S 113 Elektronische Archivierung - Project Consult ...
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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] Inhalt von Personalakten (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Gemäß der Allgemeinen Dienst und Geschäftsanweisung der Stadtverwaltung Frankfurt am Main (AGA III): • der Personalbogen • die Bewerbungsunterlagen • standesamtliche Urkunden • ein Führungszeugnis • ggf. der Nachwies über eine vorhandene Aufenthaltsgenehmigung • Nachweise über eine Schwerbehinderteneigenschaft • Nachweise über Wehr- und Zivildienst • Zustimmungserklärungen oder Stellungnahmen des Personalrates • amts- und betriebsärztliche Gutachten (in einem verschlossen Umschlag) • Ernennungsurkunden, beamtenrechtliche Ausnahmegenehmigungen, Arbeitsverträge • Niederschriften über die Vereidigung oder das Gelöbnis • Festsetzung des Besoldungsdienstalters • Festsetzung der Jubiläumsdienstzeit Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 647 Inhalt von Personalakten (3) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Gemäß der Allgemeinen Dienst und Geschäftsanweisung der Stadtverwaltung Frankfurt am Main (AGA III): • Nachweise über Prüfungen und deren Ergebnisse • Nachweise über Fortbildung • Unterlagen über Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Stellenübertragungen • Unterlagen über Besoldung und Versorgung, sowie über Vergütung und Lohn • Bewilligungs- und Ablehnungsbescheide • Unterlagen über Dienstunfälle und Sachschäden • Scheidungsunterlagen • Beurteilungen • Unterlagen über Dienstjubiläen • Unterlagen über Nebentätigkeiten und ehrenamtliche Tätigkeiten • Unterlagen über Ehrungen • Unterlagen über Prozessangelegenheiten • Unterlagen über Regress- und Schadensersatzverfahren • Unterlagen über Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses • Abdrucke der Kindergeldbescheide Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 648 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 324 18.06.2012
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] Grundakte versus Teilakte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Nach § 107 HBG ist die Gliederung der Personalakte nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakte grundsätzlich möglich. • Nach § 107 a HBG müssen Beihilfeakten grundsätzlich als Teilakte geführt werden. Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 649 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Vollständig elektronische Akte oder Hybridakte? • Die Personalakte kann aus rechtlichen Gründen nicht als vollständig elektronische Akte geführt werden: bestimmte Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. • Die Personalakte kann nur als Hybridakte geführt werden: • In der Akte können sowohl Papier als auch elektronische Dokumente verwaltet werden • Für Dokumente, die im Papieroriginal aufbewahrt werden müssen, wird ein Verweis auf diesen Papieraktenteil aufgenommen. Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 650 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 325 18.06.2012
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Grundakte versus Teilakte<br />
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• Nach § 107 HBG ist die Gliederung der<br />
Personalakte nach sachlichen Gesichtspunkten in<br />
Grundakte und Teilakte grundsätzlich möglich.<br />
• Nach § 107 a HBG müssen Beihilfeakten<br />
grundsätzlich als Teilakte geführt werden.<br />
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Vollständig elektronische Akte oder Hybridakte?<br />
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nicht als vollständig elektronische Akte geführt<br />
werden: bestimmte Dokumente müssen im Original<br />
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werden:<br />
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• Für Dokumente, die im Papieroriginal aufbewahrt<br />
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