KonsulentKundeSignalHillerød KommuneTitelSignal Arkitekter Aps – Proces & RumdesignereCasebeskrivelseSærpræg og unik karakterOpgaven var at organisere og sammensmelte forandringsprocessenomkring organisationsudvikling, arkitekturog nye arbejdsprocesser på en sådan måde atdet, som det første rådhus, modsvarer strukturreformenskrav til en åben, borgerrettet funktionalitet. Ideenvar at bruge rum som et strategisk, organisatorisk redskab.Ved hjælp <strong>af</strong> brugerdrevne processer, imødekommer indretningende fremtidige aktivitetsbehov, som forventes<strong>af</strong> et fremtidens rådhus – blandt andet at arbejdet baserespå aktiviteter, fremfor blot at være et sted.Udfordringerne der blev lagt, var at skabe rammernefor et arbejdssted med flydende arbejdspladser, som udnyttedearealerne mest effektivt, og hvor borgerserviceog adgangen blev det naturlige centrum for husets aktiviteter.Nøgleordene har været brugerdrevet udvikling, fleksible,aktivitetsbaserede arbejdspladser og en organisatoriskenhedsforvaltning.Resultatet, fremtidens rådhus, står idag klart. Brugernerykker ind den 2. januar, <strong>2008</strong> og projektet synes megetvellykket.Effekten <strong>af</strong> konsulentopgavenResultat er en ny organisation på et nyt arbejdssted, somer opbygget omkring et borgerservicecenter, på sammemåde som organisationens enhedsstruktur er skabt udfor en borgerdrevet kernefunktion. Omkring borgernescenter, som er hjertet i huset, er der opbygget borgerområder,åbne fællesarealer og hjemmeområder med aktivitetsbaseredearbejdspladser.De enkelte arbejdspladser i <strong>af</strong>delingerne indrettes medudgangspunkt i arbejdets karakter, og organisatoriskeog funktionelle hensyn. Hver <strong>af</strong>deling har selv indrettetsig, så de råder over det nødvendige antal funktionellepladser, fordelt på forskellige typer. Herunder fuldtidspladser,arbejdspladser til kortvarige aktiviteter, pladsertil projektarbejde, miljøer til samspil med institutionernem.v., samt pladser til fordybelse, så indretningen<strong>af</strong>spejler de funktioner og opgaver, der varetages i <strong>af</strong>delingen.Illustrationer <strong>af</strong> workshops51
Organisationens inddragelse er sket i mange dimensioner.Dialogen er sket <strong>af</strong>delingsvis, gennem brug <strong>af</strong> fotodagbøger,registreringer <strong>af</strong> arbejdsprocesser på individniveau,samt en række indretningsworkshops hvor nyearbejdsprocesser, adgang til kompetencer og adgang tilrum blev <strong>af</strong>klaret. Udfordringen var særligt at udfordreog stimulere <strong>af</strong>delingernes egen dialog om opgaven,samtidig med at tage hensyn til en sensitiv organisation<strong>af</strong> medarbejdere der for en stor dels vedkommende netopvar blevet omplaceret eller havde fået ny arbejdsgiver.FaglighedOpgavens metode var at samtænke tre dimensioner: organisationsudvikling,arbejdsprocesser og rum. Metodenblev udviklet <strong>af</strong> Signals eget tværfaglige team, sombestod <strong>af</strong> bygningsarkitekter, designere, kaospiloter ogproceskonsulenter.Værktøjerne blev brugertilpasset de udfordringer, forandringsprocessenkrævede for at gennemføre den overordnedevision for det nye Rådhus. Redskaberne fokuseredepå at simulere en fremtid med fokus på visionen– og hvad det betød for den enkelte – både i forhold til interaktionog autonomi.Eksempler på dette, var spillet om den fremtidige Borgerservice.Her blev der taget udgangspunkt i 18 forskelligeborgerprofiler og et brætspil med en spilleplade. Denfremtidige borgerservice blev visualiseret gennem et associationsspilmed brugerne. Fx tog brugergruppernegennem visionerne ”borgerne i centrum” og ”god borgerservice”,stilling til hvor de ville mødes med hver <strong>af</strong> de18 borgerprofiler. Konklusionen på dette spil blev, blandtandet, at 80 pct. <strong>af</strong> alle borgerhenvendelser kunne befordresi et uformelt mødeområde – et bedre alternativ tilskranken eller møderummet med overfaldsalarm.Et andet brugerbrætspil havde til formål at flytte på arbejdsopfattelsen.Det fik sat fokus på disponeringen pårådhusets kompetenceklynger, hjemområder, set i forholdtil flydende arbejdspladser. Hver eneste medarbejderhavde forinden spillet, gennem 14 dage, registrerethvilke arbejdsopgaver de egnetlig udførte. Registreringenviste at alle medarbejdere i gennemsnit var 30 – 40pct. <strong>af</strong> tiden andre steder end ved deres arbejdsstation.Med udganspunkt i disse data, udformede konsulenternescenarier for et hjemområde. Hver enkelt bruger prøvedeat gå på arbejde, med <strong>af</strong>sæt i de arbejdsopgaver dei fremtiden skulle løse sammen eller alene. Gennem enanalyse <strong>af</strong> de 3 scenarier, valgtes et scenarie hvor derblev færre udlagte arbejdsstationer end medarbejdere iet hjemområde, suppleret med en række andre indretningsmæssigefunktioner, der bedre imødekom forventningernetil de fremtidige opgaver.Til sidst i processen, blev der gennemført en 1:1 workshop(model Dogwille), hvor alle hjemområder blev stregetop på gulvet i Frederiksborghallen. Spillebrikkeri 1:1 illustrerede alle de elementer, indretningen <strong>af</strong> deenkelte arbejdsmiljøer kunne bestå <strong>af</strong>. Alle <strong>af</strong>delingergennemspillede en fremtidig arbejdsdag med fokus påvisionen, den nye organisering, og de nye kompetencegrupper,man hver især blev en del <strong>af</strong>. Disse workshopsskabte den endelige indretning <strong>af</strong> alle hjemområderne,samtidig med at det forberedte brugerne på deres arbejdsplads’nye muligheder – og også hvad de skulle sigefarvel til.direktion og ledergruppeForår/sommer 2005Efterår 2005/Forår 2006 Efterår 2005 Forår 2007 Efterår 2007Brugerinvolveringomkring <strong>af</strong>dækning <strong>af</strong>behov.Omsat til byggeprogramFokusgruppe-workshopsStormøderInfo-breve m.m.Program/konkurrence/valg <strong>af</strong> vinderprojekt.Ny organisationsstrukturDetail<strong>af</strong>klaring <strong>af</strong> <strong>af</strong>d.-strukturBedømmelsesudvalgByggemøderBrugergrupperKonkretisering <strong>af</strong> programifht. frontoffice/backoffice ved ny brugerinvolvering.FokusgruppeWorkshopsStormøderInfobreveBrugergrupperIndplacering <strong>af</strong> alle<strong>af</strong>delinger.Måling <strong>af</strong> f.eks. arbejdsprocesserFoto-dagbog ifht.visionen.Detailindretning <strong>af</strong> alle<strong>af</strong>delingerWorkshops 1:1Alle medarbejdereInventarproces/eksisterende/nytIndflytningplanerDetailplaner for alle<strong>af</strong>delingerVisuelt konceptFarver/udsmykningBrugergrupperStormøderAfdelingsmøderInfobreve m.m.52
Change language