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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an elektronische Archivsysteme Unabhängigkeit Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme • Wesentliches Merkmal von Archivsystemen ist, dass die Archivobjekte unabhängig von der erzeugenden Anwendung auch in anderen, späteren Anwendungsumgebungen verfügbar gemacht werden können • Anwendungsspezifische Formate sind im Archiv zu vermeiden und entweder durch Konvertierung beim Eingang oder durch Bereitstellung von Viewern beim Aufruf gewandelt werden Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 303 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an elektronische Archivsysteme Protokollierung Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden • Audit-Trails, Journale, Statistiken und Protokolle gehören zu wichtigen Eigenschaften von Archivsystemen • Audit-Trails, Journale und Protokolle sind ebenfalls als Archivobjekte vom Archivsystem mit eigenen Klassen zu archivieren und über das Archivsystem retrievalfähig bereitzustellen (Selbstdokumentation) • Logs und Protokolle sind dabei eher technische Protokolle, die Aufschluss über die technische Verfügbarkeit, Auslastung, Fehler, etc. Auskunft geben • Statistiken geben über die Nutzung, Belastung etc. Auskunft • Audit-Trails dokumentieren alle Veränderungen an den Einstellungen und den Inhalten des Archivsystems. Sie enthalten alle Compliance-relevanten Angaben • Journale sind eher anwenderorientierte, in festen Abständen automatisch erzeugte Verzeichnisse, die als Posteingangsbuch, als Postausgangsbuch, als Löschbuch oder Archiveingangsverzeichnis bereitgestellt und über die Archivanwendung zu den Archivobjekten verfügbar gemacht werden Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 304 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 152 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH S113 Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer [Ort], [Datum] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an elektronische Archivsysteme Selbstdokumentation Selbstdokumentation der Einrichtung sowie aller während der Lebensdauer vorgenommenen Änderungen an Struktur, Metadaten-Strukturen, Administrationsrechten und anderen wichtigen Informationen (automatisierte Verfahrensdokumentation) • Archivierung der initialen Konfiguration des Archivsystem mit allen Einstellungen (Speicherpfade, Dokumentklassen, Berechtigungen, etc.) • Archivierung mit Versionierung aller wesentlichen Änderungen am Archivsystem über den Betriebszeitraum • Report-Generierung mit allen Daten für die Verfahrensdokumentation oder eigenständige Archivanwendung zur Pflege der Verfahrensdokumentation im System selbst (Archivsystem-Eigenanwendung) • Erfüllung der OAIS „Preservation Planning“ Funktionalität Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 305 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Anforderungen an elektronische Archivsysteme Migration Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren • Unterscheidung der Migrationsverfahren nach • vollständige Migration des Archivsystems • Migration der Index-Datenbank • Migration der Archivsystemanwendung • selektive Migration der Archivobjekte auf ein anderes Medium • vollständige Migration der Speichermedien • Migrationswerkzeuge sind Standardfunktionen eines Archivsystems • Zusätzlich zur Migrationsfunktionalität ist ein offengelegtes, dokumentiertes Export-Format bereitzustellen • Für Migrationen sind entsprechende Protokolle automatisiert zu erstellen, die die Vollständigkeit und die Unverändertheit dokumentieren Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar 113 306 Isestraße 63 20149 Hamburg www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 153 18.06.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung<br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH<br />

S<strong>113</strong> <strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />

Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />

[Ort], [Datum]<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Anforderungen an elektronische Archivsysteme<br />

Selbstdokumentation<br />

Selbstdokumentation der Einrichtung sowie aller während der<br />

Lebensdauer vorgenommenen Änderungen an Struktur,<br />

Metadaten-Strukturen, Administrationsrechten und anderen<br />

wichtigen Informationen (automatisierte<br />

Verfahrensdokumentation)<br />

• <strong>Archivierung</strong> der initialen Konfiguration des Archivsystem mit<br />

allen Einstellungen (Speicherpfade, Dokumentklassen,<br />

Berechtigungen, etc.)<br />

• <strong>Archivierung</strong> mit Versionierung aller wesentlichen Änderungen<br />

am Archivsystem über den Betriebszeitraum<br />

• Report-Generierung mit allen Daten für die<br />

Verfahrensdokumentation oder eigenständige Archivanwendung<br />

zur Pflege der Verfahrensdokumentation im System selbst<br />

(Archivsystem-Eigenanwendung)<br />

• Erfüllung der OAIS „Preservation Planning“ Funktionalität<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

305<br />

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: Feb-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2<br />

Anforderungen an elektronische Archivsysteme<br />

Migration<br />

Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und<br />

verlustfreien Migrationsverfahren<br />

• Unterscheidung der Migrationsverfahren nach<br />

• vollständige Migration des Archivsystems<br />

• Migration der Index-Datenbank<br />

• Migration der Archivsystemanwendung<br />

• selektive Migration der Archivobjekte auf ein anderes Medium<br />

• vollständige Migration der Speichermedien<br />

• Migrationswerkzeuge sind Standardfunktionen eines<br />

Archivsystems<br />

• Zusätzlich zur Migrationsfunktionalität ist ein offengelegtes,<br />

dokumentiertes Export-Format bereitzustellen<br />

• Für Migrationen sind entsprechende Protokolle automatisiert zu<br />

erstellen, die die Vollständigkeit und die Unverändertheit<br />

dokumentieren<br />

<strong>Elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong> Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Seminar <strong>113</strong><br />

306<br />

Isestraße 63<br />

20149 Hamburg<br />

www.PROJECT-CONSULT.com<br />

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153<br />

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