S 113 Elektronische Archivierung - Project Consult ...
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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1) Grundanforderungen • … Lösungen der beschriebenen Verwaltungsproblemen • Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung • Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten Empfänger • sichere, unveränderbare Speicherung • Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und Antworten • Erzeugung von Rendition zur Sicherstellung langfristiger Lesbarkeit • Nachweis der Quellen • Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und Attachments • Einstellen von Pointern/Ankern in die Mail-Anwendung • Aufbau Beziehung „gesendet“/“empfangen“ eines E-Mail- Vorganges Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 511 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2) Grundanforderungen • Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen • Hohe Skalierbarkeit • Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste • Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten Mails • Komprimierung der archivierten Dokumente • Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten mit Entschlüsselung vor der Archivierung • Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes • Single Instance Archivierung • Prüfung der Gültigkeit elektronischer Signaturen • Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 512 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 256 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] Strategien der E-Mail-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 (1) Vollständige Archivierung (2) Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments (3) Selektive Archivierung (4) Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 513 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Konsequenzen E-Mail Archivierung: Personal • Betriebsrat • Mitwirkungsrecht des Betriebsrates • Zugriff (Archivierung) auf persönliche Daten (private Mails) bedarf der Zustimmung des Betriebsrates • Datenschutz • Fragen der Datensicherheit werden verbessert • Möglichkeiten des Missbrauches unternehmensrelevanter Daten werden verringert • Administration • Arbeit der Administratoren wird immens erleichtert • Personelle Entlastung möglich • Anwender • Breites Spektrum an Reaktionen von Euphorie bis zur totalen Ablehnung • Nach Übergang in den Produktivbetrieb und und schlüssigen Information der Nutzer, aber meist ein positives Echo Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 514 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 257 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

S<strong>113</strong> <strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

[Ort], [Datum]<br />

Strategien der E-Mail-<strong>Archivierung</strong><br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

(1) Vollständige <strong>Archivierung</strong><br />

(2) Vollständige <strong>Archivierung</strong> mit Separierung der<br />

Attachments<br />

(3) Selektive <strong>Archivierung</strong><br />

(4) Kombination der Verfahren einschließlich<br />

automatischer und manueller Steuerung<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

513<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Konsequenzen E-Mail <strong>Archivierung</strong>: Personal<br />

• Betriebsrat<br />

• Mitwirkungsrecht des Betriebsrates<br />

• Zugriff (<strong>Archivierung</strong>) auf persönliche Daten (private Mails) bedarf<br />

der Zustimmung des Betriebsrates<br />

• Datenschutz<br />

• Fragen der Datensicherheit werden verbessert<br />

• Möglichkeiten des Missbrauches unternehmensrelevanter Daten<br />

werden verringert<br />

• Administration<br />

• Arbeit der Administratoren wird immens erleichtert<br />

• Personelle Entlastung möglich<br />

• Anwender<br />

• Breites Spektrum an Reaktionen von Euphorie bis zur totalen<br />

Ablehnung<br />

• Nach Übergang in den Produktivbetrieb und und schlüssigen<br />

Information der Nutzer, aber meist ein positives Echo<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

514<br />

Isestraße 63<br />

20149 Hamburg<br />

www.PROJECT-CONSULT.com<br />

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