S 113 Elektronische Archivierung - Project Consult ...
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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Zugriff auf archivierte E-Mails (und Office-Dokumente) Wie sicher sind Sie, dass die Informationen und E- Mails vollständig erfasst werden und abrufbar sind? Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 503 Isestraße 63 20149 Hamburg Quelle: AIIM International 2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Beispiel einer Checkliste für ein E-Mail-Archivierungssystem • Client- und/oder systemgetriebene E-Mail-Archivierung • Welche E-Mail-Clients und -Server werden unterstützt? • Zuordnungsmöglichkeiten der E-Mails und ihrer Anhänge zu Geschäftsprozessen und digitalen Akten • Zugriffsmöglichkeiten für beteiligte Personen, die nicht E-Mail-Adressat waren • Automatisches und manuelles Klassifizieren und Ablegen der E-Mails und ihrer Anhänge Quelle: http://www.ecmguide.de/Archivierung/EMailArchive/tabid/251/articleType/ArticleView/articleId/13495/E-Mail-Management-Checkliste.aspx Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 504 www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 252 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Beispiel einer Checkliste für ein E-Mail-Archivierungssystem • Management- und Archivierungslösungen für den E-Mail-Ausgang • Speicherformate der E-Mails und ihrer Anhänge • Abdeckung der Rechtsvorschriften, die eingehalten werden sollen • Recherche- Such und Markierungsmöglichkeiten im Archiv • Löschen der archivierten E-Mail im E-Mail-System – automatisch oder manuell • Unterstützung mobiler Anwender • Intuitive und einfache Bedienmöglichkeiten • Cloud-Funktionalität Quelle: http://www.ecmguide.de/Archivierung/EMailArchive/tabid/251/articleType/ArticleView/articleId/13495/E-Mail-Management- Checkliste.aspx Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 505 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 • Client schickt SMTP-Anfrage an den Quell-Mailserver (a.org) • Mailserver erfragt „Mail eXchanger record“ beim DNS-Server (ns.b.com) • DNS-Server liefert MX-Record mit Prioritätsliste von Ziel-Mailservern (b.com) Versand einer E-Mail: Ablauf • a.org sendet E-Mail nacheinander an alle b.com, bis einer die E-Mail annimmt • Der Ziel-Mailserver speichert die E-Mail, bis der Nutzer „Bob“ seine E-Mails per POP3 abholt Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 506 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 253 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

S<strong>113</strong> <strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

[Ort], [Datum]<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Zugriff auf archivierte E-Mails (und Office-Dokumente)<br />

Wie sicher sind Sie, dass die Informationen und E-<br />

Mails vollständig erfasst werden und abrufbar sind?<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

503<br />

Isestraße 63<br />

20149 Hamburg<br />

Quelle: AIIM International 2011<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Beispiel einer Checkliste für ein E-Mail-<strong>Archivierung</strong>ssystem<br />

• Client- und/oder systemgetriebene<br />

E-Mail-<strong>Archivierung</strong><br />

• Welche E-Mail-Clients und -Server werden<br />

unterstützt?<br />

• Zuordnungsmöglichkeiten der E-Mails und ihrer<br />

Anhänge zu Geschäftsprozessen und digitalen<br />

Akten<br />

• Zugriffsmöglichkeiten für beteiligte Personen, die<br />

nicht E-Mail-Adressat waren<br />

• Automatisches und manuelles Klassifizieren und<br />

Ablegen der E-Mails und ihrer Anhänge<br />

Quelle: http://www.ecmguide.de/<strong>Archivierung</strong>/EMailArchive/tabid/251/articleType/ArticleView/articleId/13495/E-Mail-Management-Checkliste.aspx<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

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