Studie Teilnehmermanagement (1.33 MB) - IUBH

STUDIE TEILNEHMERMANAGEMENT

Eine empirische Studie erhoben
von den Studenten des 5. Semesters des Fachbereichs Eventmanagement
an der Internationalen Fachhochschule Bad Honnef ∙ Bonn
auf Anregung von und mit freundlicher Unterstützung der CompuCoach GmbH
und der Vereinigung Veranstaltungsplaner.de
Übungsleiter: Professor Ulrich Wünsch
Juli 2009

MANAGEMENT REVIEW
Der im Eventmanagement anzusiedelnde Begriff Teilnehmermanagement wurde bis
heute kaum erforscht und noch nicht klar definiert.
Aufgrund dessen haben Studenten des Fachbereichs Eventmanagement an der
Internationalen Fachhochschule Bad Honnef · Bonn eine Studie zu diesem Thema
erstellt, die zwei Hauptziele verfolgt: zum einen die Untersuchung des Verständnisses
des Begriffes Teilnehmermanagement seitens eventtreibender Betriebe sowie die
Erarbeitung einer allgemeinen Definition; zum anderen die Analyse der in der Praxis
üblichen Arbeitsweisen und gängigen Hilfsmittel im Bereich Teilnehmermanagement
innerhalb des Veranstaltungsprozesses mit Prognosen zur zukünftigen Entwicklung
dieser Arbeitsweisen.
Folgende Definitionen für die Begriffe Teilnehmer und Teilnehmermanagement wurden
erarbeitet:
- „Als Teilnehmer werden alle während einer Veranstaltung anwesenden und in
verschiedenen Funktionen agierende Personen bezeichnet.“
- „Teilnehmermanagement beschäftigt sich sowohl mit der Erhebung, Verarbeitung,
Verwaltung und quantitativen Auswertung von veranstaltungsrelevanten
Teilnehmerdaten als auch der Kommunikation mit den Teilnehmern. Es schließt
weiterhin die Planung, Koordination und Kontrolle von sämtlichen Ressourcen und
Aktivitäten ein, die den Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen.
Teilnehmermanagement umfasst jegliche teilnehmerbezogene Maßnahme vor,
während und nach der Veranstaltung.“
Aus der quantitativen und qualitativen Befragung von Experten aus dem Eventbereich
wurden folgende Ergebnisse gewonnen:
- Die von der Projektgruppe erarbeitete Definition von Teilnehmermanagement konnte
in der Praxis belegt werden. Die Gesamtheit der präzisen Definition wird in der Praxis
jedoch nicht in deren Umfang wahrgenommen.
- Vor allem Gäste werden als Teilnehmer bezeichnet; eigenes Personal, Dienstleister
und Sponsoren werden nur selten als Teilnehmer angesehen.
- Teilnehmermanagement beginnt in Agenturen mit der Vervollständigung fehlender
Teilnehmerdaten, in Unternehmen mit der Auswahl der Teilnehmer.
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- Die Vorgehensweisen in Bezug auf Organisation und Umsetzung weichen in
Agenturen und Unternehmen in einzelnen Fällen voneinander ab.
- Die Verantwortung für Teilnehmermanagement liegt bei der Projektleitung. Die
tatsächliche Umsetzung erfolgt jedoch auf Assistenz- und Praktikantenebene.
- Standard-Tabellenkalkulationsprogramme und selbst entwickelte IT-Lösungen stellen
die meistgenutzten Hilfsmittel dar.
- Teilnehmermanagement wird meist innerhalb des eigenen Unternehmens
durchgeführt.
- In Zukunft werden Funktionalitäten jedoch zunehmend ausgelagert werden.
- Wenn teilnehmerbezogene Aufgaben ausgelagert werden, werden größtenteils
spezialisierte Dienstleister angefragt.
- Qualitätsanspruch und personelle Engpässe sind Hauptgründe für die Auslagerung
teilnehmerbezogener Aufgaben.
- Online-basierte Teilnehmermanagement-Programme werden zukünftig immer mehr
standardisiert und zunehmend genutzt, sodass eine genauere
Zielgruppenbestimmung und ein höherer Grad an Personalisierung von
Veranstaltungen möglich sein werden.
Obwohl viele Randbereiche nicht einbezogen werden, wird Teilnehmermanagement als
eigenständiger Bereich gesehen, der für die meisten Agenturen und Unternehmen von
besonderer Bedeutung ist. Analog zum Customer Relationship Management im
Wirtschaftsgüterbereich kann sich Teilnehmermanagement in Zukunft zu einem
strategischen Instrument im Eventbereich entwickeln.
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INHALTSVERZEICHNIS
Management Review ........................................................................................................ 3
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 5
Verzeichnis der Grafiken und Tabellen ............................................................................. 6
Vorwort ............................................................................................................................. 7
1. Einführung............................................................................................................... 10
1.1. Historischer Hintergrund .................................................................................. 10
1.2. Vorstellung der Studie ..................................................................................... 11
1.2.1. Die Internationale Fachhochschule Bad Honnef ∙ Bonn ........................... 11
1.2.2. Projektgruppe .......................................................................................... 11
1.2.3. Auftrag und Ziel der Studie ...................................................................... 11
1.2.4. Struktur .................................................................................................... 12
2. Methodik ................................................................................................................. 13
2.1. Forschungsansatz ........................................................................................... 13
2.2. Forschungsdesign ........................................................................................... 13
2.3. Methoden der Datenerhebung ......................................................................... 14
2.3.1. Quantitative Datenerhebung ........................................................................ 14
2.3.2. Qualitative Datenerhebung .......................................................................... 15
2.4. Limitierende Faktoren ...................................................................................... 15
3. Eventmarkt in Deutschland ..................................................................................... 16
4. Definitionen ............................................................................................................. 17
4.1. Teilnehmer ...................................................................................................... 17
4.2. Management ................................................................................................... 18
4.3. Teilnehmermanagement .................................................................................. 19
5. Empirische Ergebnisse ........................................................................................... 20
5.1. Ergebnisse der quantitativen Forschung .......................................................... 20
5.2. Ergebnisse der qualitativen Forschung ............................................................ 34
6. Schlussfolgerungen ................................................................................................. 40
7. Empfehlungen ......................................................................................................... 43
Impressum ...................................................................................................................... 45
Quellenangaben ............................................................................................................. 47
Anhang ........................................................................................................................... 49
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VERZEICHNIS DER GRAFIKEN, TABELLEN UND ANHÄNGE
Grafik 1: Arten von Betrieben .......................................................................................... 21
Grafik 2: Mitarbeiteranzahl der Unternehmen... .............................................................. 25
Grafik 3: Mitarbeiteranzahl der Agenturen......... .............................................................. 21
Grafik 4: Teilnehmer ....................................................................................................... 22
Grafik 5: Teilnehmermanagement ................................................................................... 23
Grafik 6: Instrumente des Teilnehmermanagements (Unternehmen) .............................. 24
Grafik 7: Instrumente des Teilnehmermanagements (Agenturen) ................................... 25
Grafik 8: Auslagerung von Teilnehmermanagement ....................................................... 25
Grafik 9: Ausgelagerte Aufgaben .................................................................................... 26
Grafik 10: Dienstleister für Teilnehmermanagement ....................................................... 27
Grafik 11: Gründe für die Auslagerung von Teilnehmermanagement .............................. 28
Grafik 12: Anzahl der Personen, die sich mit Teilnehmermanagement beschäftigen ...... 29
Grafik 13: Personen, die sich mit Teilnehmermanagement beschäftigen ........................ 30
Grafik 14: Zeitanteil am Gesamtprojekt (Unternehmen) .................................................. 31
Grafik 15: Zeitanteil am Gesamtprojekt (Agenturen) ....................................................... 31
Grafik 16: Kostenanteil am Gesamtprojekt ...................................................................... 32
Grafik 17: Teilnehmermanagement als eigenständiger Budgetposten (Unternehmen) .... 33
Grafik 18: Teilnehmermanagement als eigenständiger Budgetposten (Agenturen) ......... 33
Tabellen allgemein
Tabelle 1: In welcher Art von Unternehmen sind Sie beschäftigt? ................................... 49
Tabelle 2: Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen? ....................................... 49
Tabelle 3: Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an? ................................ 49
Tabelle 4: Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff
Teilnehmermanagement? ............................................................................................... 50
Tabelle 5: Mit welchen Hilfsmitteln managen Sie Teilnehmerdaten? ............................... 51
Tabelle 6: Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen
teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert? ............................ 51
Tabelle 7: Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus? ................. 52
Tabelle 8: An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von
Teilnehmermanagement aus? ........................................................................................ 52
Tabelle 9: Mein Betrieb lagert teilnehmerbezogene Aufgaben an ext. Dienstleister aus .. 53
Tabelle 10: Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen einer von Ihnen
organisierten Veranstaltung in der Regel mit dem Teilnehmermanagement? ................. 53
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Tabelle 11: Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihrer Firma in der Regel mit
dem Teilnehmermanagement? ....................................................................................... 53
Tabelle 12: Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement
durchschnittlich am Gesamtprojekt? ............................................................................... 54
Tabelle 13: Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich
am Gesamtprojekt? ........................................................................................................ 54
Tabelle 14: Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger
Posten innerhalb Ihrer Veranstaltungsbudgets ausgewiesen? ........................................ 54
Agenturen und Unternehmen im Vergleich
Tabelle 15: In welcher Art von Unternehmen sind Sie beschäftigt? ................................. 55
Tabelle 16: Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen? ..................................... 55
Tabelle 17: Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an? .............................. 56
Tabelle 18: Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff
Teilnehmermanagement? ............................................................................................... 57
Tabelle 19: Mit welchen Hilfsmitteln managen Sie Teilnehmerdaten? ............................. 59
Tabelle 20: Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen
teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert? ............................ 61
Tabelle 21: Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus? ............... 61
Tabelle 22: An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von
Teilnehmermanagement aus? ........................................................................................ 63
Tabelle 23: Mein Betrieb lagert teilnehmerbezogene Aufgaben an ext. Dienstleister aus 64
Tabelle 24: Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen einer von Ihnen
organisierten Veranstaltung in der Regel mit dem Teilnehmermanagement? ................. 65
Tabelle 25: Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihrer Firma in der Regel mit
dem Teilnehmermanagement? ....................................................................................... 66
Tabelle 26: Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement
durchschnittlich am Gesamtprojekt? ............................................................................... 67
Tabelle 27: Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich
am Gesamtprojekt? ........................................................................................................ 68
Tabelle 28: Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger
Posten innerhalb Ihrer Veranstaltungsbudgets ausgewiesen? ........................................ 68
Anhang 1: Fragebogen......................................................................................................69
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VORWORT
Ist das Ganze mehr als die Summe seiner Teile?
Eine Veranstaltung ohne Teilnehmer wäre keine. Ergo müssen Teilnehmer, um im
heutigen Sprachgebrauch zu bleiben, gemanagt werden. So weit, so gut. Doch wer nun
sind Teilnehmer einer Event genannten Veranstaltung?
Alle, die gekommen sind? Oder auch die, die dann doch weggeblieben sind? Nur die
Gäste oder auch die Crew? Sollte man unterscheiden zwischen den Personen in
gastgebender Funktion und jenen, die als Gast erscheinen? Wie viel und was überhaupt
muss gemanagt werden? Von A bis Z oder nur Teile eines wie auch immer gearteten
Ganzen?
Ebenso wie eine bisher fehlende Definition und ein mangelndes allgemeingültiges
Verständnis dessen, was den Eventmarkt darstellt, inzwischen die Entwicklung der
Branche behindert, so ist ein unklares Verständnis dessen, was Teilnehmermanagement
ausmacht, für die Organisation, die Entwicklung, den Einkauf, aber auch das Erleben der
Teilnehmer, hinderlich. Kurz gesagt: Es ist wahrscheinlich, dass die Service-Qualität, die
deutlich zum Gelingen einer Veranstaltung beiträgt, unter dem wenig präzisen Verstehen
leidet. Und damit der Erfolg des Events.
Ich freue mich, dass die StudentInnen des fünften Semesters aus dem Studiengang
Eventmanagement für das Sommersemester 2009 dieses Thema gewählt haben. Der
Impuls kam aus der Industrie, genauer gesagt von der CompuCoach GmbH und wurde
von den StudentInnen durchaus begeistert und engagiert aufgegriffen. Der Verband
Veranstaltungsplaner.de konnte vom Sinn des Unternehmens überzeugt werden und
stellte die Emailadressen seiner Mitglieder für eine Befragung zur Verfügung. Für
qualitative Interviews, die Aspekte vertiefen halfen, konnten erfahrene Praktiker
gewonnen werden.
Die Ergebnisse, so meine ich, bringen die Veranstaltungsindustrie ein Stück weiter. Eine
klare Definition wird gegeben; der Rahmen des Teilnehmermanagement wird festgelegt;
sinnvolle Anknüpfungspunkte in der Prozesskette einer Eventorganisation werden
ausgewiesen; der Anteil am Gesamtgeschehen wird erfragt und schließlich auch der
pekuniäre Aspekt abgeklopft. Die Zahl der Antworten lässt wohl auf die Wichtigkeit des
Themas wie das Interesse daran schließen.
Es wird deutlich, dass die Integration eines professionellen Teilnehmermanagements in
den Gesamtablauf nötig ist und erwartet wird. Vom Veranstalter ebenso wie vom
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Teilnehmer. Im Idealfall bemerkt man ein gelungenes Teilnehmermanagement nicht, es
geht in der allgemeinen Zufriedenheit über ein perfektes Event auf.
So wie das Zusammenkommen der Menschen und die dadurch entstehende Atmosphäre
in der Gemeinschaft die Voraussetzung für das Gelingen von Events sind, so ist die
perfekte Betreuung der Teilnehmer in allen Bereichen ein weiterer Beitrag zu diesem Ziel.
Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile: ja, aber erst im Gelingen.
Ich bedanke mich bei Herrn Thomas Küfner (CompuCoach GmbH) für den Vorschlag
sowie die finanzielle Unterstützung. Mein Dank geht ebenso an Herrn Gerhard Bleile vom
Verband Veranstaltungsplaner.de, der Vereinigung Deutscher
Veranstaltungsorganisatoren e.V., für das nimmermüde Interesse an allem, was
Veranstaltungen betrifft, wie für die Unterstützung bei der Ansprache der Mitglieder.
Des Weiteren bedanke ich mich für Zeit wie Rat und Tat bei den Event-Verantwortlichen
aus Industrie, Agenturen und Organisationen, die für ein Interview zur Verfügung
standen.
Schließlich möchte ich mich bei den StudentInnen Paulina Braun, Philipp Dieme, Lisa
Hörstmann, Mariola Kaminski, Hanna Roth, Philipp Schramm und Isabel Weismantel
bedanken, die mit unermüdlichem Einsatz, Sachverstand und Klugheit sowie großem
Interesse die Untersuchung zu einem Erfolg gemacht haben.
Bad Honnef, Juni 2009
Ulrich Wünsch, M.A.
Professor Eventmanagement
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1. EINFÜHRUNG
1.1. HISTORISCHER HINTERGRUND
Die Geschichte des Teilnehmermanagements reicht viele Jahrhunderte zurück. Wann
immer sich Menschen mit einer gemeinsamen Motivation treffen, heute wie damals,
müssen viele Faktoren berücksichtigt werden: Wie wird diese Veranstaltung
kommuniziert? Wer soll eingeladen werden? Wie gelangen diese Personen zur
Veranstaltung? Haben bestimmte Teilnehmer besondere Anforderungen und Aufgaben?
Schon vor 2.000 Jahren wurden Gladiatorenkämpfe im antiken Rom ausgerichtet, die
durch die Erbauung des Kolosseums mit einer Kapazität von etwa 50.000 Personen neue
Dimensionen annahmen. Die Kämpfe waren damals ein beliebtes Spektakel, deren
Erlebnischarakter das ganze Volk anzog. Um die Veranstaltung anzukündigen, warben
die Veranstalter mit Wandmalereien, dem damaligen „Einladungsmanagement“. Zwar
durfte jeder zuschauen, doch wurden den Zuschauern Sitzplätze zugewiesen und es
musste dafür gesorgt werden, dass alle die ihnen zugewiesenen Plätze einnahmen. Der
Kaiser und sein Gefolge nahmen in den Logen Platz, die Senatoren und ihre Familien
saßen dicht an der Arena, der zweite Rang war für die Angehörigen des Ritterstandes
reserviert, während die restlichen Plätze nach sozialer Schicht und Beruf aufgeteilt
wurden – so wie es heutzutage eine bestimmte Sitzordnung bei Kongressen gibt, die
beispielsweise der Unternehmenshierarchie folgt. Im Kolosseum gab es 80 verschiedene
Eingänge, allein vier waren exklusiv den Adeligen vorbehalten. Ohne Gladiator, kein
Gladiatorenkampf. Schon Wochen im Voraus wurden die passenden Gladiatoren
ausgewählt und vor der Veranstaltung ausgestattet – vergleichbar mit der Anreise und
technischen Ausstattung von Gastsprechern. Früher wurden Gladiatorenkämpfe für
politische Zwecke genutzt, um die Beliebtheit des Kaisers bei der Bevölkerung zu
steigern. Deshalb waren eine gute Vorstellung und viele Zuschauer essenziell für die
Veranstaltung. Die Zuschauer hatten die Möglichkeit, ihre Meinung durch Applaus und
Buhrufe auszudrücken. Auch heute wird auf die Meinung des Teilnehmers sehr viel Wert
gelegt. (Conolly, 2005; Wiedemann, 2001)
Schlussendlich sind die Grundelemente des Teilnehmermanagements, damals wie heute,
unverändert geblieben. Doch was genau macht Teilnehmermanagement heute aus?
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1.2. VORSTELLUNG DER STUDIE
1.2.1. DIE INTERNATIONALE FACHHOCHSCHULE BAD HONNEF ∙ BONN
Die Internationale Fachhochschule Bad Honnef · Bonn ist eine private, staatlich
anerkannte Hochschule für internationale zukunfts- und praxisorientierte Ausbildungen im
Dienstleistungssektor und bildet somit ein Kompetenzzentrum für Betriebswirtschaftslehre
und Servicemanagement. Das Studienangebot umfasst Bachelor- und
Masterstudiengänge in den Bereichen Hotel-, Tourismus-, Event-, Luftverkehrs- und
Transportmanagement sowie Internationales Management. Am Standort Bad Honnef wird
ab dem Wintersemester 2009 zusätzlich der Studiengang Wirtschaftsprüfung und
Steuern angeboten. Im September 2008 wurde der Lehrbetrieb am neuen
Hochschulstandort Bad Reichenhall aufgenommen. Das Angebot beinhaltet hier
Studienprogramme in den Bereichen Hotel- und Tourismusmanagement sowie
Internationales Management. Die 1998 gegründete Fachhochschule zählt heute circa
1.700 Studenten sowie etwa 100 Professoren und Lehrbeauftragte. Sie gehört zu den
„Leading Hotel Schools of The World“ und erhielt 2004 die Auszeichnung „Hotelier des
Jahres“.
1.2.2. PROJEKTGRUPPE
Die Projektgruppe besteht aus sieben StudentInnen des Studiengangs
Eventmanagement. Innerhalb des im fünften Semester vorgesehenen Event
Projektkurses unter der Leitung von Herrn Prof. Ulrich Wünsch beschäftigten sie sich mit
dem Begriff Teilnehmermanagement. Alle StudentInnen konnten zu diesem Thema schon
praktische Erfahrungen während ihres sechsmonatigen Pflichtpraktikums sammeln und
haben sich in den vorangegangenen Semestern bereits ein fundiertes Wissen über die
Arbeitsweisen im Eventmanagement angeeignet.
1.2.3. AUFTRAG UND ZIEL DER STUDIE
Der Auftrag zur Studie wurde von der CompuCoach GmbH erteilt. Das Unternehmen
unter den Geschäftsführern Marcel Schettler und Thomas Küfner bietet von Konzeption
über Produktion, Registrierung und Vor-Ort-Service bis hin zum Reporting umfassende
Dienstleistungen im Bereich Teilnehmermanagement sowie IT-Module, bestehend aus
Hard- und Software, an. Weiterhin ist die CompuCoach GmbH Mitglied der Initiative
Teilnehmermanagement. Die Vereinigung stellt einen losen Verband von sechs
Unternehmen dar, die sich mit Software- und Internet-basierten Lösungen zum Thema
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Teilnehmermanagement auseinandersetzen. Die Zielsetzung der Qualitätsinitiative ist
„die Schärfung des Bewusstseins bei Eventagenturen und Direktkunden für das
komplexe Gewerk Teilnehmermanagement“. Basierend auf dieser Motivation entstand
die Idee zur Erstellung der Studie in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich
Eventmanagement unter der Leitung von Herrn Prof. Ulrich Wünsch an der
Internationalen Fachhochschule Bad Honnef ∙ Bonn. Auftrag der Studie war zum einen
die Untersuchung des Verständnisses des Begriffes Teilnehmermanagement seitens
eventtreibender Betriebe sowie der Erarbeitung einer allgemeinen Definition; zum
anderen die Analyse der in der Praxis üblichen Arbeitsweisen und gängigen Hilfsmittel im
Bereich Teilnehmermanagement innerhalb des Veranstaltungsprozesses mit Prognosen
zur zukünftigen Entwicklung dieser Arbeitsweisen. Als Stichprobe wurden Agenturen und
Unternehmen, die Events verantworten, definiert. Den temporären Rahmen für die
Ausarbeitung der Studie bildete der Zeitraum von März bis Juni 2009. Um die
Durchführbarkeit der Studie innerhalb dieses geplanten Rahmens sowie in Hinsicht auf
höchstmögliche Qualität und Validität zu gewährleisten, wurde eine Untersuchung auf
nationaler Ebene empfohlen und realisiert.
1.2.4. STRUKTUR
Um der oben genannten Zielsetzung nachzukommen, gliedert sich die Studie in sieben
Teile, die aufeinander aufbauen, jedoch verschiedene Aspekte ansprechen:
Das erste Kapitel führt Hintergrundinformationen zu der Historie von
Teilnehmermanagement, den forschenden Personen und der Zielsetzung der Studie auf.
Im zweiten Kapitel wird die angewandte Methodik beschrieben und die entsprechende
Fachterminologie erläutert.
Das dritte Kapitel bietet eine Übersicht über den Eventmarkt in Deutschland, dessen
Mitglieder sich unter anderem mit Teilnehmermanagement beschäftigen.
Der Begriff Teilnehmermanagement wird im vierten Kapitel erläutert und eine auf
Sekundärforschung basierende Definition wird aufgestellt.
Das fünfte Kapitel enthält die empirischen Ergebnisse der Primärforschung und gibt somit
Aufschluss über Arbeitsweisen, personelle Strukturen und Trends im Bereich
Teilnehmermanagement.
Die Ergebnisse des fünften Kapitels werden im sechsten Kapitel interpretiert und im
siebten Kapitel zu Empfehlungen fortgeführt.
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2. METHODIK
Im Folgenden wird die Forschungsmethodik erläutert, die dieser Studie zugrunde liegt.
Diese beinhaltet den Forschungsansatz, das Forschungsdesign und die Methoden der
Datenerhebung. In diesem Zusammenhang geht die Projektgruppe auf die Unterschiede
von Primär- und Sekundärforschung, qualitativer und quantitativer Datenerhebung sowie
den Stichprobenumfang und die Stichprobenauswahl ein. Abschließend werden die
limitierenden Faktoren dargelegt, die auf diese Forschung einwirken.
2.1. FORSCHUNGSANSATZ
Als Forschungsansatz bezeichnet man die Herangehensweise, die ein Marktforscher
wählt, um ein bestimmtes Gebiet zu untersuchen. Man unterscheidet dabei zwischen
einem deduktiven und einem induktiven Ansatz. Wird ein deduktiver Ansatz genutzt, stellt
der Forscher auf der Basis von sekundärer Forschung eine oder mehrere Hypothesen
auf, die dann empirisch zu prüfen sind (Bell & Bryman, 2003). Ein induktiver Ansatz
andererseits hat die Aufstellung einer Theorie zur Folge, anstatt eine solche zu beweisen
oder zu widerlegen. Der Forscher beginnt seine Untersuchung also ohne die vorherige
Aufstellung einer Hypothese, sondern leitet diese von den Ergebnissen seiner Studie her
(Bell & Bryman, 2003).
Die Projektgruppe wählt in diesem Fall einen induktiven Forschungsansatz, da es
aufgrund von Literaturmangel nicht möglich ist, Hypothesen aufzustellen. Obwohl durch
Sekundärforschung eine Definition von Teilnehmermanagement erstellt wird, hat diese
keinen direkten Einfluss auf aktuelle Arbeitsweisen, personelle Strukturen oder Trends
und kann daher nicht zur Bildung von fundierten Hypothesen über jenes Gebiet führen.
Diese Theorien machen also das Ergebnis der Studie aus.
2.2. FORSCHUNGSDESIGN
Das Forschungsdesign legt fest, ob eine Untersuchung darauf ausgerichtet ist, ein
bestimmtes Gebiet zu erkunden, einen Sachverhalt zu beschreiben oder konkrete
Zusammenhänge zu erklären. Es wird dabei zwischen explorativem, deskriptivem und
kausalem Design unterschieden. Das explorative Design ist darauf fokussiert, Ideen und
Einsichten auf einem Gebiet zu gewinnen, das bis dato relativ unerforscht ist. Die
Ausrichtung des deskriptiven Designs konzentriert sich hingegen auf die Darstellung
eines Sachverhaltes; es beschreibt also die Häufigkeit, mit der eine bestimmte Situation
auftritt und inwiefern zwei Variablen miteinander in Verbindung stehen. Das kausale
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Design wird hauptsächlich angewandt, um Ursache-Wirkung-Ketten zu bestimmen
(Brown & Churchill, 2006).
In dieser Studie wendet die Projektgruppe ein exploratives Forschungsdesign an. Der
Grund hierfür ist, dass der Prozess Teilnehmermanagement bisher unter keinem Aspekt
untersucht wurde und daher erst ein generelles Verständnis des Bereiches generiert
werden muss, bevor konkrete Zusammenhänge von bestimmten Sachverhalten erklärt
werden können.
2.3. METHODEN DER DATENERHEBUNG
Methoden der Datenerhebung können entweder primärer oder sekundärer Natur sein.
Während Primärforschung durchgeführt wird, um Informationen speziell für die aktuelle
Untersuchung zu sammeln, werden in der Sekundärforschung Informationsquellen
genutzt, die schon bestehen und Daten enthalten, die für einen anderen Zweck erhoben
wurden (Brown & Churchill, 2006).
Wie bereits erwähnt, bedient sich die Projektgruppe in diesem Fall der
Sekundärforschung, um eine Definition des Begriffes Teilnehmermanagement zu
erstellen und der Primärforschung, um Arbeitsweisen, personelle Strukturen und
Zukunftstrends in diesem Bereich zu erforschen. Die Primärforschung wurde in eine
quantitative und eine qualitative Datenerhebung aufgeteilt.
2.3.1. QUANTITATIVE DATENERHEBUNG
Unter quantitativer Forschung versteht man das Sammeln quantifizierbarer Informationen
und die statistische Analyse jener Daten (Bell & Bryman, 2003).
Die Projektgruppe nutzt vor allem eine quantitative Datenerhebung, um Daten zu
erfassen, die Arbeitsweisen und personelle Strukturen innerhalb des Arbeitsfeldes
Teilnehmermanagement messbar machen. Aus diesem Grund wurde ein
Onlinefragebogen mit zwölf hauptsächlich geschlossenen Fragen entwickelt, welche die
genannten Bereiche sowie die Demografie der Befragten abdecken. Es wurden zwei
verschiedene Erhebungsgrundlagen verwendet: zum einen eine von der Hochschule
entwickelte Datenbank und zum anderen die Datenbank des Kooperationspartners
Veranstaltungsplaner.de. Beide Datenbanken enthalten ausschließlich Adressen von
eventtreibenden Betrieben, deren Anzahl sich auf 665 (Hochschuldatenbank) bzw. 688
(Veranstaltungsplaner.de) Unternehmen und Agenturen beläuft. Die Rücklaufquote
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eträgt etwa 13% und der quantitative Forschungsteil beruht somit auf 181 vollständig
ausgefüllten Fragebögen.
2.3.2. QUALITATIVE DATENERHEBUNG
„Qualitative Sozialforschung kann zunächst als Sozialforschung bezeichnet werden, die
sich qualitativer Daten bedient, vor allem verbalisierter oder verschriftlichter Daten oder
Texte. Qualitative Daten sind solche, die soziale Gegenstände der Forschung auf eine
wissenschaftliche Weise so beschreiben, dass sie die dem Gegenstand eigenen
Verhältnisse, besonders deren Bedeutung, Struktur und Veränderung erfassen. Diese
Daten werden mithilfe qualitativer Methoden erstellt. Sie werden verwendet zur
qualitativen Analyse, die interpretativ/hermeneutisch ist.“(Heinze, 2001)
Die qualitative Datenerhebung dient in diesem Falle vor allem dem Zweck, Trends im
Bereich Teilnehmermanagement zu erforschen. Daher wurden drei offene Fragen
entwickelt, welche dann in Telefoninterviews für Teilnehmermanagement zuständigen
Personen gestellt wurden.
Die Stichprobenauswahl beläuft sich auf der Projektgruppe persönlich bekannte
Angestellte von sieben Betrieben. Es handelt sich dabei um drei Eventagenturen und vier
Unternehmen aus den Branchen Pharmazie, Kosmetik, Automobil und
Wirtschaftsprüfung.
2.4. LIMITIERENDE FAKTOREN
Jedes empirische Wissen ist fundamentalen Begrenzungen ausgesetzt (Robertshaw,
n.D.). Aus diesem Grund ist es wichtig, die limitierenden Faktoren zu nennen, um
sicherzustellen, dass eine Studie nicht als allgemeingültig ausgelegt werden kann.
Die Schwierigkeit jeder Onlinebefragung besteht darin, kaum sicherstellen zu können,
dass die Fragen nur von dazu befähigten Personen beantwortet werden. Obwohl die
Projektgruppe im Anschreiben darum gebeten hatte, kann keine Garantie gegeben
werden, dass dieser Bitte nachgekommen wurde.
Darüber hinaus muss angemerkt werden, dass es sich bei den Stichproben sowohl für
die quantitative als auch für die qualitative Datenerhebung nicht um
Wahrscheinlichkeitsstichproben, sondern um eine willkürliche Auswahl handelt. Aus
diesem Grund können keine statistischen Rückschlüsse von den Antworten der Befragten
auf die Meinung der Grundgesamtheit der eventtreibenden Betriebe in Deutschland
gezogen werden (Kent, 2001). Es lassen sich höchstens Tendenzen erkennen. Da
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zusätzlich die Rücklaufquote recht gering ausfiel, lässt sich schwer bestimmen, ob die
Ergebnisse der Studie repräsentativ sind.
Trotz der genannten limitierenden Faktoren entsteht durch die Studie ein Bild des
Arbeitsfeldes Teilnehmermanagement, das in zukünftigen Forschungen geprüft oder
erweitert werden kann.
3. EVENTMARKT IN DEUTSCHLAND
Im Rahmen von Veranstaltungen werden Teilnehmer koordiniert. Da Veranstaltungen Teil
des Eventmarktes sind, ist Teilnehmermanagement folglich ebenfalls diesem Markt
zuzuordnen, welcher im Folgenden nun näher beschrieben werden soll.
Jährlich veröffentlichen Schreiber, M. T. & Kunze, R. (2008) für das Europäische Institut
für TagungsWirtschaft GmbH (EITW) an der Hochschule Harz im Auftrag des
Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC), der Deutschen
Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) und dem German Convention Bureau e.V. (GCB) das
Meeting- & EventBarometer mit dem Ziel, den Tagungs- und Veranstaltungsmarkt in
Deutschland zu beschreiben. Berücksichtigt werden dabei Kongresse und Tagungen,
Ausstellungen und Präsentationen, Kultur- und Sportveranstaltungen sowie sonstige
Inhouse-Events. Marktteilnehmer sind Betriebe, die mindestens 100 Sitzplätze bei
Reihenbestuhlung im größten Saal aufweisen und in den Bereichen Kongress und
Tagung sowie Gesellschaft, Kultur und Sport operieren. Die zu diesem Zeitpunkt
aktuellste Studie beschreibt den Tagungs- und Eventmarkt aus dem Jahr 2008.
Insgesamt wurden in Deutschland 6.200 Tagungs- und Veranstaltungsstätten registriert,
die sich in 1.498 Kongress- und Veranstaltungszentren, 3.091 Tagungshotels und 1.611
Event Locations unterteilen und die Angebotsseite repräsentieren. Auf der
Nachfrageseite sind demnach Veranstaltungen und Teilnehmer zu finden. Es fanden
2008 2,8 Mio. Veranstaltungen mit einer durchschnittlichen Dauer von 1,4 Tagen statt, an
denen 314 Mio. Personen teilnahmen, wobei 5,3% dafür aus dem Ausland anreisten.
60% der Teilnehmer besuchten Veranstaltungszentren, 22% Hotels und 18% Event
Locations.
Mit 67% bilden Seminare, Tagungen und Kongresse den Großteil der in Deutschland
durchgeführten Veranstaltungen. In einem somit sehr dichten Feld führen Festivitäten
sowie Sport- und Kulturevents die Häufigkeit der Veranstaltungsarten an. Jeweils 6%
machen lokale Veranstaltungen ortsansässiger Vereine und Gruppen sowie sonstige
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Veranstaltungen aus. Lediglich 4% der Veranstaltungen im Jahr 2008 waren
Ausstellungen und Präsentationen.
In Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer sind Tagungen und Kongresse – ohne die
Berücksichtigung sonstiger Veranstaltungen – mit 20 - 50 Teilnehmern die am häufigsten
vorkommende Größenordnung (40%). Es ist zu beobachten, dass nur sehr wenige
Veranstaltungen stattfinden (1%), an denen über 5.000 Personen teilnehmen.
Diese Fakten betrachtend lässt sich der Schluss ziehen, dass dieser Markt viel Potenzial
bietet. Veranstaltungen und somit Teilnehmermanagement haben also eine begründete
Daseinsberechtigung.
4. DEFINITIONEN
4.1. TEILNEHMER
Bei Nachforschungen stößt man neben dem Begriff Teilnehmer schnell auf
Bezeichnungen wie Gast, Zuschauer oder Zuhörer. Eine klare Abgrenzung dieser
Begriffe ist aufgrund des Mangels von anerkannten Definitionen nicht möglich. Der
Versuch, den Begriffen verschiedene Arten von Veranstaltungen zuzuweisen, blieb
ebenso erfolglos, da die Bezeichnungen sich während einer Veranstaltung ändern
können. Im Folgenden verwendet die Projektgruppe den Terminus Teilnehmer als
Überbegriff und strebt eine klare Definition an.
Lediglich im Strafrecht oder in Kommunikationssystemen werden Teilnehmer klar
definiert. Allgemein wird ein Teilnehmer als „jemand, der sich an etwas beteiligt oder
daran mitwirkt“ (Teilnehmen, n. D.) beschrieben. Die folgende Definition wurde – gestützt
auf bisher erarbeitete Nachforschungen und Konversationen – mit dem Ziel erstellt, diese
Beschreibung, bezogen auf Veranstaltungen, detaillierter darzustellen:
„Als Teilnehmer werden alle während einer Veranstaltung anwesenden und in
verschiedenen Funktionen agierende Personen bezeichnet.“
Als wichtig erachtete Elemente der Definition sind hier „während der Veranstaltung
anwesend“, „in verschiedenen Funktionen“ und „agierende Personen“ aufzuführen.
Im Allgemeinen werden als Teilnehmer nicht nur Personen wie Gäste, Konsumenten oder
Angestellte bezeichnet, sondern ebenfalls Vertreter der verschiedenen Gewerke und
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Dienstleister (z. B. Referenten, Caterer, Künstler) sowie das Team um den Veranstalter
selbst oder Sponsoren.
Im Besonderen bedeutet dies, die Definition rückwärts erklärend, dass jeder Teilnehmer
auf eine Art und Weise agiert. Der Veranstalter trägt zum Erfolg der Veranstaltung durch
seine Organisation bei, ebenso wie Sponsoren – soweit vorhanden – durch materielle
oder monetäre Zuwendungen die Realisierung der Veranstaltung ermöglichen. Gewerke
und Dienstleister agieren in Form von Dienstleistungen, die auch mit Produkten
verbunden sein können. Der Gast geht ebenfalls einer aktiven Tätigkeit nach, da Zuhören
eine selektive Aufnahme von Lauten darstellt. Im Vergleich zu einem Redner ist der
Zuhörer im Publikum aber weniger aktiv.
Funktionen von Teilnehmern können in Organisation und mehr oder weniger aktive
Teilnahme eingeteilt werden. Diese Funktionen von Teilnehmern können sich im Verlauf
einer Veranstaltung auch ändern. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter bei einem
firmeninternen Kongress von der Funktion des Zuhörers, durch das Halten eines
Vortrags, zu einem die Veranstaltung aktiv bereichernden Teil werden.
Als Teilnehmer exkludiert werden Personen, die während der Veranstaltung nicht
anwesend sind.
4.2. MANAGEMENT
Etymologischen Ursprung hat der Terminus Management in dem lateinischen Wort
manus, welches Hand bedeutet und die Grundlage für den italienischen Begriff
maneggiare bildete. (Liesegang, 1999)
„Management lässt sich in fünf Funktionen aufgliedern: Analyse, Planung, Ausführung,
Kontrolle, Evaluation. Diese Funktionen sind für das effektive Managen aller
Tätigkeitsbereiche einer Organisation relevant und sie alle sollten aufeinander
abgestimmt sein. So müssen beispielsweise auch die Dienstleistungen beziehungsweise
Produkte analysiert, geplant, umgesetzt, kontrolliert und evaluiert werden. Der gesamten
Arbeit einer jeden Organisation sollte ein strategischer Planungsprozess zugrunde
liegen.“ (Haibach, 2006)
Eine weitere Definition lässt die Analyse auf die Planung folgen. Hierbei beginnt der
Managementprozess mit der Planung der Handlungen oder Entscheidungen, was das
Formulieren von Zielen beinhaltet. Daraufhin folgt die Problemanalyse, wobei die Ziele
den Prognosen gegenübergestellt werden und alternative Lösungen eruiert werden. Die
schlussendliche Festlegung auf eine Lösung beendet den darauffolgenden
- 18 -

Planungsprozess. In der Realisierungsphase wird die gedankliche Planung durch
Organisation und Personaleinsatz erweitert, die bei Erfolg in Steuerung und Führung
endet. Abschließend erfolgt die Kontrolle der Planung und Realisation in Form von
Analyse und Bewertung. Den gesamten Prozess über werden soziale und technische
Fähigkeiten wie z. B. Fachwissen, Kommunikation, Motivation oder personale Autorität
benötigt. (Managementprozess, n. D)
Eventmanagement als Spezialisierung des Managementbegriffes beschreibt laut Nufer
(2007) „�...� den Prozess der Planung, Organisation und Durchführung von
Veranstaltungen.“ Eine umfassendere Definition, die auch den im Managementprozess
erwähnten Aspekt der Evaluation sowie weitere Faktoren berücksichtigt, liefert
Rutherford-Silvers (2009). Sie bezeichnet Eventmanagement als einen Prozess, durch
den eine Veranstaltung geplant, vorbereitet und durchgeführt wird. Wie bei jeder anderen
Form von Management umfasst Eventmanagement die Bewertung, Definition,
Beschaffung, Vergabe, Leitung, Kontrolle und Analyse von Zeit, Finanzen, Personen,
Waren, Dienstleistungen und anderen Ressourcen, um Ziele zu erreichen. Laut
Rutherford-Silvers besteht die Aufgabe des Eventmanagers in der Nachforschung,
Planung, Organisation, Durchführung, Kontrolle und Evaluation von Veranstaltungen.
4.3. TEILNEHMERMANAGEMENT
Die vorangegangenen Definitionen kombinierend ergibt sich folgende Definition von
Teilnehmermanagement:
„Teilnehmermanagement beschäftigt sich sowohl mit der Erhebung, Verarbeitung,
Verwaltung und quantitativen Auswertung von veranstaltungsrelevanten
Teilnehmerdaten als auch der Kommunikation mit den Teilnehmern. Es schließt
weiterhin die Planung, Koordination und Kontrolle von sämtlichen Ressourcen und
Aktivitäten ein, die den Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen.
Teilnehmermanagement umfasst jegliche teilnehmerbezogene Maßnahme vor,
während und nach der Veranstaltung.“
Die Erhebung von veranstaltungsrelevanten Teilnehmerdaten beschreibt die Generierung
oder Beschaffung von Listen, die für die Veranstaltung nötig oder hilfreich sind. Erwähnt
seien hier z. B. Personen-, Reise- und Beherbergungsdaten sowie Angaben zu
Präferenzen. Verarbeitung bezeichnet hier die Änderung, Ergänzung oder Bearbeitung
- 19 -

der erhobenen Daten. Die Festlegung von Zugriffsrechten und die Distribution der
Datensätze kommen der Verwaltung gleich. Quantitative Auswertungen helfen im
Planungsprozess, einen aktuellen Status zu erkennen oder Prognosen zu erstellen.
Hierbei wird immer das Hilfsmittel der Kommunikation benötigt. Der Managementprozess
spiegelt sich ebenfalls in der Planung, Koordination und Kontrolle der Ressourcen und
Aktivitäten, die den Teilnehmer direkt betreffen, wider und impliziert den Beginn und das
Ende des Managements von Teilnehmern. Dieses umfasst zeitlich den kompletten
Veranstaltungsprozess, beginnend mit der Konzeption, da schon in der Initiationsphase
teilnehmerrelevante Vorgänge beachtet werden müssen. Während der Veranstaltung
selbst ist Teilnehmermanagement essenziell, wohingegen nach der Veranstaltung primär
Auswertungen der erhobenen Daten mit dem Ziel des Reportings und der Optimierung
durchgeführt werden.
Teilnehmermanagement ist dieser Definition zufolge ein komplexer Prozess. Anhand von
primär erhobenen Daten wird dieses Arbeitsfeld in den nächsten Kapiteln näher
beleuchtet.
5. EMPIRISCHE ERGEBNISSE
5.1. ERGEBNISSE DER QUANTITATIVEN FORSCHUNG
Im folgenden Abschnitt werden die mithilfe des Fragebogens (Anlage 1) generierten
Daten pro Frage analysiert und teilweise nach Agentur und Unternehmen sowie nach
Unternehmensgröße gewertet, insofern, diese Parameter berücksichtigend, Ergebnisse
sichtbar wurden, die eine differenzierte Betrachtung nahelegen. Sind Agenturen und
Unternehmen zusammengefasst, werden diese im fortlaufenden Text als Betriebe
bezeichnet. Bezüglich ihrer Größe werden diese wie folgt eingeteilt: Kleinstbetriebe (1 -
10 Mitarbeiter), kleine Betriebe (11 - 50 Mitarbeiter), mittlere Betriebe (51 - 250
Mitarbeiter) und Großbetriebe (mehr als 250 Mitarbeiter). Analog dazu werden für
Unternehmen die Begriffe Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen, mittlere
Unternehmen und Großunternehmen genutzt.
In welcher Art von Betrieb sind Sie beschäftigt?
Anhand der Unterscheidung zwischen Agentur, Industrie-, Finanz- sowie Handels-/
Dienstleistungsunternehmen sollte die Annahme, dass sich die Arbeitsweisen in Bezug
- 20 -

auf Teilnehmermanagement in eventtreibenden Unternehmen und Agenturen nicht
wesentlich unterscheiden, überprüft werden.
Von den 181 Antworten, welche die Projektgruppe auf den Fragebogen erhalten hat,
kamen 56 von Agenturen und 125 von eventtreibenden Unternehmen. Letztere teilen sich
wie folgt auf: 59 Handels- und Dienstleistungsunternehmen, 49 Industrieunternehmen
und 17 Unternehmen aus dem Bereich Finanzen. (Tabellen 1 und 15)
70
60
50
40
30
20
10
0
56
Grafik 1: Arten von Betrieben
In w elcher Art von Betrieb sind Sie beschäftigt?
59
Agentur Handels- /
Dienstleistungsunternehmen
Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Betrieb?
- 21 -
49
1-10
Mitarbeiter
34
17
Industrieunternehmen Finanzunternehmen
Diese Frage zielte darauf ab, eine demografische Größeneinordnung der befragten
Betriebe vornehmen zu können.
Insgesamt erhielten wir 49 Antworten aus Kleinstbetrieben, 35 aus kleinen und 27 aus
mittelgroßen Betrieben. Den größten Anteil an Antworten lieferten Großbetriebe (70
Antworten). Die Aufteilung zwischen eventtreibenden Unternehmen und Agenturen ist in
der folgenden Abbildung veranschaulicht. (Tabellen 2 und 16)
>250
Mitarbeiter
69
Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr
Unternehmen? 11-50
Mitarbeiter
18
1-10
Mitarbeiter
15
51-250
Mitarbeiter
23
Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihre
Agentur?
11-50
Mitarbeiter
17
51-250
Mitarbeiter
4
>250
Mitarbeiter
1
Grafik 2: Mitarbeiteranzahl der Unternehmen Grafik 3: Mitarbeiteranzahl der Agenturen

Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an?
Ohne Teilnehmer kein Teilnehmermanagement. Diese Frage sollte Aufschluss darüber
geben, wer von eventtreibenden Unternehmen und Agenturen als Teilnehmer einer
Veranstaltung bezeichnet wird.
Fast alle 181 Befragten (97,2%) sehen Gäste als Teilnehmer an. Eigenes Personal wird
von 53,6% der Unternehmen und von nur 33,9% der Agenturen in die Kategorie
Teilnehmer aufgenommen. Somit wird die in Kapitel 4.1. aufgestellte Definition nur
teilweise bestätigt. Danach folgen Sponsoren mit 41,4%. 26,4% der Unternehmen und
41,1% der Agenturen beschreiben Dienstleister als Teilnehmer. 14 der Unternehmen
haben in die offene Kategorie Sonstige „Sprecher“, „Journalist“, „studierende Helfer“,
„Mitglieder“, „Aussteller“ und „Mitarbeiter“ eingetragen. Mehrmals erwähnt sind die
Termini „Moderator“ und „Referent/ Vortragender“. Von den Agenturen haben neun
„Personal des Kunden/ Veranstalters“, „Auftraggeber“, „Team“, „angemeldeter
Teilnehmer“ und „Referent“ erwähnt. Der Begriff „Veranstalter“ taucht zwei Mal auf.
(Tabellen 3 und 17)
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung?
Agenturen 98,2% 33,9% 41,1% 66,1%
Unternehmen 96,8% 53,6% 26,4% 44,8%
Grafik 4: Teilnehmer
Gäste Eigenes Personal Dienstleister Sponsoren
Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff Teilnehmermanagement?
Eine Reihe von verschiedensten Möglichkeiten, von denen auch mehrere angekreuzt
werden konnten, wurde seitens der Projektgruppe hierfür vorgegeben mit dem Ziel,
herauszufinden, ob Teilnehmermanagement größtenteils eng oder weit definiert wird.
Durchschnittlich wurden pro Befragten 7,7 Antworten aus den vorgegebenen 17
Möglichkeiten ausgewählt. Mit 160 Nennungen wird das Einladungsmanagement von
91,7% als Bestandteil des Teilnehmermanagement angesehen. Auf den nächsten
- 22 -

Plätzen folgen die Registrierung und Akkreditierung während der Veranstaltung (151
Nennungen), die Verwaltung von Personendaten (147 Nennungen), Hotelbuchung (104
Nennungen), Reiseplanung (101 Nennungen) und die quantitative Auswertung von
Personendaten (100 Nennungen). Marketing sowie die Kommunikation mit Dienstleistern
assoziieren jeweils nur knapp ein Viertel der Befragten mit dem Begriff
Teilnehmermanagement. Die wenigsten Stimmen erhielt Risk Management (28
Nennungen). In der Gegenüberstellung mit Unternehmen haben Agenturen prozentual
gesehen bestimmte Begriffe häufiger gewählt: Registrierung und Akkreditierung während
der Veranstaltung (+18,8%), Reiseplanung (+17,5%), Hotelbuchung (+12,5%), Erstellung
eines Reports (+12,3%) sowie quantitative Auswertung von Personendaten (+10,5%). Die
Akquise von Gästen wird im Gegenzug von 14,1% mehr Unternehmen mit dem Begriff
Teilnehmermanagement verbunden. Die Erstellung eines Ablaufplans wurde von über
einem Drittel der Befragten angekreuzt, wobei zwischen Agentur und Unternehmen kaum
ein Unterschied besteht, jedoch innerhalb der Unternehmensgröße (Durchschnitt
Unternehmen allgemein: 37,6%; Durchschnitt Unternehmen mit 1 - 10 Mitarbeitern:
73,3%). Unter Sonstiges sind zusätzlich Begriffe wie „Buchungsmanagement“,
„Namensschilder“, „Badges“, „Transfer-Handling“, „Feedback“ und „Hotline“ gefallen.
(Tabellen 4 und 18)
Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff Teilnehmermanagement?
Risk Management
Marketing
Kommunikation mit Dienstleistern
Erstellung eines Reports
Catering
Buchung der Veranstaltungsstätte
Veranstaltungskonzeption
Customer Relationship
Erstellung eines Ablaufplans
Erstellung von Printmaterialien
Reiseplanung
Quantitative Ausw ertung von Personendaten
Hotelbuchung
Akquise von Gästen
Registrierung und Akkreditierung w ährend VA
Verw altung von Personendaten
Einladungsmanagement
Grafik 5: Teilnehmermanagement
17,9%
14,4%
23,2%
24,0%
26,8%
24,0%
41,1%
28,8%
23,2%
29,0%
30,4%
29,6%
26,8%
31,2%
26,8%
32,8%
30,4%
37,6%
48,2%
43,2%
- 23 -
42,9%
50,4%
52,0%
53,6%
56,0%
62,5%
67,9%
66,1%
77,6%
78,4%
Agenturen
Unternehmen
87,5%
91,1%
92,0%
96,4%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wie und womit managen Sie Ihre Teilnehmerdaten?
Dass heutzutage technische Hilfsmittel Arbeitsprozesse beschleunigen, steht außer
Frage. Doch gibt es Ausnahmen? Welche Software wird genutzt? Werden Lösungen
eventuell sogar selbst entwickelt?
Tabellenkalkulationsprogramme wie MS Excel scheinen das beliebteste Hilfsmittel zu
sein, um Teilnehmerdaten zu managen. Drei Viertel der Befragten kreuzten an, diese
immer oder oft zu nutzen. Textverarbeitungsprogramme wie MS Word finden größtenteils
nie (40,9%) oder nur manchmal (30,9%) Verwendung. Selbst entwickelte IT-Lösungen
kommen sowohl in Unternehmen (immer: 29,6%; oft: 14,4%) als auch in Agenturen
(immer: 12,5%; oft: 17,9%) am zweithäufigsten zum Einsatz, sind im Vergleich jedoch
populärer bei den Unternehmen. 61,9% aller Befragten sagen aus, nie handschriftlich auf
Papier zu arbeiten. Event-Software (wie z. B. FASTbook oder amiando) und Internet-
basierte Hilfsmittel (wie z. B. Guest Control, aloom TMS, booc, ePMS, EvEntry oder
MaxPro) werden von einem Viertel der Agenturen oft genutzt (immer: 5,4%); von den
Unternehmen hingegen nutzen 9,6% diese immer und nur 6,4% häufig. (Tabellen 5 und
19)
Wie und womit managen Sie Teilnehmerdaten innerhalb Ihres Unternehmens?
Tabelenkalkulationsprogramme
Selbst entw ickelte IT
Lösungen
Textverarbeitungsprogramme
Personal Information Manager
Event-Softw are
Handschriftlich auf Papier
Internet-basierte Hilfsmittel
Grafik 6: Instrumente des Teilnehmermanagements (Unternehmen)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
immer oft manchmal nie w eiß nicht
- 24 -

Wie und womit managen Sie Teilnehmerdaten innerhalb Ihrer Agentur?
Tabelenkalkulationsprogramme
Selbst entw ickelte IT
Lösungen
Handschriftlich auf Papier
Event-Softw are
Textverarbeitungsprogramme
Personal Information Manager
Internet-basierte Hilfsmittel
Grafik 7: Instrumente des Teilnehmermanagements (Agenturen)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
immer oft manchmal nie weiß nicht
Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen
teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert?
Auf die Frage, die als Filter zur In- bzw. Exkludierung der folgenden drei Fragen diente,
antworteten circa zwei Drittel der befragten Unternehmen mit Nein. Demnach werden bei
38,7% der Befragten teilnehmerbezogene Aufgaben teilweise bzw. komplett ausgelagert
(Unternehmen: 37,6%; Agenturen: 41,1%). Diese 70 eventtreibenden Unternehmen und
Agenturen entsprechen innerhalb der Auswertung der nächsten drei Fragen der Basis
von 100%. (Tabellen 6 und 20)
80%
60%
40%
20%
0%
Werden teilnehmerbezogene Aufgaben an externe
Dienstleister ausgelagert?
Unternehmen Agenturen
Ja 37,6% 41,1%
Nein 62,4% 58,9%
Grafik 8: Auslagerung von Teilnehmermanagement
- 25 -

Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus?
Auf diese Frage erhoffte sich die Projektgruppe gleich zwei Antworten: Welche
teilnehmerbezogenen Aufgaben werden abgegeben und welche bleiben in der Hand des
Betriebes? Wieder wurde eine Reihe verschiedener Antworten angeboten. Den Befragten
wurde zusätzlich die Möglichkeit gegeben, weitere Aspekte aufzuführen.
61,7% der Unternehmen, die Aufgaben im Feld Teilnehmermanagement auslagern,
geben den Bereich Catering an Externe ab. Mehr als die Hälfte lagert außerdem die
Erstellung von Druck-Erzeugnissen und Printmaterialien aus (51,1%). Circa ein Drittel der
befragten Unternehmen gibt außerdem Aufgaben zur Verwaltung von Personendaten
(34,0%), Hotelbuchungen, Kommunikation mit Dienstleistern und Buchung der
Veranstaltungsstätte (je 31,9%) ab. Die Bereiche Marketing (4 Nennungen), Risk
Management (4 Nennungen) und Customer Relationship (2 Nennungen) bleiben
überwiegend innerhalb des Betriebes. Die Antworten spiegeln also die Struktur der
Eventwirtschaft wider. Unternehmen unterhalten teilweise kleine Eventabteilungen, die für
die Koordination zuständig sind; viele temporäre Aufgaben werden ausgelagert.
Agenturen lagern deutlich weniger aus, bevorzugt Catering (39,1%), Hotelbuchungen und
die quantitative Auswertung von Personendaten (je 30,4%). Nie ausgelagert werden
Veranstaltungskonzeption, Buchung der Veranstaltungsstätte, Kommunikation mit
Dienstleistern, Erstellung eines Ablaufplans und Risk Management (keine Nennungen).
Sonstige Antworten beinhalteten die „Erstellung von Badges“ und die Aussage, „je nach
Bedarf“ Aufgaben auszulagern. (Tabellen 7 und 21)
Welche dieser Aufgaben lagern Sie and externe Dienstleister aus?
Catering
Erstellung von Printmaterialien
Verw altung von Personendaten
Kommunikation mit Dienstleistern
Hotelbuchung
Buchung der Veranstaltungsstätte
Einladungsmanagement
Registrierung und Akkreditierung w ährend VA
Reiseplanung
Veranstaltungskonzeption
Erstellung eines Ablaufplans
Quantitative Ausw ertung von Personendaten
Akquise von Gästen
Erstellung eines Reports
Risk Management
Marketing
Customer Relationship
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
4,3%
4,3%
4,3%
Grafik 9: Ausgelagerte Aufgaben
10,6%
8,7%
8,5%
8,5%
14,9%
14,9%
13,0%
17,4%
17,4%
19,1%
21,7%
21,7%
21,7%
23,4%
23,4%
27,7%
31,9%
30,4%
29,8%
31,9%
31,9%
30,4%
34,0%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
- 26 -
39,1%
51,1%
61,7%
Unternehmen
Agenturen

An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von
Teilnehmermanagement aus?
Bei den Unternehmen erhalten Eventagenturen (59,6%), Spezialanbieter für
Teilnehmermanagement (29,8%) sowie Künstler- und Reisebüros (je 25,5%) auf diese
Frage das größte Gewicht, während Agenturen ihre Präferenzen auf Spezialanbieter für
Teilnehmermanagement (52,2%), Reisebüros (34,8%) und Destination Management
Companies legen (26,1%). Spezialanbietern für Teilnehmermangement wird eine
wichtige Rolle zugeschrieben, da sowohl Unternehmen als auch Agenturen an diese
auslagern. PCOs, Callcenter und PR-Agenturen spielen bei beiden kaum eine Rolle.
Vonseiten der Unternehmen werden „Stadttourismus mit Tagesschwerpunkt“,
„Fachgesellschaften“, „unsere GmbH“, „Empfangs- und Securitydienst im Haus“ und
vonseiten der Agenturen „Auftraggeber“ und die „kooperierenden Unternehmen“ in der
Kategorie Sonstige aufgeführt. (Tabellen 8 und 22)
An welche dieser Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von Teilnehmermanagement
aus?
Event-Agentur
Spezialanbieter für Teilnehmermanagement
Künstleragentur
Reisebüro
Professional Congress/Conference Organizer
Destination Management Companies
PR-Agentur
Callcenter
1,0%
0,0%
4,3%
4,3%
10,6%
8,5%
8,5%
4,3%
8,5%
Grafik 10: Dienstleister für Teilnehmermanagement
- 27 -
25,5%
25,5%
26,1%
29,8%
34,8%
52,2%
Agenturen
59,6%
Unternehmen
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Gründe für die Auslagerung von teilnehmerbezogenen Aufgaben
Neben dem „was“ und „an wen“ wurde auch das „warum“ untersucht, wobei neben der
bestehenden Liste weitere Gründe angegeben werden konnten.
Hauptmotivation für das Auslagern von teilnehmerbezogenen Aktivitäten scheint
demnach mit über 60% die Möglichkeit zu sein, über externe Dienstleister qualitativ
hochwertigere Ergebnisse erlangen zu können. Als sekundärer Grund wird genannt, dass

man Aufgaben im Feld Teilnehmermanagement auslagert, wenn personelle Engpässe
bestehen. Auch die zunehmende Komplexität der Veranstaltung (41,4%) bzw. steigende
Teilnehmerzahlen (35,7%) führen zum Outsourcing. Für Agenturen scheint Zeitdruck kein
Hindernis zu sein, denn nur 17,4% würden in solch einem Fall zum externen Dienstleister
greifen (Unternehmen: 36,2%). Die Liste der Unternehmen, die weitere Gründe genannt
haben, beinhaltet Begrifflichkeiten wie „zum gegenseitigen Informations-und
Datenaustausch“, „nur bei Reisebuchungen an das Reisebüro“, „kein klassisches
Auslagern“, „wenn entsprechende Verträge mit Kooperationspartnern dies vorschreiben“
und „Empfang mit Dienstleistern besetzen“. „Wenn es das Budget erlaubt“, wird von einer
der Agenturen erwähnt. (Tabellen 8 und 23)
Mein Betrieb lagert an externe Dienstleister aus,...
... je w eniger Expertenw issen innerhalb der eigenen
Firma zur Verfügung steht.
... w enn Zeitdruck herrscht.
... je mehr Teilnehmer involviert sind.
... je komplexer die Veranstaltung ist.
... w enn personelle Engpässe bestehen.
... w enn über externe Dienstleister qualitativ
hochw ertigere Ergebnisse möglich sind.
- 28 -
17,4%
Grafik 11: Gründe für die Auslagerung von Teilnehmermanagement
30,4%
27,1%
25,5%
30,0%
36,2%
30,4%
35,7%
38,3%
39,1%
41,4%
42,6%
Agenturen
Gesamt
Unternehmen
56,5%
51,4%
48,9%
65,2%
64,3%
63,8%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen der von Ihnen organisierten
Veranstaltungen in der Regel mit dem Teilnehmermanagement?
Ist Teilnehmermanagement ein unabhängiger Bereich, an dem eine Person alleine
arbeitet oder werden in diesem Arbeitsfeld Teams eingesetzt?
Klare Tendenzen kristallisieren sich anhand der gegebenen Antworten nicht heraus. Mit
36,8% gaben die Unternehmen an, dass sich mehrere Personen unter anderem mit dem
Teilnehmermanagement beschäftigen. An zweiter Stelle bei den Unternehmen und an
letzter Stelle bei den Agenturen wird genannt, dass sich eine Person mitunter mit dem
Themengebiet beschäftigt. Bei Agenturen ändert es sich hauptsächlich von Veranstaltung

zu Veranstaltung (42,9%). Dies bestätigt, dass im Bereich Eventmanagement nur der
Wechsel beständig ist. Dass sich mehrere Personen ausschließlich mit dem Management
der Teilnehmer beschäftigen, steht an zweiter Stelle bei den Agenturen (mit nur 19,6%)
und mit 6,4% an letzter Stelle bei den Unternehmen.
In 35,9% der befragten Agenturen und eventtreibenden Unternehmen beschäftigt sich nur
eine Person mit dem Teilnehmermanagement, davon 41,5% ausschließlich. Knapp zwei
Fünftel der Befragten gaben an, dass sich in ihren Betrieben mehrere Personen mit dem
Thema auseinandersetzen. In dieser Gruppe ist Teilnehmermanagement für 73,2% nicht
der alleinige Fokus. Dass sich die Aufgabenverteilung von Veranstaltung zu
Veranstaltung ändert, gaben 24,9% der Befragten an. Insgesamt antwortete über ein
Drittel aller Befragten (65 Personen), dass sich eine Person ausschließlich oder unter
anderem mit Teilnehmermanagement befasst. (Tabellen 10 und 24)
Mehrere Personen ausschließlich
Eine Person ausschließlich
Ändert sich von VA zu VA
Eine Person unter anderem
Mehrere Personen unter anderem
Wie viele Personen beschäftigen sich mit Teilnehmermanagement?
6,4%
10,5%
10,7%
12,5%
14,9%
16,0%
14,3%
- 29 -
16,8%
19,6%
21,0%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
Unternehmen Gesamt Agenturen
Grafik 12: Anzahl der Personen, die sich mit Teilnehmermanagement beschäftigen
Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihres Betriebs in der Regel mit dem
Teilnehmermanagement?
Das Interesse bei dieser Frage lag darin, ob sich sowohl seitens der eventtreibenden
Unternehmen als auch unter den Agenturen Muster feststellen lassen, was die
innerbetriebliche Position der Personen anbelangt, die sich mit Teilnehmermanagement
beschäftigen.
24,9%
24,0%
28,7%
36,8%
42,9%

Sowohl Unternehmen als auch Agenturen sind sich einig, dass Projektleiter und
Assistenten sich in der Regel mit dem Teilnehmermanagement befassen. Agenturen
tendieren mehr zum Projektleiter, während Unternehmen gleichermaßen (51,2%) für
beide stimmen. Genau ein Viertel der Agenturen antwortete, dass sich Praktikanten mit
diesem Thema auseinandersetzen – in Unternehmen beläuft sich dieser Prozentsatz auf
nur 12%. (Tabellen 11 und 25)
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Projektleiter/-in
Welche Person beschäftigt sich in der Regel mit dem Teilnehmermanagement?
Assistent/-in
Praktikant/-in
Geschäftsleitung
Komplettes Projektteam
- 30 -
Ändert sich von VA zu VA
Grafik 13: Personen, die sich mit Teilnehmermanagement beschäftigen
Andere Abteilung (intern)
Unternehmen
Agenturen
Abteilungsleiter/in
Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich
am Gesamtprojekt (Planung, Durchführung, Nachbearbeitung)?
Hier lag der Fokus darauf, herauszufinden, wie viel Zeit man als Veranstaltungsplaner
direkt und indirekt für Aufgaben, die das Teilnehmermanagement betreffen, aufbringt.
In 45,9% der Fälle liegt der durchschnittliche zeitliche Anteil von Teilnehmermanagement
am Gesamtprojekt bei 21 - 40%. In der Summe betrachtet wenden Unternehmen in der
Regel mehr Zeit für Teilnehmermanagement auf als Unternehmen. 78,5% der Agenturen
befinden sich in der Kategorie 0 - 40%, wohingegen sich 79,8% der Unternehmen in der
Kategorie 21 - 80% bewegen. (Tabellen 12 und 26)

Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat
Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen
durchschnittlich am Gesamtprojekt?
Kategorie:
41-60%;
(25,6%)
Kategorie:
61-80%;
(8,8%)
21-40%;
45,6%
Grafik 14: Zeitanteil am Gesamtprojekt (Unternehmen)
Kategorie:
0-20%;
(20,0%)
Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat
Teilnehmermanagement in Ihrer Agentur durchschnittlich
am Gesamtprojekt?
Kategorie:
41-60%;
14,3%
Kategorie:
61-80%;
(7,1%)
Grafik 15: Zeitanteil am Gesamtprojekt (Agenturen)
- 31 -
Kategorie:
0-20%
(32,1%)
Kategorie:
21-40%;
(46,4%)
Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am
Gesamtprojekt (Planung, Durchführung, Nachbearbeitung)?
Gibt es – unabhängig von der Teilnehmeranzahl – Tendenzen, wie viel Geld für
teilnehmerbezogene Aktivitäten innerhalb der Veranstaltungsplanung ausgegeben wird?
Fast die Hälfte aller Befragten (49,7%) geben hier an, durchschnittlich 0 - 20% des
Veranstaltungsbudgets für teilnehmerbezogene Aufgaben zu verwenden. In 33,7% der

Fälle handelt es sich um 21 - 40%. Die übrigen 16,6% verteilen sich absteigend im
Intervall von 41 - 100%. (Tabelle 13, 27)
Welchen Kostenantail in Prozent hat
Teilnehmermanagement durchschnittlich am
Gesamtprojekt?
41-60%;
12,2%
21-40%;
(33,7%)
61-80%;
(3,9%) 81-100%;
(0,6%)
Grafik 16: Kostenanteil am Gesamtprojekt
- 32 -
0-20%;
49,7%
Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Betrieb als eigenständiger Posten innerhalb
Ihrer Veranstaltungsbudgets ausgewiesen?
Anhand dieser Frage ließen sich allgemeine Rückschlüsse auf das Bewusstsein bzw.
Verständnis bezüglich des Begriffes Teilnehmermanagement ziehen.
Hierbei gibt es große Unterschiede zwischen Agenturen und Unternehmen. 60,7% der
Agenturen beantworteten diese Frage mit Ja. Bei Betrachtung der Firmengröße fällt
jedoch auf, dass 47,1% der Agenturen mit 1 - 10 Mitarbeitern Ja ankreuzten, während im
Vergleich dazu 82,4% der Agenturen mit 11 - 50 Mitarbeitern die gleiche Antwort gaben.
Bei den Unternehmen ist es mit 77,6% ein relativ klares Nein. (Tabellen 14 und 28)

100%
80%
60%
40%
20%
0%
Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger
Posten ausgewiesen?
Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittlere Unternehmen Großunternehmen
Ja 26,7% 27,8% 21,7% 15,9%
Nein 73,3% 72,2% 78,3% 79,7%
Weiß nicht 0,0% 0,0% 0,0% 4,3%
Grafik 17: Teilnehmermanagement als eigenständiger Budgetposten (Unternehmen)
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Wird Teilnehmermanagement in Ihrer Agentur als eigenständiger Posten
ausgewiesen?
1-10 Mitarbeiter 11-50 Mitarbeiter 51-250 Mitarbeiter >250 Mitarbeiter
Ja 47,1% 82,4% 75,0% 100,0%
Nein 52,9% 11,8% 0,0% 0,0%
Weiß nicht 0,0% 5,9% 25,0% 0,0%
Grafik 18: Teilnehmermanagement als eigenständiger Budgetposten (Agenturen)
- 33 -

5.2. ERGEBNISSE DER QUALITATIVEN FORSCHUNG
Im Zuge der qualitativen Datenerhebung wurden sieben Interviews durchgeführt – drei
mit Eventagenturen sowie vier mit eventtreibenden Unternehmen. Die Durchführung
erfolgte telefonisch und wurde digital archiviert. Den Unternehmen, respektive den
Befragten, wurde Anonymität zugesichert. Die Dauer der Interviews belief sich auf 15 bis
25 Minuten. Insgesamt wurden in den Interviews drei Hauptfragen gestellt:
1. Was ist für Sie Teilnehmermanagement?
2. Wo sehen Sie die Zukunftstrends des Teilnehmermanagements?
3. Denken Sie, Teilnehmermanagement ist ein eigenständiger Bereich des
Eventmanagements?
Was ist für Sie Teilnehmermanagement?
Als erster Teilprozess des Teilnehmermanagements wird auf Agenturenseite die
Vervollständigung von fehlenden Teilnehmerdaten gesehen. Auf Unternehmensseite wird
zeitlich früher angesetzt. Hier gilt die Auswahl der Teilnehmer als initiale Tätigkeit.
Im darauffolgenden Registrierungsprozess finden zunehmend online-basierte
Registrierungsplattformen Anwendung. Diese bieten dem Teilnehmer die Möglichkeit,
seine veranstaltungsrelevanten Daten eigenverantwortlich zu aktualisieren, was das
Veranstaltungsteam wesentlich entlastet. Gleichermaßen lassen sich in diesem Schritt
individuelle Wünsche der Teilnehmer abrufen. So können beispielsweise Vegetarier,
Allergiker oder Raucher bereits vor der Veranstaltung auf ihre individuellen Präferenzen
aufmerksam machen, wodurch der Ablauf der Veranstaltung auf den einzelnen
Teilnehmer abgestimmt werden kann. Die erhobenen Teilnehmerdaten werden archiviert
und, soweit sie von Bedeutung sind, an die betreffenden Dienstleister und Zulieferer
weitergeleitet und den organisatorisch Tätigen zugänglich gemacht. Weiterhin fallen die
Buchung von Hotelzimmern, die Koordination von An- und Abreise sowie der Transport
der Teilnehmer während der Veranstaltung mit in die Verantwortlichkeit des
Teilnehmermanagements. Als Teilnehmermanagement wird weiterhin die Kommunikation
aller relevanten Veranstaltungsdaten (Anfang und Ende der Veranstaltung,
Kleiderordnung, usw.) seitens des Veranstalters an die Teilnehmer beschrieben. Die
hierfür mitunter genutzten Druck-Erzeugnisse werden in der Regel von einem
Dienstleister erstellt. Eines der qualitativ befragten Unternehmen versteht unter
Teilnehmermanagement außerdem die Organisation von Unterhaltungsangeboten für
- 34 -

Teilnehmer, die nicht im Fokus der Veranstaltung liegen. Beendet ist
Teilnehmermanagement nach der Auswertung der Teilnehmerdaten im Anschluss an die
Veranstaltung. Hierzu wird die Analyse der während einer Veranstaltung erhobenen
Daten gezählt sowie die Auswertung einer eventuell im Anschluss durchgeführten
Teilnehmerzufriedenheitsumfrage. Einer der befragten Mitarbeiter einer Agentur versteht
unter Teilnehmermanagement lediglich die Verwendung eines online-basierten
Datenbanktools zwecks Verwaltung der Teilnehmerdaten. Im Vergleich zu den übrigen
Befragten ist dies jedoch eine eher vereinfachte Art der Betrachtung von
Teilnehmermanagement. Teilnehmermanagement wird als entscheidendes Element
angesehen, welches einen reibungslosen Veranstaltungsablauf für den Teilnehmer
ermöglicht.
Generell sehen die Befragten die geladenen Gäste als Teilnehmer einer Veranstaltung.
Zumeist auf der Unternehmensseite werden zum Teilnehmerkreis ebenso Personen aus
dem Veranstaltungsteam sowie Referenten und Repräsentanten gezählt. Lediglich ein
Unternehmen sieht auch Dienstleister als Teilnehmer an.
Was die Zuständigkeit für das Arbeitsfeld betrifft, geben die meisten qualitativ Befragten
an, dass eine Assistentin oder auch ein Praktikant für das Teilnehmermanagement
zuständig ist. Sie sind mit dem Teilnehmermanagement von diversen Veranstaltungen
und der Erstellung von Neukundenmappen betraut. Praktikanten übernehmen außerdem
meist das Führen von Excel-Listen.
Einige der Interviewpartner, sowohl Unternehmen als auch Agenturen, übertragen die
Verantwortung für das Teilnehmermanagement einem Projektleiter bzw. einem
Projektverantwortlichen. Sie selbst führen jedoch kein Teilnehmermanagement durch,
sondern suchen sich aus einem bestehenden Netzwerk den passenden Dienstleister
hierfür aus. Es besteht ein ständiger Austausch über die aktuellen Teilnehmerdaten,
sodass jeder am Organisationsprozess Beteiligte informiert ist.
Einer der Befragten machte die Verantwortlichkeit und somit Zuständigkeit für
Teilnehmermanagement projektabhängig. In diesem konkreten Fall gibt es keine
eigenständige Abteilung; es kommt jedoch oft vor, dass einzelne Mitarbeiter aufgrund
- 35 -

isheriger Erfahrungen häufiger für Teilnehmermanagement zuständig sind. So
entwickeln sich einige Mitarbeiter zu Spezialisten auf diesem Gebiet.
Andere Unternehmen verfügen über eine unabhängige Abteilung für das
Teilnehmermanagement, welche beispielsweise dem Bereich Marketing oder Guest
Management untergeordnet ist. Diese Abteilung untersteht einem Teamleiter, welcher für
die Ergebnisse der Abteilung verantwortlich ist.
In puncto Software ist MS Excel nach wie vor vorherrschend. Es wird von der Mehrheit
der Befragten als regelmäßig genutztes Programm angegeben. Allerdings sind die
Limitationen des Programmes bekannt. So wird bei größeren Veranstaltungen ein
professionelles Teilnehmermanagement-Programm vorgezogen. Fast alle Befragten sind
der Meinung, dass Teilnehmermanagement mithilfe einer Datenbank bei einem größeren
Teilnehmerkreis, das heißt ab 200 Personen, sinnvoll ist. Die Teilnehmeranzahl wird
jedoch nicht alleinig als Grund angegeben, professionelle Informationstechnologien zu
nutzen. Je nach Komplexität, Dauer und Qualität der Veranstaltung oder auch Herkunft
der Teilnehmer, erkennen die Verantwortlichen schnell die Grenzen einer Exceltabelle.
Einer der Befragten vertritt den Standpunkt, dass man für ein professionelles
Teilnehmermanagement Spezialisten engagieren muss. Dies impliziert die Nutzung einer
online-basierten Software. Laut seiner Auskunft werden bereits heute 90% des
Teilnehmermanagements online-basiert durchgeführt, sodass der Kunde jederzeit
eigenständig auf die archivierten Teilnehmerdaten zugreifen kann.
Einer der Befragten gibt an, eine speziell für das Unternehmen entwickelte Datenbank zu
nutzen. Er ist jedoch der Meinung, dass die Entwicklung eines allumfassenden Systems,
wie das beispielsweise in der Hotellerie gebräuchliche Fidelio, angestrengt werden sollte.
Gemäß seinen Angaben werde in seinem Unternehmen, nebst der eigens entwickelten
Datenbank, oft mit Excel gearbeitet. Als besonders nachteilig empfindet er, dass häufig
bereits vorhandene Daten verloren gehen, da diese nicht in die Datenbank eingespeist
werden. Für ihn wäre es wichtig, ein System zu haben, auf das man überall und zu jeder
Zeit zugreifen kann. Bisher ist für sein Unternehmen ein online-basiertes
Teilnehmermanagement nicht realisierbar, da die Lizenzgebühren bei ca. 600 - 700
Veranstaltungen im Jahr enorm wären.
- 36 -

Wo sehen Sie die Zukunftstrends des Teilnehmermanagements?
Im Verlauf der Interviews wurde festgestellt, dass in Bezug auf Zukunftstrends bei den
meisten Befragten eine technische Weiterentwicklung im Vordergrund steht. Speziell das
Thema History Management wurde häufig angesprochen. History Management steht für
die dauerhafte Speicherung von Teilnehmerdaten und wird synonym auch als Data
Warehousing bezeichnet. Nimmt ein Teilnehmer wiederholt an einer Veranstaltung des
Anbieters teil, so werden die bereits existierenden Informationen aktualisiert bzw.
erweitert. Auf diese Weise ist der Veranstalter bei einer der kommenden Veranstaltungen
in der Lage, auf individuelle Gewohnheiten oder Wünsche des Teilnehmers einzugehen.
Dies ermöglicht, dass der Teilnehmer nicht wiederholt angeben muss, dass er
beispielsweise Vegetarier ist. Darüber hinaus könne man Informationen zu bestimmten
Vorlieben im System hinterlegen. Auf diese Weise kann man bereits im Voraus in
Erfahrung bringen, welche Seminare und Veranstaltungen der einzelne Gast besucht hat
und ihm so vorweg ein passendes Programm vorschlagen. Auch im Bereich der
Nachbereitung sehen die Befragten Potenzial, dass das Thema History Management
immer stärker in den Vordergrund rücken wird. Als potenzielle Gefahr, resultierend aus
der zunehmenden Verwendung von technischen Hilfsmitteln, sieht man den Verlust der
Wahrnehmung des Teilnehmers als Person. Lediglich ein Unternehmen erwartet kaum
erwähnenswerte Veränderungen für das Teilnehmermanagement der Zukunft.
Nach Einschätzung der Interviewpartner wird Teilnehmermanagement in den
kommenden zwei Jahren zunehmend an Agenturen oder Dienstleister, die auf diesem
Gebiet spezialisiert sind, ausgelagert. Hierzu ist zu bemerken, dass meist Agenturen
diese Aussage trafen. Ein Mitarbeiter aus einer der Agenturen ist der Überzeugung, dass
im Zusammenhang mit der Wirtschaftskrise in großen Unternehmen, welche über eine
interne Eventabteilung verfüg(t)en, dieser Bereich als Erster wegrationalisiert werde,
wodurch der Bedarf nach externen Dienstleistern wieder steigen werde. Ein weiterer
Punkt, der angeführt wurde, ist das erhöhte Reaktions- und Aktionsvermögen einer
externen Agentur. In diesem Falle muss die organisierende Agentur nicht regelmäßig
nach den Teilnehmerdaten fragen, wie z. B. wie viele Gäste sich angemeldet und welche
Zimmerwünsche diese geäußert haben. Das erleichtert den Arbeitsablauf innerhalb der
Agentur enorm.
Wie erwartet ist der Bereich, in dem die meisten Möglichkeiten für Fortschritt gesehen
werden, der Bereich Technik. Fast alle Befragten sehen einen Anstieg im Bereich des
- 37 -

standardisierten online-basierten Teilnehmermanagements. Trotzdem gaben sie
wiederholt zu bedenken, dass dies immer in Abhängigkeit mit dem zu organisierenden
Event stünde. Die internetgestützte Einladung von Teilnehmern fügt sich aufgrund der
Kostenersparnis gut in die aktuelle wirtschaftliche Lage ein. Natürlich hat man bei dieser
Art der Einladung weder die Kosten für das Drucken noch für die Materialien oder den
Versand. Jedoch wird bei einer wichtigen Veranstaltung, wie z. B. einem hochwertigen
Incentive, mit einer internetgestützten Einladung nicht ein vergleichbar hohes Niveau
erreicht wie mit einer haptisch ansprechenden Einladung. Aus Sicht der Befragten bleibt
dies von Fall zu Fall abzuwägen: Wer sind meine Teilnehmer und auf welchem Weg
kommuniziere ich am besten mit ihnen? Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine
Software zu verwenden, die gemäß des Baukastensystems dem Anlass entsprechend
konfiguriert werden kann. So ist der Benutzer der Software wesentlich flexibler in der
Anwendung und minimiert darüber hinaus Kosten. Im Zusammenhang mit dem Thema
History Management wird auch Radiofrequenz-Identifikation (RFID) als technische
Neuerung genannt. Bei Verwendung dieser Technik erhält der Teilnehmer eine Chipkarte
oder einen Kugelschreiber, in dem die RFID eingebaut ist, sodass digital genau
aufgezeichnet wird, wo der Teilnehmer sich zu einer bestimmten Zeit aufhält. Der Chip
speichert diese Informationen und erleichtert somit die Auswertung nach der
Veranstaltung, da die Daten direkt in eine Datenbank eingepflegt werden können. Die
Befragten können sich diese Technik hochentwickelt vorstellen: Wenn der Teilnehmer
abends in eine Bar kommt, kann der Kellner exakt ablesen, welche Getränke eben dieser
Teilnehmer präferiert. Der Chip würde dem Computer des Kellners Informationen
übermitteln, wie z. B. den Namen des Gastes sowie seine Lieblingsgetränke. Diese
Technik, die ihren Ursprung in der Messebranche hat und nun auch vermehrt auf
Konferenzen genutzt wird, würde den Service für den Gast verbessern. Jedoch ist auch
bei dieser Technik zu sagen, dass es den Befragten wichtig war, darauf hinzuweisen,
dass dies eher ein nützliches Instrument bei sehr großen Veranstaltungen ist. Dabei
muss jederzeit darauf geachtet werden, dass der Anlass der Veranstaltung passend ist.
Für die kommenden Jahre prognostizieren sowohl Agenturen als auch Unternehmen
einen zunehmenden Umfang bzw. Aufwand von Teilnehmermanagement. Zum einen
dadurch, dass immer günstiger werdende Technologien häufiger gebucht werden, zum
anderen auch dadurch, dass die Vorlaufzeit vor einer Veranstaltung immer kürzer wird. In
Bezug auf die Techniken muss der Eventplaner natürlich auch veranstaltungsunabhängig
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Zeit investieren, um neue Techniken kennenzulernen und sich deren Bedienung
anzueignen, damit er dem Kunden von deren Verwendung an- bzw. abraten kann. Doch
von diesen beiden Aspekten abgesehen, bleibt der Umfang des
Teilnehmermanagements in Bezug auf die Aufgabengebiete und Arbeitsschritte gleich.
Eine zunehmende Herausforderung wird das Anspruchsdenken der Teilnehmer
darstellen. Auch hier muss man nach Art der Veranstaltung unterscheiden. Die Befragten,
die interne Schulungsveranstaltungen durchführen, sehen für ihre Veranstaltungen
keinen Anstieg im Anspruchsdenken ihrer Gäste. Hier liegt der Fokus eindeutig auf dem
Lernfaktor und nicht auf Namensschildern oder anderen ergänzenden Leistungen. Wenn
man auf der anderen Seite Incentives betrachtet, kann man einen klaren Anstieg im
Anspruch der Teilnehmer erkennen. Wenn Teilnehmer einmal anlässlich eines Incentives
in einem hochklassigen Hotel untergebracht wurden, wird der Teilnehmer auch bei der
nachfolgenden Veranstaltung ein ähnlich hohes Niveau erwarten. Veranstalter müssen
immer wieder Neues bieten, um die steigenden Erwartungen der Teilnehmer zu
übertreffen. Ein Befragter denkt, es sei wichtig, im Verlauf einer Eventserie einen
Umbruch einzubauen, indem man die Erwartungen wieder etwas zurücknimmt, um nicht
zu vergleichbar zu werden und die Teilnehmer für etwas Neues begeistern zu können.
Ein Befragter aus einer der Agenturen sieht auch einen klaren Anstieg im
Anspruchsdenken dahingehend, dass einmal gemachte Angaben bei folgenden
Veranstaltungen nicht erneut abgefragt werden.
All diese Ergebnisse zeigen, dass Teilnehmermanagement aus Sicht der Industrie noch
viel Potenzial für Veränderungen und Neuerungen birgt. Der Trend geht hin zum
„gläsernen Teilnehmer“, über den alle Daten gespeichert werden, sodass er bei der
Anmeldung bei einer Veranstaltung nur noch seinen Namen angeben muss und alles
andere automatisch für ihn in die Wege geleitet wird. Für große Veranstaltungen und
Kundenveranstaltungen wird es mehr und mehr auf das online-basierte
Teilnehmermanagement hinauslaufen, bei dem der Kunde selbst aktiv wird und sich
eigenständig über das Internet anmelden, wie auch seine Wünsche eingeben kann.
Generell ist zu sagen, dass das Teilnehmermanagement in den nächsten Jahren mehr
und mehr an externe Dienstleister ausgelagert wird oder dass Softwarelösungen
entwickelt werden, für die man im besten Fall nicht wiederholt den Dienstleister
kontaktieren muss, um diese anzupassen.
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Denken Sie, Teilnehmermanagement ist ein eigenständiger Bereich des
Eventmanagements?
Die Mehrheit der Befragten versteht Teilnehmermanagement nicht nur als eigenständigen
Bereich des Eventmanagements, sondern darüber hinaus als eine der tragenden Säulen.
Teilnehmermanagement deckt nicht nur ein Teilgebiet ab, sondern beginnt bereits im
Vorfeld und endet nach Auswertung der Veranstaltung. Somit wurde mehrfach
festgestellt, dass sich Teilnehmermanagement über den gesamten
Veranstaltungsplanungsprozess hinzieht. Allerdings wird häufig zu bedenken gegeben,
dass Teilnehmermanagement nicht als gänzlich autonomer Bereich gesehen werden
kann. Andere Teilgebiete, wie beispielsweise Technik, Catering sowie Logistik sind eng
mit diesem Part des Teilnehmermanagement verwoben.
Teilnehmermanagement wird wesentlich geprägt durch die Mitarbeiter, die mit den
Teilnehmern in Kontakt stehen, durch innovative Ideen sowie die technologischen und
finanziellen Möglichkeiten des Veranstalters. Aufgrund der Existenz von spezialisierten
Anbietern auf diesem Gebiet stand die Eigenständigkeit dieses Bereiches für die
Befragten außer Frage.
6. SCHLUSSFOLGERUNGEN
Unter dem Begriff Teilnehmer verstehen die Befragten in der Regel den geladenen Gast,
Referenten, Repräsentanten und das Organisationsteam. Dies bestätigt sowohl die
quantitative als auch die qualitative Befragung. Dienstleister werden nur selten als
Teilnehmer angesehen. Dies lässt darauf schließen, dass allein die physische Präsenz
während einer Veranstaltung kein Kriterium dafür ist, als Teilnehmer gesehen zu werden.
Demnach wird die Definition, die seitens der Projektgruppe aufgestellt wurde, nicht
vollständig bestätigt.
Die Inhalte, die Teilnehmermanagement beschreiben, decken sich im Kern mit der von
der Projektgruppe aufgestellten Definition. Offensichtliche Inhalte wie
Einladungsmanagement, Registrierung und Akkreditierung sowie die Verwaltung von
Personendaten beschreiben den generellen Schwerpunkt, den der Großteil der Befragten
im Teilnehmermanagement sieht. Randbereiche und Feinheiten werden jedoch von den
meisten Mitgliedern der Veranstaltungsbranche anders gewichtet. Zwar werden partiell
verschiedene Schwerpunkte gesetzt, jedoch spiegelt die Summe dieser die aufgestellte
- 40 -

Definition wider. Dass sich die zeitliche Abgrenzung von Teilnehmermangement
hinsichtlich des Beginns unterscheidet, lässt auf unterschiedliche Arbeitsweisen in
Agenturen und Unternehmen schließen. Allgemein aber erstreckt sich
Teilnehmermanagement über den gesamten Veranstaltungsprozess.
Mit der Verantwortung für den Bereich Teilnehmermanagement werden üblicherweise
Projektleiter vertraut. Die tatsächliche Umsetzung und Ausführung obliegt jedoch
Assistenten und in Agenturen vor allem Praktikanten. Dies verhält sich konträr zur
Aussage, dass Teilnehmermanagement als wichtiger Bestandteil des
Eventmanagements betrachtet wird.
Vor allem vielseitige und im alltäglichen Gebrauch angewandte
Tabellenkalkulationsprogramme, wie z. B. MS Excel, werden im Bereich
Teilnehmermanagement als Hilfsmittel genutzt. Sobald deren Möglichkeiten –
insbesondere in Bezug auf eine dauerhafte Archivierung und Dokumentation – ihre
Grenzen erreichen, greifen die meisten Anwender zu selbst entwickelter, online-basierter
Software. Die Bereitschaft, innerhalb des eigenen Unternehmens computergestützte
Lösungen zu entwickeln und in einem kontinuierlichen Prozess zu optimieren,
veranschaulicht die Wichtigkeit des Feldes Teilnehmermanagement und vor allem des
Teilbereichs History Management bzw. Data Warehousing. Nur so können eine präzisere
Zielgruppenbestimmung sowie ein höherer Grad an Personalisierung von
Veranstaltungen realisiert werden.
Über ein Drittel aller eventtreibenden Unternehmen lagern diverse Bereiche des
Teilnehmermanagements aus. Hierbei handelt es sich insbesondere um Aufgaben wie
Catering, die Erstellung von Druck-Erzeugnissen sowie die Hotelbuchung (im Gegensatz
zu Veranstaltungskonzeption, Marketing, Risk Management usw.). Dies demonstriert,
dass Unternehmen vor allem Bereiche auslagern, die einen verhältnismäßig hohen Anteil
an Teilnehmermanagement beinhalten. Es wird außerdem – heute wie auch in Zukunft –
vorwiegend an Dienstleister ausgelagert, die sich sehr eng mit dem Arbeitsfeld befassen
(Spezialanbieter für Teilnehmermanagement, Reisebüros, Eventagenturen). Hierbei wird
oft aus einem bereits bestehenden Netzwerk der passende Dienstleister ausgewählt.
- 41 -

Dass Eventagenturen hier oft genannt werden und selbst vergleichsweise weniger
Aufgaben auslagern, lässt darauf schließen, dass in deren Kernkompetenzen
teilnehmerbezogene Aufgaben bereits verankert sind.
Hauptgrund für das Auslagern teilnehmerbezogener Aufgaben ist vor allem die über
externe Partner zu erzielende Qualitätssteigerung. Qualität im Bereich
Teilnehmermanagement bezieht sich vor allem auf den reibungslosen Ablauf der
Veranstaltung, die damit einhergehende Zufriedenheit der Teilnehmer sowie auf die
Tatsache, dass gutes Teilnehmermanagement nicht bemerkt wird. Dieser
Qualitätsanspruch wächst mit der zunehmenden Erwartungshaltung der Teilnehmer. Als
weiterer Grund für die Auslagerung werden personelle Engpässe innerhalb der eigenen
Firma genannt. Dies lässt darauf schließen, dass das für Teilnehmermanagement
zuständige Personal in den meisten Betrieben nicht ausreichend ist, um ein qualitativ
hochwertigeres Teilnehmermanagement zu betreiben.
Nach Einschätzung der qualitativ Befragten wird in Zukunft die allumfassende
Speicherung von teilnehmerbezogenen Daten realisiert. Auf diesem Wege ist es dem
Veranstalter in Zukunft möglich, perfekt personalisierte Veranstaltungen durchzuführen.
Techniken, wie beispielsweise RFID, unterstützen diesen Trend dahingehend, dass sie
das Sammeln und Archivieren der Teilnehmerdaten erheblich simplifizieren und
beschleunigen sowie weiterhin die Möglichkeit bieten, diese immer und überall abzurufen.
Davon ausgehend, dass der Einsatz solcher Soft- und Hardware – unter anderem
aufgrund des wachsenden Umfangs und Aufwands von Teilnehmermanagement –
zukünftig zunehmen wird, könnten z. B. Agenturen, aufgrund der Ersparnis von Kosten
und des Zugewinns an Zeit, Aufgaben selbst übernehmen, die bis dato überwiegend
ausgelagert wurden (z. B. quantitative Auswertung der Veranstaltung).
Ohne Teilnehmer keine Veranstaltung. Aus diesem Grund scheint
Teilnehmermanagement ein wichtiger und in den meisten Projekten allgegenwärtiger
Bereich zu sein, der jedoch von vielen Veranstaltungsplanern so unterschiedlich
wahrgenommen wird, dass er sich nicht einheitlich beschreiben lässt. Generell kann man
feststellen, dass den meisten in der Eventbranche Tätigen die Existenz von
Teilnehmermanagement bewusst ist, jedoch nicht dessen Ausmaß. Anhand einzelner
Indizien ist jedoch ein Trend zur Spezialisierung innerhalb der Betriebe erkennbar, da ein
- 42 -

elativ großer Anteil der Befragten angibt, dass sich eine Person ausschließlich bzw.
mitunter mit Teilnehmermanagement befasst und dass Teilnehmermanagement als
eigenständiger Posten im Budget aufgeführt wird.
7. EMPFEHLUNGEN
Aus der Analyse der Daten und den oben genannten Schlussfolgerungen ergeben sich
die folgenden Empfehlungen, die in zwei Bereiche aufzugliedern sind: die
Durchführungen auf der Studie aufbauender Untersuchungen sowie praktische
Empfehlungen.
Zuerst lässt sich feststellen, dass die vorliegende Studie das Verständnis von
Teilnehmermanagement seitens Veranstaltungsorganisatoren nur durch quantitative
Daten zu erläutern versucht. Die qualitativen Interviews ermöglichten zwar tiefere
Einsichten in das Thema, können jedoch durch ihre geringe Anzahl nicht als repräsentativ
angesehen werden. Aus diesem Grund liegt es nahe, in einem höheren Maße auch
qualitative Daten zu sammeln, um ein ganzheitlicheres Bild von Teilnehmermanagement
aufzubauen. In diesem Zusammenhang könnte auch eine gezielte Unterscheidung
zwischen Eventformaten und Veranstaltungsgrößen getroffen werden. Da das
Teilnehmermanagement auf Messen in dieser Studie keine Berücksichtigung fand,
könnte auch hierauf ein Schwerpunkt gelegt werden. Einen weiteren Aspekt könnte das
Alter der Teilnehmer, deren Bildung oder sozialer Status ausmachen.
Da Zukunftstrends im Bereich Teilnehmermanagement vor allem in der Nutzung von
internetbasierten Hilfsmitteln liegen, ist es empfehlenswert, in dieser Richtung
weiterzuforschen. So könnte z. B. eine Studie zu dem Thema entwickelt werden, ob der
derzeit hohe Gebrauch von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Excel durch eine
Lizenz für ein online-basiertes Hilfsmittel ersetzt werden könnte. Weiterhin könnte die
Frage, ob Agenturen und Unternehmen dazu bereit sind, ihre selbst entwickelten IT-
Lösungen gegen jene Internetprogramme auszutauschen, interessante Ergebnisse
bringen.
Generell bietet sich an, eine Langzeitstudie, die die Veränderung der Wahrnehmung von
Teilnehmermanagement aufzeigt, zu realisieren. Diese würde es ermöglichen, die
- 43 -

Entwicklung eines wichtigen Gebietes innerhalb der Veranstaltungsorganisation genau zu
verfolgen und Möglichkeiten für neue Dienstleistungen oder Produkte aufzudecken.
Als praktische Empfehlung an alle eventtreibenden Unternehmen und Agenturen wird vor
allem formuliert, sich mit dem Bereich Teilnehmermanagement stärker
auseinanderzusetzen. Um dies zu erleichtern, könnte eine Matrix erstellt werden, die
aufzeigt, welche Funktionen Teilnehmermanagement beinhaltet und auch Management-
und Human Resources Aspekte berücksichtigt. Anhand dieser kann dann die Wichtigkeit
des Teilnehmermanagements im jeweiligen Betrieb bestimmt und ein stärkeres
Bewusstsein dieser generiert werden. Generell zeigt insbesondere die Analyse der
quantitativen Daten, wie wichtig Teilnehmermanagement für die meisten
Veranstaltungsplaner ist, wie wenig sie sich dessen Umfangs jedoch bewusst sind. Eine
gründliche Analyse der Arbeitsweisen im Bereich Teilnehmermanagement innerhalb
eines Betriebes könnte also dazu dienen, diese zu optimieren und Zeit zu sparen. So
sollte z. B. in Betracht gezogen werden, Teilnehmermanagement als einen separaten
Bereich zu sehen, der von einer Person, falls die personellen Strukturen des Betriebes
dies erlauben, bewältigt wird. Dabei sollten auch Randgebiete integriert werden. Durch
eine Zentralisierung ließe sich der Fluss der Personendaten besser kontrollieren und
eventuell mithilfe eines spezialisierten Dienstleisters zusätzlich verbessern.
Die Projektgruppe möchte außerdem anmerken, dass der Aspekt des Datenschutzes und
der Datensicherheit in dieser Studie nicht beachtet wurde. Dennoch wird empfohlen,
diesem Bereich eine entsprechende Wichtigkeit innerhalb des Teilnehmermanagements
zukommen zu lassen; vor allem wenn man die aktuellen politischen Debatten bedenkt.
Der „gläserne Gast“ wird zwar von vielen Eventmanagern geschätzt, kann jedoch für das
Individuum problematisch sein. Darum sollten sich die Personen, die sich mit
Teilnehmermanagement befassen, vor allem in der Zusammenarbeit mit externen
Dienstleistern der Bedeutung der Verwendung von persönlichen Daten jederzeit bewusst
sein. In diesem Zusammenhang ist es z. B. wichtig, die Daten so zu verwahren, dass sie
für unbefugte Personen nicht zugänglich sind. Außerdem muss der Teilnehmer der
langfristigen Nutzung seiner Daten zustimmen, vor allem in der Fülle, in der diese
meistens vorhanden sind. Da sich die Gesetzeslage in diesem Bereich ständig ändert, gilt
hier höchste Vorsicht.
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IMPRESSUM
Verfasser:
Paulina Braun
Philipp Dieme
Lisa Hörstmann
Mariola Kaminski
Hanna Roth
Philipp Schramm
Isabel Weismantel
Ulrich Wünsch
Internationale Fachhochschule Bad Honnef ∙ Bonn
Mülheimer Straße 38
53604 Bad Honnef
Telefon: (02224) 96 05 0
Fax: (02224) 96 05 115
E-Mail: info@fh-bad-honnef.de
- 45 -

URHEBERRECHT
Diese Studie, einschließlich aller dargestellten Tabellen und Grafiken, ist urheberrechtlich
geschützt. Jegliche Verwertung oder Weiterverwendung, die nicht ausdrücklich vom
Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung der Verfasser.
Für die Vollständigkeit der Angaben kann keine Gewähr übernommen werden.
- 46 -

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- 48 -

ANHANG
Tabelle 1: In welcher Art von Unternehmen sind Sie beschäftigt?
Häufigkeit
relativ absolut
Handels- / Dienstleistungsunternehmen 32,6% 59
Agentur 30,9% 56
Industrieunternehmen 27,1% 49
Finanzunternehmen 9,4% 17
Tabelle 2: Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen?
Häufigkeit
relativ absolut
0-10 27,1% 49
11-50 19,3% 35
51-250 14,9% 27
Mehr als 250 38,7% 70
Tabelle 3: Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an? (Mehrfachnennungen möglich)
Häufigkeit
relativ absolut
Gäste 97,2% 176
Sponsoren 41,4% 93
Eigenes Personal 47,5% 86
Dienstleister 30,9% 56
- 49 -

Tabelle 4: Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff Teilnehmermanagement? (Mehrfachnennungen möglich)
Häufigkeit
relativ absolut
Einladungsmanagement 91,7% 166
Registrierung und Akkreditierung während der
Veranstaltung 83,4% 151
Verwaltung von Personendaten 81,2% 147
Hotelbuchung 57,5% 104
Reiseplanung 55,8% 101
Quantitative Auswertung von Personendaten 55,2% 100
Akquise von Gästen 51,9% 94
Erstellung von Druck-Erzeugnissen / Printmaterialien 44,8% 81
Erstellung eines Ablaufplans 35,4% 64
Erstellung eines Reports 32,6% 59
Customer Relationship Management 30,9% 56
Veranstaltungskonzeption 29,8% 54
Buchung der Veranstaltungsstätte 29,8% 54
Catering 27,6% 50
Kommunikation mit Dienstleistern 24,9% 45
Marketing 23,8% 43
Risk Management 15,5% 28
Sonstige 3,9% 7
- 50 -

Tabelle 5: Mit welchen Hilfsmitteln managen Sie Teilnehmerdaten?
immer oft manchmal nie weiß nicht
relativ absolut relativ absolut relativ absolut relativ absolut relativ absolut
Tabellenkalkulationsprogramme (z. B.
MS Excel) 44,8% 81 30,9% 56 17,7% 32 6,6% 12 0,0% 0
Selbst entwickelte IT-Lösungen 24,3% 44 15,5% 28 15,5% 28 42,5% 77 2,2% 4
Textverarbeitungsprogramme (z. B.
MS Word) 11,0% 20 16,0% 29 30,9% 56 40,9% 74 1,1% 2
Personal Information Manager (z. B.
MS Outlook) 7,2% 13 14,4% 26 14,9% 27 60,8% 110 2,8% 5
Handschriftlich auf Papier 5,5% 10 5,5% 10 27,1% 49 61,9% 112 0,0%
Event-Software (z. B. FASTbook,
amiando) 5,5% 10 6,1% 11 11,6% 21 71,8% 130 5,0% 9
Internet-basierte Hilfsmittel (z. B.
Guest Control, aloom TMS, booc,
ePMS, EvEntry, MaxPro!) 2,8% 5 6,1% 11 9,4% 17 78,5% 142 3,3% 6
Tabelle 6: Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister
ausgelagert?
Häufigkeit
relativ absolut
Ja 38,67% 70
Nein 61,33% 111
- 51 -

Tabelle 7: Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus? (Mehrfachnennungen möglich)
Häufigkeit
relativ absolut
Catering 54,3% 38
Erstellung von Druck-Erzeugnissen / Printmaterialien 40,0% 28
Hotelbuchung 31,4% 22
Verwaltung von Personendaten 30,0% 21
Einladungsmanagement 27,1% 19
Registrierung und Akkreditierung während der Veranstaltung 25,7% 18
Buchung der Veranstaltungsstätte 21,4% 15
Kommunikation mit Dienstleistern 21,4% 15
Reiseplanung 21,4% 15
Quantitative Auswertung von Personendaten 20,0% 14
Veranstaltungskonzeption 15,7% 11
Akquise von Gästen 14,3% 10
Erstellung eines Ablaufplans 12,9% 9
Erstellung eines Reports 10,0% 7
Marketing 7,1% 5
Risk Management 4,3% 3
Customer Relationship Management 4,3% 3
Tabelle 8: An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von Teilnehmermanagement aus? (Mehrfachnennungen möglich)
Häufigkeit
relativ absolut
Event-Agentur 41,4% 29
Spezialanbieter für Teilnehmermanagement 37,1% 26
Reisebüro 28,6% 20
Künstleragentur 21,4% 15
Destination Management Companies 14,3% 10
Professional Congress/Conference Organizer 8,6% 6
Sonstige * 8,6% 6
Callcenter 7,1% 5
PR-Agentur 5,7% 4
- 52 -

Tabelle 9: Mein Betrieb lagert teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister aus, ...
Häufigkeit
relativ absolut
... wenn über externe Dienstleister qualitativ hochwertigere Ergebnisse
möglich sind. 64,3% 45
... wenn personelle Engpässe bestehen. 51,4% 36
... je komplexer die Veranstaltung ist. 41,4% 29
... je mehr Teilnehmer involviert sind. 35,7% 25
... wenn Zeitdruck herrscht.
... je weniger Expertenwissen innerhalb der eigenen Firma zur Verfügung
30,0% 21
steht. 27,1% 19
Sonstige 8,6% 6
Tabelle 10: Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen einer von Ihnen organisierten Veranstaltung in der Regel mit dem
Teilnehmermanagement?
Häufigkeit
relativ absolut
Mehrere Personen beschäftigen sich unter anderem mit TNM 28,7% 52
Ändert sich von Veranstaltung zu Veranstaltung 24,9% 45
Eine Person beschäftigt sich unter anderem mit TNM 21,0% 38
Eine Person beschäftigt sich ausschließlich mit TNM 14,9% 27
Mehrere Personen beschäftigen sich ausschließlich mit TNM 10,5% 19
Tabelle 11: Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihrer Firma in der Regel mit dem Teilnehmermanagement? (Mehrfachnennungen
möglich)
Häufigkeit
relativ absolut
Projektleiter/-in 54,7% 99
Assistent/-in 53,0% 96
Ändert sich von Veranstaltung zu Veranstaltung 24,3% 44
Geschäftsleitung 16,6% 30
Praktikant/-in 16,0% 29
Komplettes Projektteam 16,0% 29
Abteilungsleiter/in 12,2% 22
Andere Abteilung (intern) 8,8% 16
- 53 -

Tabelle 12: Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am Gesamtprojekt?
Häufigkeit
relativ absolut
0 - 20% 23,8% 43
21 - 40% 45,9% 83
41 - 60% 22,1% 40
61 - 80% 8,3% 15
81 - 100% 0,0% 0
Tabelle 13: Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am Gesamtprojekt? (Planung, Durchführung,
Nachbereitung)
Häufigkeit
relativ absolut
0 - 20% 49,7% 90
21 - 40% 33,7% 61
41 - 60% 12,2% 22
61 - 80% 3,9% 7
81 - 100% 0,6% 1
Tabelle 14: Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger Posten innerhalb Ihrer Veranstaltungsbudgets
ausgewiesen?
Häufigkeit
relativ absolut
Ja 32,6% 59
Nein 64,6% 117
Weiß nicht 2,8% 5
- 54 -

Tabelle 15: In welcher Art von Unternehmen sind Sie beschäftigt?
Handels- / Dienstleistungsunternehmen
Agentur
Industrieunternehmen
Finanzunternehmen
Gesamt
32,6%
59
30,9%
56
27,1%
49
9,4%
17
100%
181
Tabelle 16: Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen?
Umternehmen
Agentur
Gesamt
1-10 11-50 51-250 >250
12,0% 14,4% 18,4% 55,2%
15 18 23 69
60,7% 30,3% 7,2% 1,8%
34 17 4 1
27,1% 19,3% 14,9% 38,7%
49 35 27 70
- 55 -

Tabelle 17: Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an? (Mehrfachnennungen möglich)
Gäste
Dienstleister
Eigenes Personal
Sponsoren
Sonstige*
Gäste
Dienstleister
Eigenes Personal
Sponsoren
Sonstige*
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
93,3% 6,7% 94,4% 5,6% 100% 0,0% 97,1% 2,9% 96,8% 3,2%
14 1 17 1 23 0 67 2 121 4
20,0% 80,0% 38,9% 61,1% 17,4% 82,6% 27,5% 72,5% 26,4% 73,6%
3 12 7 11 4 19 19 50 33 92
20,0% 80,0% 33,3% 66,7% 56,5% 43,5% 65,2% 34,8% 53,6% 46,4%
3 12 6 12 13 10 45 24 67 58
60,0% 40,0% 38,9% 61,1% 56,5% 43,5% 39,1% 60,9% 44,6 55,4
9 6 7 11 13 10 27 42 56 69
20,0% 80,0% 16,7% 83,3% 8,7% 91,3% 8,7% 91,3% 11,2% 88,8%
3 12 3 15 2 21 6 63 14 111
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
Agenturen
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
100% 0,0% 94,1% 5,9% 100% 0,0% 100% 0,0% 98,2% 1,8%
34 0 16 1 4 0 1 0 55 1
35,3% 64,7% 52,9% 47,1% 50,0% 50,0% 0,0% 100% 41,1% 58,9%
12 22 9 8 2 2 0 1 23 33
32,4% 67,6% 41,2% 58,8% 25,0% 75,0% 0,0% 100% 33,9% 66,1%
11 23 7 10 1 3 0 1 19 37
64,7% 35,3% 0,0% 100% 75,0% 25,0% 0,0% 100% 66,1% 33,9%
22 12 12 5 3 1 0 1 37 19
8,8% 91,2% 35,3% 64,7% 0,0% 100% 0,0% 100% 16,1% 83,9%
3 31 6 11 0 4 0 1 9 47
*Unternehmen: Sprecher, Moderator (x2), Journalist, Referent (x5), Studierender Helfer, Mitglieder, Aussteller, Vortragende, geladene Gäste, Mitarbeiter
Agenturen: Veranstalter (x2), Auftraggeber, Kunde (x3)/Team, angemeldeter Teilnehmer, Personal des Kunden/Veranstalters, Referent
- 56 -

Tabelle 18: Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff Teilnehmermanagement? (Mehrfachnennungen möglich)
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Groß-
unternehmen Gesamt
- 57 -
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
46,7% 53,3% 27,8% 72,2% 30,4% 69,6% 29,0% 71,0% 31,2% 68,8% 26,5% 73,5% 35,3% 64,7% 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 26,8% 73,2%
Veranstaltungskonzeption
7 8 5 13 7 16 20 49 39 86 9 25 6 11 0 4 0 1 15 41
Akquise von Gästen
60,0% 40,0% 55,6% 44,4% 60,9% 39,1% 53,6% 46,4% 56,0% 44,0% 41,2% 58,8% 58,8% 41,2% 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 42,9% 57,1%
9 6 10 8 14 9 37 32 70 55 14 20 10 7 0 4 0 1 24 32
Verwaltung von 80,0% 20,0% 77,8% 22,2% 82,6% 17,4% 76,8% 23,2% 78,4% 21,6% 85,3% 14,7% 88,2% 11,8% 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 87,5% 12,5%
Personendaten
12 3 14 4 19 4 53 16 98 27 29 5 15 2 4 0 1 0 49 7
Buchung der VA-Stätte
40,0% 60,0% 33,3% 66,7% 17,4% 82,6% 30,4% 69,6% 29,6% 70,4% 32,4% 67,6% 29,4% 70,6% 0 , 0 % 1 0 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 30,4% 69,6%
6 9 6 12 4 19 21 48 37 88 11 23 5 12 0 4 1 0 17 39
Hotelbuchung
46,7% 53,3% 44,4% 55,6% 47,8% 52,2% 59,4% 40,6% 53,6% 46,4% 67,6% 32,4% 64,7% 35,3% 50,0% 50,0% 1 0 0 % 0 , 0 % 66,1% 33,9%
7 8 8 10 11 12 41 28 67 58 23 11 11 6 2 2 1 0 37 19
Kommunikation mit 26,7% 73,3% 27,8% 72,2% 17,4% 82,6% 24,6% 75,4% 24,0% 76,0% 23,5% 76,5% 41,2% 58,8% 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 26,8% 73,2%
Dienstleist.
4 11 5 13 4 19 17 52 30 95 8 26 7 10 0 4 0 1 15 41
80,0% 20,0% 1 0 0 % 0 , 0 % 95,7% 4 , 3 % 91,3% 8 , 7 % 92,0% 8 , 0 % 91,2% 8 , 8 % 88,2% 11,8% 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 91,1% 8 , 9 %
Einladungsmanagement
12 3 18 0 22 1 63 6 115 10 31 3 15 2 4 0 1 0 51 5
Erstellung von Druck-
Erzeugnissen
Reiseplanung
Erstellung eines
Ablaufplans
Registrierung &
Akkreditierung
Catering
Erstellung eines Reports
Fortsetzung auf der nächsten Seite
40,0% 60,0% 55,6% 44,4% 43,5% 56,5% 40,6% 59,4% 43,2% 56,8% 47,1% 52,9% 41,2% 58,8% 1 0 0 % 0 , 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 48,2% 51,8%
6 9 10 8 10 13 28 41 54 71 16 18 7 10 4 0 0 1 27 29
46,7% 53,3% 50,0% 50,0% 52,2% 47,8% 50,7% 49,3% 50,4% 49,6% 61,8% 38,2% 82,4% 17,6% 50,0% 50,0% 1 0 0 % 0 , 0 % 67,9% 32,1%
7 8 9 9 12 11 35 34 63 62 21 13 14 3 2 2 1 0 38 18
73,3% 26,7% 33,3% 66,7% 21,7% 78,3% 36,2% 63,8% 37,6% 62,4% 29,4% 70,6% 35,3% 64,7% 25,0% 75,0% 0 , 0 % 1 0 0 % 30,4% 69,6%
11 4 6 12 5 18 25 44 47 78 10 24 6 11 1 3 0 1 17 39
86,7% 13,3% 61,1% 38,9% 87,0% 13,0% 76,8% 23,2% 77,6% 22,4% 94,1% 5 , 9 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 96,4% 3 ,6%
13 2 11 7 20 3 53 16 97 28 32 2 17 0 4 0 1 0 54 2
40,0% 60,0% 27,8% 72,2% 30,4% 69,6% 27,5% 72,5% 29,6% 70,4% 23,5% 76,5% 29,4% 70,6% 0 , 0 % 1 0 0 % 0 , 0 % 1 0 0 % 23,2% 76,8%
6 9 5 13 7 16 19 50 37 88 8 26 5 12 0 4 0 1 13 43
40,0% 4 , 0 % 44,4% 55,6% 21,7% 78,3% 24,6% 75,4% 28,8% 71,2% 32,4% 67,6% 52,9% 47,1% 75,0% 25,0% 0 , 0 % 1 0 0 % 41,1% 58,9%
6 0 8 10 5 18 17 52 36 80 11 23 9 8 3 1 0 1 23 33

Quantitative
Auswertung von
Personendaten
Marketing
Risk Management
Customer
Relationship
Sonstiges*
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Groß-
unternehmen Gesamt
- 58 -
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
60,0% 66,7% 33,3% 52,2% 47,8% 50,7% 49,3% 52,0% 48,0% 61,8% 38,2% 64,7% 35,3% 50,0% 50,0% 100% 0,0% 62,5% 37,5%
40,0%
6 9 12 6 12 11 35 34 65 60 21 13 11 6 2 2 1 0 35 21
40,0% 60,0% 38,9% 61,1% 21,7% 78,3% 17,4% 82,6% 24,0% 76,0% 35,3% 64,7% 5,9% 94,1% 0,0% 100% 0,0% 100% 23,2% 76,8%
6 9 7 11 5 18 12 57 30 95 12 22 1 16 0 4 0 1 13 43
20,0% 80,0% 16,7% 83,3% 8,7% 91,3% 14,5% 85,5% 14,4% 85,6% 20,6% 79,4% 17,6% 82,4% 0,0% 100% 0,0% 100% 17,9% 82,1%
3 12 3 15 2 21 10 59 18 107 7 27 3 14 0 4 0 1 10 46
33,3% 66,7% 33,3% 66,7% 34,8% 65,2% 31,9% 68,1% 32,8% 67,2% 26,5% 73,5% 29,4% 70,6% 0,0% 100% 100% 0,0% 26,8% 73,2%
5 10 6 12 8 15 22 47 41 84 9 25 5 12 0 4 1 0 15 41
0,0% 100% 11,1% 88,9% 0,0% 100% 4,3% 95,7% 4,0% 96,0% 2,9% 97,1% 0,0% 100% 25,0% 75,0% 0,0% 100% 3,6% 96,4%
0 15 2 16 0 23 3 66 5 120 1 33 0 17 1 3 0 1 2 54
* Unternehmen: Buchungsmanagement, Namensschilder & Badges, Reiseplanung der Teilnehmer, Schriftverkehr mit Gästen, Transfer-Handling
Agenturen: Feedback, Hotline

Tabelle 19: Mit welchen Hilfsmitteln managen Sie Teilnehmerdaten?
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
Kleinstunternehmen
- 59 -
Unternehmen
Immer Oft Manchmal Nie Weiß nicht
Handschriftlich auf 6,7% 5,6% 8,7% 4,3% 5,6% 0,0% 0,0% 8,7% 5,8% 4,8% 33,3% 22,2% 17,4% 29,0% 26,4% 60,0% 72,2% 65,2% 60,9% 63,2% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Papier
1 1 2 3 7 0 0 2 4 6 5 4 4 20 33 9 13 15 42 79 0 0 0 0 0
Tabellenkalkulation 33,3% 33,3% 47,8% 46,4% 43,2% 53,3% 11,1% 21,7% 33,3% 30,4% 6,7% 44,4% 26,1% 14,5% 20,0% 6,7% 11,1% 4,3% 5,8% 6,4% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
sprogramm
5 6 11 32 54 8 2 5 23 38 1 8 6 10 25 1 2 1 4 8 0 0 0 0 0
Textverarbeitungspr13,3%
27,8% 4,3% 14,5% 14,4% 46,7% 5,6% 17,4% 14,5% 17,6% 26,7% 22,2% 43,5% 36,2% 34,4% 13,3% 44,4% 34,8% 34,8% 33,6% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
ogramme
2 5 1 10 18 7 1 4 10 22 4 4 10 25 43 2 8 8 24 42 0 0 0 0 0
Personal
Information
13,3% 11,1% 4,3% 10,1% 9,6% 20,0% 11,1% 13,0% 15,9% 15,2% 20,0% 22,2% 17,4% 10,1% 14,4% 46,7% 55,6% 60,9% 62,3% 59,2% 0,0% 0,0% 4,3% 1,4% 1,6%
Manager
2 2 1 7 12 3 2 3 11 19 3 4 4 7 18 7 10 14 43 74 0 0 1 1 2
Event-Software
0,0% 11,1% 4,3% 7,2% 6,4% 6,7% 5,6% 4,3% 2,9% 4,0% 26,7% 0,0% 0,0% 5,8% 6,4% 60,0% 83,3% 82,6% 78,3% 77,6% 6,7% 0,0% 8,7% 5,8% 5,6%
0 2 1 5 8 1 1 1 2 5 4 0 0 4 8 9 15 19 54 97 1 0 2 4 7
Internet-basierte 13,3% 5,6% 0,0% 1,4% 3,2% 6,7% 0,0% 0,0% 2,9% 2,4% 6,7% 11,1% 4,3% 8,7% 8,0% 66,7% 83,3% 87,0% 85,5% 83,2% 6,7% 0,0% 8,7% 1,4% 3,2%
Hilfsmittel
2 1 0 1 4 1 0 0 2 3 1 2 1 6 10 10 15 20 59 104 1 0 2 1 4
Selbst entwickelte 13,3% 50,0% 47,8% 21,7% 29,6% 26,7% 11,1% 0,0% 17,4% 14,4% 26,7% 11,1% 13,0% 14,5% 15,2% 33,3% 27,8% 34,8% 43,5% 38,4% 0,0% 0,0% 4,3% 2,9% 2,4%
IT-Lösungen 2 9 11 15 37 4 2 0 12 18 4 2 3 10 19 5 5 8 30 48 0 0 1 2 3
Fortsetzung auf der nächsten Seite
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt

Handschriftlich
auf Papier
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt
1-10 Mitarbeiter
- 60 -
11-50 Mitarbeiter
Agenturen
51-250 Mitarbeiter
Immer Oft Manchmal Nie Weiß nicht
5,9% 5,9% 0,0% 0,0% 5,4% 8,8% 5,9% 0,0% 0,0% 7,1% 32,4% 5,9% 75,0% 100% 28,6% 52,9% 82,4% 25,0% 0,0% 58,9% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
2 1 0 0 3 3 1 0 0 4 11 1 3 1 16 18 14 1 0 33 0 0 0 0 0
Tabellenkalkulations 61,8% 35,3% 0,0% 0,0% 48,2% 26,5% 35,3% 50,0% 100% 32,1% 5,9% 17,6% 50,0% 0,0% 12,5% 5,9% 11,8% 0,0% 0,0% 7,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
programme 21 6 0 0 27 9 6 2 1 18 2 3 2 0 7 2 2 0 0 4 0 0 0 0 0
Textverarbeitungs- 5,9% 0,0% 0,0% 0,0% 3,6% 8,8% 11,8% 50,0% 0,0% 12,5% 29,4% 5,9% 25,0% 100% 23,2% 52,9% 76,5% 25,0% 0,0% 57,1% 2,9% 5,9% 0,0% 0,0% 3,6%
programme
2 0 0 0 2 3 2 2 0 7 10 1 1 1 13 18 13 1 0 32 1 1 0 0 2
Personal
Information
2,9% 0,0% 0,0% 0,0% 1,8% 11,8% 11,8% 0,0% 100% 12,5% 17,6% 11,8% 25,0% 0,0% 16,1% 64,7% 70,6% 50,0% 0,0% 64,3% 2,9% 5,9% 25,0% 0,0% 5,4%
Manager
1 0 0 0 1 4 2 0 1 7 6 2 1 0 9 22 12 2 36 1 1 1 0 3
Event-Software
0,0% 0,0% 25,0% 0,0% 3,6% 0,0% 5,9% 0,0% 0,0% 10,7% 0,0% 23,5% 25,0% 100% 23,2% 0,0% 64,7% 50,0% 0,0% 58,9% 0,0% 5,9% 0,0% 0,0% 3,6%
1 0 1 0 2 5 1 0 0 6 7 4 1 1 13 20 11 2 0 33 1 1 0 0 2
Internet-basierte 2,9% 0,0% 0,0% 0,0% 1,8% 14,7% 11,8% 25,0% 0,0% 14,3% 2,9% 17,6% 50,0% 100% 12,5% 76,5% 64,7% 25,0% 0,0% 67,9% 2,9% 5,9% 0,0% 0,0% 3,6%
Hilfsmittel
1 0 0 0 1 5 2 1 0 8 1 3 2 1 7 26 11 1 0 38 1 1 0 0 2
Selbst entwickelte 8,8% 23,5% 0,0% 0,0% 12,5% 20,0% 35,3% 25,0% 0,0% 17,9% 23,5% 5,9% 0,0% 0,0% 16,1% 55,9% 35,3% 75,0% 100% 51,8% 2,9% 0,0% 0,0% 0,0% 1,8%
IT-Lösungen 3 4 0 0 7 3 6 1 0 10 8 1 0 0 9 19 6 3 1 29 1 0 0 0 1
>250 Mitarbeiter
Gesamt
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt

Tabelle 20: Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert?
Unternehmen
Agenturen
Tabelle 21: Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus? (Mehrfachnennungen möglich)
Veranstaltungskonzeption
Akquise von Gästen
Verwaltung von
Personendaten
Buchung der
Veranstaltungsstätte
Hotelbuchung
Kommunikation mit
Dienstleistern
Fortsetzung auf der nächsten Seite
Ja Nein
Kleinstunternehmen 40,0% 6 60,0% 9
Kleine Unternehmen 38,9% 7 61,1% 11
Mittlere Unternehmen 34,8% 8 65,2% 15
Großunternehmen 37,7% 26 62,3% 43
Gesamt 37,6% 47 62,4% 78
1-10 Mitarbeiter 32,4% 11 67,6% 23
11-50 Mitarbeiter 41,2% 7 58,8% 10
51-250 Mitarbeiter 100% 4 0,0% 0
>250 Mitarbeiter 100% 1 0,0% 0
Gesamt 41,1% 23 58,9% 33
Unternehmen Agenturen
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
0,0% 100% 42,9% 57,1% 12,5% 87,5% 26,9% 73,1% 23,4% 76,6% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
0 6 3 4 1 7 7 19 11 36 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
50,0% 50,0% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 7,7% 92,3% 14,9% 85,1% 18,2% 81,8% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 0,0% 100% 13,0% 87,0%
3 3 1 6 1 7 2 24 7 40 2 9 1 6 0 4 0 1 3 20
16,7% 83,3% 28,6% 71,4% 37,5% 62,5% 38,5% 61,5% 34,0% 66,0% 18,2% 81,8% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 100% 0,0% 21,7% 78,3%
1 5 2 5 3 5 10 16 16 31 2 9 2 5 0 4 1 0 5 18
0,0% 100% 28,6% 71,4% 25,0% 75,0% 42,3% 57,7% 31,9% 68,1% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
0 6 2 5 2 6 11 15 15 32 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
0,0% 100% 42,9% 57,1% 25,0% 75,0% 38,5% 61,5% 31,9% 68,1% 27,3% 72,7% 42,9% 57,1% 0,0% 100% 100% 0,0% 30,4% 69,6%
0 6 3 4 2 6 10 16 15 32 3 8 3 4 0 4 1 0 7 16
16,7% 83,3% 42,9% 57,1% 25,0% 75,0% 34,6% 65,4% 31,9% 68,1% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
1 5 3 4 2 6 9 17 15 32 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
- 61 -

Einladungsmanagement
Erstellung von
Printmaterialien
Reiseplanung
Erstellung eines
Ablaufplans
Registrierung &
Akkreditierung während VA
Catering
Erstellung eines Reports
Quantitative Auswertung
Personendaten
Marketing
Risk Management
Customer Relationship
Sonstige (Erstellung
Badges, je nach Bedarf)
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja
Groß-
unternehmen
Gesamt
- 62 -
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
Gesamt
Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
16,7% 83,3% 28,6% 71,4% 37,5% 62,5% 30,8% 69,2% 29,8% 70,2% 18,2% 81,8% 42,9% 57,1% 0,0% 100% 0,0% 100% 21,7% 78,3%
1 5 2 5 3 5 8 18 14 33 2 9 3 4 0 4 0 1 5 18
100% 0,0% 42,9% 57,1% 37,5% 62,5% 46,2% 53,8% 51,1% 48,9% 27,3% 72,7% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 0,0% 100% 17,4% 82,6%
6 0 3 4 3 5 12 14 24 23 3 8 1 6 0 4 0 1 4 19
0,0% 100% 28,6% 71,4% 25,0% 75,0% 26,9% 73,1% 23,4% 76,6% 18,2% 81,8% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 0,0% 100% 17,4% 82,6%
0 6 2 5 2 6 7 19 11 36 2 9 2 5 0 4 0 1 4 19
0,0% 100% 0,0% 100% 12,5% 87,5% 30,8% 69,2% 19,1% 80,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
0 6 0 7 1 7 8 18 9 38 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
16,7% 83,3% 28,6% 71,4% 37,5% 62,5% 26,9% 73,1% 27,7% 72,3% 18,2% 81,8% 42,9% 57,1% 0,0% 100% 0,0% 100% 21,7% 78,3%
1 5 2 5 3 5 7 19 13 34 2 9 3 4 0 4 0 1 5 18
83,3% 16,7% 57,1% 42,9% 62,5% 37,5% 57,7% 42,3% 61,7% 38,3% 63,6% 36,4% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 0,0% 100% 39,1% 60,9%
5 1 4 3 5 3 15 11 29 18 7 4 2 5 0 4 0 1 9 14
0,0% 100% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 11,5% 88,5% 10,6% 89,4% 18,2% 81,8% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 8,7% 91,3%
0 6 1 6 1 7 3 23 5 42 2 9 0 7 0 4 0 1 2 21
33,3% 66,7% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 11,5% 88,5% 14,9% 85,1% 27,3% 72,7% 42,9% 57,1% 0,0% 100% 100% 0,0% 30,4% 69,6%
2 4 1 6 1 7 3 23 7 40 3 8 3 4 0 4 1 0 7 16
16,7% 83,3% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 3,8% 96,2% 8,5% 91,5% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
1 5 1 6 1 7 1 25 4 43 1 10 0 7 0 4 0 1 1 22
16,7% 83,3% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 7,7% 92,3% 8,5% 91,5% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
1 5 1 6 0 8 2 24 4 43 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
0,0% 100% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 0,0% 100% 4,3% 95,7% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
0 6 1 6 1 7 0 26 2 45 1 10 0 7 0 4 0 1 1 22
0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 3,8% 96,2% 2,1% 97,9% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 0,0% 4,3% 95,7%
0 6 0 7 0 8 1 25 1 46 1 10 0 7 0 4 0 0 1 23

Tabelle 22: An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von Teilnehmermanagement aus? (Mehrfachnennungen möglich)
Reisebüro
Callcenter
Künstleragentur
PR-Agentur
Event-Agentur
Professional Congress/ Conference
Organizer
Destination Management
Companies
Spezialanbieter für
Teilnehmermanagement
Sonstiges*
Unternehmen Agenturen
Kleine
Kleinst-
Unternehme
unternehmen
n
Mittlere
Groß-
Unternehme
unternehmen
n
Gesamt
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
16,7% 83,3% 42,9% 57,1% 12,5% 87,5% 26,9% 73,1% 25,5% 74,5% 36,4% 63,6% 57,1% 42,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 34,8% 65,2%
1 5 3 4 1 7 7 19 12 35 4 7 4 3 0 4 0 1 8 15
16,7% 83,3% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 3,8% 96,2% 8,5% 91,5% 0,0% 100% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
1 5 1 6 1 7 1 25 4 43 0 11 1 6 0 4 0 1 1 22
50,0% 50,0% 0,0% 100% 12,5% 87,5% 30,8% 69,2% 25,5% 74,5% 27,3% 72,7% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 13,0% 87,0%
3 3 0 7 1 7 8 18 12 35 3 8 0 7 0 4 0 1 3 20
0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 15,4% 84,6% 8,5% 91,5% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100%
0 6 0 7 0 8 4 22 4 43 0 11 0 7 0 4 0 1 0 23
33,3% 66,7% 71,4% 28,6% 37,5% 62,5% 69,2% 30,8% 59,6% 40,4% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
2 4 5 2 3 5 18 8 28 19 1 10 0 7 0 4 0 1 1 22
0,0% 100% 28,6% 71,4% 12,5% 87,5% 7,7% 92,3% 10,6% 89,4% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
0 6 2 5 1 7 2 24 5 42 1 10 0 7 0 4 0 1 1 22
0,0% 100% 0,0% 100% 25,0% 75,0% 7,7% 92,3% 8,5% 91,5% 27,3% 72,7% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 100% 0,0% 26,1% 73,9%
0 6 0 7 2 6 2 24 4 43 3 8 2 5 0 4 1 0 6 17
50,0% 50,0% 14,3% 85,7% 50,0% 50,0% 23,1% 76,9% 29,8% 70,2% 45,5% 54,5% 85,7% 14,3% 0,0% 100% 100% 0,0% 52,2% 47,8%
3 3 1 6 4 4 6 20 14 33 5 6 6 1 0 4 1 0 12 11
0,0% 100% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 7,7% 92,3% 8,5% 91,5% 18,2% 81,8% 0,0% 100% 100% 0,0% 0,0% 100% 26,1% 73,9%
0 6 1 6 1 7 2 24 4 43 2 9 0 7 4 0 0 1 6 17
*Unternehmen: Stadttourismus mit Tagungsschwerpunkt, Fachgesellschaften unserer GmbH, Empfangs-, Securitydienst im Haus
Agenturen: Auftraggeber, an die Unternehmen die mit uns zusammenarbeiten
- 63 -

Tabelle 23: Mein Betrieb lagert teilnehmerbezogene Aufgaben an externe Dienstleister aus, ...
... je komplexer die
Veranstaltung ist.
... je mehr Teilnehmer
involviert sind.
... je weniger
Expertenwissen
innerhalb der eigenen
Firma besteht
... wenn personelle
Engpässe bestehen.
... wenn über externe
Dienstleister qualitativ
hochwertigere Ergebnisse
möglich sind.
... wenn Zeitdruck
herrscht.
Sonstige*
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Groß-
unternehmen
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja
Gesamt
* Unternehmen: zum gegenseitigen Informations- und Datenaustausch, nur bei Reisebuchungen an das Reisebüro, bestimmte Veranstalter,
kein klassisches Auslagern, wenn entsprechende Verträge mit Kooperationspartnern dies vorschreiben, Empfang mit Dienstleister besetzt
Agenturen: wenn es das Budget erlaubt
- 64 -
Nei
n
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Mittlere
Unternehmen
Groß-
unternehmen
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
33,3% 66,7% 28,6% 71,4% 50,0% 50,0% 46,2% 53,8% 42,6% 57,4% 54,5% 45,5% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 100% 0,0% 39,1% 60,9%
2 4 2 5 4 4 12 14 20 27 6 5 2 5 0 4 1 0 9 14
33,3% 66,7% 42,9% 57,1% 37,5% 62,5% 38,5% 61,5% 38,3% 61,7% 27,3% 72,7% 42,9% 57,1% 0,0% 100% 100% 0,0% 30,4% 69,6%
2 4 3 4 3 5 10 16 18 29 3 8 3 4 0 4 1 0 7 16
66,7% 33,3% 14,3% 85,7% 12,5% 87,5% 23,1% 76,9% 25,5% 74,5% 45,5% 54,5% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 100% 0,0% 30,4% 69,6%
4 2 1 6 1 7 6 20 12 35 5 6 1 6 0 4 1 0 7 16
50,0% 50,0% 57,1% 42,9% 50,0% 50,0% 46,2% 53,8% 48,9% 51,1% 72,7% 27,3% 57,1% 42,9% 0,0% 100% 100% 0,0% 56,5% 43,5%
3 3 4 3 4 4 12 14 23 24 8 3 4 3 0 4 1 0 13 10
83,3% 16,7% 71,4% 28,6% 75,0% 25,0% 53,8% 46,2% 63,8% 36,2% 72,7% 27,3% 85,7% 14,3% 0,0% 100% 100% 0,0% 65,2% 34,8%
5 1 5 2 6 2 14 12 30 17 8 3 6 1 0 4 1 0 15 8
50,0% 50,0% 42,9% 57,1% 37,5% 62,5% 30,8% 69,2% 36,2% 63,8% 9,1% 90,9% 28,6% 71,4% 0,0% 100% 100% 0,0% 17,4% 82,6%
3 3 3 4 3 5 8 18 17 30 1 10 2 5 0 4 1 0 4 19
0,0% 100% 14,3% 85,7% 0,0% 100% 15,4% 84,6% 10,6% 89,4% 9,1% 90,9% 0,0% 100% 0,0% 100% 0,0% 100% 4,3% 95,7%
0 6 1 6 0 8 4 22 5 42 1 10 0 7 0 4 0 1 1 22

Tabelle 24: Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen einer von Ihnen organisierten Veranstaltung in der Regel mit dem Teilnehmermanagement?
Eine Person beschäftigt sich ausschließlich mit
Teilnehmermanagement
Mehrere Personen beschäftigen sich ausschließlich mit
Teilnehmermanagement
Eine Person beschäftigt sich unter anderem mit
Teilnehmermanagement
Mehrere Personen beschäftigen sich unter anderem mit
Teilnehmermanagement
Ändert sich von Veranstaltung zu Veranstaltung
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere Unternehmen
- 65 -
Großunternehmen
Gesamt
13,3% 16,7% 17,4% 15,9% 16,0% 14,7% 11,8% 0,0% 0,0% 12,5%
2 3 4 11 20 5 2 0 0 7
13,3% 5,6% 4,3% 5,8% 6,4% 17,6% 11,8% 50,0% 100% 19,6%
2 1 1 4 8 6 2 2 1 11
13,3% 16,7% 26,1% 27,5% 24,0% 23,5% 0,0% 0,0% 0,0% 14,3%
2 3 6 19 30 8 0 0 0 8
33,3% 50,0% 39,1% 33,3% 36,8% 11,8% 11,8% 0,0% 0,0% 10,7%
5 9 9 23 46 4 2 0 0 6
26,7% 11,1% 13,0% 17,4% 16,8% 32,4% 64,7% 50,0% 0,0% 42,9%
4 2 3 12 21 11 11 2 0 24
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt

Tabelle 25: Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihrer Firma in der Regel mit dem Teilnehmermanagement? (Mehrfachnennungen möglich)
Kleinst-
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Groß-
unternehmen
Gesamt
- 66 -
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
Gesamt
Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein Ja Nein
46,7%
Geschäftsleitung
53,3% 11,1% 88,9% 0,0% 100% 11,6% 88,4% 13,6% 86,4% 29,4% 70,6% 17,6% 82,4% 0,0% 100% 0,0% 100% 23,2% 76,8%
7 8 2 16 0 23 8 61 17 108 10 24 3 14 0 4 0 1 13 43
Abteilungsleiter/in
Projektleiter/-in
Assistent/-in
Praktikant/-in
Komplettes
Projektteam
Andere
Abteilung
(intern)
Ändert sich von
VA zu VA
6,7%
93,3% 16,7% 83,3% 8,7% 91,3% 18,8% 81,2% 15,2% 84,8% 2,9% 97,1% 11,8% 88,2% 0,0% 100% 0,0% 100% 5,4% 94,6%
1 14 3 15 2 21 13 56 19 106 1 33 2 15 0 4 0 1 3 53
40,0%
60,0% 61,1% 38,9% 39,1% 60,9% 55,1% 44,9% 51,2% 48,8% 61,8% 38,2% 70,6% 29,4% 25,0% 75,0% 100% 0,0% 62,5% 37,5%
6 9 11 7 9 14 38 31 64 61 21 13 12 5 1 3 1 0 35 21
46,7%
53,3% 44,4% 55,6% 43,5% 56,5% 56,5% 43,5% 51,2% 48,8% 44,1% 55,9% 82,4% 17,6% 50,0% 50,0% 100% 0,0% 57,1% 42,9%
7 8 8 10 10 13 39 30 64 61 15 19 14 3 2 2 1 0 32 24
0,0%
100% 5,6% 94,4% 8,7% 91,3% 17,4% 82,6% 12,0% 88,0% 26,5% 73,5% 29,4% 70,6% 0,0% 100% 0,0% 100% 25,0% 75,0%
0 15 1 17 2 21 12 57 15 110 9 25 5 12 0 4 0 1 14 42
20,0%
80,0% 16,7% 83,3% 13,0% 87,0% 13,0% 87,0% 14,4% 85,6% 17,6% 82,4% 0,0% 0,0% 0,0% 100% 100% 0,0% 19,6% 80,4%
3 12 3 15 3 20 9 60 18 107 6 28 4 13 0 4 1 0 11 45
0,0%
100% 11,1% 88,9% 17,4% 82,6% 8,7% 91,3% 9,6% 90,4% 2,9% 97,1% 5,9% 94,1% 50,0% 50,0% 0,0% 100% 7,1% 92,9%
0 15 2 16 4 19 6 63 12 113 1 33 1 16 2 2 0 1 4 52
33,3%
66,7% 22,2% 77,8% 17,4% 82,6% 21,7% 78,3% 22,4% 77,6% 17,6% 82,4% 17,6% 47,1% 25,0% 75,0% 0,0% 1,4% 17,9% 71,4%
5 10 4 14 4 19 15 54 28 97 6 28 3 8 1 3 0 1 10 40

Tabelle 26: Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am Gesamtprojekt? (Planung, Durchführung, Nachbereitung)
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
26,7% 16,7% 21,7% 18,8% 20,0% 29,4% 47,1% 0,0% 0,0% 32,1%
4 3 5 13 25 10 8 0 0 18
40,0% 55,6% 52,2% 42,0% 45,6% 41,2% 52,9% 50,0% 100% 46,4%
6 10 12 29 57 14 9 2 1 26
26,7% 16,7% 17,4% 30,4% 25,6% 20,6% 0,0% 25,0% 0,0% 14,3%
4 3 4 21 32 7 0 1 0 8
6,7% 11,1% 8,7% 8,7% 8,8% 8,8% 0,0% 25,0% 0,0% 7,1%
1 2 2 6 11 3 0 1 0 4
0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1-10 Mitarbeiter
11-50 Mitarbeiter
- 67 -
51-250 Mitarbeiter
>250 Mitarbeiter
Gesamt

Tabelle 27: Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am Gesamtprojekt? (Planung, Durchführung, Nachbereitung)
0-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-100%
Kleinstunternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
- 68 -
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
33,3% 66,7% 60,9% 44,9% 49,6% 50,0% 58,8% 25,0% 0,0% 50,0%
5 12 14 31 62 17 10 1 0 28
53,3% 27,8% 26,1% 36,2% 35,2% 29,4% 23,5% 50,0% 100% 30,4%
8 5 6 25 44 10 4 2 1 17
6,7% 5,6% 8,7% 13,0% 10,4% 14,7% 17,6% 25,0% 0,0% 16,1%
1 1 2 9 13 5 3 1 0 9
6,7% 0,0% 4,3% 4,3% 4,0% 5,9% 0,0% 0,0% 0,0% 3,6%
1 0 1 3 5 2 0 0 0 2
0,0% 0,0% 0,0% 1,4% 0,8% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
0 0 0 1 1 0 0 0 0 0
Tabelle 28: Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger Posten innerhalb Ihrer Veranstaltungsbudgets ausgewiesen?
Ja
Nein
Weiß nicht
Gesamt
Kleinst
unternehmen
Kleine
Unternehmen
Unternehmen Agenturen
Mittlere
Unternehmen
Großunternehmen
Gesamt
1-10
Mitarbeiter
11-50
Mitarbeiter
51-250
Mitarbeiter
>250
Mitarbeiter
26,7% 27,8% 21,7% 15,9% 20,0% 47,1% 82,4% 75,0% 100% 60,7%
4 5 5 11 25 16 14 3 1 34
73,3% 72,2% 78,3% 79,7% 77,6% 52,9% 11,8% 0,0% 0,0% 35,7%
11 13 18 55 97 18 2 0 0 20
0,0% 0,0% 0,0% 4,3% 2,4% 0,0% 5,9% 25,0% 0,0% 3,6%
0 0 0 3 3 1 1 0 2
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
15 18 23 69 125 34 17 4 1 56
Gesamt
Gesamt

Anlage 1: Fragebogen
Q.1 Wen sehen Sie als Teilnehmer einer Veranstaltung an? (Mehrfachnennungen möglich)
� Gäste
� Dienstleister (z. B. Caterer, Künstler, Sicherheitspersonal)
� Eigenes Personal
� Sponsoren
� Sonstiges:__________
Q.2 Welche Begriffe verbinden Sie spontan mit dem Begriff Teilnehmermanagement?
(Mehrfachnennungen möglich)
� Veranstaltungskonzeption
� Akquise von Gästen
� Verwaltung von Personendaten
� Buchung der Veranstaltungsstätte
� Hotelbuchung
� Kommunikation mit Dienstleistern
� Einladungsmanagement
� Erstellung von Druck-Erzeugnissen / Printmaterialien
� Reiseplanung
� Erstellung eines Ablaufplans
� Registrierung und Akkreditierung während der Veranstaltung
� Catering
� Erstellung eines Reports
� Quantitative Auswertung von Personendaten
� Marketing
� Risk Management
� Customer Relationship Management
� Sonstiges:__________
Q.3 Wie und womit managen sie ihre Teilnehmerdaten?
Immer oft manchmal nie weiß nicht
Handschriftlich auf Papier � � � � �
Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. MS Excel) � � � � �
Textverarbeitungsprogramme (z. B. MS Word) � � � � �
Personal Information Manager (z. B. MS Outlook) � � � � �
Event-Software (z. B. FASTbook, amiando) � � � � �
Internet-basierte Hilfsmittel (z. B. Guest Control, � � � � �
aloom TMS, booc, ePMS, EvEntry, MaxPro!)
Selbst entwickelte IT Lösungen � � � � �
Sonstige:____________ � � � � �
Q.4 Werden im Rahmen der von Ihnen organisierten Veranstaltungen teilnehmerbezogene Aufgaben
an externe Dienstleister ausgelagert?
� Ja
� Nein
Wenn Q.4 Ja:
Q.4.1 Welche dieser Aufgaben lagern Sie an externe Dienstleister aus? (Mehrfachnennungen möglich)
� Veranstaltungskonzeption
� Akquise von Gästen
� Verwaltung von Personendaten
� Buchung der Veranstaltungsstätte
� Hotelbuchung
- 69 -

� Kommunikation mit Dienstleistern
� Einladungsmanagement
� Erstellung von Druckerzeugnissen / Printmaterialien
� Reiseplanung
� Erstellung eines Ablaufplans
� Registrierung und Akkreditierung während der Veranstaltung
� Catering
� Erstellung eines Reports
� Quantitative Auswertung von Personendaten
� Marketing
� Risk Management
� Customer Relationship Management
� Sonstige:______________
Wenn Q.4 Ja:
Q.4.2 An welche externen Dienstleister lagern Sie Teilbereiche von Teilnehmermanagement aus?
(Mehrfachnennungen möglich)
� Reisebüro
� Callcenter
� Künstleragentur
� PR-Agentur
� Event-Agentur
� Professional Congress/Conference Organizer
� Destination Management Companies
� Spezialanbieter für Teilnehmermanagement
� Sonstige:________________
Wenn Q.4 Ja:
Q.4.3 Es gibt vielfältige Gründe für die Auslagerung von teilnehmerbezogenen Aufgaben an externe
Dienstleister.
Ich lagere Aufgaben aus,... (Mehrfachnennungen möglich)
� ... je komplexer die Veranstaltung ist.
� ... je mehr Teilnehmer involviert sind.
� ... je weniger Expertenwissen innerhalb der eigenen Firma zur Verfügung steht.
� ... wenn personelle Engpässe bestehen.
� ... wenn über externe Dienstleister qualitativ hochwertigere Ergebnisse möglich sind.
� ... wenn Zeitdruck herrscht.
� Sonstiges:________________
Q.5 Wie viele Personen beschäftigen sich im Rahmen einer von Ihnen organisierten Veranstaltung in
der Regel mit dem Teilnehmermanagement?
� Eine Person beschäftigt sich ausschließlich mit Teilnehmermanagement
� Mehrere Personen beschäftigen sich ausschließlich mit Teilnehmermanagement
� Eine Person beschäftigt sich unter anderem mit Teilnehmermanagement
� Mehrere Personen beschäftigen sich unter anderem mit Teilnehmermanagement
� Ändert sich von Veranstaltung zu Veranstaltung
- 70 -

Q.6 Welche Personen beschäftigen sich innerhalb Ihrer Firma in der Regel mit dem
Teilnehmermanagement? (Mehrfachnennungen möglich)
� Geschäftsleitung
� Abteilungsleiter/in
� Projektleiter/-in
� Assistent/-in
� Praktikant/-in
� Komplettes Projektteam
� Andere Abteilung (intern)
� Ändert sich von Veranstaltung zu Veranstaltung
Q.7 Welchen zeitlichen Anteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am
Gesamtprojekt (Planung, Durchführung, Nachbereitung)?
� 0-20%
� 21-40%
� 41-60%
� 61-80%
� 81-100%
Q.8 Welchen Kostenanteil in Prozent hat Teilnehmermanagement durchschnittlich am Gesamtprojekt
(Planung, Durchführung, Nachbereitung)?
� 0-20%
� 21-40%
� 41-60%
� 61-80%
� 81-100%
Q.9 Wird Teilnehmermanagement in Ihrem Unternehmen als eigenständiger Posten innerhalb Ihrer
Veranstaltungsbudgets ausgewiesen?
� Ja
� Nein
� Ich weiß es nicht
Q.10 Welcher für Sie wichtige Aspekt von Teilnehmermanagement ist in dieser Befragung nicht
berücksichtigt worden?
________________________________________________________________________
Q.11 In welcher Art von Unternehmen sind Sie beschäftigt?
� Agentur
� Industrieunternehmen
� Finanzunternehmen
� Handels- / Dienstleistungsunternehmen
Q.12 Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen?
� 0-5
� 6-10
� 11-30
� 31-50
� 51-100
� 101-150
� 151-250
� Mehr als 250
- 71 -