Administrativ organisation - Haderslev Kommune

Administrativ organisationSeptember 2012

IndholdsfortegnelseForord: En trimmet og tilpasset organisation .................................................................... 2Den administrative organisation ..................................................................................... 3Fælles stabe ................................................................................................................. 5De tre serviceområder:Voksen- og Sundhedsservice .......................................................................................... 6Erhvervs- og Borgerservice ............................................................................................. 7Børne- og Familieservice ................................................................................................ 81

En trimmet og tilpasset organisationAf Willy Feddersen, kommunaldirektørByrådet besluttede som en del af budget 2012 – 2015 at igangsætte et projekt med betegnelsenAdministrationsprojektet. Formålet med projektet var at vurdere de administrative funktioner på tværs af denkommunale organisation med fokus på at rationalisere sagsgange.I medfør af Administrationsprojektet er der fortaget en række tilpasninger af den eksisterende administrativeorganisation. De overordnede tilpasninger fremgår af nærværende organisationsbeskrivelse.Administrationsprojektet har som ovenfor nævnt primært justeret og tilpasset den eksisterende organisation.Det er derfor væsentligt at slå fast, at der ikke er ændret på det idemæssige fundament organisationen, hvilerpå.Der er således fokus på• at skabe optimale muligheder for, at ledere og medarbejdere kan bruge hinandensressourcer og kompetencer på tværs af serviceområderne.• at skabe helhed i opgaveløsningen – også der, hvor opgaverne er komplekse, og delt mellem flereområder (samarbejdsflader).• at skabe større fokus på en vedvarende og effektiv udnyttelse af ressourcerne.Der eksisterer efter tilpasningerne som følge af Administrationsprojektet fortsat en organisatorisk ramme, somgiver mulighed for at løse opgaver på den ovenfor anførte måde. Den administrative organisation skal med i sinindretning medvirke til at sikre sammenhængskraft i en slankere og tilpasset struktur.Organisationen arbejder ud fra tre vinkler:• En borgervinkel – vi skal levere service og medinddragelse• En politikervinkel – vi skal levere service og samarbejde• En organisationsvinkel – vi skal levere udvikling, helhed, optimering og medinddragelse.Der er fra politikere, MED systemet og lederne i Haderslev Kommune sendt en række klare signaler om, hvadder skal kendetegne Haderslev Kommune:• Fokus på styrkelse af helhed og sammenhængskraft i organisationen med afsæt i Direktionen ogHoved-MED.• Fokus på værdibaseret ledelse og samarbejde.• Fokus på færre serviceområder (og direktører). Færre men større chefområder.• Fokus på dobbelt lederskab – på helhed i opgaveløsningen, horisontalt og vertikalt i organisationen.• Fokus på snitflader på alle niveauer.• Fokus på central styring – decentral ledelse.• Fokus på høj grad af faglighed og stolthed af Haderslev Kommune som arbejdsplads.• Fokus på etablering af én indgang for borgeren til kommunen.• Fokus på understøttelse af det politiske niveau.Med ovenstående fokuspunkter in mente vil de væsentligste udfordringer i den administrative organisationvære at sikre helhed i de komplekse opgaver (samarbejdsflader) – og at høste disse gevinster i form af bedreborger- og politisk betjening.På de følgende sider gennemgås Haderslev Kommunes administrative organisation.Først præsenteres organisationen i ét samlet billede. Dernæst præsenteres organiseringen af de fællesstabsfunktioner. Og endeligt skitseres de tre serviceområder ét efter ét: Børne- og Familieservice, Erhvervs- ogBorgerservice, samt Voksen- og Sundhedsservice.2

Den administrative organisation – i ét billedeDen administrative organisationMed afsæt i Administrationsprojektet er Haderslev Kommunes administration tilpasset og trimmet bådeorganisatorisk og ledelsesmæssigt.ServiceområderneTre stærke serviceområder leverer de borgerrettede ydelser. Som en nyskabelse i forbindelse medAdministrationsprojektet er organisationens udviklingskraft decentraliseret til de 3 serviceområder. Enbærende ide i den redesignede organisation er således, at serviceområderne påtager sig et større ansvar formedvirken til sikring af sammenhængskraft og helhedsorientering på tværs af den samlede kommunaleorganisation. Direktionen er et væsentligt omdrejningspunkt i denne bestræbelse.Den øverste ledelse består en kommunaldirektør og 3 direktører samt 16 chefer.Øverst på siden ses rammerne omkring den administrative organisation. Går man lidt tættere på, mødes manaf ideerne og de tankerne bag den etablerede organisation:To store og robuste serviceområder, Børne- og Familieservice samt Voksen- og Sundhedsservice, levererkommunale kerneydelser indenfor børnepasning, skoler og familieområdet samt ældreområdet, voksne medsærlige behov, integration og sundhedsområdet.I det tredje serviceområde, Erhvervs- og Borgerservice er der fokus på borger- og erhvervsservice. Deranlægges et bredere perspektiv med udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov. I udviklingen af denkommunale service fokuseres på inddragelse af brugere og borgere.Erhvervs- og Borgerservice varetager opgaver indenfor følgende administrative eneheder: Erhvervsservice,Planlægning, Byggeri, Vej og Park, Miljø og Natur, Borgerservice herunder IT og digitalisering, Jobcenter ogAktivering samt Kultur og Fritid herunder turisme.3

De tre serviceområder udgør fundamentet i organisationen. De er hver især udstyret med faglig styrke ogudviklingskraft og er således gearet til at fungere i en kommune med en stærk decentral struktur og samtidigthave fokus på helhedsorientering og sammenhængskraft i organisationen.Den decentrale ledelse fungerer indenfor overordnede fælles mål og rammer. Denne dobbelthed i såvelorganisation som i lederskab sikrer, at helhed og sammenhængskraft bevares og udvikles.Særlige indsatsområderSom en del af tilpasningen af den administrative organisation sættes der særligt fokus på følgende tværgåendeindsatsområder:• Sundhed og Forebyggelse• Det aktive medborgerskab• Rehabilitering, uddannelse og job• Indsats for uddannelse for uddannelse og job til unge med særlige behov.De 4 særlige indsatsområder beskrives pt. og vil indgå i en kommende udgave af administrationsbeskrivelsen.DirektionenDirektionen fungerer som et tværgående, strategisk og helhedsorienteret team i et ligeværdigtledelsessamarbejde.Den administrative organisering baserer sig idemæssigt på en klassisk linie- og stabsmodel. Det forudsættes, atkulturen i Haderslev Kommunes politiske og administrative organisation foretrækker tydelige referencer(ledelse og ansvar) og at helhed sikres gennem tværgående opgave-, projekt- og funktionsløsninger udstyretmed tydelig direktør-/afdelingschefansvar.På baggrund af administrationsprojektets erfaringer er det vurderingen, at ejerskab til forandrings- ogudviklingsprojekter i højere grad skal tage udgangspunkt i serviceområderne, og at de fælles stabsfunktionertilpasses dette udgangspunkt. Det forudsættes ligeledes, at den organisatoriske udvikling sker via mindretilpasninger frem for større og mere radikale forandringer.De fælles stabe refererer i praksis til Direktionen men tilknyttes formelt og ledelsesmæssigt til enkelt direktørerjf nærmere præcisering senere i denne organisationsbeskrivelse. De fælles stabe er således fortsat enstøttefunktion til Direktionen i forbindelse med den samlede opgaveløsning.Direktion og afdelingschefer sikrer, at organisationen tager udgangspunkt i princippet om ”central styring ogdecentral ledelse” som et grundlæggende organisatorisk princip.Der er tiltænkt serviceområderne et væsentligt større organisatorisk ansvar omkring helhedsorientering,tværgående opgaveløsning og sammenhængskraft i organisationen.Betjening af det politiske niveauBetjeningen af politikere og de politiske udvalg er et væsentligt og centralt omdrejningspunkt. Der er etmarkant fokus på den kvalificerede og professionelle betjening af det politiske niveau.Der er etableret sekretariater med en stærk faglig og professionel profil, hvormed der opnås større kvalitet,ensartethed og sikkerhed i sekretariatsarbejdet.Set under ét er der etableret en organisation med færre direktører og en stærkere Direktion. Der er færre, menstørre og stærkere serviceområder, med færre chefer. Chefområderne er bredere, med færre og mere entydigesamarbejdsflader.Der er med organisationsindretningen skabt mulighed for en mere handlekraftig og helhedsorienteretkommunal virksomhed. En virksomhed, der yder hurtig og smidig service af høj kvalitet og som sikrer goderammer for drift og udvikling til gavn for borgere og virksomheder i Haderslev kommune såvel som forkommunens ansatte.4

Fælles stabe – tværgåendeopgaveløsning oghelhedsorienteringHaderslev Kommunes organisation består af i alt 5fælles stabsfunktioner:• Byrådssekretariatet• Økonomi og Udbud• Kommunikationsteamet• Personale og Jura• IT og Digitalisering.I referencemæssig sammenhæng referererByrådssekretariatet, Økonomi og Udbud samtKommunikationsteamet til kommunaldirektøren.Personale og Jura refererer til direktøren for Voksen- og Sundhedsservice.IT og Digitalisering er ledelsesmæssigt placeret under Borgerservice som refererer til direktøren Erhvervs- ogBorgerservice.De 5 organisatoriske enheder – fælles stabe - understøtter kommunaldirektørens og Direktionens handlemulighederog handlekraft på det tværgående og helhedsorienterede område.Arbejdet med politik- og strategiudvikling sker i et samspil mellem de fælles stabe og serviceområderne, hvorder er tilvejebragt operationel udviklingskraft til gennemførelse af tværgående projekter, initiativer og ideer i endecentral kontekst.Samarbejdet mellem serviceområderne og de fælles stabeDe tværgående samarbejdsrelationer mellem serviceområderne og de fælles stabe er af vital betydning for enfortsat udvikling og kvalificering af organisationen og servicetilbuddene i Haderslev Kommune.Tankesættet er da også bygget op omkring en samarbejdsrelation, hvilende på helhedsorientering ogtværsektorielt samarbejde i balance med det specialiserede og faglige arbejde, der udføres i det enkelteserviceområde. Der eksisterer indlejret i organisationen et fagligt og ledelsesmæssigt ansvar, som går påtværs af den traditionelle linjeorganisation – på tværs af serviceområderne.En medarbejder kan således referere personalemæssigt til én chef i eget serviceområde, men i faglig ogudviklingsmæssig sammenhæng referere til en faglig leder/projektleder i et andet serviceområder eller i en afenhederne i de fælles stabe. Det skal præciseres, at det fortsat er linjechefen, der har ansvaret for atplanlægge anvendelsen de personalemæssige ressourcer.Som et eksempel kan nævnes økonomifunktionen, der har økonomiske konsulenter i hvert serviceområde medpersonalemæssig reference til en stabschef men i økonomifaglige anliggender på tværs af organisationen eller ikonkrete projektforløb refererer fagligt til en central økonomifunktion/projektleder.Projektorganisationsformen sikrer på én og samme tid udnyttelse af den faglige viden og de kompetencer, derfindes i organisationen samt en udvikling af viden og kompetencer.Fremadrettet vil der i den kommunale organisation være fokus på at arbejde med færre men mere præcistdefinerede og velbeskreve projekter, som er afgrænsede i tid og indhold. Populært formuleret: Flere ”korte ogtykke” projekter end ”lange og tynde”.5

Voksen- og SundhedsserviceVoksen- og Sundhedsservice er organisatorisk bygget opomkring 1 direktør og 5 afdelingschefer med ansvaret forfølgende områder:• VS Stab og Administration• Pleje og Træning• Sundhed og Forebyggelse• Specialrådgivningen• Personale og JuraMed denne samling af funktioner og opgaver i Voksen- ogSundhedsservice er der etableret et stærkt og robustserviceområde, som er i stand til at levere og udviklekerneydelser indenfor fagområdet.Voksen- og Sundhedsservice udgør en væsentlig del affundamentet af den administrative organisation. Der findesi serviceområdet faglig styrke og tværgåendeudviklingskraft og det er således fagligt og ledelsesmæssigtgearet til at fungere i kommunens stærkt decentralestruktur.Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse.Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til at helhed og sammenhængskraft i organisationenbevares og udvikles.Ansvarsområdet i Voksen- og Sundhedsservice dækker således primært den voksne og ældre del afindbyggerne i Haderslev kommune indenfor såvel psykiatri, misbrug og handicapområdet som indenforplejeområdet.Visitation og Pleje og Træning samt Specialrådgivningen er placeret i samme serviceområde for at styrkesammenhæng og kvalitet i tilbuddene.Der opnås ved samlingen af funktionerne i Voksen- og Sundhedsservice god sammenhængskraft og synergisamt bedre muligheder for samarbejde med de fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner.Den samlede sundhedsfunktion er placeret i Voksen- og Sundhedsservice. Sundhed og Forebyggelse haransvaret for sundhedsindsatsen på tværs af den samlede kommunale organisation både omkring denborgerrettede sundhedsfremme og forebyggelse, samarbejde og organisering i forhold til det offentligesundhedsvæsen (sygehusområdet og de praktiserende læger).Ansvaret for Haderslev Kommunes samlede integrationsindsats er delt mellem Erhvervs- og Borgerservice ogSpecialrådgivningen i Voksen- og Sundhedsservice. Koordination mellem disse to serviceområder er såledesmeget væsentlig for at sikre helhed og sammenhæng omkring løsningen af integrationsopgaven.Stabsfunktionen i Voksen- og Sundhedsservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft tilintern faglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion ogsekretariat i Stabsfunktionen.I medfør af Administrationsprojektet har Voksen- og Sundhedsservice i lighed med de øvrige serviceområderpåtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen ikoordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe.6

Erhvervs- og BorgerserviceErhvervs- og Borgerservice er bygget op omkring 1direktør og 5 chefområder med ansvaret for følgende:• EB Stab og Administration, Jobcenter,Kompetencecenter og Ydelsescenter• Plan og Ejendomsudvikling• Teknik og Miljø• Borgerservice, IT og Digitalisering• Kultur og FritidI Erhvervs- og Borgerservice er der fokus på borger- ogerhvervsservice.Der anvendes et bredt perspektiv i forhold til samarbejde,serviceudvikling og sammentænkning af borgernes ogerhvervslivets behov. I udviklingen af den kommunaleservice er der således fokus på inddragelse af brugere,borgere og erhvervsliv.Planlægningsmæssigt er der en række synergieffekter ogsammenhænge i opgaveløsningen ved at den samledefysiske planlægning er placeret ét sted i organisationen.Erhvervs- og Borgerservice har således det samledeansvar for den fysiske planlægning og koordineringen heraf på tværs af den samlede kommunale organisation.Denne organisatoriske sammenhæng sikrer således helhed og kvalitet i opgaveløsningen.På Borgerserviceområdet sikrer samlingen af borger-, bruger- og erhvervsserviceopgaverne i Erhvervs- ogBorgerservice helhed og sammenhæng i løsningen af opgaverne. Ved placering af IT og digitaliseringsopgaven iErhvervs- og Borgerservice sikres et fagligt og ledelsesmæssigt fokus på et centralt udviklingsområde ogomdrejningspunkt i fremtidens digitale borgerservice.Der er en synergieffekt med en øget kvalitet som konsekvens ved at disse mange serviceopgaver løsnings- ogansvarsmæssigt er samlet et sted. Samlingen af opgaverne i en stor organisatorisk enhed medfører ligeledes,at der vil være udviklingskraft til rådighed, som løbende sikrer tilpasning og udvikling af de borger-, bruger- ogerhvervsrettede servicetilbud i Haderslev Kommune.Der er så at sige tale om kommunens ”butik” eller ”supermarked” med et bredt sortiment af serviceydelser - såman som borger, bruger og erhvervsliv kun behøver ”at handle ét sted”!Erhvervs- og Borgerservice anvender et bredt borgerservicebegreb, som omhandler funktioner som foreksempel pas, kørekort sygesikringsbeviser, jobcenterydelser, sygedagpenge, kontanthjælp m.v. - service pådet tekniske område omkring tilladelser og byggesager m.v.Der er med placeringen af alle disse opgaver og funktioner i én organisatorisk enhed skabt mulighed for på sigtat etablere ”én indgang til kommunen” for alle borgere, brugere og erhvervsliv i Haderslev Kommune.Stabsfunktionen i Erhvervs- og Borgerservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft tilintern faglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion ogsekretariat i Stabsfunktionen.I medfør af Administrationsprojektet har Erhvervs- og Borgerservice i lighed med de øvrige serviceområderpåtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen ikoordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe.7

Børne- og FamilieserviceBørne- og Familieservice er bygget op omkring 1 Direktørog 4 chefer, som har ansvaret for følgende områder.• BF Stab og Administration• Distrikt Nord• Distrikt Syd• Distrikt VestMed denne samling af funktioner og opgaver i Børne- ogFamilieservice er der etableret et stærkt og robustserviceområde, som er i stand til at levere og udviklekerneydelser indenfor fagområdet.Ét sammenhængende forløb for aldersgruppen af 0-18sikrer helhed og sammenhæng i tilbuddene til børn,familier og de grupper og enkeltpersoner, der indenformålgruppen har særlige og specielle behov.Børne- og Familieservice udgør en væsentlig del affundamentet for den administrative organisation. Derfindes i serviceområdet styrke og udviklingskraft såvel ledelsesmæssigt som fagligt, hvorfor serviceområdet ergearet til at fungere i kommunens stærkt decentrale struktur.Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse.Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til, at helhed og sammenhængskraft i organisationenbevares og udvikles.Arbejds- og ansvarsområdet i Børne- og Familieservice dækker således primært over skoler, dagpasningsområdetfor de 0-6 årige samt familieområdet.Ved samling af ovennævnte funktioner i Børne- og Familieservice er der sikret god sammenhængskraft ogsynergi samt en minimering af samarbejdsflader til fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner foreksempel i forhold til Kultur og Fritidsområdet, Jobcenter og Aktivering samt Specialrådgivningen.For Familierådgivningen, PPR og Specialfunktionerne er det barnet og dets nærmeste miljø – oftest familien -der er i centrum for indsatsen. Der opnås helhed, sammenhæng og synergi ved placering af disse funktioner isamme serviceområde som skoler og dagpasningsområdet.Man kan formulere det således, at de 2 store søjler skole- og dagpasningsområdet rummer normalsituationenfor barnet og den unge. De øvrige funktioner i Børne- og Familieservice er special- og specialistfunktioner påsundheds- og socialområdet, der arbejder på tværs af skole- og dagpasningsområdet.Stabsfunktionen i Børne- og Familieservice har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til internfaglig udvikling herunder organisations- og personaleudvikling. Der findes ligeledes økonomifunktion ogsekretariat i Stabsfunktionen.I medfør af Administrationsprojektet har Børne- og Familieservice i lighed med de øvrige serviceområderpåtaget sig et større ansvar for at sikre det tværgående samarbejde og udviklingen i opgaveløsningen ikoordinering med de øvrige serviceområder og de fælles stabe.8

ByrådssekretariatetHaderslev KommuneGåskærgade 26-286100 Haderslev9