REFERAT - Forsvarsministeriet

REFERATBilag:Sagsbehandler: KTTJ.nr.: 6.kt. 04-303-1MØDE I TURNUSUDVALGET 8. JUNI 2007 3. juli 2007Dagsorden:1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. juni 2006.2. Orientering fra formanden.3. Orientering fra myndigheder og institutioner.4. Indsatsområder for turnusordningen.5. Revision af Turnusordningen.6. Eventuelt.Deltagere:Afdelingschef Laila ReenbergKontorchef Anders JakobsenFuldmægtig Mette Momme PetersenFuldmægtig Paul MarkhamSpecialkonsulent Jesper HartnackKontorchef Lars SalquistFuldmægtig Katja HansenSpecialkonsulent Lars ChristensenSpecialkonsulent Mads Steen OlsenKontorchef Bent DavidsenSpecialkonsulent Maria Louise HøjbjergKontorchef Andreas Raben-LevetzauFuldmægtig Ulrik Tarp JensenBrigadechef Tine OverbyFuldmægtig Kasper Borg NielsenBent BøslingFuldmægtig Kåre ThorsenForsvarsministerietForsvarskommandoenForsvarets PersoneltjenesteForsvarets Bygnings- og EtablissementstjenesteForsvarets MaterieltjenesteFarvandsvæsenetForsvarets EfterretningstjenesteBeredskabsstyrelsenForsvarets Koncern Informatiktjeneste (observatør)fg. sekretær

1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. juni 2006.Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 27. juni 2006 til 14 dages silence procedure. Dervar ikke modtaget nogen bemærkninger.2. Orientering fra formanden.Laila Reenberg orienterede om, at turnusordningen siden sidste møde var vokset til 182 fuldmægtige.Perioden havde således været særdeles travl og præget af mange administrative opgaver samtekstraordinært mange stillingsbesættelser. Derudover havde perioden været kendetegnet ved etgodt samarbejde mellem 6. kontor og de personaleforvaltende kontorer.3. Orientering fra myndigheder og institutioner.Forsvarets PersoneltjenesteLars Salquist meddelte, at rulleprocessen nærmede sig sin afslutning. Det var forventningen, at derville komme flere stillingsopslag i den kommende tid, fordi de store funktionelle tjenester var i gangmed at fylde strukturen op.BeredskabsstyrelsenTine Overby oplyste, at det nye forlig gav meget små ændringer for de ansatte turnusfuldmægtigesamt at forliget gav en god ramme for BRS videre arbejde. Fremover ønskede man et endnu tætteresamarbejde på turnusområdet med Forsvaret.Forsvarets EfterretningstjenesteAndreas Raben-Levetzau oplyste, at man havde oprettet to nye turnusfuldmægtigstillinger i Personalesektionen.FarvandsvæsenetBent Davidsen meddelte, at det var blevet vanskeligere at rekruttere turnusfuldmægtige.Forsvarets MaterieltjenesteMads Steen Olsen oplyste, at tjenesten i den igangværende opstartsfase havde meget travlt og varhårdt trængt på personelsiden pga. ubesatte stillinger.4. Indsatsområder for turnusordningen.a. Status på nye indsatsområderKommunikationLaila Reenberg meddelte, at der de seneste år havde været iværksat en del tiltag, som skulle forbedreåbenheden og kommunikationen mellem de parter, som havde en interesse i turnusordningen.Dette havde blandet andet resulteret i Turnusnyt og Fuldmægtignet. De tilstedeværende blev opfordrettil at give input til disse. Herudover havde tiltagene resulteret i oprettelsen af en Turnuskoordi-Side 2/6

nationsgruppe, hvor informationer og nye ideer kunne drøftes. 6. kontor arbejdede fortsat løbendepå at forbedre og udnytte de muligheder, som disse tiltag gav.b. Pilotprojekt KarrieresamtalerLaila Reenberg orienterede om indførelsen af pilotprojektet ”karrieresamtaler” i departementet ogFKO. Den overordnede hensigt med samtalerne havde været at styrke den systematiske og strategiskekompetenceudvikling på turnusområdet, herunder øge personaleforvalternes kendskab til denenkelte og dennes karriereønsker.Det blev besluttet, at karrieresamtalerne fremover skulle indføres for alle turnusfuldmægtige, og atde skulle afholdes af nærmeste, personaleforvaltende myndighed/kontor og efter ensartede retningslinier.Resultatet af samtalerne skulle efterfølgende indsendes i kopi til 6. kontor, som ville stå for koordineringog bearbejdning af oplysningerne i fællesskab med de øvrige, personaleforvaltende myndigheder.For at udnytte og begrænse ressourceanvendelsen blev det besluttet, at samtalerne kun skulle væreobligatoriske hvert 2. år. I det mellemliggende år skulle der tilbydes en opfølgningssamtale til dem,der måtte have behov herfor. Samtalerne skulle afholdes efter den årlige MUS samtale – og i fremtiden- efter FOKUS samtalen.Det blev aftalt, at der skulle ske en forventningsafstemning mellem de personelforvaltende myndighederi relation til den karriererådgivning, som skulle gives til de turnusfuldmægtige. Herudover blevalle opfordret til at rette henvendelse til 6. kontor før, under og efter samtalernes gennemførelse, såfremtder skulle komme specifikke stillingsindholdsspørgsmål, som ikke umiddelbart kunne besvares.6. kontor vil i samarbejde med de personelforvaltende myndigheder i Turnuskoordinationsgruppenudarbejde de nærmere retningslinier for samtalernes forberedelse, indhold og afvikling.Ordningen vil blive evalueret efter 2 år.c. Status på TurnuskoordinationsgruppenMette Momme Petersen orienterede om, at sagsbehandlere fra 6. kontor og FPT (PF4) afholdt fastemøder hver måned i Turnuskoordinationsgruppen. Der blev den 23. maj 2007 desuden afholdt et”stormøde” for hele gruppen. Hovedemnerne var evalueringen af karrieresamtalerne og oplæggenetil drøftelse på turnusudvalgsmødet. Derudover drøftede gruppen bl.a. fremadrettede tiltag inden forkompetence- og talentudvikling, og hvordan myndighederne kunne forbedre samarbejdet og videndelingenpå tværs. I lyset af de mange nyansættelser i Jylland, var det desuden blevet aftalt, at 6.kontor og PF4 skulle tage initiativ til et ”turnustræf” i Hjørring senere på året.d. Status på tiltagFratrædelsesskemaerMette Momme Petersen meddelte, at 6. kontor siden foråret 2006 havde sendt et fratrædelsesskemasammen med bekræftelsen på opsigelse fra turnusordningen. Det var hensigten at indsamledata, som kunne give en indikation af, hvor ordningen havde sine svagheder og styrker og hvilkeSide 3/6

indsatsområder, som burde prioriteres i Turnuskoordinationsgruppen. Desværre havde antallet af returneredeskemaer – selv efter diverse rykkere - indtil videre været relativt beskedent, bl.a. fordihavde forladt deres stillinger uden at sende en opsigelse til 6. kontor. Procedurerne omkring opsigelsevar blevet indskærpet i Turnusnyt og på FULDMNET, og det overvejedes at sætte en vejledningind i ansættelsesbrevene.Der var enighed om, at fuldmægtige, der blev bevilget tjenestefrihed uden løn, fremover også skullemodtage et skema.Deltagelse i rokeringssamtalerMette Momme Petersen oplyste, at 6. kontor og FPT (PF4) fortsat deltog i de interne rokeringssamtalerhos myndighederne så vidt det overhovedet var muligt. Såfremt 6. kontor ikke kunne sendeen repræsentant, ville PF4 fungere som substitut - og omvendt.FuldmægtignetMette Momme Petersen oplyste, at der ca. var 130 registrerede brugere af FULDMNET. Den 1. juli2006 modtog alle turnusfuldmægtige samt medlemmerne af Turnusudvalget og Turnuskoordinationsgruppenet introduktionsbrev med password. Siden havde alle nyansatte modtaget en introduktionmed ansættelsesbrevet, hvor vigtigheden af at være registreret som bruger blev understreget.Senest var FULDMNET blevet udvidet med en oversigt over alle turnusfuldmægtige.TurnusnytMette Momme Petersen meddelte, at der efter en længere pause var udkommet en ny udgave afTurnusnyt i maj måned. Turnusnyt ville fremover udkomme 3 gange om året. Myndighederne opfordredestil at bruge Turnusnyt som en mulighed for at komme i kontakt med fuldmægtiggruppen.5. Revision af Turnusordningena. Status på tilretning af hæftet om TurnusordningenLaila Reenberg oplyste, at 6. kontor havde besluttet at udskyde præsentationen af det tidligereannoncerede revisionsarbejde til turnusudvalgsmødet i 2008, og i stedet prioritere udviklingen afordningen i praksis. Grunden hertil var, at det på grund af stor travlhed med de øvrige aktiviteter iturnusordningen ikke havde været muligt for 6. kontor og FPT (PF4) at udarbejde et oplæg til ændringer.b. Større fleksibilitet i turnusordningenLaila Reenberg meddelte, at der var mangel på turnusmodne og erfarne ansøgere. 6. kontor vardesuden blevet mødt med et stigende antal henvendelser fra turnusfuldmægtige, der gerne ville forladederes stilling inden en fuld turnusperiode var opnået. I en del tilfælde var der givet dispensation,men som hovedregel kun, hvis der havde været tale om særlige årsager. Ønsket om blot at rokeretil en mere spændende stilling havde ikke været tilstrækkeligt.Side 4/6

Forskellige tiltag blev diskuteret for at imødekomme denne udvikling, og skabe større fleksibilitet iordningen.Det blev besluttet, at ikke-turnusmodne i højere grad blev givet dispensation til at søge interne opslag,selv om der ikke var tale om særlige omstændigheder. Dispensationen skulle dog eventueltførst gives efter dialog med nærmeste chef og personaleforvalter. Ikke-turnusmodne ville dog komme”sidst i køen”, såfremt der i øvrigt var turnusmodne ansøgere, som efter en konkret vurderingskønnedes egnede til stillingen.Forsvarsministeriet besluttede, at specialkonsulenter blev givet adgang til at komme i betragtning tilen turnusstilling, såfremt myndigheden fandt det hensigtsmæssigt. De ville dog igen komme ”sidst ikøen”, såfremt der i øvrigt var turnusmodne fuldmægtige, som efter en konkret vurdering skønnedesegnede til stillingen.Sidst blev det besluttet, at øvrige fuldmægtige på Forsvarsministeriets område blev givet adgang tilat søge turnusfuldmægtigstillinger og blive ansat som turnusfuldmægtige, såfremt de i øvrigt skønnedesegnede til at indgå i turnusordningen. De ville ligeledes komme ”sidst i køen”, såfremt der varturnusmodne ansøgere fra turnusordningen, som efter en konkret vurdering skønnedes egnede.I relation til besættelse af turnusfuldmægtigstillinger med specialkonsulenter blev det påpeget, atder skulle ske en afklaring af procedurerne, herunder hvor længe en specialkonsulent eksempelviskunne sidde i en turnusfuldmægtigstilling samt af specialkonsulenternes tilgængelighed til stillingerne.6. Eventuelta. FuldmægtiguddannelsenMette Momme Petersen oplyste, at 6. kontor og departementets servicecenter i øjeblikket var ifærd med at revidere fuldmægtiguddannelsen, både indholdsmæssigt og administrativt.Et introduktionsforløb og en viden omkring offentlighedslov- og forvaltningslov vurderedes fortsat atvære grundlæggende for alle sagsbehandlere, mens de øvrige moduler med fordel enten kunne supplereseller helt udskiftes med alternative moduler. Det blev blandt andet foreslået et militært grundkursus,et kursus i kommunikation, et kursus i samspillet mellem centraladministrationen og Folketingeteller projektledelse. Idéerne ville blive nærmere undersøgt i løbet af de kommende måneder.Administrativt var fuldmægtiguddannelsen ramt af nogle uheldige tendenser. De sidste 2 år havdeder været væsentlige problemer med afbud i sidste øjeblik, udeblivelse eller deltagere, der forlodkurset i utide og uden at give besked. Det var blevet indskærpet, at der var mødepligt til uddannelsen.Det blev forslået, at pålægge myndighederne betaling ved eventuel udeblivelse. Denne mulighedville blive undersøgt nærmere.b. MJUR-ordningenMette Momme Petersen meddelte, at projektgruppen vedrørende revision af den militærjuridiskerådgiverordning (PG-MJUR) i øjeblikket arbejdede på udarbejdelsen af den endelige indstilling tilFMN. 6. kontor og PF4 havde i den forbindelse i fællesskab leveret en model og et forslag til enSide 5/6

nærmere integration mellem MJUR og turnusordning. Flere militærjurister havde allerede deltaget påFuldmægtiguddannelse.c. Mødehyppighed i TurnusudvalgetMette Momme Petersen oplyste, at der på grund af de mange udviklingsopgaver ikke de senereår havde været mulighed for at afholde 2 turnusudvalgsmøder om året, således som det ellers havdeværet ambitionen. Der var dog på mødet opbakning til, at det fortsat skulle være målsætningen atafholde 2 årlige møder i udvalget.------------------------------ ------------------------------Laila ReenbergMette Momme PetersenFormandSekretærSide 6/6