S 113 Elektronische Archivierung - Project Consult ...
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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

S<strong>113</strong> <strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

[Ort], [Datum]<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Anforderungen an elektronische Archivsysteme<br />

Unique Identifier (UID)<br />

Archivobjekte müssen eine weltweit eindeutige UID Unique<br />

Identifier besitzen<br />

• Jedes Archivobjekt (Informationsobjekt, Protokollsatz etc.) erhält<br />

automatisch generiert eine eineindeutige technische<br />

Kennzeichnung. Diese sollte auf internationalen Standards wie<br />

GUID, URN oder ähnlich basieren<br />

• Die IUD ist nicht zu verwechseln mit einer Klassifikationsnummer,<br />

wie der Schriftgutverwaltung/Records Management häufig in<br />

Aktenplänen verwendet. Sie ist ein ausschließlich technisches<br />

Merkmal zur Wahrung der Konsistenz des Archives, die dem<br />

Endanwender nicht angezeigt wird<br />

• UID müssen global eindeutig sein um Dopplungen beim<br />

Zusammenführen von Archiven und Konflikte bei Import/Export<br />

von Archivobjekten auszuschließen<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

309<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Zusammenfassung Funktionalitäts-Anforderungen<br />

• Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch<br />

Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren<br />

Objekten etc.<br />

• Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und<br />

gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte<br />

• Sicherstellung, dass nur Berechtigte auf die für sie freigeschaltete Information zugreifen<br />

können<br />

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die<br />

gesuchte Information direkt zugreifen zu können<br />

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom<br />

gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen<br />

XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten<br />

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich<br />

des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden<br />

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren<br />

Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann<br />

• Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich<br />

erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere<br />

Programme<br />

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch<br />

Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis<br />

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl.<br />

Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende<br />

Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

310<br />

Isestraße 63<br />

20149 Hamburg<br />

www.PROJECT-CONSULT.com<br />

© PROJECT CONSULT 2013<br />

155<br />

18.06.2012

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