Referat af møde den 20. oktober 2009 kl. 13.00 - Aalborg Sygehus ...

Hoved- og Hjertecenter Ledelsesrådet
Ref. nr 5
Referat af møde den 20. oktober 2009 kl. 13.00 – 16.00
Tilstede: Carl-Otto Gøtzsche
Anne Dorthe Bjerrum (Kardiologisk Afdeling)
Margrethe Bisgaard (Hjerte-Lungekirurgisk Afdeling)
Nils Lauge Johannesen – Susanne Kolding (Karkirurgisk Afdeling)
Anni Wehrmann Pedersen (Kæbekirurgisk Afdeling)
Hanne Hartmann - Jens Peter Garne (Mammakirurgisk Afdeling)
Karin Engelbredt (Øre-Næse-Hals Afdelingen)
Carl Uggerhøj Andersen – Lene Berg (Øjenafdelingen)
Michael Nielsen – Ellen Bonkegaard Olesen (Neurologisk Afdeling)
Hans Madsen (Ergo- og Fysioterapiafdelingen)
Sophie Rokkedahl Jensen
Dan Kristensen (Budget og Plan)
Lene Hjølund (Budget og Plan)
Morten Ziegler (Budget og Plan)
Helen Kæstel (centerakkrediteringskoordinator)
Fraværende: Geert Espersen, Jan Jesper Andreasen, Bjarne Neumann, Kenneth Finnerup,
Karin Lambertsen, Dorte Holdgaard, Flemming Bang og Per Holst
Referent: Jette Grønning
Dagsorden
1. Laboratorieydelser fra Biokemisk Afdeling
v/ledende overlæge Anna-Marie Münster
2. Driftsledelse på OP –status
v/OP-driftsleder Torben Christensen
3. Akkreditering
4. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse
5. Ansættelsesstop – følger heraf
6. Økonomi- og handleplan for Hoved- og Hjertecentret
7. Indsendelse af mikrobiologiske prøver
v/ledende overlæge Birgitte Korsager
8. Eventuelt
COG bød velkommen til dagens møde og specielt velkommen til Helen Kæstel, som er ansat
som centerakkrediteringskoordinator for Hoved- og Hjertecentret.
1. Laboratorieydelser fra Biokemisk Afdeling
Anna-Marie Münster var blevet forhindret til dagens møde, hvorfor punktet blev udsat
til næste ledelsesrådsmøde den 2. december.
2. Driftsledelse på OP - status v/driftsleder Torben Christensen
1

Hoved- og Hjertecenter Ledelsesrådet
Ref. nr 5
Torben Christensen gav en kort status på funktionen og opgaven som driftsleder på OP.
Funktionen går på tværs af specialer og sektorer, og er set som et projekt/eksperiment
koordineret med en styregruppe bestående af repræsentanter fra Aalborg Sygehus og de
øvrige sektorer.
De overordnede opgaver for funktion er:
� sikre tværgående samarbejde (etablering af driftsgrupper)
� fælles udviklingsretninger
� koordinere logistikaktiviteten
� koordinere planlægningen
� optimal udnyttelse af tilgængelige ressourcer.
TC gennemgik herefter udfordringerne og strategien i forhold til de overordnede opgaver.
Et af initiativerne er implementeringen af planlægningssystemet Cetrea, som igangsættes
som et pilotprojekt på A-OP, O-OP og T-OP. Startskuddet vil være mandag den 9.
november, hvor der vil være en præsentationsseance af systemet. Projektet forventes at
gå i drift omkring 1. marts med en evaluering ca. ½ år senere mhp. eventuel udbygning
af planlægningssystemet.
Herudover oprettes et fælles O-drev for alle aktører af operationsgangen, hvor al information
vil blive samlet, bl.a. oversigt over ledige OP-lejer, billeder af de enkelte operationsrum,
samt oversigt over udstyr. (bilag vedlagt)
3. Akkreditering
Akkrediteringsprocessen er nu igangsat og til at hjælpe med at styre processen omkring
akkreditering i Hoved- og Hjertecentret er afdelingssygeplejerske Helen Kæstel pr. 1.
december blevet ansat som centerakkrediteringskoordinator, samt sundhedfaglig
rådgiver. Ansættelsen er sket ved udpegning. Helen gav herefter en kort præsentation af
hendes baggrund og interesse for området.
Herudover er der i Hoved- og Hjertecentret nedsat en Akkrediterings-, Styre- og
Koordineringsgruppe (ASK), som er en tværfaglig gruppe, og som tværfagligt skal
koordinere og rådgive indenfor områder, der går på tværs af afdelingerne i Hoved- og
Hjertecentret.
SRJ gennemgik herefter kort TAK-systemet.
Afdelingsledelserne afventer igangsættelsen af PRI-systemet, som processen omkring
akkreditering er meget afhængig af. Afdelingsledelserne kan derfor bekymret for, hvis
systemet ikke snart kommer i gang.
4. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse
Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen er igangsat og sidste frist for udfyldelsen af
spørgeskemaet er 26. oktober. Tidsplanen for tilfredshedsundersøgelsen blev kort
gennemgået. (bilag vedlagt)
Tilfredshed 2009 er både en tilfredsheds- og trivselsmåling, og er derfor en del af af en
psykisk APV.
2

Hoved- og Hjertecenter Ledelsesrådet
Ref. nr 5
For at hjælpe afdelingsledelserne i den videre proces, indkaldes afdelingsledelserne til
et en samtale om resultaterne med centerchef, centerøkonom og
centerakkrediteringskoordi-nator Helen Kæstel, som samtidig er en af sygehusets
interne coacher i perioden 25. – 27. november.
Resultatet af tilfredshedsundersøgelsen bliver bench-market med sidste medarbejdertilfredshedsundersøgelse,
men afdelingerne skal dog være varsom med en direkte
sammenligning.
5. Ansættelsesstop – følger heraf
På grund af den økonomiske situation på Aalborg Sygehus har Sygehusledelsen pr. 21.
september 2009 besluttet at indføre ansættelssstop for alle personalegrupper. Herudover
er det målet, at der ikke honoreres efter FEA-aftaler og at forbruget af eksterne vikarer
minimeres. Der er mange forklaringer på budgetunderskuddet, men specielt udgifterne
til medicin er steget meget.
Indførelse af ansættelsesstop kan for nogle afdelinger giver problemer i hverdagen og
kan for nogle afdelinger give problemer i forhold til produktionen, afhængig af hvordan
medarbejdersituationen er i forhold til vakancer, sygdom m.m. Afdelingsledelserne
efterlyser en snarlig udmelding om hvad der sker efter 1. januar 2010.
6. Økonomi- og handleplan for Hoved- og Hjertecentret
Der blev givet en kort gennemgang af prognoseudviklingen i centret, samt effekten af
den økonomiske handleplan for Hoved- og Hjertecentret. Målet omkring de 3 mill. kr.
forventes at være realistiske i forhold til indmeldinger og drøftelser der har været med
afdelingsledelserne. (bilag vedlagt)
7. Indsendelse af mikrobiologiske prøver v/ledende overlæge Birgitte Korsager
Ledende overlæge Birgitte Korsager orienterede om problemerne i forbindelse med
unødvendige fremsendte prøver fra Region Nordjylland til Statens Serumsinstitut i
stedet for til Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, det gælder prøver fremsendt fra såvel
praktiserende læger og sygehusene. Prøverne kan udføres af begge institutioner, men
der er en økonomisk gevinst ved at prøverne udføres her i huset. Birgitte Korsager
fremlagde oversigterne over de omtalte prøver. Herudover er der problemer med
bestilling af samme prøver på samme patient indenfor 24 timer. Et problem der kan
være svært at komme til livs, men afdelingerne bedes være mere opmærksom på denne
problematik. (bilag vedlagt)
Sluttelig tilbyder Birgitte Korsager, at afdelingerne ved tvivl kan sende alle prøver til
Mikrobiologisk Afdeling, som så vil sørge for at sende prøverne videre til Statens
Serumsinstitut.
3

Hoved- og Hjertecenter Ledelsesrådet
Ref. nr 5
8. Eventuelt
Pavillon til Øre-Næse-Hals Afdelingen
Pavillonen til Øre-Næse-Hals Afdelingen er d.d. blevet åbnet med 7 opvågnings- og 3
hvilepladser. Afventer at operationsstuen bliver åbnet til januar.
Lægesekretærorganiseringen
Der foreligger nu et endeligt notat om organiseringen af lægesekretærerne på Aalborg
Sygehus fra arbejdsgruppen, men som endnu ikke er udsendt ud i organisationen. Modellen
ligger op til flere modeller, og det vil være op til de enkelte centre at udmønte
modellen i praksis. Når notatet er endelig godkendt, tages punktet på til videre diskussion
i ledelsesrådet.
Apparaturudskiftningsplanen 2010 – 2012
I forbindelse med apparaturønskerne har der været to puljer, henholdsvis en regionspulje
og en pulje for Aalborg Sygehus. Puljen for regionen omfatter billeddiagnostik, laboratieområdet
og anæstesi/intensiv, øvrige ønsker dækkes af puljen for Aalborg. Sygehus.
Ønskerne for apparaturplanen er indkommet og prioriteret. Prioriteringslisten vil
blive udsendt til orientering.
De bedste arbejdspladser
Ved temadagen den 30. september var der en række gode indslag fra forskellige afdelinger
på sygehuset udspundet af projektet ”De bedste arbejdspladser”. Hoved- og Hjertecentrets
afdelinger var flot repræsenteret med i alt 8 indslag. Desværre var der ingen
af afdelingerne i Hoved- og Hjertecentret, der løb af med præmierne, som skete ved lodtrækning.
Center café med vitaminer
Fyraftensarrangementet den 6. oktober blev en succes med lidt over 100 deltagere, der kunne
opleve Peter Bredsdorff-Larsen med et godt og tankevækkende oplæg.
MORE-projekt
I forbindelse med ernæringsprojektet MORE efterlyser MB, om der findes en plan for
hvor meget tid der skal bruges til denne opgave og om der findes en pulje penge til det,
specielt i forhold til en medarbejder, der er meget engageret i opgaven. Det aftales, at
MB forespørger Hanne Kristensen med cc til COG
Næste møde: 2. december 2009
4

Tilfredshed 2009
MTU er en tilfredshedsundersøgelse og en trivselsundersøgelse.
Ledelsesrådsmøde den 20 oktober 2009

Den videre proces for tilfredshed 2009
• 6. oktober:
• Udsendelse af spørgeskema
• 26. oktober:
• Sidste frist for aflevering af spørgeskema
• 10. november:
• Informationsmøde for ledelser, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljøgrupper.
• Nu kommer resultaterne snart. Hvordan sætter vi fokus og kommer videre. Hvordan skal rapporterne læses?
• Hoved- og Hjertecentret 10 november kl. 13.00-14.30
• Mødet afholdes i auditoriet
• 20. november:
• Resultater på Sygehus. og centerniveau præsenteres for virksomhedsledelsen og for sektor MED-udvalget v/Ennova
• 23. november:
• Alle afdelingsrapporter/afsnitsrapporter med åbne kommentarer udsendes til ledelserne.
• 25-27 november:
• Møde med Centerledelsen om det videre arbejde
• 27. november:
• Strategisk dialogmøde for samtlige afdelingsledelser (fokus på resultater – hvordan kommer vi videre. 2 timer)
• 1. december:
• Resultater på Sygehusniveau forelægges hele personalet på informationsmøde v/Ennova
• 1. december og senest 18 december:
• Samtlige afdelinger afholder personalemøder, hvor medarbejdere orienteres om afdelingens/afsnittets resultater.
• 1. marts:
• Afdelingerne sender eller indtaster i ’Action Plan’ prioriterede indsatsområder og tilhørende handleplaner til Strategi & Udvikling.

Udgangspunkt for den videre dialog
• Hvad lægger du i særlig grad mærke til, når du gennemgår resultaterne af MTU
• Hvad er du særlig tilfreds med
• Hvor ser du din ledelse lykkes i særlig grad
• Er der noget der kommer bag på dig eller som bekymrer dig
• Hvad vil du især satse på som indsatsområde
• Hvad skal der til for at det lykkes
• Har du brug for hjælp
• Hvem vil du evt. gerne hente hjælp fra