ausleihverbuchung muss die
Leserin in einer Erklärung zur Benutzungsordnung der Speicherung ihrer
personenbezogenen Daten zustimmen. Hierbei ist auch die Speicherung
der Ausleihhistorie zu berücksichtigen (vgl. Anhang B).
Im Team sollte festgelegt werden, wer auf welche Daten Zugriff bekommt.
Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die Daten erhalten. Über
die im jeweiligen Bistum geltenden Datenschutzbestimmungen geben
die Datenschutzbeauftragten der Diözesen Auskunft.
8 - Datensicherung und Datenschutz
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10 Blockausleihe
Der Einsatz EDV-gestützter Büchereiverwaltung vereinfacht die Arbeitsabläufe
beim Austausch von Medienblöcken beträchtlich. Über die
Funktion der Blockausleihe können im Einzelfall auch Entleihungen von
Benutzergruppen mit besonderen Ausleihkonditionen abgewickelt werden.
Hierunter fallen z.B. Kindergartengruppen, die eine gesonderte
Ausleihfrist eingeräumt bekommen.
Problemlos ist das Austauschen von Daten zu Blockbeständen in der
Regel, wenn in der gebenden und in der nehmenden Bücherei die gleiche
Software zur Büchereiverwaltung eingesetzt wird. Bei Einsatz von
Barcodes in der Ausleihe ist jedoch unbedingte Voraussetzung, dass
diese nach dem gleichen Schema aufgebaut sind bzw. vollständig verarbeitet
werden können. Außerdem müssen sich die Nummernkreise der
beiden Büchereien unterscheiden. Eine Barcodenummer darf nur ein
einziges Mal existieren. Doppelt vorhandene Barcodenummern können
vom System nicht eindeutig einem Medium zugeordnet werden, was bei
der Ausleihe naturgemäß zu großen Problemen führt. Die Anbieter der
gängigen Programme verfolgen bei Aufbau und Nummernkreisen der
Barcodeetiketten unterschiedliche Strategien. Bei Fragen hierzu wenden
Sie sich an die Büchereifachstelle.
In der gebenden Bücherei wird zunächst für den Blockempfänger ein
Benutzerdatensatz angelegt. Die Ausleihe der Blockmedien erfolgt dann
wie gewohnt über den Barcode bzw. die Zugangsnummer. Bei Blockmedien
empfiehlt sich eine Leihfrist von drei bis sechs Monaten. So können
die Medien von den Leserinnen in der nehmenden Bücherei ausreichend
genutzt werden. Bevor der Ausleihvorgang abgeschlossen wird, kann ein
Datenträger mit den Informationen zu den Blockmedien erstellt und der
Lieferung beigelegt werden.
In der nehmenden Bücherei braucht nur der Datenträger eingelesen
zu werden. Danach können die Blockmedien genauso recherchiert und
entliehen werden wie die eigenen Medien der Bücherei. Sind die drei
bis sechs Monate vergangen, werden die Blockmedien wieder aus den
Beständen der nehmenden Bücherei ausgetragen und an die gebende
Bücherei zurückgegeben.
10 - Blockausleihe
28

11 Buchhaltung
Einnahmen und Ausgaben der Bücherei können über die Bibliothekssoftware
verbucht werden. Natürlich kann an dieser Stelle auch auf Standardsoftware
(Tabellenkalkulation, Finanzprogramme) zurückgegriffen
werden (vgl. Kap. 13.2).
Hierbei wird zwischen verschiedenen Posten unterschieden. Einnahmeposten
können z.B. „Mittel des Trägers“, „Spenden“, „Säumnisgebühren“
o.ä. sein. Als Ausgabeposten kommen „Medieneinkauf“, „Büchereimaterial“
usw. in Betracht. Ein Anhaltspunkt für die Einrichtung der
Posten gibt das bisher geführte Kassenbuch. Eine gewissenhafte Führung
dieser Posten erleichtert z.B. die Erstellung des Jahresberichts sehr.
Je differenzierter die Aufteilung der einzelnen Positionen ist, umso aufschlussreicher
wird auch deren Auswertung. Ein zusätzlich nach verschiedenen
Medienarten bzw. -gruppen unterteilter Posten „Medieneinkauf“
kann z.B. als Hilfsmittel für den kontrollierten Bestandsaufbau einer
Bücherei genutzt werden. Diese Posten können einen genauen Überblick
darüber verschaffen, wie viel Mittel im laufenden Haushaltsjahr für
welche Bestandsgruppe aufgewendet wurden. Außerdem kann schnell
kontrolliert werden, ob bereits zu Beginn des Jahres gesteckte Obergrenzen
im Anschaffungsetat erreicht sind.
Allerdings wird schon an diesem Beispiel deutlich, dass die Buchhaltung
mit zu vielen verschiedenen Haushaltsposten schnell unübersichtlich werden
kann.
Gerade die Buchhaltung setzt eine disziplinierte, routinemäßige Eingabe
der Finanzflüsse in der Bücherei voraus. Nur so kann hinterher eine genaue
Aussage zur Finanzsituation der Bücherei gemacht werden.
11 - Buchhaltung
29

12 Kooperation
Über den Austausch der Mediendaten oder auch über einen im Internet
nutzbaren OPAC lassen sich die Bestände benachbarter Büchereien
leicht recherchieren. So lässt sich auf dieser Ebene ein interner Leihverkehr
aufbauen. Hierbei wird analog dem Verfahren der Blockausleihe
vorgegangen. Gerade bei immer knapper werdenden Mitteln können
hier Synergien zwischen den Büchereien genutzt werden. Dieses kann so
weit gehen, dass sich die Büchereien unterschiedliche Schwerpunkte im
Aufbau des Sachbuchbestands setzen und die vor Ort fehlenden Titel für
die Leserin in der Nachbarbücherei besorgen.
Darauf aufbauend kann es sinnvoll sein, sich Gedanken über die Bildung
eines Verbundes mit umliegenden Büchereien zu machen. Insbesondere
die Arbeitsschritte in den Bereichen der Medienanschaffung und Titelerfassung
können so auf alle Büchereien verteilt werden. Gängige Medien,
die in allen beteiligten Büchereien angeschafft werden, muss man somit
nur einmal erfassen. Die Titelaufnahmen können den anderen Büchereien
über die Exportfunktion der Software auf einem Datenträger zur
Verfügung gestellt werden. In den Büchereien werden dann nur noch
die Datensätze importiert und mit den Lokaldaten (Zugangsnummer,
Barcode, ggf. Standort) vervollständigt.
Dieses kann insbesondere für Büchereien in Gemeindeverbünden der
Pfarreien sehr wichtig sein, um die eigene Stellung abzusichern und somit
den Standort auch langfristig zu erhalten.
12 - Kooperation
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13 Einsatz von Standardsoftware
13.1 Textverarbeitung
13.2 Tabellenkalkulation
Neben einer speziell für den Bedarf der Bücherei in den Bereichen der
Medieneingabe und -ausleihe konzipierten Software bietet der Büchereialltag
natürlich auch viele Verwendungsmöglichkeiten für Standardsoftware.
Als Standardsoftware werden solche Programme bezeichnet, die
für den Bedarf einer möglichst großen Gruppe von Anwendern entwickelt
wurden. Zu diesem Bereich gehören z.B. Programme zur Textverarbeitung,
Tabellenkalkulation oder Bildbearbeitung. Diese Anwendungen
befinden sich in vielen Fällen sogar schon im Lieferumfang des
Computers, ohne dass man sie gesondert erwerben muss.
Eines der nützlichsten Werkzeuge für Büchereien ist ein Programm zum
Erstellen, Ändern und Speichern von Texten.
Der Einsatzbereich derartiger Software beginnt schon bei büchereiinternen
Arbeitsabläufen, da auf diesem Weg z.B. schnell und unkompliziert
Protokolle von Teamsitzungen, Arbeitsanleitungen oder Dienstpläne erstellt
und abgeändert werden können.
Aber auch für das Bild der Bücherei in der Öffentlichkeit kann sich der
Einsatz einer Textverarbeitung nur positiv auswirken. Die grafisch ansprechende
und übersichtliche Erstellung der Benutzungsordnung, von
Aushängen und Beschriftungen wirkt wesentlich professioneller als die
maschinen- oder gar handschriftliche Anfertigung.
Als besonders nützlich hat sich die Verwendung der von allen gängigen
Textverarbeitungen angebotenen Dokumentvorlagen erwiesen. Das
Layout für bestimmte, immer wiederkehrende Dokumente (z.B. Briefe,
Handzettel, ...) kann festgelegt werden. Später wird dann einfach auf
diese Vorlage zurückgegriffen. Das Ergebnis: Die Mitteilungen der Bücherei
haben durchgehend das gleiche Erscheinungsbild, was schon bald
zu einem Wiedererkennungs-Effekt führen wird. Die Verwendung der
vom Borromäusverein zentral angebotenen Grafikdateien führt langfristig
zu einer überregionalen Wiedererkennbarkeit der Katholischen
öffentlichen Büchereiarbeit („Corporate Identity“ - vgl. „Anleitung zur
Büchereiverwaltung“, S. 68f).
Häufig befindet sich im Lieferumfang eines neuen Computers auch eine
mehr oder weniger leistungsfähige Software zur Tabellenkalkulation.
In der Bücherei sind diese Programme vor allem zur laufenden Etatüberwachung
geeignet. Zwar setzt eine automatisierte Etatüberwachung
eine disziplinierte Verbuchung der einzelnen Einnahme- und Ausgabeposten
voraus, der Aufwand wird allerdings stets mit einem sehr präzisen
Überblick über die aktuelle Finanzsituation der Bücherei belohnt (vgl.
Kap. 11).
Über Schnittstellen zur vorhandenen Bibliothekssoftware können z.T. mit
einer Tabellenkalkulation auch statistische Auswertungen vorgenommen
werden, die in der gewünschten Form vom Hersteller der Software nicht
vorgesehen wurden.
13 - Einsatz von Standardsoftware
31

14 Internetzugang
Gerade für kleine Büchereien ist die herkömmliche Informations- und
Literaturbeschaffung ein schwieriges Problem, da
• nur die begrenzten örtlichen Bestände in den Katalogen nachgewiesen
sind und
• in der Bücherei nur eine sehr kleine Anzahl von Büchern zur
Auskunfts- und Informationserteilung vorhanden ist und diese
aus Kostengründen meist nicht auf dem neuesten Stand sind.
Richtig eingesetzt bietet das Internet für Büchereien jeder Größenordnung
ungeahnte Möglichkeiten zur Information, zur Auskunft, zum
Literaturnachweis und zur Medienbeschaffung. Hilfen und Anregungen
erhält das Büchereiteam in der Broschüre „Internet in Katholischen öffentlichen
Büchereien: Chancen, Anforderungen, Rahmenbedingungen“
(hrsg. vom Borromäusverein, 2001).
Schon sehr bald wird der zielgerichtete Umgang mit dem Internet als
Kulturtechnik neben Lesen, Schreiben und Rechnen eine grundlegende
Qualifikation darstellen. Viele bezeichnen das Internet gar als die wichtigste
und weitest reichende technische Entwicklung seit der Erfindung
des Buchdrucks. Büchereien müssen sich dieser Entwicklung stellen.
Darüber hinaus gehört es auch mit zum Selbstverständnis der Büchereiarbeit,
Mitbürgerinnen den Zugang zu diesem Medium zu ermöglichen,
die selbst nicht dazu in der Lage sind.
Auch und gerade für die Arbeitsabläufe in der Bücherei selbst bietet das
Internet zahlreiche Vorteile:
Schnelle, direkte Kommunikation
Auf einfachstem Weg können per E-Mail Fragen und Antworten zwischen
Büchereien untereinander oder zwischen Bücherei und Fachstelle
versandt werden – die Notwendigkeit, einen Gesprächspartner am Telefon
erreichen zu müssen, besteht nicht mehr. E-Mail kann auch zu einem
Instrument der Öffentlichkeitsarbeit werden, wenn die Bücherei ihre
Leserinnen z.B. durch einen E-Mail-Verteiler über Neuigkeiten informiert.
Fachinformation
Viele bibliothekarische Facheinrichtungen verfügen über eigene Internetseiten,
die als kostenlose Informationsquelle für Fachwissen jedem
jederzeit offen stehen. Hier bietet sich für Büchereien die Möglichkeit,
an Erfahrungen anderer teilzuhaben. In Diskussionsforen können sich
Büchereien aktiv in einen Erfahrungs- und Informationsaustausch einbringen.
14 - Internetzugang
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Auskunfts- und Informationsdienst
Das Internet bietet Büchereien mit seinen vielfältigen Angeboten bislang
nicht erreichte Möglichkeiten, unabhängig vom eigenen Bestand
Auskünfte und Informationen für die Benutzerinnen zu beschaffen. Das
Spektrum reicht z.B. von der Zugverbindung über eine Telefon- oder
Adressauskunft bis zum Theaterprogramm am Wochenende.
Medienerwerbung, Bestandspflege
Bei der Vermittlung von Vereinsgaben bietet sich das Internet zur schnellen,
unkomplizierten Überprüfung von Preis und Lieferbarkeit der Medien
an. Für den Bestandsaufbau enthält das Internet eine Fülle von Angeboten
im Bereich der Besprechung und Begutachtung von Medien auf
Büchereieignung. Schon heute können Medien beim Borromäusverein
per E-Mail bestellt werden.
Motivation der Mitarbeiterinnen
Der Interneteinsatz stellt das Büchereiteam zunächst einmal vor eine
große Herausforderung. Die Möglichkeit, mit neuen Medien umzugehen,
wirkt jedoch in vielen Fällen sehr motivationsfördernd. Idealerweise
können auch neue, junge Mitarbeiterinnen für das Team gewonnen werden.
Wichtig ist bei der Einführung von Internet in der Bücherei wie auch bei
anderen grundlegenden Änderungen, dass im Vorfeld das ganze Team
von der Büchereileitung in die Entscheidung mit eingebunden wird.
Vereinfachungen in der Büchereiverwaltung
Ist die Bücherei selbst mit einem Angebot im Internet vertreten, können
Leserinnen z.B. in den Katalogdaten recherchieren, die Verfügbarkeit
der Medien überprüfen und ausgeliehene Medien vorbestellen. Dieses
bedeutet neben verbessertem Service nicht zuletzt auch eine Entlastung
der Mitarbeiterinnen.
Öffentlichkeit / „Image“
Ein gutes Angebot spricht sich herum. Büchereien, die sich vor neuen
Entwicklungen nicht verstecken, steigen in der Akzeptanz der Öffentlichkeit.
Eine gut gemachte Internet-Präsenz („Homepage“) kann zudem
neue Leserinnen auf die Bücherei aufmerksam machen, die bislang noch
nichts von ihrer Existenz wussten.
Als Service für die Leserinnen kann die Bücherei Plätze zur Recherche im
Internet zur Verfügung stellen. Die Benutzungsordnung muss dann entsprechend
ergänzt werden (vgl. Anhang C).
14 - Internetzugang
33

Anhang A - Infobrief an die Leser/innen
Liebe Leserinnen und Leser,
34
>Logo der Bücherei<
Katholische öffentliche Bücherei
St. Nimmerlein
An der Kirche 12
12345 Dingenskirchen
in den nächsten Tagen ist es soweit. Die Umstellung unseres Büchereibetriebs auf
EDV ist nahezu abgeschlossen. Ab dem [ Datum ] werden wir endgültig mit dem
neuen System arbeiten. Wir hoffen, damit insbesondere die Rücknahme und
Ausleihe beschleunigen zu können und Ihnen darüber hinaus noch schneller und
kompetenter Auskunft geben zu können.
Neu in unserer Bücherei ist der elektronische Benutzerkatalog (OPAC), in dem Sie
selbst im Bestand unserer Bücherei nach Medien suchen können. Bei der Bedienung
des neuen Systems sind wir Ihnen natürlich gern behilfl ich.
Mit der Umstellung werden wir EDV-gerechte Benutzerausweise einführen, die
alten Ausweise werden [ kostenlos / gegen eine Gebühr von ... € ] ausgetauscht.
Ab sofort halten wir Ihren neuen Benutzerausweis an der Verbuchung bereit.
Bitte bringen Sie ihn in Zukunft zu jeder Ausleihe mit.
Zugleich müssen wir aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen unsere
Benutzungsordnung ändern. Folgende Passagen wurden neu in die Benutzungsordnung
aufgenommen:
„Die Angaben zur Person werden unter Beachtung der geltenden gesetzlichen
Datenschutzbestimmungen elektronisch gespeichert. Die Benutzerin / der Benutzer
bestätigt per Unterschrift, die Benutzungsordnung zur Kenntnis genommen
zu haben und gibt die Zustimmung zur elektronischen Speicherung der Angaben
zur Person.“
Bitte bestätigen Sie mit Ihrer Unterschrift auf [ dem neuen Benutzerausweis /
dem beiliegenden Formblatt ] , dass Sie die neue Benutzungsordnung anerkennen.
Außerdem teilen Sie uns bitte mit, ob wir Ihre Ausleihhistorie speichern sollen.
Mit dieser Genehmigung können wir Ihnen auch in Zukunft Auskunft darüber
geben, ob Sie ein Medium bereits entliehen haben.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Büchereiteam
Öffnungszeiten: ...
Anhang A - Infobrief an die Leser/innen

Anhang B - Erklärung zur Benutzungsordnung
Erklärung zur Benutzungsordnung
Name des Benutzers / der Benutzerin:
Bei Kindern: Name des / der Erziehungsberechtigten:
Lesernummer:
Hiermit erkenne ich die Benutzungsordnung der Katholischen
öffentlichen Bücherei [ St. Nimmerlein ] in [ Dingenskirchen ] in
ihrer jeweils gültigen Fassung an.
Ich erkläre mich mit der elektronischen Erfassung und Verwaltung
der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bestimmungen zum
Datenschutz einverstanden.
Sollen die Ausleihdaten (Historie) gespeichert werden?
(Auskünfte über bislang von Ihnen ausgeliehene Titel können nur
dann erteilt werden, wenn Sie hier „Ja“ ankreuzen.)
[ ] Ja [ ] Nein
Ich erkenne die zusätzliche Internet-Benutzungsordnung der
Katholischen öffentlichen Bücherei [ St. Nimmerlein ] in
[ Dingenskirchen ] in ihrer jeweils gültigen Fassung an.
[ ] Ja [ ] Nein
, den
Unterschrift:
(Bei Kindern: Unterschrift des / der Erziehungsberechtigten)
Anhang B - Erklärung zur Benutzungsordnung
35

Anhang C - Internet-Benutzungsordnung
C 1 Allgemeines
Vgl. die Ausführungen zur allgemeinen Bücherei-Benutzungsordnung in
der „Anleitung zur Büchereiverwaltung“.
Für ein Angebot von öffentlich zugänglichen Internet-PCs in der Bücherei
sind Ergänzungen der allgemeinen Benutzungsordnung notwendig.
Empfehlenswert ist es, die Internetnutzung in einer eigenen Internet-Benutzungsordnung
zu regeln. Die Internet-Benutzungsordnung wird auf
Vorschlag der Büchereileitung vom Rechtsträger der Bücherei erlassen
und durch dessen Unterschrift in Kraft gesetzt (in der Regel Vorsitzender
des Kirchenvorstandes, des Verwaltungs- oder Stiftungsrates).
Voraussetzung für die Internetnutzung ist ein gültiger Benutzerausweis.
Jede Leserin, die das Internet nutzen möchte, willigt zudem in die Internet-Benutzungsordnung
ein und unterschreibt eine Verpflichtungserklärung
(vgl. Anhang B). Bis zum 18. Lebensjahr muss aus rechtlichen Gründen
das Einverständnis der Erziehungsberechtigten eingeholt werden.
Nur so ist es zudem möglich, bei groben Verstößen gegen diese Ordnung
Ersatzforderungen geltend zu machen. Die Internet-Benutzungsordnung
sollte in der Nähe des Internet-PCs aushängen, so dass die Nutzerin ausdrücklich
darauf hingewiesen wird.
Die Internet-Benutzungsordnung sollte Regelungen zu folgenden Themen
enthalten:
• die Zulassung zur Benutzung des Internets
• Hinweis auf das Urheberrecht
• Hinweis, dass das Aufrufen von jugendgefährdenden und illegalen
Inhalten untersagt ist
• das Verhalten an den Internet-PCs
• Nutzungsmodalitäten, z. B. Gebühren, Reservierung, Dauer der
Nutzung (Gegebenenfalls kann dieser Punkt statt in die Internet-
Benutzungsordnung in die allgemeine Gebührenordnung der
Bücherei aufgenommen werden.)
• Haftung für Schäden an den Internet-PCs (Hard- und Software), die die
Benutzerin verursacht hat
• Konsequenzen der Bibliothek bei Zuwiderhandlungen gegen die
Internet-Benutzungsordnung
Anhang C - Internet-Benutzungsordnung
36

C 2 Muster einer Internet-
Benutzungsordnung
mit Erläuterungen
Benutzungsordnung
für den öffentlichen Internet-Zugang
(Internet-Benutzungsordnung)
der [ KÖB St. Nimmerlein ] in [ Dingenskirchen ]
§ 1 Allgemeines
1. Die Regelungen der Internet-Benutzungsordnung ergänzen die allgemeine
Benutzungsordnung. Ansonsten gelten die Bestimmungen der
allgemeinen Benutzungsordnung.
2. Voraussetzung für die Nutzung des Internet-PCs ist der Besitz eines
gültigen Benutzerausweises der [ KÖB St. Nimmerlein ].
3. Eine Speicherung der Zugangsdaten und Verläufe erfolgt unter Beachtung
der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
§ 2 Anmeldung
1. Vor der erstmaligen Nutzung des Internets unterschreibt der Benutzer/die
Benutzerin eine Verpflichtungserklärung. Damit erkennt er/sie die
Internet-Benutzungsordnung an.
2. In Einzelfällen kann die Bücherei auch Personen, die nicht über einen
Benutzerausweis der Bücherei verfügen, die Nutzung des Internet-PCs
gegen Vorlage eines gültigen Personalausweises oder eines gültigen
Reisepasses ermöglichen. Vor der Nutzung des Internets unterschreibt
der Benutzer/die Benutzerin die Verpflichtungserklärung. Damit erkennt
er/sie die Internet-Benutzungsordnung an.
3. Bei der Anmeldung von Kindern und Jugendlichen bis 18 Jahre ist zusätzlich
die Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters/einer gesetzlichen
Vertreterin erforderlich. Der gesetzliche Vertreter/die gesetzliche Vertreterin
verpflichtet sich damit zur Haftung für den Schadensfall und zur
Begleichung anfallender Entgelte und Gebühren.
Anmerkung: Ohne diese Unterschrift sind etwaige Regressforderungen
problematisch.
4. Während der Dauer der Nutzung des Internet-PCs wird der Benutzerausweis
an der Ausleihtheke hinterlegt.
5. Die Zeitdauer der Internet-Nutzung kann von den Büchereimitarbeiterinnen
entsprechend der Nachfrage festgelegt werden.
6. Den Anweisungen der Büchereimitarbeiter/innen ist Folge zu leisten.
Anspruch auf regelmäßige Unterstützung durch die Büchereimitarbeiter/innen
besteht nicht.
Anhang C - Internet-Benutzungsordnung
37

Anmerkung: Die Mitarbeiterinnen der Bücherei sollten für die Nutzung
des Internets geschult sein. Bei technischen Problemen, die nicht selbst
gelöst werden können, muss ein fester Ansprechpartner zur Verfügung
stehen.
§ 3 Umgang mit Hard- und Software, Haftung
1. Die Konfiguration von Hard- und Software darf nicht verändert werden.
Bei schuldhaft herbeigeführten Schäden an Hard- und Software
macht die Bücherei Schadensersatzansprüche in Höhe der Kosten der
Wiederherstellung gegen den Benutzer/die Benutzerin geltend und behält
sich weitere juristische Schritte vor.
Anmerkung: Die Benutzerin haftet für Schäden an Hard- und Software,
wenn sie von ihr verursacht sind. Die Beweislast liegt bei der Bücherei.
Die Speicherung personenbezogener Daten und aufgerufener Internetseiten
ist allerdings nur für die Dauer der Benutzung des Internet-PCs
zulässig.
Der Einsatz folgender Programme trägt erheblich zur Stabilität der Internet-PCs
bei:
• aktuelle Virensoftware
• Software, die die Konfiguration des PCs wieder herstellt
• Errichten einer „Firewall“.
2. Urheberrechte und Lizenzrechtsbestimmungen sind zu wahren. Das
Downloaden von Software ist untersagt. Internetadressen bzw. Informationen
unter anderem mit gewaltverherrlichendem, pornographischem
oder mit rassistischem Inhalt dürfen nicht eingegeben, aufgerufen oder
gespeichert werden. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen, z. B. die
des Jugendschutzgesetzes (JuschG) und des Jugendmedienschutz-Staatsvertrags
(JMStV).
Anmerkung: Die Bücherei haftet für Internet-Angebote Dritter, wenn sie
Kenntnis von deren rechtswidrigen Inhalten hat und keine zumutbare
Vorsorge getroffen hat. Die Haftung besteht auch, wenn für Kinder und
Jugendliche seitens der Eltern eine Einwilligung zur allgemeinen Internet-Nutzung
vorliegt. Der Einsatz einer Filtersoftware (Jugendschutzprogramm)
ist sehr zu empfehlen.
3. Das Speichern von Daten ist nur auf Disketten der
erlaubt.
Anmerkung: Die Benutzerin darf keine Disketten verwenden, die sie
selbst mitgebracht hat. Dieses Verbot trägt erheblich zur Sicherheit und
Stabilität der Internet-PCs bei.
4. Das Versenden und der Empfang von E-Mails ist nur über eigene Mail-
Accounts des Benutzers/der Benutzerin (z.B. über Freemail-Anbieter)
zugelassen.
Anhang C - Internet-Benutzungsordnung
38

Anmerkung: Keinesfalls darf es möglich sein, dass Dritte über den festen
E-Mail-Account der Bücherei Mails verschicken.
5. Die Bücherei haftet nicht für Vertragsverpflichtungen zwischen Benutzern
und Internetdienstleistern, ebenfalls nicht für Sicherheit und
Schutz persönlicher Daten bei Eingabe ins Internet.
6. Die Bücherei übernimmt keine Garantie, dass der Internet-Zugang zu
jeder Zeit gewährleistet ist. Sie ist nicht verantwortlich für die Inhalte,
Verfügbarkeit, Qualität oder Virenfreiheit von Angeboten Dritter.
§ 4 Gebühren
1. Für Ausdrucke wird eine Gebühr von [ 0,10 Euro ] pro Seite erhoben.
2. Für jede Diskette der KÖB [ St. Nimmerlein ] wird eine Gebühr von
[ 0,50 Euro ] erhoben.
Anmerkung: Hat die Bücherei bereits eine Gebührenordnung, können
die o. a. Gebühren statt in der Internet-Benutzungsordnung in die Gebührenordnung
eingefügt werden. Für die Nutzung des Internets sollten
keine Gebühren erhoben werden. Hält die Bücherei Gebühren für erforderlich,
so kann folgender Satz oben eingefügt werden:
Für die Inanspruchnahme des Internets wird eine Gebühr von
[ 0,50 Euro ] pro 15 Minuten Nutzung erhoben.
§ 5 Ausschluss von der Internet-Nutzung
1. Benutzer/innen, die gegen die Internet-Benutzungsordnung schwerwiegend
oder wiederholt verstoßen, können dauernd oder für eine begrenzte
Zeit von der Benutzung des Internets ausgeschlossen werden.
Anmerkung: Ausschluss von der Benutzung des Internets sollte nur das
letzte Mittel sein und nur mit Vorsicht eingesetzt werden.
§ 6 Inkrafttreten
Die Benutzungsordnung tritt mit Wirkung vom [ Datum ] in Kraft. Gleichzeitig
wird die bisher gültige Internet-Benutzungsordnung außer Kraft
gesetzt.
Ort, Datum Unterschrift des Trägers
Anhang C - Internet-Benutzungsordnung
39

Anhang D - Checkliste zur Umstellung
Bestandsdurchsicht
Arbeitsabläufe prüfen
Mitarbeiterschulung
Katalogisierung
Softwareparameter
Medienerfassung
Barcodevergabe
Bestandsüberarbeitung
Benutzungsordnung
Infobrief
Leserdaten erfassen
Benutzerausweise
Mitarbeiterschulung
Ausleihe/Übungsphase
Mitarbeiterschulung
Statistik
Datensicherung
Im Vorfeld müssen folgende Punkte geklärt werden (vgl. Kapitel 1.2):
• Bereitschaft im Team
• Finanzen (insbesondere sind hier die Termine von Sitzungen der
Entscheidungsgremien und auch Antragsfristen zu beachten)
• Raumsituation
• Hard- und Software (Kaufentscheidung)
relativer Zeitbedarf / Ablauf
Anhang D - Checkliste zur Umstellung
40

Anhang E - Anbieter
Bibliotheca 2000
b.o.n.d. GmbH und Co. KG
Gesellschaft für Bibliothekssoftware,
Online-Netze und Dienstleistungen
Am Bahnhofsplatz 1
67459 Böhl-Iggelheim
Tel.: 06324/9612-0
Fax: 06324/9612-22
E-Mail: bond@bond-online.de
Internet: www.bond-online.de
EasyLib
Fuchs Datentechnik
Haselburger Damm 4
59387 Ascheberg
Tel: 02593/9515-0
Fax: 02593/9515-22
E-Mail: info@fuchs-data.de
Internet: www.easylib.de
BVS
IBTC
Am Müselberg 6
72401 Haigerloch
E-Mail: info@ibtc.biz
Internet: www.ibtc.biz
Anhang E - Anbieter
41

Register
A
B
D
Administration 6, 14
Altersfreigabe 17, 19
Anmeldung 20
Anwendertreffen 14
Auskunft S. Auskunftsdienst
Auskunftsdienst 5, 33
Ausleihe 19
Block S. Blockausleihe
Einstellungen 14
Leihfrist 14, 20
Sperren 20
Vorbereitung 13
Ausleihhistorie 18, 35
Ausleihtheke 7
Autopsie 15
Barcode 16, 18, 28
Barcodescanner 5
Beleuchtung 7
Benutzerausweis 18
Benutzergruppen 15
Benutzerkatalog S. OPAC
Benutzerkonto 29, 21, 22
Benutzungsordnung 18, 26
Internet 36
Bestandsdurchsicht 8, 12
Bestandsprofil 12
Bibliotheca 2000 9, 41
Bildschirm S. Monitor
Blockausleihe 28
Büchereiraum 7
Buchhaltung 29
BVS 9, 41
Datenaustausch 4, 15, 17, 20
Datenerfassung
Leserin 18
Medien 15
Datenpool 4, 15, 16
Datenschutz 26
Datensicherung 25
Datenträger 25
Dublettenkontrolle 23
Durchsicht S. Bestandsdurchsicht
Register
42

E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
EasyLib 10, 41
E-Mail 32
Erwerbung 23, 33
Finanzen S. Kosten
Fremddaten S. Datenaustausch
FSK S. Altersfreigabe
Gebühren 14
Geräte S. Hardware
Hardware 5, 11
Image 8, 33
Informationsdienst 33
Interessenkreis 12, 15, 16
Internet 6, 22, 32
Benutzungsordnung 36
Jahresbericht S. Statistik
Katalog 4
Katalogisierung S. Datenerfassung
Kennwort S. Passwort
Kosten 6, 11
Leihfrist 14, 19, 20
Leihverkehr 30
Leserdaten 18, 26
Lokaldaten 16, 30
Mahnung 14, 20
Maske 15
Medienart 17, 19
Mediengruppen 15
Mitarbeiterinnen 6, 12, 33
Monitor 7
Netzwerk 7
Online Public Access Catalogue S. OPAC
Onlinekatalog S. OPAC
OPAC 4, 21
Parameter 13, 14
Passwort 25
Programm S. Software
Register
43

Q
R
S
T
U
V
W
Z
Quittungsdrucker 5, 19, 20
Raum S. Büchereiraum
Recherche 4, 21
Restaurierung S. Datensicherung
Retro-Katalogisierung 15
Rückgabe 19
Sachbuchsystematik für Katholische öffentliche
Büchereien S. SKB / SKB-E
Schulung 13
Sicherung S. Datensicherung
SKB / SKB-E 12, 16
Software
Bibliotheksverwaltungsprogramm 5, 9
Standardsoftware 6, 11, 31
Standardsoftware / Lizenz 11
Sperren 20
Sponsoring 11, 18
Statistik 4, 17, 24, 33
Support 6
Systematik S. SKB / SKB-E
Tabellenkalkulation 29, 31
Team S. Mitarbeiterinnen
Textverarbeitung 31
Titelaufnahme S. Datenerfassung
Umstellung 12, 13, 40
Update 6
USK S. Altersfreigabe
Verbund 30
Verlängerung 14, 20
Virenschutz 26
Vormerkung 14, 20
Wartung 6
Zeitschriften 17
Zugangsnummer 15, 17, 19
Zuschuss 11
Register
44

Herausgegeben vom
Borromäusverein e.V.
Wittelsbacherring 9
53115 Bonn