Vinder af Konsulentprisen 2008 - DI

• Rapporter til kunden og den interne rapporteringstemmer ikke altid overens.• Vanskeligheden ved at eksekvere en opgave liggerhovedsagelig i den indledende klarlægning af opgavenskrav og den efterfølgende planlægning.For yderligere at belyse de fremkomne udfordringer,analyserede konsulenten alle de tidsregistreringer, deraf projektlederne var meldt ind fra de forskellige løbendeprojekter. Analyserne tillod ham at identificere følgendeområder, hvor man med fordel kunne sætte ind:En højere grad af ”right first time” ville kunne nedsættegennemløbstiden.Kundens godkendelser af firmaets tolkninger af kundenskrav og firmaets fremsatte delløsninger kan kostemegen spildtid. Kunden anerkender ikke, at ventetidenforsinker den endelige løsning.Erkendelsen af, at afklaring af kundens krav er en proces,der strækker sig gennem hele projektet.En mere effektiv opstart på især større projekter kanspare op mod to måneder i gennemløbstidKonsulenten valgte at benytte sig af følgende værktøjer:• Value Stream Mapping af eksisterende værktøjer(AS IS processen)• Value Stream Mapping til optimering af kommendeværktøjer (TO BE processen)• Analyser af problemstillinger med særligt fokus påafklaring af kundekrav (5 x Hvorfor og Fiskebensdiagram)• Opsamling af erfaringer mht. tidsregistreringer• Brown Paper workshopsI arbejdet indgik endvidere tanker som er hentet fra iterativemodeller som RUP og DSDM, der har den storefordel, at man via en meget konsekvent og omfattendebrugerinddragelse allerede tidligt i processen sikrer sigat projektaftageren involveres i hvordan slutproduktetskal se ud idet langt de fleste fejl allerede er til stede pådesigntidspunktet. Via Lean var det muligt at optimereden proces, som projektmetoden anviste. I Lean er fokuspå kundeværdi – alt overflødigt skal skæres bort og besparelsenskal komme kunden til gode. Umiddelbart varder to simple regler, vi kunne uddrage af disse metoder:• En teknisk indfaldsvinkel til projektet tilbyder ikkeøget kundeværdi eller sikrer forventningsafstemning• En tidlig og løbende kundeinddragelse i projektetvil give den bedste forventningsafstemning og dermedogså den bedste løsning.Pointen er, at vi tager udgangspunkt i det faktum, at enleverandør er uddannet til at omforme forretningsmæssigekrav til tekniske løsninger. Det, som i første omgangskal ske, er at han hurtigst og bedst muligt skal forståkravene – og at kunden skal være tryg ved at leverandørenforstår problemstillingerne. Leverandøren skal medandre ord skrive sin overordnede forståelse af kravspecifikationensforretningsmæssige krav ned. Det er ikkedet funktionelle, der er i fokus i første omgang. Kundensinddragelse sikres ved at han godkender leverandørensforståelse af problemstillingen, og at man senere delerudviklingsopgaven op i delleverancer efter produktnedbrydningsmetoden.Netop produktnedbrydningen sikrer,at man kan definere en række meget tidlige delleverancertil kunden, idet disse er vel specificerede. Dissedelleverancer danner så udgangspunkt for en givtig dialogmed kunden – i virkeligheden med nogenlunde sammeudgangspunkt som ved de iterative metoder. Vi optimererblot her kundens involvering ved at anvende Leanmetoder til at analysere hvor deres involvering er mestværdifuld, så den kun sker i det omfang det virkeligt bidragertil løsningen.Den eksisterende proces så i diagramform således ud indenLean blev implementeret:Inden lean blev implementeretKravafklaringinformationsarkitekturReview oggodkendelseFordele og planlæggearbejdeEksekvere/udvikleI 50 pct. aftilfældene krævesjusteringer elleryderligere afklaringKvalitetssikringÆndringshåndtereingerogjusteringerLeveringEfter lean blev implementeretPlanlæg kravafklaringForuddefineredekravafklaringsleverancerGodkendelsesworkshopsFordele og planlæggearbejdeEksekvere/udvikleI 20 pct. aftilfældene krævesjusteringer elleryderligere afklaringKvalitetssikringLeveringUformelle kvalitetsreviewsÆndringshåndtereingerogjusteringer25