er, også skulle kunne håndterer regnskab og samhandelmed de ca. 170 selvstændige butikker, som indenforden kommende strategiperiode forventes at vokse til 300butikker.Sikring <strong>af</strong> den forretningsmæssige forankringBeskrivelsen <strong>af</strong> de forretningsmæssige behov som detkommende ERP-system skulle løse blev drevet <strong>af</strong> konsulenten,men med stor organisatorisk involvering fra Biancosside. Der blev tidligt udpeget en række procesejerei Biancos organisation, som har deltaget i projektarbejdetfra de fra de initielle behovs<strong>af</strong>dæknings workshops,over leverandørvalg til implementering. Dette har skabtet solidt ejerskab for løsningen i organisationen. I forbindelsemed <strong>af</strong>dækning <strong>af</strong> nuværende forretningsgange ogvisionering om fremtidige forretningsbehov udnyttedeBianco konsulentens erfaringer til at sikre, dels at eksisterendepraksis blev udfordret, men også at krav blev<strong>af</strong>stemt i.f.t. mulighederne i et moderne ERP-system.Et interessant eksempel var f.eks. beslutningen omkringomlægning <strong>af</strong> en ressourcekrævende manuel ordreoptagelsefor bestemte ordretyper baseret på en innovativ anvendelse<strong>af</strong> en standard webbutik.Parallelt med udarbejdelsen <strong>af</strong> kravspecifikationen <strong>af</strong>dækkedekonsulenten en lang række forretningsmæssigeforbedringspotentialer. Disse forbedringspotentialerblev anvendt som grundlag for at sikre en forretningsmæssigforankring <strong>af</strong> projektet i organisationen. Potentialernegav således projektet en tydelig forretningsmæssigprofil. Hvad der derfor blev initieret <strong>af</strong> en teknologiskbetinget nødvendighed, blev hermed vendt til et centraltforretningsdrevet og strategisk projekt.Udnyttelse <strong>af</strong> konsulentfirmaets omfattendeERP viden og erfaringerPå baggrund <strong>af</strong> HNCO´s analyser <strong>af</strong> ERP markedet, ogkonsulentens indsigt i de specielle forretningsmæssigebehov i branchen, var det muligt meget hurtigt at indkredse4 potentielle leverandører. Blandt andet var det et<strong>af</strong>gørende krav til leverandører, at de skulle kunne håndtereen række branchespecifikke forhold som størrelser,sortimenter, m.v. for at komme i betragtning.Alle 4 leverandører var som udgangspunkt meget interessantefor Bianco. Konsulentfirmaet insisterede imidlertidpå, at der maksimalt skulle indhentes tilbud fra 3leverandører, idet det er en betydelig opgave for en leverandørat udarbejde et tilbud. Der blev derfor gennemførten kort prækvalifikationsrunde, hvor leverandørerne fiklov til at vise deres kompetencer og introducere deres løsninger.En god <strong>af</strong>tale tilpasset virksomhedens behovDet var allerede på udbudstidspunktet erkendt at Biancohavde begrænsede egne ressourcer. Det blev derfor i tilbudsmaterialetudpeget som en kritisk succesfaktor, atERP projektet ikke måtte få negativ indflydelse på virksomhedensdrift og vækstplaner. Som noget lidt usædvanligttog projektet derfor den direkte konsekvens vedi udbudsmaterialet at anmode leverandørerne om at påtagesig så stor en del <strong>af</strong> projektopgaven som muligt. Udfra konsulentens rådgivning var Bianco meget bevidsteom at projektet ikke ville kunne gennemføres <strong>af</strong> en leverandøralene. Der er imidlertid ofte et spænd mellemden arbejdsdeling som en leverandør foreslår for at opnåen konkurrencedygtig pris, og den opgave som leverandørenvil kunne påtage sig uden risiko for den organisatoriskeforankring <strong>af</strong> projektet.Konsulenten var efterfølgende med til at forhandle attraktivekommercielle vilkår og en <strong>af</strong>tale som på rimeligvis balancerer ansvar og risiko mellem Bianco og denvalgte leverandør. Som noget originalt fandt projektetpå en kontraktkonstruktion, hvor en del <strong>af</strong> <strong>af</strong>talen varbaseret på en traditionel K01 fastpris systemleveranceog med en arbejdsdeling der er sædvanlig i sådanne projekter,samt en fleksibel T&M <strong>af</strong>tale dækkende 5 centraleområder hvor Bianco selv havde mulighed for at bydeind med ressourcer efter evne, for derigennem at reducereimplementeringsomkostningerne.Markante resultaterEfter <strong>af</strong>taleindgåelse har konsulenten fulgt projektethele vejen frem til idriftsættelse <strong>af</strong> løsningen. Rollen harværet som fast styregruppemedlem og som sparringspartnerog rådgiver for Bianco’s projektledelse. Dennemodel har været god fordi ejerskab og ansvar for projektetaldrig har været et spørgsmål, men det samtidigt harværet muligt at få overført og udnytte konsulentens videnog erfaringer optimalt.Selve implementeringen er sket med <strong>af</strong>sæt i en 3-fasetimplementeringsstrategi som blev fastlagt i samarbejdemellem Bianco, konsulent og systemleverandør. Projekteter <strong>af</strong>sluttet i efteråret 2007, hvor de sidste lande ersat i drift.ERP projektet er gennemført til tiden og indenfor de oprindeligt<strong>af</strong> bestyrelsen godkendte budgetter.De i ansk<strong>af</strong>felsesfasen konceptuelt udtænkte løsningerog de forventede resultater er i vid udstrækning realiseret.Bianco har opnået en række væsentlige forretningsmæssigefordele gennem projektet bl.a.:Med henblik på at sikre kvalitativt gode tilbud og løsningsforslag,herunder at disse er gennemsigtige og sammenlignelige,blev der udarbejdet et tilbudsgrundlag.Dette udgjorde et centralt element i.f.t. at <strong>af</strong>stemme indholdog struktur <strong>af</strong> tilbud, samt plan for processen fremtil kontraktindgåelse, med leverandørerne.Vurderingen <strong>af</strong> system og leverandør tog <strong>af</strong>sæt i et leverandørscorecard indeholdende 10 overordnede evalueringsparametre,og var således langt bredere funderetend blot understøttelsen <strong>af</strong> de forretningsmæssige behovbeskrevet i kravspecifikationen.31
Enabler Effekt Forretningsproces ForbedringstypeOrdreoptagelsesprocessen forekspreskollektioner, supplering,og forbrugsartikler eromlagt til selvbetjening viaanvendelse <strong>af</strong> en standardwebshop.Eliminering <strong>af</strong> ordreregistreringfor ekspresordrer,supplerings-ordrer, og ordrerpå øvrige materialer.OrdreoptagelseOmkostningsbesparelseSalg <strong>af</strong> overskudsvarer viawebshop – allerede indenvaren kommer hjemMindre håndtering og mindrelagerbinding. Varer hurtigerei butikker.ForsyningskædeOmkostningsbesparelseElektronisk intercompany faktureringmellem Bianco til deenkelte butikker der benytterregnskabsservice.Meget stor tidsbesparelse vedeliminering <strong>af</strong> behovet formanuel indtastning og bogføringi butiksregnskaberneFaktureringOmkostningsbesparelseEt moderne ERP-system derunderstøtter mange forskelligelandes sprog og lovgivningMulighed for at tilbyde nyefranchisetagere regnskabsservicesom del <strong>af</strong> konceptet.KædeudviklingStrategiskKoncernfælles processer ogsystemer, herunder konsolidering<strong>af</strong> 3 ERP-systemer til 1.En fælles referenceramme ogsprog.En bedre gennemsigtighed påtværs <strong>af</strong> selskaber og butikker.TværgåendeStrategisk / OmkostningsbesparelseEn simplere og mindre vedligeholdskrævendeIT strukturhvor nye forretningsbehovskal kun løses i ét og ikke tresystemerERP projektets succes kan tilskrives et grundigt forarbejde,og en stram projektstyring kombineret med enstor indsats og involvering fra Bianco’s egen organisation.Projektet er et eksempel på hvorledes man, ved enbegrænset investering i uvildig rådgivning i et ERP-projekt,kan hæve sikkerheden omkring projektets tidsramme,budget og resultat markant. Konsulentassistancensvarer til mindre end 5 pct. <strong>af</strong> de samlede projektomkostninger.Projektet er desuden specielt bemærkelsesværdigt fordiBianco har opnået en for branchen helt unik sammenhængi IT infrastrukturen gennem hele værdikæden.Hermed er der etableret en solid platform for kædensfremtidige udvikling og vækst.32
Change language