Bilag 3: Samarbejdsforhold og Kundens medvirken - Ny i Danmark

NOTATDato: 15. august 2007Kontor: Kontoret for Beskæftigelseog UddannelseJ.nr.: 3589Sagsbeh.:HTAFil-navn: Bilag 3Bilag 3: Samarbejdsforhold og Kundens medvirken1. SamarbejdsforholdKunden udpeger en kontaktperson, som varetager kontakten til Tjenesteyder.Der nedsættes en styregruppe bestående af en eller flere repræsentanter fra Undervisningsministeriet,Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender, Ministeriet for Flygtninge,Indvandrere og Integration, KL og Tjenesteyder.Tjenesteyders repræsentanter i styregruppen skal have den nødvendige faglige og ledelsesmæssigekapacitet i forhold til gennemførelsen af den opgave, som kontrakten vedrører.Styregruppemøderne har primært til formål at orientere om status og fremdrift i undersøgelsen.Styregruppens møder ledes af Tjenesteyder, som er ansvarlig for mødeindkaldelse, udarbejdelseaf dagsorden, referatskrivning m.v.Styregruppemøder afholdes som minimum tre gange i løbet af projektforløbet; ved opstart,midtvejs og ved afslutning af undersøgelsen. Herudover er Tjenesteyder og Kunden forpligtettil at deltage i yderligere styregruppemøder, hvis enten Kunden eller Tjenesteyder medsaglig grund ønsker sådanne afholdt.Møder skal indkaldes senest 10 arbejdsdage, inden de skal finde sted, og senest syv arbejdsdageinden et møde udsendes mødemateriale til styregruppens medlemmer.Referater af møder i styregruppen udarbejdes af Tjenesteyder. Referater skal foreligge tilKundens godkendelse senest 10 arbejdsdage efter afholdelse af møderne i styregruppen.Om styregruppens medlemmers tavshedspligt gælder kontraktens afsnit 17.2. Kundens medvirkenKunden assisterer via kontaktperson, på Tjenesteyders opfordring, med at frembringe relevantskriftligt materiale. Kunden assisterer dog kun Tjenesteyder med dette i det omfang, at

Kundens kontaktperson i forvejen besidder kendskab til det relevante skriftlige materiale, elleri det omfang kontaktpersonen har umiddelbar og hurtig mulighed for at erhverve sigkendskab til dette gennem eksisterende viden hos Kundens øvrige medarbejdere.Kundens frembringelse af skriftligt materiale til Tjenesteyder vil kun finde sted i det omfang,Kunden i forvejen er i besiddelse af ekstra eksemplarer af dette materiale eller er i stand til atkomme i besiddelse af dette uden omkostninger og større tidsforbrug. I øvrige tilfælde vilKunden assistere med oplysninger om eventuel titel og udgiver af det relevante skriftlige materiale,hvis dette er muligt uden større tidsforbrug.Som udgangspunkt vil frembringelse af skriftligt materiale kun ske i et enkelt eksemplar.Kunden er maksimalt forpligtet til at anvende 30 arbejdstimer på at assistere Tjenesteydermed oplysninger og skriftligt materiale.Med udgangspunkt i de ovenstående retningslinier står Kunden løbende til rådighed for attilvejebringe de relevante oplysninger inden for 10 arbejdsdage efter Tjenesteyders opfordringi perioden fra kontraktens indgåelse og seks måneder frem.Side 2