Vinder af Konsulentprisen 2008 - DI

Organisationens inddragelse er sket i mange dimensioner.Dialogen er sket afdelingsvis, gennem brug af fotodagbøger,registreringer af arbejdsprocesser på individniveau,samt en række indretningsworkshops hvor nyearbejdsprocesser, adgang til kompetencer og adgang tilrum blev afklaret. Udfordringen var særligt at udfordreog stimulere afdelingernes egen dialog om opgaven,samtidig med at tage hensyn til en sensitiv organisationaf medarbejdere der for en stor dels vedkommende netopvar blevet omplaceret eller havde fået ny arbejdsgiver.FaglighedOpgavens metode var at samtænke tre dimensioner: organisationsudvikling,arbejdsprocesser og rum. Metodenblev udviklet af Signals eget tværfaglige team, sombestod af bygningsarkitekter, designere, kaospiloter ogproceskonsulenter.Værktøjerne blev brugertilpasset de udfordringer, forandringsprocessenkrævede for at gennemføre den overordnedevision for det nye Rådhus. Redskaberne fokuseredepå at simulere en fremtid med fokus på visionen– og hvad det betød for den enkelte – både i forhold til interaktionog autonomi.Eksempler på dette, var spillet om den fremtidige Borgerservice.Her blev der taget udgangspunkt i 18 forskelligeborgerprofiler og et brætspil med en spilleplade. Denfremtidige borgerservice blev visualiseret gennem et associationsspilmed brugerne. Fx tog brugergruppernegennem visionerne ”borgerne i centrum” og ”god borgerservice”,stilling til hvor de ville mødes med hver af de18 borgerprofiler. Konklusionen på dette spil blev, blandtandet, at 80 pct. af alle borgerhenvendelser kunne befordresi et uformelt mødeområde – et bedre alternativ tilskranken eller møderummet med overfaldsalarm.Et andet brugerbrætspil havde til formål at flytte på arbejdsopfattelsen.Det fik sat fokus på disponeringen pårådhusets kompetenceklynger, hjemområder, set i forholdtil flydende arbejdspladser. Hver eneste medarbejderhavde forinden spillet, gennem 14 dage, registrerethvilke arbejdsopgaver de egnetlig udførte. Registreringenviste at alle medarbejdere i gennemsnit var 30 – 40pct. af tiden andre steder end ved deres arbejdsstation.Med udganspunkt i disse data, udformede konsulenternescenarier for et hjemområde. Hver enkelt bruger prøvedeat gå på arbejde, med afsæt i de arbejdsopgaver dei fremtiden skulle løse sammen eller alene. Gennem enanalyse af de 3 scenarier, valgtes et scenarie hvor derblev færre udlagte arbejdsstationer end medarbejdere iet hjemområde, suppleret med en række andre indretningsmæssigefunktioner, der bedre imødekom forventningernetil de fremtidige opgaver.Til sidst i processen, blev der gennemført en 1:1 workshop(model Dogwille), hvor alle hjemområder blev stregetop på gulvet i Frederiksborghallen. Spillebrikkeri 1:1 illustrerede alle de elementer, indretningen af deenkelte arbejdsmiljøer kunne bestå af. Alle afdelingergennemspillede en fremtidig arbejdsdag med fokus påvisionen, den nye organisering, og de nye kompetencegrupper,man hver især blev en del af. Disse workshopsskabte den endelige indretning af alle hjemområderne,samtidig med at det forberedte brugerne på deres arbejdsplads’nye muligheder – og også hvad de skulle sigefarvel til.direktion og ledergruppeForår/sommer 2005Efterår 2005/Forår 2006 Efterår 2005 Forår 2007 Efterår 2007Brugerinvolveringomkring afdækning afbehov.Omsat til byggeprogramFokusgruppe-workshopsStormøderInfo-breve m.m.Program/konkurrence/valg af vinderprojekt.Ny organisationsstrukturDetailafklaring af afd.-strukturBedømmelsesudvalgByggemøderBrugergrupperKonkretisering af programifht. frontoffice/backoffice ved ny brugerinvolvering.FokusgruppeWorkshopsStormøderInfobreveBrugergrupperIndplacering af alleafdelinger.Måling af f.eks. arbejdsprocesserFoto-dagbog ifht.visionen.Detailindretning af alleafdelingerWorkshops 1:1Alle medarbejdereInventarproces/eksisterende/nytIndflytningplanerDetailplaner for alleafdelingerVisuelt konceptFarver/udsmykningBrugergrupperStormøderAfdelingsmøderInfobreve m.m.52