Ref 27 - VUC Aarhus

VUC AarhusBS 2722.05.2012ReferatDeltagelse:Til stede: Hans Halvorsen (formand), Peter Bonfils, Merete Ipsen, Frits Andersen, DorteStockfisch og Niels Jørgen Andreasen.Fra ledelsen: Preben Clausen, Susanne Dombernowsky, Per Lund og Michael Sandberg.Afbud: Carsten Riis (næstformand), Claus Christensen, Mogens Birkebæk, Pauli Johansen,Daniel Olling og Rune Bak Hansen.Referent: Peter CederstrømIndholdsfortegnelse1. Referat ............................................................................................................................ 2B. Økonomiske sager2. Kvartalsrapport 1 2012 ................................................................................................... 33. Køb af Ingeniørhøjskolen – forhandlingsgruppen orienterer (lukket punkt) ................. 44. Skolens engagement i Gellerup ...................................................................................... 5C. Driftssager5. Mødeplan 2012/2013 ...................................................................................................... 7D. Temadrøftelse Strategiplan 20166. Temadrøftelse Strategiplan 2016 - status vdr. 2012 ...................................................... 87. Meddelelser .................................................................................................................. 10a) Den kommunale dækningsafgift ............................................................................................ 10b) VUCB-Nyt 2 ..................................................................................................................... 10c) Boulevarden 2012 .............................................................................................................. 10d) Afskedsreception for rektor Preben Clausen ............................................................................ 10e) Tilsynssag vdr. FVU ........................................................................................................... 108. Eventuelt ....................................................................................................................... 121

VUC AarhusBS 2722.05.2012Status ansættelse af rektorHans Halvorsen orienterede indledningsvis bestyrelsen om proces og status vedr. ansættelseaf ny rektor. Et enigt ansættelsesudvalg havde besluttet at genopslå stillingen. Studierektor ogsouschef Susanne Dombernowsky konstitueres som rektor fra 1. august 2012 og foreløbigtfrem til 31. december 2012.------------------1. ReferatReferat fra BS 26 blev godkendt.2

VUC AarhusBS 2722.05.20122. Kvartalsrapport 1 2012SagsfremstillingI budgettet for 1. kvartal 2012 forventedes et driftsresultat før feriepengeforpligtelsen på ca.kr. 27,25 mio. Resultatet blev på ca. kr. 34,7 mio., svarende til en stigning på ca. kr. 7,45 mio.Den væsentligste del af denne stigning skyldes periodeforskydninger.Der er i 1. kvartal realiseret 60 årskursister mere end budgetteret, fordelt på 56 i HFafdelingen og 4 i AVU afdelingen, svarende til en samlet forbedring i indtægterne på 4,4 mio.Heraf er 25 årskursister og ca. kr. 1,8 mio. periodeforskydning, således at der reelt er tale omen forbedring på ca. kr. 2,6 mio.De realiserede omkostninger er ca. kr. 3,1 mio. mindre end budgetteret, heraf ca. kr. 2 mio. ifærre lønomkostninger og ca. kr. 1,1 mio. i øvrige omkostninger. Øvrige omkostninger erprimært periodeforskydninger, mens det forventes at lønomkostningerne i alle tre afdelingervil være mindre i første halvår end budgetteret. Det faktiske niveau kan ikke konstateres førefter kursusafslutningen. Samlet må det derfor forventes, at periodens resultat vil påvirkeårsresultatet 2012 positivt.Det samlede driftsresultat for alle tre afdelinger er bedre end budgetteret.Ledelsen anser resultatet som tilfredsstillende.Ledelsen indstillerat bestyrelsen godkender kvartalsrapportenDrøftelsePer Lund orienterede yderligere om kvartalsrapporten.BeslutningBestyrelsen godkendte kvartalsrapporten.3

VUC AarhusBS 2722.05.20123. Køb af Ingeniørhøjskolen – forhandlingsgruppen orienterer (lukket punkt)SagsfremstillingSiden bestyrelsens MØDE 26 i marts måned har der været ført forhandlinger medByggeselskabet Mogens de Linde om de nærmere vilkår for VUC Aarhus’s overtagelse af ca.85 % af Ingeniørhøjskolens bygningskompleks på Dalgas Avenue med henblik på skolensindflytning i et VUC-tilrettet og helt moderniseret bygningskompleks pr. 1.8.2015.Forhandlingerne er nu i den fase, hvor en juridisk bindende aftale er under formulering.Bestyrelsens formand, administrationschef Per Lund og rektor Preben Clausen vil underpunktet redegøre for forhandlingsforløb og -resultat.DrøftelseLukket punkt uden for referat. Hans Halvorsen, Preben Clausen og Per Lund orienterede omstatus og proces. Endvidere drøftelse af forventninger til det videre forhandlingsforløb samtkort orientering om eventuelle alternative placeringer af et samlet VUC Aarhus fra og med 1.august 2015.BeslutningHans Halvorsen og Preben Clausen fik bemyndigelse til, at de i forening på vegne afbestyrelsen kan underskrive købsaftale. En købsaftale vil være betinget af efterfølgendegodkendelse i Finansudvalget.4

VUC AarhusBS 2722.05.20124. Skolens engagement i GellerupSagsfremstillingBestyrelsen blev senest under MØDE 23 den 21.9.2011 orienteret om de igangværende drøftelsermellem Aarhus Kommune og en række uddannelser i Aarhus om etablering af uddannelsesforløb i dennye bydel Gellerup. Bestyrelsen drøftede meddelelsespunktet således:6. VUC og GellerupDer er for tiden drøftelser mellem Aarhus Kommune på den ene side (Gelleup-sekretariat, borgmester ogstadsdirektør) og på den anden side (Aarhus Tech, Århus Købmandsskole, Social og Sundhedsskolen, ÅrhusProduktionsskole og VUC Aarhus) om placering af uddannelsesaktiviteter i den nye bydel. Der afholdes såledesmøde med borgmesteren om sagen den 28. september. Udgangspunktet er, at Social- og Sundhedsskolenovervejer at flytte alle aktiviteter til Gellerup. På den baggrund overvejer vi, hvis de øvrige skoler også deltager,at placere dele af vore fødekædeaktiviteter i Gelleup, f.eks.følgende: Fødekæde til SOSU- assistent Fødekæde til SOSU - pædagogisk assistent Fødekæde til SOSU- hjælper Fødekæde til Århus Købmandsskole - handel, kontor eller butik Fødekæde til Politiskolen - AVU-niveau Fødekæde til Politiskolen - gymnasialt niveau Fødekæde til Ingeniøruddannelserne - aspirantkurserFor skolen er overskriften for en sådan disposition ikke integration, men uddannelsespolitiske overskrifter som95 %-målsætningen, 50 %-målsætningen og et generelt uddannelsesløft – alt sammen koblet på en klynge afbeslægtede uddannelser i en interessant ny bydel. Integration er vi i forvejen dygtige til, der hvor vi ligger nu idet centrale Aarhus.Bestyrelsen har tidligere forholdt til sig til, at VUC Aarhus er en midtbyskole og besluttet, at skolen ikke skalflytte fra midtbyen. Hvis der som nævnt i meddelelsen kommer væsentlige fødekædeaktiviteter i Gellerup, kan derforlægges undervisning til området i lejede lokaler. Skolens integrationsindsats sker ligeså godt i midtbyen, somandre steder. Der afholdes møde med borgmester om sagen i uge 39.Ved møder med en bred kreds af uddannelser har det imidlertid vist sig vanskeligt at få alle med fra entidlig start, som kommunen gerne ser bliver januar 2013. Ved et møde mellem Aarhus KommunesGellerup-sekretariat og fire uddannelser primo maj blev det besluttet at etablere en reduceret, menrealistisk opstart i januar 2013, hvori flg. uddannelser deltager: Toveshøjskolen, SOSU Aarhus,Gellerup Højskole og VUC Aarhus. Aarhus Købmandsskole har efterfølgende tilkendegivet, at deogså deltager fra start. Toveshøjskolen undersøger i foråret 12, om en fløj af skolen kan afsnøres, sådenne som et selvstændigt areal med egen indgang og egne faciliteter kan anvendes til opstarten afuddannelsesaktiviteterne i Gellerup. Dette bliver sikkert ikke den endelige placering.Fra VUC Aarhus vil de ½-årige politiskoleforløb være velegnede til opstarten, fordi disse erselvstændige heltidsforløb, og fordi der kan aftales praktik med Nærpolitistationen i Gellerup. Disseforløb ligger for tiden på Kystvejen.Ledelsen indstillerat bestyrelsen tager dispositionen til efterretningat bestyrelsen orienteres, forinden en udvidelse af skolens engagement i Gellerupbesluttes5

DrøftelsePreben Clausen indledte med en orientering om punktet. Drøftelse af den nye bydel samtudflytningen af offentlige arbejdspladser. Skolen deltager gerne i byudviklingsprojektet.Skolen har opmærksomhed på logistikken vedr. medarbejdere der skal undervise på fleregeografiske lokaliteter og tager de nødvendige hensyn.BeslutningBestyrelsen tog ledelsens indstilling til efterretning. Der vil ske en orientering af bestyrelsen,såfremt der senere påtænkes en udvidelse af skolens aktiviteter i den nye bydel.6

VUC AarhusBS 2722.05.20125. Mødeplan 2012/2013SagsfremstillingBestyrelsen behandlede udkast til mødeplan for 2012/2013 ved MØDE 26 den 27. marts2012. På mødet besluttedes det fremover at arbejde med kun 4 ordinære årlige møder, idetbudgetbehandlingen fra og med december 2012 gennemføres på et møde mod tidligere to.Desuden rettede bestyrelsen på længden af det årlige strategiseminar og bad om en nymødedag i december 2012.På den baggrund vedlægges som bilag et revideret udkast til mødeplan for 2012 og 2013. Detbemærkes, at møderne 29 – 33 er nye datoer i forhold til den tidligere mødeplan.Ledelsen indstillerat bestyrelsen beslutter mødeplanenDrøftelseDa der fremover ikke er et møde i forbindelse med kvartalsrapport for 4. kvartal, vilbestyrelsen jfr. aftale med skolens revisor, blive orienteret om kvartalsrapporten pr. brev.BeslutningBestyrelsen besluttede mødeplanen.7

VUC AarhusBS 2722.05.20126. Temadrøftelse Strategiplan 2016 - status vdr. 2012SagsfremstillingSkolens bestyrelse vedtog Strategiplan 2016 på MØDE 23 den 21. september 2011. En del afbeslutningen var, at skolens ledelse hvert år på maj-mødet rapporterer tilbage til bestyrelsen, hvordanarbejdet med virkeliggørelsen af strategiplanen skrider frem. En del af denne rapport kan være merekvalitativt præget, f.eks. som en medarbejderpræsentation af et afsluttet eller et igangværende initiativfra planen. Endvidere besluttede bestyrelsen, at der i 2014 efter tre årlige afrapporteringergennemføres en drøftelse af strategiplanens samlede set-up for at sikre, at det valgte design ogsåleverer konkrete resultater.På den baggrund fremlægges på mødet nedenstående tre redegørelser vdr. 2012.a) Oversigt over Strategiplan 16 - herunder Strategiplan 12’s konkrete indsatsområderSkolens ledelse har efter bestyrelsens vedtagelse af planen ved møder med medarbejderne i hver afskolens tre afdelinger drøftet Strategiplan 16 og på den baggrund indkredset initiativer, der merekonkret gennemføres i 2012. Flowet i dette arbejde og dets foreløbige resultater præsenteres undermødet, dels mere generelt af de tre afdelingsledere og dels mere konkret som udvalgte eksempler, derkommenteres af inviterede medarbejdere.b) Samsø – en årlig redegørelseBestyrelsen modtog ved MØDE 26 en kortfattet oversigt over en udskilt Samsø-økonomi, selvomSamsø som uddannelsessted er helt integreret i skolens afdelinger. Bestyrelsen har tidligere besluttet,at der ved dette møde foretages en samlet drøftelse af Samsø-aktiviteternes omfang, økonomi oguddannelsespolitiske betydning.Efter bestyrelsens gennemgang af økonominotatet på MØDE 26, der beskriver nøgletal i et fire-årigperiode (2008-2011), er det ledelsens vurdering, at aktivitet og økonomi på Samsø efteromstændighederne er af en tilfredsstillende karakter. Det foreslås derfor, at aktiviteterne videreføres,og at bestyrelsen fremover orienteres orienteres hvert år på maj mødet.c) Enkelte initiativer fra Strategiplan 12 præsenteres v/medarbejdere ca. 15.15 Ordblindeklassen AVU v/ Vivi Skov og Ulf Gregersen IT-klassen HF v/Jens Tersbøl Arbejdsglæde i Serviceafdelingen v/ Lykke Søbstad FredstedLedelsen indstillerat bestyrelsen tager den generelle orientering under a) til efterretningat bestyrelsen godkender, at aktiviteterne på Samsø videreføres, og at bestyrelsen årligtorienteres i samme omfang som ved dette mødeat bestyrelsen drøfter, om der uddannelsespolitisk er behov for nye initiativer med henblik på2013DrøftelsePreben Clausen gennemgik målsætninger i strategiplanen samt den fremadrettede proces medmonitering, udmåling og evt. justering. Det giver god mening, at skolen kan arbejde inden for debrede uddannelsespolitiske rammer, der ligger i bemyndigelsen fra Bestyrelsen. Det muliggør, at derkan ændres og tilpasses i initiativer, såfremt dette bliver påkrævet i perioden frem til 2016.Strategiplanen udmåles både kvalitativt og kvantitativt og er samtidig med en god bredde tilligekonkret. Der arbejdes systematisk med in- og output.8

Preben Clausen og Susanne Dombernowsky orienterede om undervisningen på Samsø. Kort drøftelse.På denne baggrund tog bestyrelsen til efterretning, at Samsø-undervisningen ”normaliseres”styringsmæssigt, hvilket indebærer, at Samsø fjernes fra ”observationslisten”, og at skolens ledelsehvert år på maj-mødet orienterer om Samsø i samme omfang som ved dette møde.Præsentation af enkelte initiativer fra strategiplan 12AVU-ordblindeklassenVivi Erland Skov og Ulf Gregersen præsenterede arbejdet med AVU-ordblindeklassen. Klassenfungerer i henhold til AVU-loven og loven om undervisning af ordblinde. Dermed kan dersammensættes små hold med 6 personer på hver, hvilket sikrer en hensyntagende undervisning.Effekten er, at der er stor gennemførelse. Ingen af kursisterne har tidligere modtaget undervsining dervar direkte tilpasset deres behov for udvikling. Undervisningen af ordblinde skal tilrettelægges ud frade særlige behov, disse studerende har. Bl.a. er arbejdshukommelsen kortere og omsættelse mellemlyd og bogstav anderledes. Ingen af de tilmeldte havde klaret folkeskolen forud. 17 ud af de 19tilmeldte gennemfører med eksamen og ca. 2/3 dele ventes at bestå med en karakter over 2. Detforventes, at omkring 10 fortsætter med 10. klasse. Det er et yderst tilfredsstillede resultat. Lærernehar ikke tidligere oplevet så stor progression over et år målt mellem startniveau og slutniveau.Underviserne har fået nogle gode erfaringer efter gennemførelsen i forhold til fremtidig undervisningaf denne gruppe.IT-klassen HFJens Tersbøl præsenterede arbejdet med en IT-klasse. Der er oprettet en klasse med fem fag hvorundervisningen er gennemført med videt mulige anvendelse af IT. Ønsket har været at opnå erfaringmed udvidet anvendelse af IT i undervisningen og afsøge mulighederne. De tilknyttede undervisere haralle haft ønske om at teste anvendelsen af IT. Effekten har været mere motiverede kursister samt godeerfaringer til skolen og underviserne. Det har ikke været et selvstændigt formål at opnå en papirløsundervisning, men det har været en sideeffekt. Dette sparer tid til kopiering af materialer samt enmindskelse af ressourceforbruget. Der er især anvendt smartboards samt platformen Google Doc´s.Fordelene har været, at kursisterne udover en øget motivation, har kunnet skrive i de sammedokumenter på samme tid og endvidere kunnet følge hinandens arbejde. Der er arbejdet med at lave fxen kulturfagsWiki hvor kursisterne har udarbejdet et fælles opslagsværk over diverse begreber. Dettehar rykket på balancen af ejerskab i forhold til undervisningsmaterialer. Endvidere har den fælles ITplatformbetydet, at underviserne har kunnet følge bedre med i de enkelte kursisters og gruppersarbejde.Arbejdsglæde i ServiceafdelingenLykke Søbstad Fredsted præsenterede Serviceafdelingens arbejde med arbejdsglæde. I den senesteMedarbejder Trivsels Undersøgelse (MTU) indikeredes et fald i arbejdsglæden i afdelingen. På denbaggrund tilrettelagde afdelingsudvalget (TAP-FU) en række initiativer med et nyt tema hver måned.Bl.a. har der været foredrag af Martin Eriksen om arbejdsglæde. Temaerne har været sundhed ogbevægelse, flashprank i skolegården med ½ times gymnastik, kend din kollega måned, påskeven,fællessang hvor en af skolens musikalske undervisere spillede, fælles maleri, skrivning af et fælleseventyr og nominering af kolleger. Der er fælles morgenmad i afdelingen en gang månedligt, hvor derer afslutning af månedens tema.BeslutningBestyrelsen tog ledelsens generelle orientering til efterretning og godkendte ledelsens indstilling omVUC på Samsø, herunder, at aktiviteterne på Samsø videreføres. Bestyrelsen orienteres en gang årligtom aktiviteter og økonomi på Samsø. Ved væsentlige ændringer i aktivitet og/eller økonomi, orienteresbestyrelsen herom.9

VUC AarhusBS 2722.05.20127. Meddelelsera) Den kommunale dækningsafgiftSkolens revisor KPMG har gjort skolen opmærksom på, at de fleste kommuner i Danmark fritageruddannelsesinstitutioner, f.eks. gymnasier og VUC, for betaling af dækningsafgift. Dette sker dogikke i Aarhus, hvorfor KPMG selvstændigt har rettet en principiel forespørgsel til Aarhus Kommuneom sagen. Aarhus Kommune har i et svar fastholdt sin nuværende mere principielle praksis, selvomdenne afviger markant fra landets øvrige kommuner. For tiden overvejer gymnasier i byen og ogsåVUC Aarhus derfor , om der på den baggrund er behov for et fælles konkret initiativ over for AarhusKommune. Det kan oplyses, at VUC Aarhus årligt betaler ca. kr. 550.000 i dækningsafgift vdr. de toejede bygninger Ingerslevs Boulevard 3 og Bülowsgade 68. Beløbet er indeholdt i skolens budgetterog regnskaber.Skolen kontakter Rektorforeningen med henblik på vurdering af, om der kan laves en fælles indsigelseover for Aarhus Kommune fra de skoler der betaler dækningsafgiften. Skolen foretager ikke enindsigelse udelukkende for VUC Aarhus uden om de øvrige skoler.b) VUCB-Nyt 2VUC’s bestyrelsesforening deler nu sekretariat i København med VUC’s lederforening. Dette har bl.a.betydet, at der er ressourcer til en styrket informationsindsats over for VUC’ernes bestyrelser. Et afinitiativerne er et nyhedsbrev, kaldet VUCB-Nyt, hvis 2.nummer er vedlagt til orientering.Preben Clausen bemærkede, at bestyrelsens medlemmer altid er velkomne til at rette henvendelse tilledelsen, hvis der er spørgsmål eller kommentarer vedr. VUCB-Nyt.c) Boulevarden 2012Skolens årlige publikation, Boulevarden, der tager udgangspunkt i årsrapportens tal og beskrivelser, ernetop færdigtrykt, og et eksemplar af 2012-udgaven er vedlagt dagsorden (den trykte udgave).Kort drøftelse af ordet ”Kaospilot” som kan give tvivl i forhold til uddannelsen ”Kaospilot”. Skolenhar brugt begrebet bevidst, men synes at det rent opsætningsmæssigt er blevet lidt for fremhævet.d) Afskedsreception for rektor Preben ClausenBestyrelsen og skolen afholder afskedsreception for rektor Preben Clausen onsdag den 20. juni 201214-16 i salen Ingerslevs Boulevard. Inviteret er ud over bestyrelsens medlemmer skolens eksternenetværk og så mange af skolens medarbejdere, som der er plads til i den smukke sal. Bestyrelsensmedlemmer modtager en personlig invitation pr. mail. Af hensyn til traktement og plads i det gamlerum er tilmelding nødvendig. Tilmeldingsfrist er 15. juni.Desuden deltager Preben Clausen i årets traditionelle og festlige sommerfrokost for hele personaletfredag den 29. juni.e) Tilsynssag vdr. FVUIgennem et år har Ministeriet for Børn og Undervisning involveret VUC Aarhus i en tilsynssag vdr. etkonkret FVU-undervisningsforløb hos kontrahenten FO Aarhus. Der er foretaget udredninger i sagen,og i disse dage bliver skolen partshørt vdr. en påtænkt påtale vdr. vores tilsyn med FO Aarhus.Ministeriet ønsker med sagen principielt administrativt at knæsætte det princip, at VUC Aarhus hæfterfor alle aktiviteter på kontrahentskolerne, således at evt. økonomiske krav fra Ministeriet som følge afuregelmæssigheder hos en kontrahent rettes til VUC. I det konkrete tilfælde er der dog ikke rejst kravom erstatning, idet der udelukkende er tale om en påtale for ”manglende tilsyn”. Begrundelsen for denmanglende økonomiske hæftelse er ”uklarheder i Ministeriets regelgrundlag”. Bestyrelsesforeningenog Lederforeningen for VUC har protesteret over sagen og principielt fastholdt ligesom skolen i10

høringssvaret, at vores tilsyn er baseret på skolernes revisorerklæringer, som udstedes på basis af encheckliste vdr. undervisningen, der også er en del af kontrakten med skolen. Sagen kommenteresyderligere under mødet.Preben Clausen orienterede om baggrunden for sagen, samt sagens nærmere detaljer. Der er afholdtmøde om vilkår for fremtidigt samarbejde med den kontrahent, der er involveret i sagen. Endvidereorientering om sagens perspektiver i forhold til den fremtidige varetagelse af tilsynsrollen. Somkonsekvens af sagen indskrives fremover i kontrakterne, at en kontrahent kan miste retten til at udbydeFVU, såfremt vilkår misligholdes.11

VUC AarhusBS 2722.05.20128. EventueltIngen punkter til eventuelt.12

Underskriftsblad BS 28:I bestyrelsen:Hans Halvorsen(formand)Carsten Riis(næstformand)Mogens BirkebækMerete IpsenPeter BonfilsPauli JohansenClaus ChristensenFrits AndersenDorte StockfischNiels Jørgen AndreasenRune Bak HansenDaniel OllingSusanne Dombernowsky (konstitueret rektor)13